Документоведение и делопроизводство - Учебник. Учебнометодический комплекс для дистанционного обучения по специальности Государственное и муниципальное управление
 Скачать 1.42 Mb.
|
|
Тема 2. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ После изучения этой темы Вы научитесь: понимать, что существуют единые требования и правила оформления документов управления неза- висимо от того: — государственное предприятие или коммерческое; — каким видом деятельности занимается предприятие; — как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информа- ционной технологии); осознавать, что соблюдение правил придает юридическую силу создаваемым документам; оформлять и правильно распределять реквизиты на документах; проектировать бланки документов организации. План темы 2.1. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД). 2.2. Общие требования к оформлению реквизитов документа. 2.3. Бланки документов. 2.4. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба РФ, гербов субъектов РФ. 2.1. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД) В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления до- кументов управления, которые установлены государственными нормативными актами. Государственные стандарты вводят единообразие в оформление доку- ментов, что является неотъемлемым условием автоматизации работы с ними. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст и т. д.). Реквизиты — это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия. Реквизит является законченным информационным элементом, т. е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например авторство, возмож- ность доступа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графи- ческими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Тек- стовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух или цифр, или сложными, которые включают в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования и др.). Реквизиты документа подразделяются на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты — это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом. Переменные реквизиты — это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления. Несмотря на то что ГОСТ Р 6.30-97 официально отменен, а нового на мо- мент издания не издано, рассмотрим состав и оформление реквизитов имен- 19 но по этому ГОСТу. Кроме того, правила оформления реквизитов регламен- тированы и ГСДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству в феде- ральных органах исполнительной власти. Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоис- ключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкрет- ном документе их будет гораздо меньше. — Государственный герб РФ. 02 — герб субъекта РФ. 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). 04 — код организации. 05 — код формы документа. 06 — наименование организации. 07 — справочные данные об организации. 08 — наименование вида документа. 09 — дата документа. — регистрационный номер документа. — ссылка на регистрационный номер и дату документа. 12 — место составления или издания документа. — гриф ограничения доступа к документу. — адресат. — гриф утверждения документа. — резолюция. — заголовок к тексту. — отметка о контроле. — текст документа. 20 — отметка о наличии приложения. 21 — подпись. 22 — гриф согласования документа. 23 — визы согласования документа. 24 — печать. 25 — отметка о заверении копии. 26 — отметка об исполнителе. 27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 28 — отметка о поступлении документа в организацию. 29 — идентификатор электронной копии документа. Оговоренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, по- скольку набор их при подготовке документов одного и того же наименова- ния в различных управленческих ситуациях может быть различным. При работе с электронными документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты электрон- ных документов: код и наименование организации-создателя документа; ме- стонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании 20 дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, копия, дубликат). Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляет формуляр документа. Формуляр также регламентирован госу- дарственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположения на документе. Формуляр, характерный для документов определенного вида (договор, про- токол, акты), называется типовым формуляром. 2.2. Общие требования к оформлению реквизитов документа Реквизит 01, 02 — Государственный герб РФ (01) или герб субъекта РФ (02) — помещается на бланках документов государственных органов и уч- реждений, определенных Федеральным законом «О Государственном гербе РФ» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ, в котором помимо указания авторов официальных документов, имеющих право на изображение Государственно- го герба, определяются и виды нормативных правовых актов, на которых Государственный герб РФ воспроизводится в многоцветном варианте. Та- кими актами являются федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления Совета Феде- рации Федерального Собрания РФ, постановления Государственной Думы Федерального Собрания РФ, постановления Государственной Думы Феде- рального Собрания, постановления и распоряжения Правительства РФ и др. Кроме того, допускается воспроизведение Государственного герба в одно- цветном варианте без геральдического щита на бланках межведомственной комиссии по защите государственной тайны; органов, организаций и учреж- дений при Президенте РФ, при Правительстве РФ, а также на бланках феде- ральных судов, органов прокуратуры, дипломатических представительств РФ за пределами РФ. Одноцветный вариант герба с геральдическим щитом имеют бланки Адми- нистрации Президента РФ, полномочных представителей Президента РФ в административных округах, федеральных органов исполнительной власти, Центрального банка и т. д. Как видно из приведенного перечня, в нем нет бланков органов государст- венной власти субъектов РФ. Более того, субъектам Федерации, муници- пальным образованиям, а также общественным объединениями, предпри- ятиям, учреждениям и организациям запрещается иметь гербы (геральдиче- ские знаки), идентичные Государственному гербу РФ, или использовать его в качестве геральдической основы (ст. 8). Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображе- нию, установленному действующим законодательством. Действовать без пра- вил — самое труд- ное и самое утоми- тельное занятие на этом свете. А. Мандзони Государственный герб РФ представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними уг- лами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и — над ними — одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла — скипетр, в левой — дер- жава. На груди орла, в красном щите,— серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона. 21 В соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. № «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» (ст. свою собственную символику (гербы, эмблемы), отражающую историче- ские, культурные, социально-экономические, национальные и иные местные традиции, вправе иметь и муниципальные образования. Требования к изображению символики муниципального образования уста- навливаются в его Уставе и нормативных актах органов местного само- управления. При этом должны учитываться требования к изображению гер- бов, установленные в законодательстве РФ и субъектов РФ. Что касается таких субъектов Федерации, как край, область, то о возможно- сти иметь собственную символику говорится в их учредительных докумен- тах. Однако наличия соответствующего законодательства о символике субъ- екта Федерации еще недостаточно, для того чтобы использовать эту симво- лику, в частности герб субъекта Федерации, на законных основаниях. До его введения необходимо пройти процедуру утверждения в Государственной герольдии при Президенте РФ. Государственная герольдия при Президенте РФ образована с целью обеспе- чения единой государственной политики в области геральдики. Субъектам РФ, не прошедшим экспертизу собственного герба, герольдия рекомендует временно использовать Государственный герб РФ, но только в черно-белом варианте. Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет нахо- диться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием органи- зации-автора, диаметром не более 20 мм. Бланки с Государственном гербом в соответствии с постановлением Прави- тельства РФ от 27.12.95 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, исполь- зования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» изготавливаются только типографским спосо- бом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицен- зию на соответствующий вид деятельности и сертификат о наличии техни- ческих, технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, и являются документами стро- гой отчетности и учета. На гербовых бланках в этих целях типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необхо- димости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточка, журнал). Гербо- вые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. На бланке может быть или герб России, или герб субъекта Федерации, но не два герба одновременно. Они являются взаимоисключающими реквизитами. Герб субъектов РФ помещается на бланке государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их систему, независимо от ме- стоположения. Реквизит 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслу- живания). Как правило, это символическое графическое изображение, от- ражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы. 22 Обычно в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслужи- вания и наименовании мест происхождения товаров». Товарный знак (знак обслуживания) — это обозначение, с помощью кото- рого товары и услуги одних юридических или физических лиц отличаются от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Особенности товарного знака: — правовая охрана товарного знака в России предоставляется на основании его государственной регистрации в порядке, установленном законом, или в силу международных договоров РФ; — право на товарный знак охраняется законом; — товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность; — на зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство; — свидетельство удостоверяет приоритет товарного знака, исключительное право владельца на товарный знак в отношении товаров, указанных в свиде- тельстве; — владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование дру- гими лицами. Никто не может использовать охраняемый в РФ товарный знак без разрешения его владельца; — нарушением прав владельца товарного знака признается несанкциониро- ванное изготовление, применение, предложение к продаже, продажа, иное введение в хозяйственный оборот или хранение с этой целью товарно- го знака или товара, обозначенного этим знаком, в отношении однородных товаров; — в качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации; — товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании. Торговая марка может состоять из графически оформленных начальных букв названий фирмы либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетический вид бланка, но не заменяет наименования организации. Эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора (при продольном бланке эмблема размещается в середине верхнего поля, а при угловом — центрируется по отношению к названию ор- ганизации) или на левом поле бланка на уровне названия организации. Размеры эмблемы не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом «Наименование организации». Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен государствен- ный герб РФ или герб субъекта РФ. Пример регламентации использования товарного знака можно найти, напри- мер, в каждом номере журнала Burda Moden, где печатается следующий текст: 23 Товарный знак burda, его текст и шрифтовое оформление являются исключительной собствен- ностью Verlag Aenne Burda GmbH & и использованы здесь в соответствии с лицензионным дого- вором. Реквизит 04; 05 — код организации и код формы документа. Одно из направлений государственной политики в настоящее время — раз- витие единой общероссийской системы классификации и кодирования тех- нико-экономической и социальной информации, соответствующей между- народным требованиям. Классификация заключается в разделении информации на определенные комплексы по признакам сходства или различия. Классификация информации производится для облегчения ее последующего поиска с помощью выбранного признака классификации. Признаков клас- сификации может быть бесчисленное множество в зависимости от цели упо- рядочения информационного массива. Каждому классификационному делению присваивается условное обозначе- ние, которое называется кодом. Коды могут быть буквенными, цифровыми или комплексными. Юридическое признание на существование не только данного документа, но и организации, его создавшей, определяется с помощью кода организации. Код организации (04) проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКНО) и является уникальным кодом каждой организации, независимо от формы собственности, который присваивается ей при регистрации. Он проставляется в составе других справочных рекви- зитов на бланках писем, кадровых и иных документов, участвующих в сис- теме автоматизированного документооборота внутри отдельной организа- ции, или в случае представления (направления) документа для обработки информации в автоматизированном режиме, например при системном ана- лизе информации, статистической обработке или ином подобном случае. Код формы документа (05) проставляется по Общероссийскому классифика- тору управленческой документации (ОКУД) (класс 02000000). ОКУД предназначен для решения следующих задач: регистрации форм доку- ментов; упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; со- кращения количества применяемых форм; исключения из обращения неуни- фицированных форм документов; обеспечения учета и систематизации уни- фицированных форм документов на основе их регистрации; контроля за со- ставом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением уни- фицированных форм документов. Объектами классификации в ОКУД явля- ются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицирован- ные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ — разработчиками унифицированных систем документации Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат реги- страции во Госстандарта России путем включения их в ОКУД. Реквизит 06 — наименование организации, являющейся автором доку- мента, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учреди- тельных документах. 24 Автором документа может выступать организация, структурное подразделение, должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подраз- делений или должностного лица проектируются только в том случае, если ру- ководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсут- ствии — полное наименование вышестоящей организации. Вышестоящая организация указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчине- ние. Все эти наименования даются в именительном падеже. Министерство образования Российской Федерации Государственный университет управления Институт информационных систем управления Если организация подведомственна одновременно нескольким органам уп- равления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение — министерству и местным органам власти, то в документе указывается только наименование местных органов власти. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наиме- нование (в скобках) помещают ниже полного. ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (в положении об организации). Наименование на иностранном языке распо- лагают ниже наименования на русском языке. На практике чаще всего в та- ких случаях используется продольный бланк с указанием наименования ор- ганизации на двух языках на одном уровне. Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским язы- ком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух язы- ках — русском и национальном. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. В соответствии со ст. 54 Гражданского кодекса РФ юридическое лицо, яв- ляющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наимено- вание. В наименовании могут использоваться сокращения типа ЗАО (закры- тое акционерное общество), ООО (общество с ограниченной ответственно- стью) и т. п. За исключением этих сокращений наименование организации пишется полностью в именительном падеже. Если имеется общепринятое (установленное правовым актом) сокращенное наименование организации, то оно пишется на отдельной строке под полным названием без скобок. Использование в названиях организаций наименований «Россия», «Россий- ская Федерация» и образованных на их основе слов и словосочетаний осу- |