Документоведение и делопроизводство - Учебник. Учебнометодический комплекс для дистанционного обучения по специальности Государственное и муниципальное управление
 Скачать 1.42 Mb.
|
|
101 ствий, поступков и нарушений, а во второй — объяснение их причин, пере- числение доказательств, оправданий, иногда — ссылка на оправдательные документы. Части текста подобной объяснительной записки могут не подраз- деляться на абзацы и входить в состав одного предложения. Например: «23 мая 2002 г. я опоздал на работу на 30 минут, т. к. в метро был нарушен график движения и поезд простоял в тоннеле перед станцией «Студенческая» с 8.30 до 8.50». Документы, служащие оправданием, могут быть приложены к объяснитель- ной записке. Отметка об их наличии оформляется так же, как и во внешних докладных и объяснительных записках. Задание 5.4. Укажите ошибки в оформлении документа. Отредактируйте текст и оформи- те в соответствии с правилами. Руководителю авторемонтного са- лона Пескареву Обращаюсь к Вам с настоящей докладной по следующему поводу. Контрольные испытания отремон- тированных машин часто требуют задержки слесарей и шоферов на сверхурочную работу. Мы подчас сталкиваемся с трудностями по оформлению сверхурочных в бухгалтерии. Поэтому Вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие необходимых мер по вышесказанному. Начальник мастерской Смирнов Н.И. | Предложение — документ, представляющий собой разновидность доклад- • ной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определен- ному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений). | Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий • просьбу работника. Личные заявления пишутся работниками от руки. На ря- де предприятий применяются трафаретные бланки. Обязательными реквизитами заявления являются: — наименование подразделения; — название документа; — дата; — номер документа; — адресат; — резолюция (руководителя предприятия, руководителя структурного под- разделения или иного должностного лица); — должность, инициалы, фамилия заявителя; — Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа во- проса («Прошу перевести...» или «Прошу предоставить...»), затем излага- ются детали затронутого вопроса. Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагается подлинники или копии документов об образовании, анкета и др.). 102 Образец заявления о ЗАЯВЛЕНИЕ 08.06.2002 Прошу принять меня с на работу в ста по маркетингу. Не возражаю Начальник отдела маркетинга подпись Н.К.Кругляков 08.06.2002 Издан приказ от 09.06.2002 № 08-11 09.06.2002 приеме на работу Генеральному директору ООО «Дизайн-сервис» Царьковой Марии Юрьевны ул. Богаткова, д. 54/2, кв. 43 г. Новосибирск, 6300034 отдел маркетинга на должность специали- М.Ю.Царькова В заявлениях о предоставлении учебных отпусков, отпусков по беременно- сти и родам, по уходу за ребенком и других необходимо указать основание: справку из учебного заведения, листок временной нетрудоспособности, справки из медицинских учреждений. Заявление о предоставлении отпуска подается работником непосредственно- му руководителю, как правило, не позднее, чем за 15 суток до начала отпуска. Задание 5.5. Оформите резолюцию руководителя на заявлении о предоставлении отпуска. Задание 5.6. Составьте на отдельном листе заявление о переводе на другую работу, в текс- те укажите должность и структурное подразделение, из которого переводится сотрудник, наиме- нование структурного подразделения, в которое переводится сотрудник, и причину перевода. Представление — документ, содержащий предложение о назначении, I ремещении или поощрении работника учреждения. На каждого работника, • юз подлежащего аттестации, непосредственным руководителем при участии служб по работе с персоналом также заполняется представление. Представление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются: — наименование подразделения; — название вида документа; — дата; — номер документа; — адресат; — заголовок; — Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отче- ство; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подраз- деление; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оцен- ка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы на- значения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделе- ние, на которую предлагается назначить или переместить работника. Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации. Формуляр-образец представления о поощрении Наименование структурного подразделения ПРЕДСТАВЛЕНИЕ 00.00.0000 № 00 место составления О поощрении Текст (примерный состав информации) Фамилия, имя, отчество Год рождения Образование Структурное подразделение Стаж работы на предприятии Оценка производственной деятельности Мотив поощрения Основание Вид поощрения Руководитель структурного подразделения Визы заинтересованных лиц В дело 00-00 Подпись Дата Адресат Резолюция Расшифровка подписи 104 5.2.1. Составление и оформление деловых писем Деловое письмо — одно из средств оперативного информационного взаи- модействия учреждений, организаций, предприятий, фирм. Деловое пись- мо — лишь один из видов документов, используемых в наше время для ин- формационного обмена между организациями. Наряду с письмом для этой цели используют и другие виды документов: те- леграммы, телексы, телефонограммы, электронные сообщения, все вместе и составляющих понятие «переписка». Разновидности переписки выделяются в отдельные виды документов в зави- симости от того, какие средства используются для их передачи адресату. В отличие от других видов переписки на текст делового письма не накладыва- ется никаких ограничений, диктуемых техническими средствами, исполь- зуемыми для передачи, но как и любой другой вид документов, деловое письмо имеет свои особенности составления. Преимущества деловых писем заключаются в следующем: — они являются документом длительного хранения; — они позволяют планировать, отбирать и правильно оформлять Ваши мысли; — дают возможность вести довольно сложные и трудоемкие дела; — представлять письменные свидетельства в судопроизводстве; — могут быть средствами передачи конфиденциальной информации. По содержанию и назначению письма могут быть: инструктивные (дирек- тивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма- запросы, письма-приглашения, письма-ответы и др. Письма инструктивные исходят из государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъ- яснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п. Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или каче- ства продукции. К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направ- лении каких-либо документов, материальных ценностей и др. Эти письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и гру- зов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. Сопроводительные письма не имеют заголовка, в конце текста делается отметка о наличии приложения. Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрак- тов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и / или направить предложе- ния (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации (претензии по качеству товара), ответы на рекламации, кредитные письма и т. п. Оформляются письма, факсы на бланке письма. Обязательными реквизита- ми являются: Искусство нять письма и бу- маги может иметь свою теорию, точ- но так же как и все другие искусства. Ф. Наливкин 105 Осторожность в сло- вах выше красноре- чия. Ф. Бекон — наименование организации-автора; — справочные сведения об организации; — дата, номер документа; — ссылка на дату и номер входящего документа; — адресат; — заголовок к тексту; — подпись; — отметка об исполнителе; — в сопроводительных письмах — отметка о наличии приложений. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для подготов- ки писем, как правило, не применяются. Существует несколько общих требований, предъявляемых к письмам: — четкость и краткость изложения; — полнота информации; — конкретность предложений; — убедительность и вежливость; — грамотное оформление; — деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу (оно должно быть по содержанию); — письмо не должно быть большим по объему, основная масса писем — до одной страницы текста (в исключительных случаях, когда речь идет о слож- ных проблемах, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста); — не следует текст письма начинать с названия организации, так как пись- ма оформляются на бланке; — не следует также начинать текст письма со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос, поскольку для записи сведений об инициатив- ном документе есть самостоятельный реквизит «Ссылка на регистрацион- ный номер и дату документа». В письмах, факсах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма. Задание 5.7. Что целесообразнее в следующей ситуации — послать письмо или обсудить по телефону (обоснуйте свой вариант ответа): а) предлагая кому-то работу; б) объявляя сотруднику о повышении зарплаты; в) запрашивая у тур-агенства информацию о вылетах самолетов; г) сверяя график встреч с различными людьми; д) обращаясь за получением работы по объявлению, содержащему номер телефона и адрес фирмы или учреждения. 106 Прежде чем приступить к составлению письма, автор должен детально про- думать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в резуль- тате рассмотрения письма, должен четко прояснить для себя, что адресату уже известно о предмете письма, на что можно опереться, как на исходную точку, и какова та новая информация, еще не известная адресату, ради со- общения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер приводимой аргу- ментации, и композиция текста. Композиция текста — последовательность, схема расположения отдельных смысловых частей текста. Деловые письма с точки зрения композиции при- нято подразделять на простые и сложные. Простые письма составляются в достаточно тривиальных управленческих ситуациях, не требующих изложе- ния сложных в событийном, административном или правовом отношении коллизий. Сложные в композиционном плане письма, как правило, создают- ся в случаях, требующих детального описания управленческой ситуации, ее серьезного анализа, изложения различных мнений, доказательств. Простые письма обычно имеют одну или две смысловые части. Письмо, со- стоящее из одной части,— это просьба без пояснения, сообщение без обос- нования и т. п. «Направляем первую редакцию Типового положения о Государственном испытательном цент- ре (ГИЦ) по испытанию оборудования для перерабатывающих отраслей АПК». Если письмо состоит из двух композиционных частей, то первая часть — это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вто- рая часть — заключение — просьба или отказ, например: «Для прокладки водовода диаметром мм от ЦТП-2 в микрорайоне «Щ» {обоснование) про- сим согласовать вопрос о прекращении движения автотранспорта по ул. Брянская в ночное время {за- ключение)». В качестве обоснования письма может выступать либо ссылка на документ, в соответствии с которым действует адресат или адресат и корреспондент одновременно (нормативный акт, распорядительный документ, договор и т. п.), либо констатация факта — описание конкретных обстоятельств, сложившейся ситуации или поставленной цели: «В соответствии с договором о сотрудничестве от 16.12.2002 № 15/04 Вы приняли на себя обя- зательство по частичному финансированию работ по восстановлению зоны отдыха «Красное».... {обо- снование — ссылка на документ)». Как минимум, из двух композиционных частей должны состоять письма-от- казы. Независимо от ситуации, послужившей поводом для составления тако- го письма, отказ должен быть объяснен, мотивирован. Этого требует этика деловых отношений. Наряду с отказом желательно сообщить корреспонденту о том, чем Вы може- те компенсировать отказ, что можете предложить взамен или кто, какая орга- низация, по Вашему мнению, сможет положительно решить данный вопрос. 107 При составлении писем, состоящих из двух смысловых частей, возникает вопрос: какая последовательность композиционных частей письма наиболее удачна — «обоснование — заключение» или «заключение — обоснование»? Сравните два примера: 1. «Сообщаем, что Ваш заказ на поставку 300 тонн рафинированного сахара-песка не может быть принят из-за временной приостановки производства. Поставка может быть осуществлена с 01.03.2002». 2. «Сообщаем, что из-за временной приостановки производства Ваш заказ на поставку 300 тонн рафинированного сахара-песка не может быть принят. Поставка может быть осуществлена с 01.03.2002». В выборе наиболее предпочтительной композиционной структуры текста сле- дует руководствоваться тем, что любое сообщение в условиях делового обще- ния (а его нормой является нейтральный тон изложения, а в основе лежит логи- ческая форма речи) должно начинаться с того, что известно и автору письма, и его корреспонденту, с того, что является для них в информационном плане об- щим (в данном случае это часть фразы: заказ на поставку рафинированного сахара-песка...»), а заканчиваться тем, что является новым, неизвестным адресату, т. е. той информацией, ради сообщения которой и со- ставляется письмо (это может быть принят из-за временной приоста- новки производства»). Исходя из этого, можно сказать, что наиболее удачным в условиях делового общения является первым вариант письма. К типу простых писем относятся сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и др. Сложные в композиционном плане письма — это письма, состоящие из трех или более самостоятельных смысловых частей: вступление, основная часть, заключение. Сложные письма, как правило, посвящены вопросам, требующим подробно- го изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Вступление — это формулировка темы письма, объясняющая причины или повод его написания. В условиях делового общения тема может быть в той или иной степени известна адресату, поэтому задача автора — установить связь между тем, что уже известно корреспонденту, и тем, что автор наме- рен ему сообщить. Основная часть письма включает, во-первых, раскрытие темы, которое да- ется, как правило, через описание сложившейся ситуации, и, во-вторых, ее анализ. Раскрытие темы и ее анализ являются смысловым центром письма. Обычно события, факты, раскрывающие тему письма, излагаются в их исто- рической последовательности, т. е. так, как они происходили в действитель- ности. Предмет письма может быть подвергнут детальному анализу, рас- смотрению по частям, во взаимоотношении частей и в целом. В этой же час- ти письма приводятся доказательства-аргументы, позволяющие автору в за- ключительной части сделать вывод, высказать предложение, мнение, сфор- мулировать просьбу или отказ относительно предмета письма: В соответствии с договором от 01.03.2002 № 15/85, заключенным между акционерным об- ществом «Сахалинрыба» и Дальневосточным пароходством Департамента морского транспорта, па- роходство до мая текущего года должно было выделить 500 пятитонных контейнеров (вступление). 108 Однако до настоящего времени контейнеры не выделены. В связи с коротким сроком навигации и из-за отсутствия контейнеров под угрозой срыва поставка жителям Магадана товаров первой необходимости {основная часть). Заключение — это итог рассмотрения темы, или предмета, письма, представ- ляющий собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, от- казов, напоминаний. Заключение обычно начинается словом, являющимся ключевым в выводе: «просим», «высылаем», «предлагаем», «сообщаем» и др. «Уважаемый господин Посол! {обращение) Благодарим Вас за Ваши усилия, направленные на развитие торгово-экономических отношений меж- ду Новосибирской областью и Германией {вступление). В Департаменте продовольственных ресурсов прошли переговоры представителей Областной адми- нистрации Новосибирской области с Первым секретарем Посольства Германии, заместителем торг- преда... во время которых стороны подробно обсудили возможности поставки в Новосибирскую об- ласть германских продовольственных товаров, в частности... пользующихся у новосибирцев большим спросом. Со своей стороны новосибирские организации подтвердили возможность поставки в Гер- манию... {основная часть) Считаем целесообразным организовать детальное обсуждение условий поставки и взаиморасчетов, а также изучение новых возможностей торгово-экономического сотрудничества между Новосибирской областью и Германией {заключение)». Заключение письма может содержать несколько выводов, которые могут на- ходиться в отношении дополнения друг друга или, напротив, исключения, если автор предлагает адресату самому выбрать вариант поведения или раз- решения ситуации. Текст письма может дополняться еще одной частью, которую в риторике принято называть опровержением, т. е. доказательством «от противного». Автор использует опровержение в тех случаях, когда, по его мнению, у ад- ресата, может возникнуть ощущение неубедительности приведенных аргу- ментов. Давая опровержение, автор тем самым предупреждает возможность возникновения у адресата противоположной точки зрения на предмет пись- ма. Чаще всего опровержение следует за заключением. При составлении текстов писем большое значение имеет выбор конкретных языковых средств, иначе говоря, язык и стиль делового письма. Языком делового общения является официально-деловой стиль — функцио- нальная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управ- ления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных соци- альными задачами речевого общения. Основными особенностями официально-делового стиля являются: |