Документоведение и делопроизводство - Учебник. Учебнометодический комплекс для дистанционного обучения по специальности Государственное и муниципальное управление
 Скачать 1.42 Mb.
|
|
Внутренняя опись помещается в начале дела. Листы внутренней описи ну- меруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела и через знак «+». Внутренняя опись составляется на отдельном листе, содержит сведения о порядковых номерах документов дела. Их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, Подписывается ее составителем. Формат бумаги 210x297 (А4). После подшивки и нумерации оформляется обложка дела. Ее элементы оп- ределены ГОСТ 17.914-72 «Обложки дел длительного хранения. Типы, раз- меры, технические требования». Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела. Сроки хранения дел переносятся на обложку из номенклатуры дел. На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения: — название организации; — название структурного подразделения организации, где оформлялось дело; — количество листов в деле; — срок хранения дела. Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела. 159 При обозначении названия организации может указываться ее ведомствен- ная принадлежность. Название организации приводится полностью в имени- тельном падеже, в скобках дается ее сокращенное название. Название структурной части указывается по тем же правилам. Дата дела. Дата дела показывает, за какой период времени в деле сгруппи- рованы документы. При заведении дела на обложке указывается год его за- ведения. Если дело делится на тома, части, на их обложках указывается чис- ло, месяц, год заведения, дата окончания тома, части проставляется после окончания группировки в них документов. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, со- стоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого ранне- го и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначается арабскими цифрами, название месяца пишется словами. По окончании календарного года проводится отбор документов постоянного хранения, которые подлежат включению в опись. Описи дел как постоянного, так и временного хранения выполняют три ос- новные функции: — закрепление систематизации дел (единиц хранения) фонда путем при- своения каждому делу индивидуального номера по описи; — учет и обеспечение сохранности документов (запись в учетные докумен- ты, проверка наличия и состояния дел проводится на основании описей; по- иск дела в хранилище и подкладка на место производится по шифрам, при- своенным делу согласно описи); — раскрытие состава и содержания конкретного комплекса документов в заголовках дел. Хранение дел. Все документы по срокам хранения делятся на три большие группы: — с кратким (до 3 лет) сроком хранения и подлежащие уничтожению; — со средним сроком хранения (до лет); — с длительным сроком хранения (свыше лет). Различают два способа хранения дел: горизонтальный и вертикальный При горизонтальном способе хранения дела кладут друг на друга. При мно- готомном деле такой способ удобен, т. к. позволяет на относительно малой площади хранить все дело. При вертикальном способе хранения дела расставляют подобно книгам на полке. На корешках дел проставляют номера и индексы по номенклатуре, что позволяет их находить сравнительно легко и быстро. Нередко на кореш- ках, начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла, по диагона- ли проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе проставляют номер и индекс. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят номер нужного дела по номенклату- ре, а затем по номеру — папку с документами. Последнее время получила распространение подвесная система хранения документов. Однако она требует специального устройства (или специальных 160 шкафов) и папок с вырезками по корешку или выступающей по краям ко- решка рейки, с помощью которой дела передвигаются по штанге. Выемка из дел какого-либо документа не допускается. В исключительных случаях с устного или письменного разрешения руководителя такая выемка может быть произведена. В таком случае на их место закладывается лист- заместитель, в котором указано, когда, кому и на какой срок выдан доку- мент, и присутствует расписка в получении дела. Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, имеются росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой сис- теме сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся. Дела возвращаются в тот же день. Выносить их из здания предприятия или его структурного подразделения можно только с письменного разрешения руководителя. После завершения делопроизводственного года выдача сотрудниками от- дельных документов из дела не допускается. Дела хранятся по месту формирования до передачи их в архив учреждения. Подготовка дел к сдаче в архив учреждения для их последующего хранения и использования — завершающий этап работы с документами в текущем де- лопроизводстве. На оформленные и подготовленные к сдаче в ведомственный архив дела со- ставляются описи. Опись — архивный справочник, содержащий системати- зированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы. Задание 6.9. Какие операции включает полное оформление дел? 161 Задание 6.10. Составьте внутреннюю опись дел «Бухгалтерские отчеты и балансы орга- низации и объяснительные записки к ним (годовые)». Библиографический список 1. ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.— М.: Госстан- дарт 2. ГОСТ Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования.— М.: Изд-во стандартов, 3. Основы законодательства РФ об Архивном фонде и архивах // Ведомости съездов народных депу- татов и Верховного Совета РФ.— 1993.— № 33.— Ст. 3. 4. Государственная система обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.— М., 5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.— М., 2001. 6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.— М.: Росархив, 2000. 7. Основные правила работы ведомственных архивов.— М., 1986. 8. Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур): реко- М.: ВНИИДАД, 1997. 9. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосу- дарственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производствен- ных кооперативов): Справочное пособие.— М.: ВНИИДАД, 1996. 10. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по обеспе- чиванию управления.— М.: Изд-во Министерства труда, 1995. Гутгарц Р. Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций.— М.: ИНФРА-М, 2001. 12. Делопроизводство в системе государственного управления: Учебно-практическое пособие.— М.: РАГС,2001. 13. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. 4-е изд., испр. и М.; Новосибирск, 2001. 14. Организация работы с документами: Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. / Под ред. проф. В. А. Куд- М.: ИНФРА-М, 162 А АВТОР ДОКУМЕНТА — организация или лицо, создавшее документ. АДРЕСАТ — лицо или организация-получатель документа. АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА — указание получателя документа путем проставления рек- визита «Адресат» в правом верхнем углу листа. АКТ — информационно-справочный документ, составленный несколькими лицами и подтвер- ждающий конкретные факты или действия. АНКЕТА — форма унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. АННОТАЦИЯ — краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа. АРХИВ — структурное подразделение организации, занимающееся хранением, учетом и ис- пользованием документов, законченных в делопроизводстве. Б БЛАНК ДОКУМЕНТА — лист бумаги светлых тонов с отпечатанной на нем типографским или иным способом постоянной информацией и пробелами для переменной информации. БЛАНК ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА — бланк документа, на котором воспроизведена долж- ность автора документа. БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА — бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида. БЛАНК ПИСЬМА — бланк документа, используемый для ведения переписки. В ВИД ДОКУМЕНТА — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. ВИДЕОГРАММА ДОКУМЕНТА — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки. ВИЗА ДОКУМЕНТА — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должност- ного лица с содержанием документа. ВНЕШНИЕ ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА — признаки, отражающие форму и размер докумен- та, носитель информации, способ записи, элементы оформления. ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ — документ, не выходящий за пределы подготовившей его орга- низации. ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ (ПОСТУПИВШИЙ ДОКУМЕНТ) — документ, поступивший в учреждение. ВЫПИСКА ИЗ ДОКУМЕНТА — заверенная копия части документа. Г ГЕРБОВЫЙ БЛАНК — бланк документа с воспроизведением Государственного герба Россий- ской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования. ГОСУДАРСТВЕННАЯ ТАЙНА — защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно- розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ — нормативный документ, разрабатываемый на продук- цию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные ха- рактеристики продукции, работ и услуг. 163 ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ — реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей доку- мента. ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ — реквизит официального документа, выражающий согласие учре- ждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ — реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. д ДЕЛО — совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т. д.), помещенных в обложку. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. ДОВЕРЕННОСТЬ — документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких — либо действий от имени доверителя. ДОГОВОР (КОНТРАКТ) — документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении ка- ких-либо отношений и регулирующий их. ДОКЛАД — 1) письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выво- дами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения; 2) устное выступление на заседании. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА — документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. ДОКУМЕНТ (ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ) — зафиксированная на матери- альном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ — документ, созданный с использованием но- сителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. ДОКУМЕНТАЦИЯ — совокупность документов по определенному предмету. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ — запись информации на различных носителях по установленным правилам. ДОКУМЕНТЫ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ — документы, которым установлено бессроч- ное (вечное) хранение. ДОКУМЕНТООБОРОТ — движение документов в организации с момента создания или полу- чения до отправки или передачи их на хранение. ДУБЛИКАТ — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника. 3 ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ — копия документа, на которой в соответствии с установленным по- рядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. ЗАГОЛОВОК ДЕЛА — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле. ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА — реквизит документа, кратко излагающий его содержание. ЗАКЛЮЧЕНИЕ — документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по ка- кому-либо документу или вопросу. ЗАПИСКА — см. Докладная записка, Объяснительная записка, Пояснительная записка. ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ см. Товарный знак. ЗОНА УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА — часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными рекви- зитами. 164 и ИЗВЕЩЕНИЕ — разновидность служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции и др.). ИНДЕКС ДЕЛА (НОМЕР ДЕЛА) — цифровое и / или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку. ИДЕНТИФИКАЦИЯ — отожествление; приравнивание; уподобление. ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА — срок исполнения докумен- та, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, послуживший основанием для решения како- го-либо вопроса и формирования дела. ИНСТРУКЦИЯ — правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности. ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО — письмо, разъясняющее положения отдельных норматив- ных документов и (или) содержащее методические положения по их применению. ИНФОРМАЦИЯ — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах не- зависимо от формы их представления. ИНФОРМАЦИЯ О ГРАЖДАНАХ см. Персональные данные. ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ (ОТПРАВЛЯЕМЫЙ ДОКУМЕНТ) — официальный документ, отправляемый из учреждения. К КОД — знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения класси- фикационной группировки или объекта классификации. КОД ОРГАНИЗАЦИИ — идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения. КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА — идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением. КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА — информация, имеющая действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, не имеющим к ней свободного дос- тупа на законном основании. КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ — документированная информация, доступ к ко- торой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ — воспроизведение документов без промежуточных печат- ных форм. КОПИЯ ДОКУМЕНТА — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. КОРРЕСПОНДЕНТ — учреждение или лицо, с которым ведется переписка. М МАШИНОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами. МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ДОКУМЕНТ см. Документ на машинном носителе. Н НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА — обозначение вида письменного документа. НЕЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ — копия письменного или графического документа, которая ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов не имеет юридической силы подлинника документа. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. НОРМАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. 165 НОСИТЕЛЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ — материальный объект, исполь- зуемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. О ОБЗОР — документ, составленный в целях информирования подведомственных и других орга- низаций о работах в той или иной области. ОБЩИЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА — бланк документа, используемый для подготовки всех ор- ганизационно-распорядительных документов, за исключением писем. ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА — документ, поясняющий какое-либо действие, факт, собы- тие, представляемый руководителю. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ — вид письменного докумен- та, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопро- сов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреж- дений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА — первый, подлинный экземпляр документа. ОТЗЫВ — документ, содержащий мнение специалиста по какому-либо документу или вопросу. ОТМЕТКА ДЛЯ АВТОМАТИЧЕСКОГО ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа. ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ — реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа. ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ — реквизит документа, свидетельствующий о постановке докумен- та на контроль. ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ — реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ. ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА — отметка, проставляемая в правом нижнем углу входящего документа, состоящая из наименования предприятия, входящего номера и даты по- ступления. ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО — рекви- зит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в ар- хиве учреждения. ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ — реквизит документа, содержащий сведения о непосредст- венном составителе документа. ОТЧЕТ — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемых вышестоящему учреждению или должностному лицу. ОФЕРТА — письменное предложение о заключении контракта. ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, созданный юридическим или физическим ли- цом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. П ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ — сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни граж- данина. ПЕРЕПИСКА — письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответ- ствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи меж- ду организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами (см. Письмо, Телеграмма, Те- лефонограмма, Телекс, Электронное сообщение). ПЕРЕЧЕНЬ — систематизированный список документов, предметов, объектов, лиц, составлен- ный в целях распространения на них определенных норм или требований. |