Документоведение и делопроизводство - Учебник. Учебнометодический комплекс для дистанционного обучения по специальности Государственное и муниципальное управление
 Скачать 1.42 Mb.
|
|
Правила внутреннего трудового распорядка (или Положение о персонале) Правила являются одним из важнейших документов, регламентирующим по- рядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, основные обя- занности сотрудников и администрации, а также меры поощрения и взыскания. Исходными данными для составления Правил являются: Конституция (Основной Закон) республики. 2. Гражданский кодекс. 3. Кодекс законов о труде. 63 4. Всеобщая декларация прав человека ООН. 5. Постановления правительства по труду и социальным вопросам. 6. Устав предприятия. 7. Договор учредителей предприятия. 8. Философия предприятия. 9. Коллективный договор. Унифицированная форма Правил приведена в УС ОРД. Оформляются Пра- вила на общем бланке организации руководителем кадровой службы, согла- совываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визиру- ются юристом и утверждаются руководителем предприятия. При составлении текста Правил можно использовать Типовые правила... для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля г. № в той части, которая не противоречит действующему в настоящее время трудовому зако- нодательству. Типовые Правила состоят из таких основных разделов, как: — общие положения; — порядок приема и увольнения сотрудников; — время труда и отдыха; — основные обязанности сотрудников; — основные обязанности администрации; — меры поощрения и взыскания. Дополнительно, в случае отсутствия таких документов, как философия пред- приятия и положение о служебной тайне, в Правила могут включаться разделы: — требования к сотрудникам; — условия оплаты труда; — социальные блага и гарантии; — служебная тайна. Правила широко используются в практике деятельности предприятий, одна- ко не всегда отражают изменения законодательства РФ и увязываются с другими регламентами предприятия. Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифи- цировать следующим образом: — положения о структурных подразделениях; — положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.); — положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Структура текста Положения о подразделениях нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют лишь Положения о подразделениях, включающие следующие разделы: Общие положения. 2. Цель и основные задачи. 64 3. Функции. 4. Права и обязанности. 5. Ответственность. 6. Взаимоотношения. Дополнительными могут быть разделы: «Руководство (управление)» и «Ор- ганизация работы». В разделе «Общие положения» необходимо сформулировать и закрепить следующий состав информации: — полное официальное наименование подразделения и степень его само- стоятельности; — дата, номер и наименование правового акта, на основании которого соз- дан и действует подразделение; — какими законодательными, нормативными правовыми и инструктивны- ми документами руководствуется подразделение в своей деятельности; — кем возглавляется и кому подчиняется подразделение; — порядок назначения и освобождения от должности руководителя подраз- деления; — кем утверждается структура и штаты подразделения; — наличие у подразделения печати. В разделе «Цель и основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления дея- тельности подразделения. В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые долж- но выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности под- разделения. Раздел «Права» устанавливает, какие действия имеет право осуществлять подразделение в лице его руководителя в целях выполнения возложенных на подразделение функций. Под правом понимается юридически узаконенная возможность требовать или запрещать выполнение каких-либо действий, а также предпринимать определенные действия. Права руководителя устанав- ливаются в объеме, необходимом для реализации функций подразделения. В права включается право на издание отдельных документов (например, рас- порядительных) или право на ведение переписки и др.; право давать подчи- ненным указания, необходимые для выполнения возложенных на подразде- ление функций, представительствовать в соответствующих органах от име- ни организации, а также другие действия, выполняемые подразделением в обязательном порядке для реализации своих функций. В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы подразделения и мера персональной ответственности руководителя. Крите- риями оценки должны быть объективные показатели, характеризующие ка- чество, своевременность, объемы выполняемой работы. Качество выполне- ния работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструк- ций, правил и других нормативных или методических документов, устанав- ливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т. п. Своевременность вы- полнения работы определяется соответствием конкретных сроков заверше- 65 ния работ тем срокам, которые установлены плановыми, распорядительны- ми или иными документами. Объемы устанавливаются в соответствии с действующими нормами и нормативами, а также конкретными заданиями. Поскольку этот раздел формулируется как ответственность руководителя, ос- новное внимание следует уделять видам ответственности за невыполнение или некачественное выполнение прежде всего управленческих функций. В зависи- мости от характера деятельности подразделения могут быть предусмотрены также виды материальной, административной или уголовной ответственности. В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и до- кументационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляет- ся взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразде- ление, какова периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия. Сложности при подготовке положений о подразделениях возникают при раз- граничении и установлении иерархии задач, функций, прав и ответственности. На практике достаточно часто можно наблюдать их смешение, поэтому при со- ставлении Положения о подразделении чрезвычайно важно, во-первых, пра- вильно распределить информацию по разделам документа, а во-вторых, про- следить, чтобы все функции, вьшолняемые подразделением, бьши обусловлены поставленными задачами, предоставленные права позволяли обеспечить реали- зацию всех возложенньк функций, а предусмотренные виды ответственности корреспондировали с поставленными задачами и возложенными функциями. Задача Создание рациональной системы подготовки (цель деятельности) документов в аппарате управления. Функции Унификация форм документов, (отдельные виды работ)разработка альбома унифицирован- ных форм документов, разработка и внедрение в практику работы Правил подготовки управленческих документов Права Требовать от работников аппарата управления соблюдения положений действующих инструкций, правил, положений при подготовке управленческих документов. Ответственность За подготовку документов с нарушением действующих норм, правил, положений. Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документа являются: — наименование организации; — наименование вида документа; — дата и номер документа; — место составления; — заголовок к тексту; — подпись; — гриф утверждения. 66 Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделе- ния, утверждаются руководителем организации. В процессе подготовки Положения о подразделениях проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами. Ви- зы проставляются на первом экземпляре документа, хранящемся в деле ор- ганизации. Задание 3.3. Составьте формуляр-образец «Положение о структурном подразделении». Должностная инструкция (ДИ) — правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и взаимоотношения с другими работ- никами и подразделениями, обеспечивающий условия для его эффективной работы. Если Вы собираетесь найти подходящего человека для определенной рабо- ты, Вы должны получить точное представление о характере самой работы, квалификации и качествах претендента, которые требуются для ее выполне- ния. Три этапа сбора такой информации: Анализ содержания работ. 2. Разработка должностной инструкции. 3. Составление спецификаций (требования к работнику). 67 Провести анализ содержания работы Подготовить ДИ. Если уже составлена ДИ, Вам необходимо убедиться в ее приемлемости Анализ содержания работы Должностная инструкция Подготовить описание типа исполнителя, требуемого для выполнения этой работы Требования, предъявляемые (определение навыков, качеств, квалификации и опыта претендента) к исполнителю Анализ содержания работы — это процесс систематического и подробного исследования содержания работ. Существует три основных подхода к про- ведению анализа работ: функциональный, поэлементный и метод ключевых действий (или ключевых областей). Для получения информации о работе используют такие методы, как интервью, наблюдение, дневники, справочники. Наиболее надежным источником инфор- мации является обсуждение вопросов с исполнителем и его непосредственным начальником. Возможно, их суждения будут различны: люди на различном уровне обычно преувеличивают важность своей работы, и вопросам, которые кажутся Вам несущественными, исполнители придают гораздо большее значе- ние. Всегда очень полезно выяснить негативные аспекты любой работы. Другим методом анализа содержания работы является использование переч- ней ключевых вопросов. В последнее время в России много внимания стало уделяться вопросам про- фессиографии. Это связано с решением такой трудоемкой и сложной про- блемы, как описание всех профессий рабочих и служащих с позиции требо- ваний к их психологическим характеристикам, т. е. профессиографирование рабочих мест. Для этого необходимо разработать единый классификатор профессий, в котором описание содержания труда по профессиям согласо- вывалось бы с описанием требований к интеллектуальным и личностным качествам работников. Созданием такого классификатора давно и достаточно продуктивно зани- маются на Западе. В США, например, в 1991 г. вышло уже 4-е издание Сло- варя названий профессий, включающего описание содержания труда более чем по 12 тыс. профессий. Составители проанализировали свыше 75 тыс. рабочих мест на предприятиях производственной и непроизводственной сфер в нескольких штатах США. Содержащиеся в словаре профессии имеют 9-значный код, в котором учи- тываются: отраслевая принадлежность профессии; сложность и характер труда, описываемый через компоненты: отношение к информации, отноше- ние к людям, отношение к вещам; алфавитный номер названия профессии. Работы по созданию аналогичного рода классификатора ведутся и в России. Специалисты отмечают, что разработке классификатора способствовало бы исследование структуры рабочих функций в рамках различных профессий в целях выявления общих для групп профессий и специфических для рабочих 68 мест функций и операций при сравнении их по сложности с присвоением соответствующей балльной оценки. Это позволило бы более обоснованно подойти к определению диапазона в оплате квалифицированного и неква- лифицированного, сложного и простого труда, более полно учесть различия в сложности труда в Единой тарифной системе. Враг «номер один» в нормальном управлении — неопределенность, неизвестность. Немецкий инженер Генрих Мария Заузе, приехавший работать по контракту в «Геркулес», просто- напросто бесился от того, что его никак и никуда не определили для работы, хотя «договорные день- ги» он получал исправно (Ильф И. и Петров Е. «Золотой теленок»). Величайшим дезорганизационным изобретением считается должность «без парусов и вертил» — че- ловек, занимающий ее, совершенно не представляет себе, что же ему нужно делать, чем заниматься. От него только требуется, чтобы он «ходил на работу». Одна из контрмер против этой разновидности врага «номер один» — разработка, использование и периодическое уточнение должностных инструкций, которые появились на Руси в петровскую эпоху. Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, преду- смотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделе- нии имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу. Список должностных инструкций для служащих и рабочих содержится в по- становлении Министерства труда РФ от 06.06.96 г. № 32 «Об утверждении разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик (требо- ваний) по общеотраслевым должностям служащих» и постановлении от г. № «Об утверждении тарифно-квалификационных характери- стик по общеотраслевым профессиям рабочих». В соответствии с разработанными Минтруда России «Рекомендациями по разработке должностных инструкций для должностей государственных слу- жащих федеральных органов исполнительной власти» (письмо Минтруда России от марта 1996 г. № 482-ВК) руководитель федерального органа исполнительной власти утверждает должностные инструкции для своих за- местителей и руководителей структурных подразделений, а также типовые должностные инструкции для остальных должностей. Конкретные должностные инструкции разрабатываются на основании типо- вых и примерных, утверждаются руководителем структурного подразделе- ния федерального органа исполнительной власти. На прилавках магазинов в последнее время появилось множество справоч- ников с образцами должностных инструкций. Однако с развитием производства, внедрением новых технологий может возникнуть необходимость создания инструкции для должности, отсутст- вующей в тарифно-квалификационном справочнике. В зависимости от категории, уровня и правового статуса работника должно- стные инструкции как локальные правовые акты могут иметь некоторые различия в названии вида документа и структуре текста. Например, для первого руководителя предприятия, его заместителей, глав- ных специалистов и для руководителей самостоятельных структурных под- разделений могут быть разработаны должностные положения, для рядовых 69 сотрудников и специалистов — должностные инструкции, а для работни- ков хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) — функциональные обя- занности. Несмотря на различия в названиях, цель создания всех этих разновидностей документов и их назначение остаются едиными, при их разработке соблю- даются единые требования. Должностные инструкции работникам в каждом структурном подразделении разрабатываются на основе Положения о под- разделении одновременно или по строго установленному графику, они со- ставляются по единой методике; должностные инструкции всегда конкрет- ны и фактически описывают конкретные рабочие места; пересматриваются они также в едином порядке в соответствии с изменениями структуры и штатной численности предприятия, а также после проведения аттестации. Значение должностной инструкции как организационного документа заклю- чается в том, что она позволяет: — рационально распределить функциональные обязанности между работ- никами; — повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет вве- дения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продол- жительности и календарных сроков их выполнения; — улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителем и подчиненными; — четко определить функциональные связи работника и его взаимоотно- шения с другими специалистами; — конкретизировать права работника в части подготовки и принятия управ- ленческих решений и использования ресурсов; — объективно применять меры воздействия; — повысить коллективную и личную ответственность работников за свое- временное и качественное выполнение функциональных обязанностей; — повысить эффективность морального и материального стимулирования работников; — организовать равномерную загрузку работников с минимальными поте- рями рабочего времени и перегрузки; — ускорить освоение новым работником своей работы, сократить период адаптации к коллективу и организации, дать ощущение, что его ждали, к его приходу готовились, тем самым повысить его мотивацию к работе и доверие к организации, помочь новичку избежать многих непониманий и ошибок; — снизить вероятность случайного ухода работника с предприятия; — планировать продвижение работника по служебной лестнице; — повысить престиж предприятия. Для единообразного порядка разработки, согласования и утверждения долж- ностных инструкций в организации целесообразно разработать «Положение о разработке, согласовании и утверждении Положения о структурном подраз- делении» или схему по нижеприведенному образцу. 70 разработки, согласования и утверждения должностных инструкций Наименование должности 1 Бухгалтер Начальник транспортной службы Должностное лицо (структурное подразде- ление), ответственное за разработку должностной инструкции 2 Отдел кадров Отдел кадров Должностное лицо (струк- турное подразделение), с ко- торым согласовывается должностная инструкция 3 Главный бухгалтер 2. Начальник юридическо- го отдела Начальник юридическо- го отдела Должностное лицо, ут- верждающее должно- стную инструкцию 4 Генеральный дирек- тор Генеральный дирек- тор Должностная инструкция, как правило, разрабатывается кадровой службой организации (отделом организации и оплаты труда). Однако ее могут разра- ботать и иные структурные подразделения. В том случае, если должностная инструкция составлялась кадровой служ- бой, проставляется подпись ее руководителя, а в случае составления иными структурными подразделениями — их руководителями. Утверждается документ руководителем вышестоящего структурного под- разделения (обычно это один из заместителей первого руководителя пред- приятия, начальник соответствующего управления или отдела). Должностные инструкции обычно пересматриваются 1 раз в пять лет (лучше 1 раз в три года) и обязательно уточняются ежегодно по итогам аттестации персонала структурного подразделения. Срок хранения утвержденных должностных инструкций в коммерческих ор- ганизациях — постоянный; в государственных и муниципальных органах они также хранятся постоянно по месту составления или по месту утвер- ждения, а в других структурных подразделениях — 3 года после замены но- выми. Обычно хранение оригиналов должностных инструкций осуществля- ет кадровая служба предприятия, а заверенные копии используются в теку- щей работе структурных подразделений. Третий этап — составление требований к тому типу исполнителей, кото- рый необходим для выполнения работы. Эти требования могут быть отра- жены в одном из разделов должностной инструкции. В разделе спецификации (или определения требований к работникам) следу- ет выбрать возможные виды требований: — профессиональные; — личностные; — биографические; — ситуативные. К профессиональным относятся требования к образованию, конкретным на- выки и умениям, стажу работы, наличию официальных документов, под- тверждающих уровень квалификации (диплом, лицензия). Профессиональ- ные требования должны быть тесным образом связаны с ключевыми облас- тями данной должности и содержанием работы. К личностным требованиям относятся: внешний вид, интеллектуальный уровень, черты характера и способности. 71 Биографические и ситуационные требования определяются спецификой предприятия и должности. Это могут быть требования к возрасту, полу, се- мейному положению, месту жительства, наличию судимости и др. При их определении нужно стараться различать необходимые и желатель- ные качества, а также не забывать о том, что требования должны быть реа- листичны. В последнее время специалисты по управлению персоналом рекомендуют вносить изменения и дополнения в должностную инструкцию и в Положе- ние о структурном подразделении. Делать это можно следующим образом: на последнем листе документа, под подписью должностного лица, ответст- венного за составление документа, печатается таблица: Изменения и дополнения № пункта Новая редакция Распорядительный документ, его дата и номер В первой графе указывается номер пункта документа, в который вносят из- менения или дополнения, во вторую — вносится новая редакция изменяемо- го или дополняемого пункта, в третью — правовое основание внесения из- менений — название, дата и номер распорядительного документа. Необходимо отметить, что в конкретной деятельности учреждения стремле- ние к жесткой регламентации деятельности подразделений и работников ни в коей мере не должно исключать творческого отношения к делу. Порядок оформления должностной инструкции определяется требованиями государственного стандарта на организационно-распорядительную доку- ментацию ГОСТ Р 6.30 -2003. Первый лист должностной инструкции оформляется по образцу общего бланка предприятия, т. е. с изображением его логотипа, указанием полного наименования и организационно-правовой формы. Обязательными на должностной инструкции являются визы кадровой служ- бы, юрисконсульта предприятия или соответствующего управления, а при необходимости — также визы заинтересованных структурных подразделе- ний и должностных лиц, с которыми осуществляется сотрудничество. На экземпляре должностной инструкции, который хранится в структурном подразделении, ежегодно проставляются отметки об ознакомлении работни- ка с установленными в ней требованиями. Отметка об ознакомлении оформляется по образцу визы (должность, под- пись, дата) и должна быть обязательно проставлена (в порядке напомина- ния) перед очередной аттестацией сотрудника в сроки, которые всегда кон- кретно устанавливаются в Положении об аттестации персонала. Как и в случае с положением о подразделении, типовая схема построения должностной инструкции нормативно не закреплена, поэтому можно гово- рить лишь о выборе наиболее целесообразной структуры должностной ин- струкции из тех, что выработаны практикой: — Общие положения. — Цель. — Должностные обязанности. — Права. 72 — Ответственность. — Взаимоотношения. Связь по должности. — Условия оплаты труда. — Показатели оценки работы. Дополнительными разделами в структуре текста могут являться: — Организация работы (если сотруднику устанавливается особый или ин- дивидуальный график работы или предоставляется право самостоятельно организовать и планировать свой рабочий день). — Порядок утверждения и внесения изменений (если он отличается от обыч- ного или требует особого утверждения органами управления предприятием, в т. ч. для руководителей, их заместителей, главных специалистов и т. п.). — Контроль, проверка и ревизия деятельности (в должностных инструкциях материально ответственных лиц этот пункт становится обязательным). Допускается и несколько уточненные названия обязательных разделов, отра- жающие специфику конкретного предприятия. Так, взаимоотношения и связи по должности могут быть выделены в раздел с названием «Информация и до- кументация», раздел с условиями оплаты труда может быть назван «Компен- сация за труд», а показатели оценки работы могут быть сформулированы в разделе «Аттестация и оценка деятельности». Такие уточнения названия обычно даются разделам текста в должностных положениях руководителей. В функциональных обязанностях текст может не делится на самостоятель- ные разделы. В его пунктах обычно последовательно перечисляются форму- лировки основных операций, которые работник выполняет по определенной и утвержденной на предприятии технологии, устанавливается его непосред- ственное подчинение, кратко формулируются права и ответственность. Логика изложения текста и состав информации в каждом разделе определя- ются назначением должностной инструкции как локального правового акта и одного из организационных средств управления персоналом на предприятии. В разделе «Общие положения» необходимо сформулировать и закрепить следующий состав информации: — полное наименование должности (точное наименование в соответствии со штатным расписанием с указанием категории работника), место в системе управления, основная задача деятельности (в соответствии с одной из ос- новных задач структурного подразделения). Категория должности определя- ется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабо- чих, должностей служащих и тарифных разрядов Для обозна- чения места в системе управления обычно используют принятые при разра- ботке Положений о персонале названия должностей по внутренней градации персонала предприятия: руководители; должностные лица; специалисты; со- трудники / работники / рабочие и служащие; — в чьем непосредственном подчинении находится работник (дополни- тельно — кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица); — порядок назначения на должность и освобождения от нее (приема и уволь- нения — для рядовых работников предприятия); — порядок замещения в случае временного отсутствия работника (закрепляется схема взаимозаменяемости или перераспределения обязанностей, в т. ч. и поря- док приема-передачи дел материально ответственными лицами); 73 — как организуется работа — самостоятельно работником, в соответствии с планом работы структурного подразделения или по утвержденному руково- дством предприятия по представлению непосредственного руководителя гибкому или специальному графику работы (или в ином порядке); — установлен ли работнику ненормированный рабочий день (если его дол- жность, специальность или профессия включены в утвержденный приказом руководителя предприятия Перечень должностей, специальностей и профес- сий с ненормированным рабочим днем); — входит ли работник в состав какого-либо коллегиального органа по долж- ности (для руководителей особенно важно закрепить их членство в аттестаци- онных, квалификационных, бюджетных, кадровых и т. п. комиссиях, а для ря- довых сотрудников — возможность их включения в состав комиссий по прие- му-передаче дел, проведению инвентаризации, списанию имущества и других); — чем сотрудник руководствуется в своей деятельности (обычно в списке нормативов указывают действующее законодательство, документы органов управления предприятием, действующие нормативные и технологические до- кументы, правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структур- ном подразделении и конкретной утвержденной должностной инструкцией); — чьи устные и письменные распоряжения выполняет (дополнительно к распоряжениям непосредственного руководителя или в его отсутствие); — квалификационные требования (особенно — к образованию и стажу работы). Этот пункт разрабатывается на основе положений раздела «Требования к квали- фикации» квалификационньк характеристик по должностям служащих. Однако в общих положениях «Квалификационного справочника должностей руководи- телей, специалистов и других служащих» (постановление Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 г. № 37) определено, что лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в требова- ниях к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и вы- полняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии, в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности так же, как имею- щие специальную подготовку и стаж работы. В характеристиках должностей специалистов предусматривается в пределах одной и той же должности без изменения ее наименования внутридолжностное категорирование по оплате труда. Квалификационные категории по оплате труда устанавливаются руководителем организации. При этом учитывается: — степень самостоятельности работника при выполнении должностных обя- занностей; — отношение к работе; — эффективность и качество труда; — профессиональные знания; — опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по спе- циальности; — другие факторы; — что должен знать работник (в должностной инструкции могут быть сфор- мулированы по усмотрению руководителя следующие подпункты: краткий перечень общих требований к знаниям в соответствии с типовой квалифика- ционной характеристикой специальности; типовой перечень знаний, необхо- димых для замещения типовых для данного предприятия должностей; кон- 74 кретно сформулированы перечень знаний и умений, необходимых сотруднику для замещения должности в конкретном структурном подразделении на опре- деленном рабочем месте и т. п.). Формулировки квалификационных требований и требований к знаниям в должностных инструкциях не всегда являются обязательными; их допуска- ется формулировать в общем виде, а иногда и совсем не указывать (особен- но в документе, который называется «Функциональные обязанности»). В разделе «Цель» требуется точное, краткое и недетализированное объясне- ние того, почему работа существует. Информация может быть получена на основании ответов на следующие вопросы: — почему работа существует? — каким целям компании отвечает эта должность? — что для этого должен сделать работник? Изложение цели не должно включать в себя ни описание того, как осущест- вляется деятельность, ни длинного обзора операций и проблем. В разделе «Функции» следует перечислить основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями (или одним из направлений) дея- тельности структурного подразделения. В формулировках необходимо четко отразить вклад сотрудника в достижение главной задачи, перспективных и те- кущих задач структурного подразделения; указать, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в выполнении каких принимает участие. Логика изложения текста должна соответствовать логике изложения соот- ветствующего раздела в тексте Положения о структурном подразделении, где работает сотрудник. Раздел «Должностные обязанности» строится в зависимости от логики и структуры текста предыдущего раздела и обычно включает перечисление работ, операций и той технологии, которые выполняются сотрудником еже- дневно или с большой периодичностью. Этот раздел должностной инструкции разрабатывается на основе раздела «Должностные обязанности» квалификационных характеристик по должно- стям служащих. Должностные обязанности целесообразно объединять в однородные группы в соответствии с функциями работника, причем в начале текста необходимо перечислить должностные обязанности, которые он выполняет самостоя- тельно, а в заключение — те, которые выполняются им в сотрудничестве или кооперации с другими. Для удобства представления должностных обя- занностей текст этого раздела может быть разделен на две части: «3.1. Работник выполняет самостоятельно... 3.2. Работник участвует в...». Регламентация должностных обязанностей работника в тексте должностной инструкции может излагаться и в последовательности, соответствующей реа- лизации им общих управленческих функций, например: планирование — принятие решения и оперативное управление — контроль и регулирование — учет и отчетность. Критерии хорошо составленного перечня обязанностей основываются на следующих посылках: 75 — обязанности нацелены на ключевые результаты работы; — обязанности описывают конечные результаты, они говорят «что», а не «как»; — обязанности формулируются таким образом, чтобы выделить действие, которое ведет к конечному результату; — каждое определение обязанности подытоживается четким конечным ре- зультатом, несколько конечных результатов не объединяются в один пункт; — если содержание работы не меняется, то основные обязанности остаются постоянными; но если они изменяются, то меняется и суть работы. Определения основных обязанностей должны формулироваться таким обра- зом, чтобы они автоматически приводили к мысли об оценке работы со- трудника. К примеру, лучше отметить: «достигает определенных целей по прибыли», чем «увеличивает прибыль». Первое определение предполагает оценку достижений в получении прибыли, в то время как второе такой оценки не содержит. Примером определения обязанностей является следующее: «разрабатывает бюджет капиталовложений и смету расходов, которые отвечают требованиям планируемого роста». Если разбивать это на основные компоненты, то эту ответственность можно выразить так: — глаголы действия — «разрабатывает»; — функция — «бюджет»; — конечные результаты — «отвечает требованиям планируемого роста». В необходимых случаях раздел о собственно должностных, функциональ- ных обязанностях может быть дополнен универсальными формулировками обязанностей любого работника предприятия, которые обычно вносятся в типовой текст контракта. Это — обязанности честно и добросовестно вы- полнять работу; содержать находящееся в пользовании имущество в целости и сохранности; всемерно способствовать формированию и укреплению бла- гоприятного морально-психологического климата в коллективе; хранить коммерческую тайну и др. Раздел «Права» обычно строится по следующей логической схеме: Права работника на самостоятельное принятие решений. 2. Права на получение информации, в том числе и конфиденциальной, кото- рая необходима работнику для реализации его функций и эффективного ис- полнения обязанностей (кроме простого перечисления конфиденциальных сведений, возможно и установление процедуры доступа работника к ним, особенно если эти сведения относятся к коммерческой тайне предприятия). 3. Права на контроль (перечисление вопросов и действий, контролировать исполнение которых имеет право работник, выполняя свои функциональные обязанности, или по поручению руководителя). 4. Права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы конкретных видов (особенно тщательно следует регламентировать право подписания документов, направляемых во внешние организации от имени предприятия). В необходимых случаях в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников, а не только права по должности: права на все 76 виды установленной компенсации за свой трудовой вклад; на комфортные условия труда; на повышение квалификации и максимальную реализацию своих профессиональных потребностей; на условия для развития и поддер- жания профессиональных потребностей работника, право на рост карьеры, участие в профессиональных ассоциациях и других общественных органи- заций, не запрещенных законодательством РФ. Логика изложения текста в разделе «Ответственность» предусматривает закрепление в должностной инструкции прежде всего ответственности за нарушение действующего законодательства, за нарушение требований орга- низационно-правовых и других документов, которые могут быть допущены при реализации прав, основных задач и обязанностей, а затем и ответствен- ности за задержку исполнения или неисполнения обязанностей и за непол- ное использование прав. В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность работника по должности, которая должна быть оформлена соответствую- щим дополнительно заключаемым договором. Предусматриваются и конкретные формулировки об ответственности за не- соблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических докумен- тах предприятия, нарушение сроков выполнения работы, предусмотренных нормативами, отказ от применения передовых приемов работы и имеющих- ся технических средств, отказ выполнять письменные и устные распоряже- ния и указания руководителя и др. В должностные инструкции руководителей структурных подразделений це- лесообразно также включать пункты об ответственности за некорректное отношение к подчиненным, а в должностные инструкции сотрудников под- разделений — пункты о нарушении субординации. При формулировании пунктов об ответственности не следует злоупотреб- лять словами с отрицанием не-, т. к. они придают негативный смысловой от- тенок соответствующему пункту текста в целом. Составляя текст раздела, необходимо помнить и о том, что число конкретно сформулированных пунктов в нем не должно превышать количества пунк- тов в предыдущем разделе «Права», а оптимальным считается примерно равное соотношение объемов представленных прав и ответственности. Раздел «Взаимоотношения. Связь по должности» должен содержать регла- ментацию информационно-документационных связей работника, которые он осуществляет для достижения цели деятельности предприятия, а также главной, перспективных и текущих задач структурного подразделения и для эффективного исполнения своих должностных обязанностей. В начале раз- дела обычно указывают связи внутри предприятия, а затем — связи в внеш- ними организациями. Если взаимоотношения и связи сотрудника хорошо отлажены на уровне до- кументов (или обмена информацией), то текст раздела возможно предста- вить в форме одной или нескольких таблиц с заголовками: «Работник передает»; «Работник получает». В графах таблицы указывают наименование структурного подразделения, вид документа (или содержание информации, форма представления), срок, периодичность. 77 В текст раздела целесообразно также включать названия и формы журналов или картотек, которые ведутся с целью учета, контроля и лучшей организа- ции работы, а также названия баз данных, которые сотрудник ведет на рабо- чем месте для упорядочивания и систематизации своего информационного фонда. Раздел «Условия оплаты труда» — раздел, в котором могут быть закреплены как общие показатели оценки деятельности (регламентируются Положением об аттестации работников предприятия), так и конкретные, установленные непосредственным и вышестоящими руководителями, а также закрепленные во внутренних нормативных и технологических документах предприятия. К числу общих показателей могут быть отнесены также полнота реализации закрепленных за работником задач, должностных обязанностей и предос- тавленных прав; качество составления и оформления документов; отсутст- вие ошибок и служебных нарушений; отсутствие жалоб, претензий и наре- каний со стороны руководителей; своевременность выполнения должност- ных обязанностей, соблюдение сроков исполнения поручений и указаний руководства, например составление в срок, представление в срок, и другие показатели оценки исполнительской дисциплины. Задание 3.4. Представьте себе, что Вам вскоре предстоит заняться другой работой и на Ваше место необходимо найти нового человека. Перед Вами поставлена задача провести анализ содержания Вашей нынешней работы. Используйте следующие параметры: Пункты ответственности Рабочие взаимоотношения Требования, предъявляемые работой Условия труда Проверка выполнения работы 78 Помог ли Вам данный анализ составить четкое и подробное представление о Вашей работе? Если нет, то какой информации Вам не хватает и как ее можно было бы получить? Существуют ли какие-нибудь дополнительные параметры, которые имело бы смысл включить в пе- речень контрольных вопросов для анализа содержания работы в Вашей организации? Задание 3.5. Какими документами необходимо руководствоваться при составлении долж- ностной инструкции? Задание 3.6. Одним предложением сформулируйте цель структурного подразделения, в ко- тором Вы работаете. Библиографический список 1. Акционерное общество: Сборник типовых организационно-распорядительных документов.— М.: Рос. юрид. изд. дом, 1994. 2. Волкова К. А., Казакова Ф. Симонов А. С. Государственное предприятие. Структура. Положе- ние. Должностная инструкция: Справочное М.: Экономика, 1990. 3. Егоршин А. П. Управление персоналом.— Нижний Новгород, 2002. 4. Иритикова В. С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Управление персона- лом.— № С. 70—75. 5. Катков В. Новые требования к положениям о подразделениях и должностным инструкциям // Управление персоналом.— № 1.— С. 6. Кузнецова Т. В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело.— 1999.— 7. Янковая В. Ф. Документы, регламентирующие деятельность структурного подразделения (Положение о подразделении, должностные инструкции) // Делопроизводство.— № 1.— С. 79 |