Документоведение и делопроизводство - Учебник. Учебнометодический комплекс для дистанционного обучения по специальности Государственное и муниципальное управление
 Скачать 1.42 Mb.
|
|
Тема 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В результате изучения данной темы Вы должны: иметь представление о совершенствовании движения документов в организации, об общих прин- ципах организации документооборота; знать последовательность прохождения и исполнения документов, организацию документооборота, тре- бования, предъявляемые к документообороту, порядок регистрации документов, контроль исполнения документов, формирование дел, назначение номенклатуры дел, порядок передачи документов на хра- нение; уметь: — выявлять закономерности изменения объема документооборота и проектировать его рациональ- ную организацию; — составлять схемы движения входящих, исходящих, внутренних документов; — регистрировать и контролировать исполнение документов; — составлять конкретную номенклатуру дел организации; — анализировать состояние документационного обеспечения управления любой организации; — организовать контроль за исполнением; — проводить экспертизу ценности документов, готовить их к архивному хранению или уничтожению. План темы Организация документооборота. 6.2. Регистрация документов в организации. 6.3. Контроль за исполнением документов. 6.4. Общие требования к систематизации документов и формированию дел. 6.5. Подготовка дел к сдаче в архив. 6.5.1. Экспертиза ценности документов. 6.5.2. Формирование дел и передача их на архивное хранение. 6.1. Организация документооборота Документооборот — движение документов в организации с момента созда- ния или получения до отправки или передачи их на хранение. Правильная организация документооборота способствует прохождению до- кументов в аппарате управления, равномерной разгрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управлен- ческий персонал. Основой структуры любого документооборота являются документ, ком- плекс документов, связанных процессами управления разных уровней и ав- томатизированной обработкой. Порядок прохождения документов должен регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, Табелем унифицированных форм доку- ментов, положениями о структурных подразделениях и должностными ин- струкциями их работников. Организация документооборота на каждом предприятии должна отвечать следующим требованиям: 129 — прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться; — следует исключать лишние инстанции в прохождении документов и не обусловленные деловой необходимостью этапы работы с документами. Ка- ждое перемещение документа должно быть оправданным; — в порядке прохождения и в процессе обработки основных видов доку- ментов необходимо добиваться максимального единообразия. Единый маршрут для документов одного вида или совокупности документов образует Основные потоки документов делятся на: — входящие (поступающие в учреждение); — исходящие (отправляемые из организации); — внутренние (документы, создаваемые в организации и используемые в ее внутреннем управленческом процессе). К числу основных параметров потоков, учитываемых при организации до- кументооборота, относятся: — направление потока; — объем потока, который определяется количеством документов, проходя- щих в единицу времени; — структура потока, определяемая видом документа, авторством или дру- гими реквизитами документа; — режим потока, который определяется способом создания документов и их обработки. Движение документов должно быть прямоточным, т. е. исключать возврат- ные, зигзагообразные и другие маршруты. Следует руководствоваться прин- ципом однократного пребывания документа в одном структурном подразде- лении или у одного исполнителя. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллель- но, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и по- высить оперативность исполнения. Учетно-информационные данные о ходе движения и исполнения докумен- тов, результатах контроля и т. д. могут передаваться по телефону с помощью регистрационных карточек и другими методами, исключающими возврат- ные поступления документов. При проектировании рациональных документопотоков в организации со- ставляют схемы (оперограммы) движения основных групп и видов докумен- тов. Это позволяет установить рациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий и установить на этой основе целесообразный порядок работы с документами в учреждении. Схемы документооборота разрабатываются руководством делопроизводст- венной службы при участии работников отделов НОТ и согласуются с руко- водителями заинтересованных структурных подразделений. Утверждает схемы прохождения документов руководитель делопроизводственной служ- бы или руководитель организации. 130 Схемы разрабатываются для различных категорий документов (входящих, исходящих и внутренних; приказов по основной деятельности и личному со- ставу; писем и предложений сотрудников; заявок, рекламаций и др.). Входящие документы, в том числе документы, созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят: — первичную обработку; — предварительное рассмотрение; — регистрацию; — рассмотрение руководством; — направление на исполнение; — контроль исполнения; — исполнение документов; — подшивку документов в дело. Документы, поступающие в крупные учреждения, начинают свой путь к ис- полнению с экспедиции (службы документационного обеспечения, канцеля- рии, общего отдела). Здесь с ними совершается ряд последовательных опера- ций: оформление приема, проверка правильности доставки, вскрытие конвер- тов, проверка правильности вложений, сортировка, передача на исполнение. В экспедиции образуются два первичных документопотока: нерегистрируе- мые и регистрируемые документы. Нерегистрируемые документы и доку- менты с пометкой «Лично» передаются по назначению. Регистрируемые документы делятся на следующие два потока: — документы на имя руководства и без указания конкретного адресата; — документы в адрес структурных подразделений. Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока — в структурные подразделения. При централизованной регистрации все ука- занные документы поступают в канцелярию. Помощники руководителя или начальник канцелярии производят предвари- тельное рассмотрение поступивших документов. Необходимость предвари- тельного рассмотрения документов вызывается тем, что вследствие роста объемов информации, циркулирующей в учреждении, возросших требова- ний к оперативности ее обработки и увеличению объема знаний, необходи- мых для принятия эффективного решения, руководитель не может дать кон- кретные указания по исполнению каждого документа. Целью предварительного рассмотрения является распределение поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководства, установ- ление подразделения или лица, которым должен быть направлен документ. При рассмотрении документа учитывается важность содержания, сложность по- ставленных вопросов, авторство, срочность исполнения, вид документа. Исхо- дя из оценки документа и в соответствии с функциями и компетенциями под- разделений и исполнителей производится направление им документов. Таким образом, предварительное рассмотрение образует два потока доку- ментов: в адрес руководства и в структурное подразделение. Руководству учреждения передаются документы правительственных и вы- шестоящих органов управления и другие документы, содержащие необхо- 131 Руководитель учреждения Руководитель учреждения димую информацию по важнейшим вопросам деятельности учреждения. Остальные документы передаются руководителям структурных подразделе- ний или исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан предложения, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции. Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления. Предварительное рассмотрение документов включает сортировку коррес- понденции на регистрируемую и нерегистрируемую. Перечень нерегистри- руемых документов должен быть в каждой организации. Как правило, не подлежат регистрации: — письма, присланные для сведения; — телеграммы и письма с пометкой «Лично»; — документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, кредит- ные справки и др.); — документы первичного материального учета (накладные, наряды, заявки и — документы первичного статистического учета; — документы, адресуемые общественным организациям; — печатные издания (книги, журналы, бюллетени); — пригласительные билеты. Практика, однако, вносит коррективы в порядок регистрации некоторых ви- дов документов. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, или пере- даются поочередно, или размножаются и передаются одновременно в копиях. Принципиальное значение приобретает составление перечня нерегистри- руемых документов, ежегодный пересмотр его. Перспективной является тенденция к расширению состава документов, не подлежащих регистрации. На путь движения документа немалое влияние оказывает принятая в учреж- дении система регистрации и контроля за его исполнением. Маршруты не- контролируемых документов короче и быстрее, так как они не проходят че- рез контрольные подразделения. Направление документопотока зависит и от адресования документа. Доку- менты, направляемые руководству учреждения, проходят на пути к испол- нителю большое количество инстанций, с ними совершается большое число операций, они имеют возвратные движения. В этом случае документ дви- жется по схеме: Руководитель управления Руководитель отдела Исполнитель Еще больший путь проходят документы, которые по поручению руководи- теля передаются на рассмотрение заместителю руководителя. Документ движется по схеме: Заместитель руководителя Руководитель управления Руководитель отдела Исполнитель Более короткий маршрут у документов, поступающих в адрес структурных подразделений. Документы этого потока движутся по схеме: 132 Руководитель Руководитель Исполнитель управления отдела Движение документа к руководителю обусловливается необходимостью по- лучения четких и конкретных указаний по исполнению документа, которые отражаются в резолюции. В резолюции дается решение руководителя по существу рассматриваемых в документе вопросов и пути его осуществления. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную карточку (РКК) или форму (РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Поступив к исполнителю, документ находится у него в работе до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена и, ес- ли это требуется, составлен ответный документ, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После про- ставления отметки документ со всеми другими относящимися к нему доку- ментами и копией ответа передается делопроизводственному работнику для помещения его в дело. Подготовка исходящих документов складывается из: — составления текста проекта документа; — его согласования; — визирования; — подписания (утверждения); — регистрации; — отправки документов. На движение исходящих документов оказывает влияние прежде всего коли- чество подразделений, участвующих в составлении документов. Число под- разделений определяет количество инстанций, через которые проходит до- кумент, количество операций согласования, визирования, корректировки. Качество документа, четкость его композиции и стиля влияет на упрощение и ускорение работы с ним. Движение исходящих документов в значительной степени определяется по- рядком подписания. Чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит. Более целесообразен такой порядок, при котором право подписания доку- ментов имеет не только руководитель учреждения, но и другие руководящие работники и исполнители в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станет более оперативным. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений, ссылки на входящий документ (в исходящих ответных до- кументах). Документ представляется на подпись вместе с материалами, на ос- новании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. Исполненный и подписанный документ оформляется для отправки адресату. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется служ- бой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, ут- вержденными постановлением Правительства РФ от 26.09.1997 г. № 1239 (Собрание законодательства РФ.— 1997.— № 40.— Ст. 4602). 133 После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверя- ется правильность оформления исходящих документов. Одновременно ин- спектор экспедиции производит сортировку документов по корреспонден- там. Целесообразно иметь массив постоянных адресатов. После адресования на конвертах проставляются виды почтовых отправлений (заказное, авиа и т. д.), определяется стоимость отправки, конверты маркиру- ются машиной, производящей механическое штемпелевание знака почтовой оплаты, даты, наименования учреждения, его адреса, порядкового номера от- правления. После маркирования на почтовые отправления составляются описи. Исходящие телеграммы передаются в отделение связи вместе с книгой реги- страции, где работник отделения связи делает отметку о количестве приня- тых телеграмм, времени доставки их в отделение связи, расписывается и за- веряет свою подпись почтовым штемпелем. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах данного учреждения. Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуется так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Внутренние документы проходят стадии подготовки проекта документа, оформления, согласования, подписания, исполнения. Особенностью движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов. Движение и технология обработки документной информации с помощью ВТ отличается от традиционных. Задание 6.1. Какими документами регламентируется документооборот в организации? На каждом предприятии могут быть приняты разные формы делопроизвод- ства: — централизованная; — децентрализованная; — смешанная. Выбор той или иной формы предоставляется самому предприятию и зависит прежде всего от объема документооборота. Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Учет объема документооборота организуется для установления: — загрузки учреждения, его подразделений, отдельных исполнителей, структуры делопроизводственной службы; — соответствия наличия тех или иных документов задачам и функциям подразделений; 134 — потребности учреждения в организационной и электронно-вычисли- тельной технике. Подсчет и анализ документооборота обязателен при составлении Табеля до- кументов организации. При этом: — подсчет количества документов производится в местах их регистрации по регистрационным формам; — нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмот- ре в местах их хранения; — количество создаваемых машинописных копий определяется по журналам регистрации машинописных работ в машбюро и путем опроса сотрудников в структурных подразделениях при децентрализации машинописных работ; — подсчет тиражей документов может производиться по журналам регист- рации заказов или заказам на копировально-множительные работы; — если в организации применяется унифицированные формы и составлен Табель документов, куда включены и тиражи бланков, то в этом случае дан- ные Табеля используются при подсчете количества создаваемых документов и дополняются показателями общего тиража их размножения. Одновремен- но уточняется правильность установления в Табеле тиража бланков и реаль- ный расход бумаги за этот же период; — самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан; — так же самостоятельно, по учетным карточкам и журналам, следует учи- тывать и документы на машинных носителях, документы на микрофильмах на правах подлинников, объем научно-справочного аппарата службы доку- ментационного обеспечения. Учет количества документов организации в соответствии с выбранной мето- дикой может проводится единовременно, периодически, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы Подсчет документооборота целесообразно, особенно при больших объемах документов, проводить раздельно по каждому структурному подразделе- нию, а внутри подразделения — по системам (группам) документации как общеуправленческим, так и специфичным для данной организации. Резуль- таты проводимых подсчетов должны суммироваться так, чтобы исключить повторный учет одного и того же документа. Полученные сведения сводятся в таблицы и представляются в графической форме в виде диаграмм, гистограмм и кривых. Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: — совершенствование технологии документооборота; — сокращение объема документооборота. К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреж- дении: — создание моделей документооборота; — составление маршрутных карт технологического процесса; — разработка рациональных схем документооборота, составление оперо- грамм и др. 135 К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформле- ния документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения. Сокращение объема документооборота связывается: — с регламентацией документирования; — уменьшением количества внутренних документов; — рационализацией документации; — созданием унифицированных систем документации; — разработкой унифицированных требований к текстам; — использованием бездокументных связей. Задание 6.2. Заполните схему прохождения входящей документации. Прием почты, проверка пра- вильности адресования Вскрытие конвертов и проверка вложении Передача писем с по- меткой «Лично» Передача нерегистрируе- мых документов Передача документов в структурные подразделения Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка) |