Документоведение и делопроизводство - Учебник. Учебнометодический комплекс для дистанционного обучения по специальности Государственное и муниципальное управление
 Скачать 1.42 Mb.
|
|
f Регистрация (журнал, картотека) Передача документов заместителям директора Подшивка документов в дело 136 6.2. Регистрация документов в организации Основой построения поисковых систем является регистрация тов — «запись учетных данных о документе по установленной форме, фик- сирующая факт его создания, отправления или получения». Главное назна- чение регистрации — придание документу юридической силы, подтвержде- ние факта его создания или поступления. Регистрация необходима для: — учета и сохранности документов; — организации справочной работы; — организации контроля исполнения. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче докумен- та из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. При регистрации документов руководствуются следующими основными справочными материалами: — перечнем документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (ката- логи, журналы, брошюры, извещения, приглашения на встречи, программы конференций и т. д.); — перечнем структурных подразделений с их условными обозначениями; — номенклатурой дел; — классификатором документов. На практике находят применение три системы регистрации документов: — централизованная, при которой регистрация всех документов организа- ции производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-референта; — децентрализованная, при которой регистрация документов осуществля- ется в журналах по месту их разработки или исполнения, т. е. в структурных подразделениях; — смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентра- лизованной систем. Практика показывает, что наиболее эффективной является последняя. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из феде- ральных и местных органов власти или направляемая в их адрес, важнейшие внутренние документы, а также предложения и жалобы граждан. Наибольшее распространение получили две формы регистрации докумен- тов: журнальная и карточная. В регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения: — дата получения; — входящий номер; — дата документа; — индекс документа; — регистрационный номер документа; — автор документа; — заголовок; 137 — резолюция; — срок исполнения; — исполнитель; — ход исполнения; — номер дела (куда документ помещен после исполнения). Организация имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается коли- чество листов, наличие приложений и т. д. Журнал регистрации входящих документов Индекс (номер) документа Дата докумен- та Автор доку- мента Краткое со- держание (за- головок) Исполни- тель исполни- теля При- меча- ние Дата поступления документа Журнал регистрации исходящих документов Индекс (номер) до- кумента Адрес (кому) Краткое содержа- ние (заголовок) Исполнитель Примечание Дата поступления документа При журнальном способе регистрации многократно учитывается один и тот же документ при его прохождении по инстанциям, что приводит к заметным потерям рабочего времени. При его использовании невозможна механизация процессов учета, справочной работы и контроля исполнения. Поэтому жур- нальная система может быть эффективно использована только в организациях с небольшим документооборотом — до 1 000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особой сохранности. Листы журнала, начиная со второго, нумеруются в правом верхнем углу. Все листы прошиваются прочными нитками, их концы выводятся на по- следний пронумерованный лист с обратной стороны и склеиваются бумаж- ным квадратом, в середине которого ставится печать организации. Правиль- ность оформления заверяется надписью: данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью... листов», которая размещается на оборотной стороне последнего пронумерованного листа. Надпись подпи- сывает делопроизводитель или секретарь. После последней регистрационной записи в журнале делается, например, следующая надпись: данном журнале зарегистрировано 120 документов в № 1 по 120. Случайно пропущены номера 5 и 80», указывается название должности, подпись и расшифровка подписи делопроизводителя. Все регистрационные журналы имеют номер по номенклатуре дел. Оформле- ние обложки журнала включает название журнала, наименование организа- ции, регистрационный номер по номенклатуре дел, который размещается в верхнем правом углу обложки. В правом нижнем углу указывается дата нача- ла и дата окончания журнала в соответствии с числами первого и последнего зарегистрированных в журнале документов в пределах календарного года. Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкции по делопроизводству. 138 Карточка имеет две стороны: лицевую и оборотную. Обычно изготавливается из плотной бумаги формата А5 или А6 и может заполняться как рукописным, так и механическим способом. Для более быстрой ориентировки в массе кар- точек можно применять цветовые различия по категориям документов. Использование оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек (РКК) определяется самой организацией. Образец регистрационной карты 5, 8, Корреспондент (автор) Номер документа Дата документа Краткое содержание Резолюция и кому направлен документ Срок исполнения 19,20,21,22,23,24,25, Дата поступления 26,27,28,29,30,31,32 Входящий номер Оборотная сторона Исполнитель Дата Кем подписан Исходящий номер Номер дела Отметка об исполнении Рассылка Фонд № Опись № Дело № Количество листов Календарная шкала карты служит для контроля за сроком исполнения доку- мента — на ней отмечается дата исполнения. Количество экземпляров карт, заводимых на каждый документ, определяет- ся его содержанием и маршрутом движения. Инициативные и ответные до- кументы, связанные единством индекса, регистрируются на одной карте, т. е. данные ответного документа будут зафиксированы в карте, на которой ранее был зарегистрирован инициативный документ. Например, входящий номер 200/01-15, исходящий — 500/01-15. В настоящее время начинает использоваться современная автоматизиро- ванная форма регистрации. Компьютерная регистрация документов позволяет: — внести значительно больше сведений о документах, учитывающих спе- цифику организации; — организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию до- кументов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации; — организовать на основе базы данных информационно-справочную работу; — организовать эффективный контроль за исполнением документов. В соответствии с регистрационными данными документа наибольшее рас- пространение в ИПС находят следующие классификаторы: 139 — название документа — классификатор названий документов; — автор (корреспондент) — классификатор корреспондентов; — заголовок документов или его краткое содержание — классификатор во- просов деятельности организации; — резолюция — классификатор исполнителей; — отметка об исполнении — классификатор результатов исполнения доку- ментов; — адрес хранения — номенклатура дел. Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обо- значений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистри- руемого массива, как правило, за год. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т. д. и служат целям облегчения поиска. Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы и др.), служит порядковый номер в пре- делах регистрируемого массива. Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, переписка и др.), служит порядковый реги- страционный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа. При необходимости выделения части документов из единого регистрационно- го массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные дан- ные, переносится в регистрационные формы. После учета документов регистрационные карты помещаются в контроль- ные и учетно-информационные картотеки, составляющие основу справочно- го аппарата к служебным документам. Справочная картотека делится на две части — на неисполненные и исполнен- ные документы. Первая часть картотеки служит для поиска документов в про- цессе его исполнения по корреспондентам, исполнителям или срокам исполне- ния. Вторая строится по производственно-отраслевой схеме, отражающей на- правление, функции, вопросы и участки работы данной организации. Схемой систематизации карточек может служить номенклатура дел. Такая картотека должна охватывать совокупность регистрируемой входящей, исходящей и внутренней документации организации или структурного подразделения. Глав- ный поисковый признак документа — его содержание. Разделы и рубрики кар- тотеки будут соответствовать разделам и статьям номенклатуры дел. Последо- вательность делений картотеки также определяется номенклатурой дел. Карты из разделов первой части по мере исполнения документов с простав- ленными в них необходимыми отметками перемещаются в соответствую- щий раздел и рубрику второй части картотеки. На некоторые специфические группы документов можно заводить отдельные картотеки, например карто- теки приказов. 140 Задание 6.3. В чем преимущество автоматизированной системы регистрации документов? 6.3. Контроль за исполнением документов Контроль за исполнением документов и принятых решений — ключевая функция управления. Массив контрольных сведений входит в состав ин- формационно-поисковой системы организации. Цель контроля — содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходи- мой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, кон- кретных сотрудников. В основе построения технологических процедур контроля исполнения доку- ментов лежит применяемая в учреждении система регистрации документов и ведения справочно-информационного банка данных по документам (традици- онная, автоматизированная и смешанная). При любой из указанных техноло- гических систем состав и содержание процедур контроля единообразные. В технологическом процессе контроля выделяются четыре основных после- довательно выполняемых этапа: — этап постановки документов на контроль; — этап ведения контроля; — этап снятия документов с контроля; — этап анализа исполнительской дисциплины. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий ме- сяц. В последних числах месяца (за дня) эти карточки будут расставле- ны по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают кар- точки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Начало контрольной операции совпадает с моментом регистрации посту- пившего документа или созданного внутреннего документа учреждения. Зарегистрировав полностью документы, секретарь расставляет карточки по срокам исполнения, т. е. ставит каждую карточку на то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно запи- сывать на регистрационную карточку и устные поручения руководства. На самом документе, поставленном на контроль, на левом поле на уровне заголовка ставится отметка о контроле. Ее цель — напоминание исполните- лю, что документ контролируется. 141 Расстановкой карточек в сроковой картотеке завершается первый этап веде- ния контроля. Второй этап — ежедневная проверка исполнения. Одна из главных обязан- ностей секретаря в начале рабочего дня — вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т. п. Продление срока исполнения документа допускается с разрешения учреж- дения или руководителя, установившего этот срок. Секретарь обязан вносить в карточку все существенные моменты хода ис- полнения документа: передачу документа из одного структурного подразде- ления в другое, от исполнителя к исполнителю, изменение сроков исполне- ния. Необходимо ввести такой порядок организации работы с документами, чтобы все перемещения документов в организации шли только через секре- таря или с обязательным уведомлением секретаря о том, что документ пере- дан другому работнику. Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого он возьмет карточки на задания, срок исполнения кото- рых истекает через 3 дня, и предупредит об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Третий этап — это снятие документа или задания с контроля. Когда доку- мент исполнен, на обратной стороне карточки указывается, как решен во- прос, за каким номером и когда отправлен документ (т. е. проставляется от- метка об исполнении). Это завершающий этап технической операции срокового контроля. Доку- мент считается исполненным только тогда, когда полностью выполнены по- ставленные в документе или указанные в резолюции задания. Обычно доку- мент снимается с контроля по указанию тех должностных лиц, которые по- ставили его на контроль. Если в процессе решения вопроса документ пере- давался от одного исполнителя к другому, все это должно найти отражение на оборотной стороне карточки и показать, как и кем вопрос решался. Четвертый этап — после снятия документа с контроля контрольная кар- точка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную. Контроль за исполнением исходящих из организации документов обычно ведется теми исполнителями, которые их готовили и которые заинтересова- ны в скорейшем получении ответа. Но в небольших фирмах эта работа чаще всего поручается секретарю. Удобнее всего для этого взять папку-регистра- тор с ячейкой и в нее вкладывать копии документов, на которые должен быть получен ответ. Каждый документ помещается в раздел папки, соответ- ствующий ожидаемой дате ответа. Секретарь должен связаться с организа- цией-корреспондентом и выяснить входящий номер, присвоенный получен- ному документу, исполнителя и ожидаемые сроки отправки ответа. Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях: — формализованный контроль своевременного исполнения; — контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию; — контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам; — контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого докумен- та, соответствия подписей их расшифровкам; 142 — контроль соответствия всех экземпляров на идентичность; — контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поруче- ний, заданий, ответов на запросы. Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностны- ми лицами. Контроль фактического исполнения документов по существу затронутых в них вопросов осуществляют руководитель учреждения, его заместители, ководители структурных подразделений. Эту работу они ведут лично или с помощью уполномоченных ими лиц, например помощников, референтов, советников, кураторов и др. Контроль за выполнением принятого решения целесообразно поручать руководителю, на которого официально возложена ответственность за осуществление функций, непосредственно относящихся к содержанию данного решения. Он проводится и вышестоящей инстанцией. Такой контроль осуществляется путем организации проверок, ревизий, пре- доставления отчетов, справок и т. д. Контроль за сроками исполнения документов (сроковый контроль) — это только установление факта выполнения или невыполнения работы, поручения к определенной дате. Сроковый контроль сосредоточивается обычно в службе документационного обеспечения управления или в некрупных учреждениях у секретаря-референта первого руководителя, а также у секретарей и лиц, ответ- ственных за обработку и хранение документов, в структурных подразделениях. Основными задачами системы срокового контроля за исполнением докумен- тов являются: — запоминать все поставленные на контроль документы, указания, пору- чения, задания, мероприятия, управленческие решения и помнить их до окончания реального выполнения; — формировать справочно-информационный банк данных по контроли- руемым документам и поручениям; — корректировать массив хранимой контролируемой информации при из- менении срока исполнения, состава исполнителей, содержания заданий и при движении документа в процессе работы с ним; — информировать руководителей, специалистов (исполнителей) и сотруд- ников службы ДОУ о состоянии и ходе исполнения документов, осуществ- лять оперативный поиск справочных сведений о документах; — напоминать руководителям, исполнителям и контролирующим лицам и подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений; — фиксировать факты исполнения или неисполнения контролируемых до- кументов; — анализировать уровень исполнительской дисциплины по учреждению в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам. Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущий, пре- дупредительный и Предупредительный (текущий, оперативный) контроль оказывает активное управленческое влияние на ход исполнения документа и осуществляется пу- |