Документоведение и делопроизводство - Учебник. Учебнометодический комплекс для дистанционного обучения по специальности Государственное и муниципальное управление
 Скачать 1.42 Mb.
|
|
25 ществляется в соответствии с постановлением Правительства РФ от 7 декаб- ря 1996 г. № 1463 «Об использовании в названиях организаций наименова- ний "Россия", "Российская Федерация"». Реквизит 07 — справочные данные об организации. Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: — почтовый и телеграфный адрес; — номера телефонов, факсов, телексов; — номер счета в банке (в соответствии с правилами, установленными Бан- ком России); — адрес электронной почты; — номер расчетного счета; — банковский идентификационный код (БИК); — корреспондентский счет; — сведения (номер государственной регистрации организации, но- мер лицензии на ту или иную деятельность, сведения об отгрузочных рекви- зитах). Индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) указывается в соответ- ствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России от 5, 16 июня 1995 г. Последовательность написания адреса в документах должно соответство- вать Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным постановле- нием Правительства РФ от 26.09.2000 г. № 725. Адрес корреспондента пи- шется в следующей последовательности: — наименование адреса (фамилия, имя, отчество для физических лиц); — название улицы, номер дома, номер квартиры; — название населенного пункта (города, поселка и т. п.); — название области, края, автономного округа (области), республики; — страна (для международных почтовых отправлений); — почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя. При угловом варианте бланка реквизит располагают в верхнем левом углу под реквизитом «Наименование организации». Допускается располагать данный реквизит на нижнем поле документа. Справочные данные в продольном варианте бланка оформляются следую- щим образом: ул. Советская, 68/1 г. Новосибирск 344014 Тел.: (83832)24-32-13 Факс: (83832)24-32-18 ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЭНЕРГОКАБЕЛЬ» Банковские реквизиты Получатель ИНН 6168066933 ЗАО «Энергокабель» Р/с 1467791 в «Феникс» г. Новосибирск, МФО 046015724 700161423 45580102 Отгрузочные реквизиты Код предприятия — Для вагонов: ст. Гииловская СЮКД код станции — Для контейнеров: ст. Мочище код станции — 26 На бланках для писем и факсов юридический адрес проставляется типограф- ским способом или с помощью компьютерной техники. Реквизит 08 — наименование вида документа. Указание вида документа один из обязательных реквизитов, отсутствующий только на служебном письме. Указание вида дает нам первое общее представление о документе и его назначении, т. к. определенные управленческие действия должны оформляться и определенными видами документов. Указание на вид документа сразу же определяет степень обязательности вы- полнения его требований, устанавливает его форму, набор необходимых ре- квизитов, структуру текста. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об ор- ганизации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным унифицированной системой организационно-распорядительной документа- ции (УСОРД). Наименование вида документа (приказ, акт, справка и т. п.) проставляется на всех видах документов, кроме писем и факсов. Единственным исключением является название «Гарантийное письмо». Располагается этот реквизит после реквизита «Наименование организации» и печатается прописными буквами, например: АКТ, СПРАВКА. Реквизит 09 — дата документа. Один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является: — дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок); — дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций); — дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов). Документы, изданные совместно двумя или более органами федеральной ис- полнительной власти, должны иметь одну (единую) дату. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных до- кументах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2002 г.), а в остальных случаях — цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2002). Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, ме- сяц, день месяца, например: 2002.01.05. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Реквизит 10 — регистрационный номер документа. Подтверждение факта составления и отправки документа определяет индекс документа. Индекс является одним из атрибутов документа, который придает ему юри- дическую силу и предназначен для учета, контроля за своевременным испол- нением и поиском поступающих или создаваемых в организации документов. Регистрационный номер документа — это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение. Для него отведено место в бланке доку- 27 ISB мента рядом с датой. Для внутренних документов (приказов, протоколов) это обычно порядковый номер с начала года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например: № где 17 порядковый номер документа в одной фирме, а 21 — поряд- ковый номер этого документа в фирме-контрагенте. Индекс документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое под- шивается № 57/01-04, где 57 — номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих доку- ментов, структурное подразделение, 04 — номер дела в этом подразделении. На практике в некоторых организациях последовательность иная, которая должна быть оговорена в Инструкции по делопроизводству. Например: № где 310 — порядковый номер документа, АИ — Александр Иванов, 5 — номер дела. На документах, авторами которых выступают несколько организаций, ин- дексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). где 01-20-105 — номер, присваиваемый Центробанком России, — номер, присваемый ГТК РФ При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например: Этот реквизит является юридически значимым, т. к. является не только га- рантией того, что документ прошел все предусмотренные в организации стадии обработки, но и своеобразным подтверждением официального харак- тера документа, его законности, отражения действительного мнения органи- зации по тому или иному вопросу. Не следует также упрощать нумерацию, ограничиваясь, например, лишь но- мером структурного подразделения, где этот документ готовился. Такие уп- рощения чреваты невыявлением противозаконных или же потерей наиболее важных или ценных документов. Реквизит 11 — ссылка на регистрационный индекс и дату документа- запроса при ответе на него. Это реквизит помещается только на бланке для писем, заполняется при оформлении письма-ответа и помогает организации, получившей письмо, найти копию документа, на которой прислан ответ. на № 03-21/145 от 03.08.2002 28 Получив письмо-ответ, секретарь должен по этому реквизиту подобрать ко- пию инициативного документа, на который пришел ответ, подколоть его к полученному ответу и только вместе доложить руководителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информация: как и что писали и полно- стью ли учтена просьба или предложение. Реквизит 12 — место составления или издания документа — имеется на общем бланке, на том же месте, где в бланке для письма расположен рекви- зит т. е. это два взаимоисключающих реквизита. Место составления или издания документа не указывается, если оно включено в бланк с названием организации, и на письмах (на бланке письма эта информация содержится в реквизите «Справочные данные об организации»). Реквизит оформляется с учетом принятого административно-территориального деления, и оно вклю- чает только общепринятые сокращения. Сокращение слова «город» («г.») при обозначении Москвы и Санкт-Пе- тербурга не ставится. В соответствии с Уставом Москвы на документах пи- шется: «город Москва». При установлении места составления или издания организационно-распоря- дительного документа возникают затруднения, связанные с тем, что содержа- ние этого понятия в законодательстве не раскрыто. Одна и та же организация может иметь несколько различных адресов: по одному она зарегистрирована, по другому ведет свою деятельность, по третьему принимает корреспонден- цию. Вопрос о соотношении категорий гражданского права: «юридический ад- рес», «место нахождения», «почтовый адрес» — остается дискуссионным. Местом составления или издания организационно-распорядительных докумен- тов, как правило, считается место нахождения юридического т. е. место его государственной регистрации. Вместе с тем следует учитывать, что ПС РФ допускает отступление общего правила определения места нахождения юриди- ческого лица. Примером подобного отступления может служить положение ст. 4 Федерального закона от 8 февраля г. № «Об обществах с огра- ниченной ответственностью», с изменениями от 11 июля и 31 декабря 1998 г., где указано, что «учредительными документами может быть установлено, что местом нахождения общества является место постоянного нахождения его ор- ганов управления или основное место его деятельности». При установлении места составления или издания документа важным пред- ставляется вид документа. Отступление от общего правила в данном случае ха- рактерно для писем, телеграмм и других документов, составляющих переписку. Особое положение в данном случае занимают и договоры. Так, в ст. 444 ГК «Место заключения договора» установлено, что, если в договоре не указано место его заключения, договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направившего оферту. Реквизит 13 — гриф ограничения доступа к документу. Этот реквизит проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциаль- ную информацию. В соответствии с Законом РФ «Об информации, информа- тизации и защите информации» (ст. документированная информация с ог- раниченным доступом по условиям ее правового режима подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную. Государственная тайна — защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контр- 29 и деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности РФ. Конфиденциальная информация — документированная информация, дос- туп к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ. Реквизит располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения». Состоит из слов: «Конфиденциально», «КТ» («коммерческая тайна») (в не- государственных организациях) или «Для служебного пользования» (ДСП), «Секретно», «Совершенно секретно» (в государственных учреждениях). Проставляют реквизит без кавычек на первом листе документа и его можно до- полнить данными, предусмотренными законодательством об информации, от- несенной к государственной тайне и конфиденциальной информации. Под этим реквизитом необходимо проставить номер экземпляра данного документа. Секретно Экз. 3 Реквизит 14 — адресат. Этот реквизит проставляется на исходящих документах и служит средством контроля за правильностью указания адресата на упаковке. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подраз- деления или отдельные должностные лица. Максимальный набор этого реквизита может состоять из следующих со- ставных частей: — наименование учреждения, организации (в именительном падеже); — наименование структурного подразделения (в именительном падеже); — указание должности получателя (в дательном падеже); — инициалы и фамилия (в дательном падеже); — почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказа- ния услуг почтовой связи, а при отправлении документа за рубеж — Меж- дународными почтовыми правилами. Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой стро- ки от одного и того же установленного положения табулятора. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать см и ограничена правой границей текстового поля. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся. Допускается центрировать реквизит «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Председателю садового товарищества «Можайские дали» В.А.Бунееву Состав реквизита «Адресат» меняется в зависимости от адресата и вида со- ставляемого документа. Рассмотрим несколько вариантов оформления рек- визита «Адресат»: 30 1. Документ можно адресовать на имя организации или структурного под- разделения, при этом наименование организации и структурного подразде- ления указывают в именительном падеже. Завод «Микродон» Отдел снабжения и сбыта 2. Для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или должность руководителя, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения вхо- дит в название должности. Директору школы П.Н.Фролову Старшему экономисту Т.М.Сухановой Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, ес- ли известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании до- кументов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указы- ваются перед фамилией. Российский государственный гуманитарный университет Историко-архивный институт Зав. кафедрой археологии проф. А.Д.Степанскому 3. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Директорам предприятий и Администрации районов Администрации районов Новосибирской области 4. Реквизит «Адресат» может иметь в своем составе и почтовый адрес: если документ адресуется в организацию, указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес не указывается. Ректору Северо-Кавказской академии государственной службы В.Г.Игнатову ул. Пушкинская, 70, г. Ростов-на-Дону, 344007 Если документ адресуется физическому лицу, указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию адресата. 31 ул. Гиляровского, 5, Москва, 129090 И.П.Калинину ISB На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указы- вается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Форма вежливого обращения для письменной официальной речи устанавли- вается законодательно, при его использовании перед фамилией сокращения типа «т.», «г-н» и т. д. некорректно. Задание 2.1. Правильно оформите реквизит «адресат»: Адресуйте письмо во Внешнеэкономическое объединение «Техмашэкспорт». 2. Адресуйте письмо на имя директора школы № 269 Матвеевой Т. А. 3. Адресуйте письмо на имя частного лица. Реквизит 15 — гриф утверждения документа. После подписания некото- рых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобре- тают юридическую силу. Это значит, что документ вступает в силу в данном случае не с момента его подписания, а с момента его утверждения. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах. Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций. Каждая организация с учетом своей специфики должна разработать индиви- дуальный перечень документов, подлежащих утверждению. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юриди- ческую силу: — должностным лицом или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах; 32 — изданием распорядительного документа (постановления, решения, приказа). Отсюда два варианта написания грифа утверждения: УТВЕРЖДАЮ Директор фабрики «Заря» подпись И.И.Смелов 03.06.2002 Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать эле- менты относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подпи- си располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, прото- колом гриф утверждения состоит: — из слов УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖ- ДЕНО, в зависимости от вида документа, т. е.: инструкция — «утверждена»; правила — «утверждены»; порядок — «утвержден»; штатное расписание — «утверждено» и т. д.; — наименования утверждающего документа в творительном падеже; — его даты, номера. УТВЕРЖДЕНО Приказом Председателя Правления банка от 01.04.2002 №82 Располагается гриф утверждения в правой верхней части документа (на мес- те адресата в бланке письма). Реквизит 16 — резолюция. Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, содержащей принятое им решение. После первичной обработки и регистрации документ направляется руково- дителю для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции. Следовательно, ее можно рассматривать как определенную разновидность управленческого решения. Необходимо, естественно, отличать резолюцию на документе от резолюции в качестве особого вида документа. Резолюции (помете) уделялось большое внимание уже в ранних наших документах. Например, на челобитной 1676 г. имеется конкретная «дьячя помета» об освобождении от службы в приказе: «Гос- подь пожаловал велел от челобитного приказу отставит». Интересная резолюция на прошение купца Краснобрюхова об изменении неблагозвучной фамилии. Император Александр III написал: «Цвет сменить. Брюхо оставить». И появилась фамилия знамени- тых «пивных королей» Синебрюховых. |