Документоведение и делопроизводство - Учебник. Учебнометодический комплекс для дистанционного обучения по специальности Государственное и муниципальное управление
 Скачать 1.42 Mb.
|
|
Тема 5. СИСТЕМА СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЙ И СПРАВОЧНО-АНАЛИТИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В результате изучения данной темы Вы должны: иметь представление о назначении и составе справочно-информационной документации, о клас- сификации писем (почему письма необходимы в деятельности организации); знать, как грамотно составить и оформить деловое письмо (неважно, много или мало писем Вам при- ходится писать); уметь составлять текст официального делового и коммерческого письма, убеждать адресата сделать то, что вам нужно, общаться более эффективно. План темы и состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации. 5.2. Составление и оформление справочно-информационных документов (протокол, докладные и объяснительные записки, предложения, заявления, представление). 5.2.1. Составление и оформление деловых писем. 5.2.2. Телеграмма. Телекс. Факсограмма. Телефонограмма. 5.3. Составление и оформление справочно-аналитических документов (акт, справка, сводка, отзыв, список, перечень). 5.1. Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналити- ческой документации Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о факти- ческом положении дел в системе управления содержится в различных ис- точниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информаци- онные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные за- писки, переписка и др. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организацион- но-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным обра- зом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленче- ские решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия. Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, эти документы, идущие снизу вверх по системе управления — от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в от- ношениях соподчинения организациями и должностными лицами. Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих до- кументов. В достаточной степени условно всю совокупность этих докумен- тов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналити- ческие документы. 94 Справочно-информационные документы протокол докладная записка предложение объяснительная записка заявление представление переписка Справочно-аналитические документы акт справка сводка заключение перечень Текст справочно-информационных документов может создаваться в виде сплошного связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. 5.2. Составление и оформление справочно-информационных документов Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения колле- гиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, соз- даваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка, а также протоколы договорного типа — протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др. Ход совещания можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись. Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их протоколирование. Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда за- седание стенографируется или проводится фонозапись, протокол составля- ется после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специ- ально назначенное лицо. Если от председателя во многом зависит оператив- ность совещания, то от секретаря — полнота и достоверность фиксации рас- сматриваемых вопросов. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: — наименование учреждения-автора; — указание вида документа печатается от границы верхнего поля прописны- ми буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру; — дата заседания; — номер; — место заседания; — гриф утверждения (при необходимости); — заголовок; — текст; — На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформле- ния или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, то дата оформляется следующим образом говорил о демократии: «Это не лучшая форма правления, но луч- шее у нас есть». ISB 95 Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года. В реквизите «Место заседания» указывается город, где состоялось заседание. Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название кол- легиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласует- ся с названием коллегиального органа. Вид заседания отделяется от предыду- щего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру. Текст протокола состоит из двух частей: — вводной, где указаны фамилия и инициалы председательствующего, сек- ретаря, присутствующих и повестка дня; — основной, фиксирующей ход заседания. Вводная часть строго формализована и оформляется в следующей последо- вательности: Председатель (или Председательствующий) — фамилия и инициалы. Секретарь — фамилия и инициалы. При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Присутствовали: фамилии и инициалы присутствующих сотрудников пред- приятия в алфавитном порядке. Фамилии присутствующих оформляются по всей ширине строки. Если присутствующих более то указывается их общее количество (например: «Присутствовали 43 человека (список прилагается)». На собраниях, конференциях, где принятие решения требует определенного кворума в разделе «Присутствовали», указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: «Всего членов АО 234 человек, присутствуют 229». Фамилии и инициалы присутствующих на заседании приглашенных долж- ностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, пере- числяются после слова «Приглашенные». Приглашенные перечисляются с указанием полной должности, т. е. в нее входит полное или сокращенное наименование предприятия, по алфавиту фамилий. Эта часть состава присутствующих также оформляется по всей ширине строки. Далее следует ПОВЕСТКА ДНЯ. В этой части протокола перечисляются во- просы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»). ПОВЕСТКА ДНЯ: О создании юридического отдела предприятия. Доклад заместителя председателя правления Смо- лкина А.Г. 2. Об итогах финансово-хозяйственной деятельности за квартал 2000 г. Информация коммерческого директора Иванова 96 В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов, с указани- ем времени их обсуждения, оформленная как самостоятельный документ и разосланная заранее участникам заседания, в текст протокола не включается. Перед основной частью текста делается отметка: «Повестка дня прилагается». Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца в именительном падеже. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записы- ваются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступив- шего указывается: «Текст доклада прилагается». После каждого выступле- ния, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления. В разделе «ВЫСТУПИЛИ» последовательно указывают фамилии лиц, при- нявших участие в обсуждении доклада и выработке решения, и высказанные ими мнения. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение — кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникло двоякого толкования. По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с реше- ниями указываются результаты голосования. Участник совещания или засе- дания может представить особое мнение по принятому решению — оно из- лагается на отдельном листе и прилагается к протоколу. При выборе должностных лиц в протоколе указываются результаты голосо- вания по каждой кандидатуре отдельно. Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагать- ся к протоколу и иметь соответствующий гриф утверждения. УТВЕРЖДЕН собранием акционеров АОА «Свет» Протокол от 24.04.2002 № 10 По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тек- сты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколи- руются также оперативные совещания. В кратком протоколе указывается только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения. 97 «Статус» 12.07.2002 № Общего собрания коллектива Председатель — Соколов СМ. Секретарь — Саркисова А.П. Присутствовали — 28 чел. (список прилагается) Приглашенные — зам. директора АО « Интур» Лан О.Б. Рассмотренные вопросы: 1. Об организации летнего отдыха сотрудников (Выступили Грачев Каршин Лан О.Б.). 2. О переходе на новую систему премирования (Выступили Шмелев СВ., Словин Принятые решения: 1. Начальнику отдела кадров Крон подготовить документы для организации се- мейных туров по нашей стране и за рубежом до 2. Главному бухгалтеру перейти на новую систему премирования с Председатель подпись СМ.Соколов Секретарь подпись А.П.Саркисова Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступ- лений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкно- вении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятиднев- ный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет прило- жена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и сек- ретарем. Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде само- стоятельных документов — постановлений и решений; в учреждениях, дей- ствующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В ос- тальных случаях делается выписка из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным ор- ганизациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки: указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразде- ления, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ. Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в про- цессе подготовки заседания: повесткой дня, приглашением, списками участ- ников заседания и списком приглашенных, докладами или тезисами выступ- лений, справочными материалами по обсуждаемым вопросам, проектами решений и итоговых документов (все по 1 экземпляру). 98 Но возможно протоколы и материалы к ним группировать отдельно в раз- ные папки. В одной папке подшиваются протоколы, в другой — документы к ним. При оформлении дела с протоколами после его завершения на об- ложку дела в заголовок выносятся номера протоколов. Например: «Прото- колы заседаний Правления за 2000 г. № Протоколы и материалы к ним имеют постоянный срок хранения. Задание 5.1. Что является датой протокола? Запишите правильно дату протокола общего собрания учредителей, если собрание началось 10 октября 2002 г., а закончилось 14 октября этого же года. Задание 5.2. Как оформляется заголовок протокола? Задание 5.3. Составьте на отдельном листе бумаги протокол собрания работников бухгал- терии Управления культуры об организации работы бухгалтерии в связи с развитием коммерческой деятельности и о введении новой формы бухгалтерской отчетности. Сообщение старшего Леонтьевой И. В. Остальные данные определите по своему усмотрению. Докладные и объяснительные записки Докладные и объяснительные записки играют важную роль в документиро- вании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи информации с одного уровня управления организацией, фирмой на другой, но являются непосредственными основаниями для издания распорядитель- ных документов, в тексте которых иногда предусматривается оформление соответствующей ссылки. Докладные и объяснительные записки имеют одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях. В системе организационно-распорядительной до- кументации они имеют устойчивую сферу применения, и даже получившие в последнее время широкое распространение служебные записки не смогли вы- теснить их из так называемой «внутренней переписки» организации. Докладная записка — документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-ли- бо вопроса и, в случае необходимости, выводы и предложения составителя по его решению. Объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта или поясняющий содержание отдельных положений основ- 99 ного документа (плана, отчета, проекта постановления, приказа и др.). В по- следнем случае он может называться пояснительной запиской. Докладная или объяснительная записка могут составляться как по указанию руководителя предприятия и структурного подразделения или вышестоящего учреждения, так и по инициативе конкретного работника или предприятия. Они являются основой для принятия управленческого решения или издания распорядительного документа и могут адресоваться руководителю данного предприятия, организации и структурного подразделения или в вышестоящее министерство, ведомство и организацию. Докладные и объяснительные записки бывают внутренними и внешними. Внешние докладные и объяснительные записки составляются достаточно редко, но, как правило, по вопросам, имеющим существенное значение для деятельности предприятия. Поэтому оформляются они на общем бланке. В состав типового формуляра внешней докладной или объяснительной за- писки входят следующие реквизиты: — наименование автора документа (организации, фирмы, также может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит); — название вида документа; — дата; — индекс (номер); — адресат; — место составления; — заголовок к тексту; — текст; — Структура текста докладной и объяснительной записки состоит, как прави- ло, из двух частей. В одной содержится точное и объективное описание события или ситуации, их оценка составителем и другая аргументированная информация о необходимо- сти принятия тех или иных управленческих решений. Архаичный оборот «До- вожу (Доводим) до Вашего сведения....» в этой части текста не употребляется. В другой части текста формулируются выводы, предложения и рекомендации. Характерными для этой части текста являются глаголы «предлагаю (-ем)», «считаю (-ем) необходимым», «прошу (просим)». Две части выделяются в случае необходимости и в тексте объяснительной записки. В одной — кратко констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, фактов и событий. В другой — объясняются причины, приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства. Информационные и отчетные докладные записки содержат, как правило, только одну часть текста — перечисление сведений о выполнении каких- либо заданий, поручений, планов и т. п. 100 Пояснения к положениям, разделам и пунктам основного документа в объ- яснительной (пояснительной записке) также могут быть оформлены как од- на часть текста и расположены по степени их значимости по пунктам. Они могут быть также пронумерованы в соответствии с номерами положений, разделов основного документа. В зависимости от конкретной управленческой ситуации в тексте докладной или объяснительной записки может быть также выделено введение — часть текста, подготавливающая к восприятию последующей информации, вводя- щая в ситуацию, отражающая тему текста. Текст может быть представлен в виде сплошного связного текста, а также в форме таблицы или сочетания этих форм в соответствии с установленными требованиями. Внешнюю докладную или объяснительную записку подписывает первый руководитель предприятия или организации, а в некоторых случаях — его заместители в пределах их компетенции. В случае необходимости в формуляр внешней докладной или объяснитель- ной записки включается реквизит «Отметка о наличии приложений», кото- рая оформляется в соответствии с ГОСТом. Внутренние докладные и объяснительные записки, адресуемые руководителю предприятия или структурного подразделения, составляются значительно ча- ще и, как правило, являются непосредственными основаниями для издания приказов по основной деятельности, по личному составу и распоряжений. Внутренняя докладная и объяснительная записка оформляются на чистом листе бумаги по образцу общего бланка. В состав типового формуляра внут- ренней докладной и объяснительной записки входят следующие реквизиты: — наименование структурного подразделения-автора; — название вида документа; — дата; — индекс (в случае необходимости); — заголовок к тексту; — адресат; — текст; — Если текст внутренней докладной записки не превышает строк, то за- головок к нему допускается не формулировать. Внутренняя докладная записка состоит, как правило, из двух логически смысловых частей. В одной содержится оценка фактов, событий, описание составителем кон- кретной управленческой ситуации, а не просто информирование. В другой части текста формулируются предложения, выводы, рекоменда- ции, которые могут стать основой для принятия управленческого решения руководителем предприятия или структурного подразделения. В зависимо- сти от цели создания докладной записки ее текст может представлять собой только выводы и предложения автора. В первой части текста внутренней объяснительной записки содержится под- тверждение событий, признание определенного поведения, совершенных дей- |