Документоведение и делопроизводство - Учебник. Учебнометодический комплекс для дистанционного обучения по специальности Государственное и муниципальное управление
 Скачать 1.42 Mb.
|
|
151 Внутри номенклатуры дел заголовки располагаются в определенной после- довательности, с учетом важности документов и их взаимосвязи. Норматив- но-методические материалы по составлению номенклатуры дел рекоменду- ют сначала помещать в нее дела с организационно-распорядительными до- кументами директивных и вышестоящих органов, затем дела с организаци- онной документацией, далее дела с организационно-распорядительными до- кументами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллеги- альных органов). За этой группой дел располагают дела с планово-отчет- ными документами (годовые, квартальные, месячные) и переписку. Задание 6.6. Какие виды номенклатуры дел разрабатываются организациями? Задание 6.7. Какие требования предъявляются к заголовкам дел? Определение сроков хранения документов и дел Сроки хранения документов и дел устанавливаются на основе типовых и ве- домственных перечней документов со сроками хранения. Одним из основ- ных документов для определения сроков хранения является «Перечень ти- повых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, мини- стерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указа- нием сроков хранения». Кроме этого, негосударственным учреждениям следует руководствоваться следующими методическими рекомендациями: — отбор на государственное хранение управленческих документов, обра- зующихся в деятельности негосударственных организаций (новых хозяйст- венных структур); — управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций. Сроки хранения из типовых и ведомственных перечней переносятся в но- менклатуру дел организации. Можно изменить установленные сроки, но только в сторону их увеличения. В том случае, если в действующих перечнях отсутствуют сроки хранения документов, имеющихся в организации, сроки их хранения определяются экспертной комиссией организации. В том случае, если организация переда- ет документы на государственное хранение, эти сроки согласовываются с экспертной комиссией архива. 152 Сроки хранения документов проставляются в 4-й графе номенклатуры дел. При этом делается ссылка на порядковый номер статьи по перечню. В графе «Примечания» указывается название используемого перечня. Изучение состава и содержания документов Номенклатура дел структурного подразделения после редактирования и со- гласования с архивом учреждения одобряется экспертной комиссией (ЭК) и визируется руководителем структурного подразделения. Номенклатура дел учреждения рассматривается и одобряется ЭК учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, согласовывается с государ- ственным архивом, куда поступают документы на государственное хранение, и на завершающем этапе утверждается руководителем учреждения. Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, его но- менклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей организации. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года. Если функции и задачи учреждения не меняются, номенклатура может оставаться в течение нескольких лет без изменений. Однако не реже одного раза в пять лет она подлежит пересоставлению и согласованию заново. Номенклатура дел подписывается составителем, архивистом и утверждается руководителем предприятия. Составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутрен- ней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. Образец оформления номенклатуры дел предприятия ISB Наименование предприятия НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 04.01.2002 № на 2003 год УТВЕРЖДАЮ Руководитель предприятия Подпись И.О.Фамилия 05.01.2002-04-16 Индекс дела Заголовок дела (тома) Кол-во дел (то- мов) Срок хранения де- ла (тома) и статьи по перечню Примечание 1. 1-1 1-2 Учредительный договор предпри- ятия Устав предпри- ятия 1 1 постоянно, ст. 37 Референт Зав. архивом И.О.Фамилия И.О.Фамилия В 2003 г. заведено дел (цифрами и прописью) Референт Зав. архивом И.О.Фамилия И.О.Фамилия 153 6.5. Подготовка дел к сдаче в архив 6.5.1. Экспертиза ценности документов В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управле- ния появляется возможность проведения оценки ценности документной ин- формации, циркулирующей в любой системе управления. Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Именно регистрация наиболее тесно связана с изучением ценности документов • для определения сроков хранения. Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов». Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинает- ся в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать состав- ление номенклатуры дел, когда предопределяются сроки хранения созда- ваемых документов. Вторым этапом является определение экспертизы ценности уже самих до- кументов. И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив. Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений. Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в Основных правилах ведомственных архивов. ЭК создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт ра- боты и хорошо знающих отрасль, а также заведующих канцелярией, ведомст- венным архивом, руководителей бухгалтерии и отдела кадров. Возглавлять ко- миссию должен один из руководящих работников организации. Экспертиза научной и практической ценности документов должна прово- диться систематически. В начале года сотрудники структурных подразделе- ний, ответственные за формирование и хранение дел, просматривают и от- бирают документы для дальнейшего хранения, а с истекшими сроками хра- нения — для уничтожения. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью спе- циально разработанных и утвержденных архивными учреждениями переч- ней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов. Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавли- вают сроки хранения документации, типичной для большинства учрежде- ний, и отражают общие функции и вопросы их деятельности. В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько ви- дов типовых перечней: «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомите- тов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предпри- ятий, с указанием сроков хранения»; 154 «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы»; «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в госу- дарственные архивы». На базе типичных перечней разрабатываются министерствами и ведомства- ми перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавлива- ются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т. д. Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать но- менклатуру дел, т. к. в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней. Срок хранения исчисляется на 1 января года, следующего за годом окончания дела. Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов. Поэтому необходим анализ фактического содержания дела путем его полистного просмотра, ре- зультат которого может привести к необходимости переформирования дела, выделению документов постоянного и временного хранения. В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел: — постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государ- ственный архив; — длительного пользования в архиве учреждения (свыше 10 лет); — временного хранения (до лет); — подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения. Задание 6.8. Дайте определение экспертизы ценности документов. 6.5.2. Формирование дел и передача их на архивное хранение Формирование дел — это группировка исполненных документов в дела в со- ответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формирование дел осуществляется в каждом учреждении и должно отвечать следующим основным требованиям: — документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; — подлинники отделять от копий; — годовые планы и отчеты — от квартальных и месячных; — утвержденные штатные расписания предприятия — от проектов; — включать в дело по одному экземпляру каждого документа. 155 В зависимости от сроков хранения осуществляется полное или частичное оформление дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правиль- ность оформления — не попали ли документы с постоянным сроком хране- ния, они остаются на скорошивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Основное внимание сосредоточивается на делах постоянного, долговремен- ного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с требованиями «Государственной системы документацион- ного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает: — перегруппировку всех документов в деле в прямой хронологической по- следовательности (с января по декабрь); — нумерацию листов; — составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела; — составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; — подшивку или переплет дела; — оформление всех реквизитов обложки дела. Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомст- венный архив. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заве- ренные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов. В дело не помещают документы, не соответствующие заголовку дел, непра- вильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подле- жащие возврату, черновики. В дела группируют документы одного документационного года. Исключе- ния составляют: — переходящие и судебные дела; — личные дела, которые формируются в течение всего периода работы дан- ного лица в учреждении; — учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (она фор- мируется за учебный год). Приложения большого объема подшиваются в отдельные тома; небольшие приложения присоединяются к документам, к которым они относятся. Отдельно группируются экземпляры документов, размноженных массовым ти- ражом (обзоры, сводки, бюллетени и т. д.), получаемые для сведения из других учреждений, некоторые первичные наряды и т. п.) и другие документы. При большом числе документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или более узким вопросам. Например, дело «Переписка по 156 вопросам поставки металла» можно разделить на три дела: «Переписка по вопросам проката», «Переписка по вопросам поставки проката», «Пере- писка по вопросам поставки арматуры и проволоки». Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности. От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытия хода и полноты решения вопросов. Основные принципы расположения документов внутри дел: вопросный, хро- нологический, алфавитный, нумерационный. Чаще других используют вопросный (вопросно-логический) принцип, со- гласно которому документы располагаются в делах в логической последова- тельности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов. При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авто- ров, называния учреждений-корреспондентов, наименования администра- тивно-территориальных единиц, объектов, предметов и т. д. При нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т. п.). Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и хро- нологии с относящимися к ним приложениям. Приказы по вопросам основной деятельности учреждения и по личному составу группируются отдельно. Документы в личных делах размещают в такой последовательности: — внутренняя опись документов; — заявление о приеме на работу; — направление, представление; — анкета, листок по учету кадров; — автобиография, резюме; — документы об образовании; — выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; — контракт. Далее документы в личных делах располагают в хронологическом порядке по мере их поступления: — приказ о перемещении, увольнении; — дополнение к личному листку по учету кадров; — дополнение к личному листку по учету поощрений; — справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме спра- вок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второ- степенного значения, которые группируются отдельно от личных дел). Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоятельные дела в пределах года и располагают по алфавиту фамилий. Переписку группируют в дела за период календарного учебного года и сис- тематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ под- шивают за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициатив- ным документам. 157 При возобновлении переписки по определенному вопросу документы вклю- чаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу. Переписку с правительственными и вышестоящими учреждениями группи- руют по конкретным вопросам. Документы коллегий группируют в два дела: протоколы и решения коллегий и документы к заседаниям коллегий (повестка дня, доклады, справки, за- ключения, проекты решений и другие документы). Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизи- руются по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, от- носящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности ре- шения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшива- ется инициативный, а затем другие документы. Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям дея- тельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологиче- ской последовательности. Документная информация на машинных носителях данных, имеющая дол- госрочное значение, определяемое по соответствующим статьям перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел. Основной единицей организации учета и хранения документной информации на ма- шинных носителях данных является файл данных. В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внут- ренней структуре базы данных. При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержа- ние файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в но- менклатуре дел. Написание заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленной номенклатуры дел. В этих случаях достаточно перенести заго- ловок из номенклатуры дел на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепки (булавки, скрепки) и в конце каждого дела обязательно вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи и, в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись, бланки форм внутренней описи. Затем дело подшивается в твердую папку (обложку) в 4 прокола или пере- плетается. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения до- кументов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют арабскими цифрами валовой нуме- рацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графи- ческим карандашом или нумератором. Индекс дела проставляется в соответ- ствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела, кото- рый является и поисковым признаком. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каж- дому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи и другие специфиче- ские документы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. 158 Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела про- водится перенумерация. надпись помещается в конце дела. Она составляется в деле на отдельном листе-заверителе для учета количества листов в деле и фикса- ции особенностей их нумерации. В ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» коли- чество листов внутренней описи (если она есть). В заверительной надписи оговариваются количество пронумерованных листов; номера листов с на- клеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера кон- вертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Заверительная надпись подписывается ее составителем. ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № В деле подшито (вложено) и пронумеровано 45 (сорок пять) листов, (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы 47а, пропущенные номера + листов внутренней описи (цифрами и прописью) Особенности физического состояния мирования дела 1 Разрыв и склейка Номера листов 2 138 Наименование должности лица, составившего заверительную надпись подпись И.О.Фамилия Дата |