Документоведение и делопроизводство - Учебник. Учебнометодический комплекс для дистанционного обучения по специальности Государственное и муниципальное управление
 Скачать 1.42 Mb.
|
|
Тема 3. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ После изучения этой темы Вы должны: иметь представление о том, как организационные документы обеспечивают реализацию функций организации системы и процессов управления, устанавливают статус и компетенцию учреждения; знать назначение и состав организационно-правовых документов; уметь разрабатывать и составлять конкретные виды организационно-правовых документов. План темы 3.1. Назначение и состав организационно-правовой документации. 3.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового дого- вора, положение о структурном подразделении, должностная инструкция и др.). 3.1. Назначение и состав организационно-правовой документации Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организации,— это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя: — создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы; — установление ее структуры; — определение штатной численности и состава (номенклатуры) должно- стей: руководителей, специалистов, технических исполнителей — и их та- рификацию по Единой тарифной сетке; — регламентацию деятельности структурных подразделений и работников; — формирование совещательных органов управления; — регламентацию деятельности аппарата управления; — лицензирование деятельности (в необходимых случаях); — установление режима работы и системы охраны; — организацию труда работников и оценку труда работников; — реорганизацию; — ликвидацию организации и некоторые другие виды работы. Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и ут- верждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие его статус, компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное со- держание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работни- ков, их обязанности, права, ответственность и другие аспекты. К организационно-правовым документам относятся: — учредительные документы организации; — положение об организации; — положение о структурном подразделении, коллегиальном и совещатель- ном органах учреждения; 55 — регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; — структура и штатная численность; — штатное расписание; — инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регла- ментации (например, инструкция по делопроизводству); — должностные инструкции; — правила (например, правила внутреннего трудового распорядка); — философия предприятия; — памятки и другие. Организационно-правовые документы содержат положения строго обяза- тельные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом: вышестоящей организацией, руководителем данной органи- зации, ее коллегиальным органом или руководителем структурного подраз- деления — в зависимости от вида и разновидности организационно- правового документа. Цель разработки организационных документов — наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на документе или распо- рядительным документом (постановлением, приказом, решением). Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия отно- сятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо раз- рабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и до- полнения распорядительными документами. В случае реорганизации дея- тельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждения. Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учре- ждения или подразделений с привлечением квалифицированных специали- стов, хорошо знающих работу управления как в целом, так и отдельные на- правления. Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке или на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: — название учреждения и / или подразделения; — наименование вида документа; — дата (датой организационно-правового документа является дата его ут- верждения); — номер документа; — заголовок к тексту; 56 — текст; — подпись; — гриф утверждения. Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разде- лов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруе- мые арабскими цифрами. В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязатель- ном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителем руководи- теля организации или одним из заместителей, курирующим соответствую- щее направление деятельности организации. 3.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов Документация по созданию юридического лица относится к одной из групп организационно-распорядительных документов. К таким документам отно- сятся учредительный договор, устав, протокол общего собрания учредите- лей, коллективный договор, инструкции, правила и др., посредством кото- рых определяется статус юридического лица. Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права пред- I приятия, организации, учреждения. • Устав содержит установленные правила поведения, обязательные для всех уча- стников данного общества, да и для самого общества как юридического лица. Обязательность ряда положений устава может распространяться и на третьих лиц, например на те организации или граждан, с которыми общество находится в договорных отношениях. Подготовка нового устава требуется, во-первых, при создании юридического лица, во-вторых, в случаях его реорганизации. В настоящее время основным нормативным актом, регулирующим общие во- просы деятельности акционерных обществ, является Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г., с изменениями от июня г. и 24 мая г. Закон определяет не только порядок создания и пра- вовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, но и уделяет большое внимание юридически грамотному документальному оформлению этих положений, указывает на обязательность наличия в органи- зации тех или иных документов, касается порядка оформления документов. Форма и содержание устава акционерного общества в целом типизированы. Гражданский кодекс РФ перечисляет сведения, обязательные для отражения в уставе акционерного общества. Закон не содержит каких-либо определенных требований к составлению ти- тульного листа устава. Сложившаяся практика показывает, что на титульном листе принято располагать наименование общества, гриф утверждения уста- ва собранием учредителей (или учредителем) с указанием даты и номера протокола, а также место и год регистрации. Нередко в левом верхнем углу титульного листа проставляют еще и гриф регистрации устава регистрационной палатой. Однако это необязательно. Большинство органов государственной регистрации имеют свои стандарт- ные штампы, которые и используют для нанесения этого грифа. 57 Устав оформляется на стандартном листе бумаги и должен иметь следую- щие реквизиты: — полное и сокращенное фирменное наименование организации; — сведения о месте нахождения; — наименование вида документа; — дата, номер документа; — место издания; — заголовок к тексту; — подпись руководителя; — гриф утверждения; — отметка о регистрации устава; — печать регистрационного органа. Текст устава должен отличаться логической последовательностью изложе- ния, отсутствием внутренних противоречий, точностью и определенностью формулировок и терминов, ясностью и доступностью языка. Текст принято располагать в виде разделов, которым присваивается поряд- ковые номера и наименования. Внутри разделов он делится на пункты и подпункты, которые также пронумеровываются, но уже без присвоения им наименований. Например: Общие положения 1.1 1.2 1.2.1.... т. д. Количество разделов в уставе может быть различно. Но важно, чтобы нашли отражение все те положения, обязательность которых признается необходимой действующим законодательством о данном виде хозяйственного общества. 1. Общие положения В данном разделе обязательным является указание следующих данных: — местонахождения и фирменного наименования общества в соответствии с требованием закона. Если общество имеет еще и сокращенное фирменное наименование, то оно также должно быть отражено в уставе. В связи с активизацией внешнеэкономической деятельности и выходом на международные рынки многие фирмы имеют наряду с русским вариантом наименование на иностранном языке. Закон допускает право юридического лица иметь полное и сокращенное фирменное наименование как на иностран- ных языках, так и на языках народов РФ. Но опять же, все существующие ва- рианты таких наименований непременно должны быть отражены в уставе. Местонахождением акционерного общества является место его государст- венной регистрации (если в соответствии с федеральными законами в уставе общества не установлено иное). По закону общество должно иметь и почтовый адрес, по которому с ним осу- ществляется связь. Почтовый адрес может и не совпадать с местонахождени- 58 ем общества, поэтому его не обязательно указывать в уставе, так как в случае изменения почтового адреса будет необходимо вносить изменения и в устав: — сведений о составе, сроках избрания и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества ре- шений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются едино- гласно или квалифицированным большинством голосов; — оснований, на которых создана организация; — сведений об учредителях общества. Закон не обязывает это делать. Но исходя из ч. 3 ст. 14 Федерального закона «Об акционерных обществах», представляющей право внесения в устав иных (помимо обязательных) по- ложений, не противоречащих действующему законодательству, это является вполне правомерным; — предмета и цели деятельности; — наличия зарегистрированного товарного знака; — фирменного бланка, печати. 2. Акционерный капитал (уставный капитал) В этом разделе определяются размеры вкладов каждого учреждения (участ- ника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в со- став имущества организации. Размер уставного капитала и количество акций пишутся арабскими цифрами и прописью. 3. Основные виды деятельности В данном разделе перечисляются цель и виды деятельности общества, меха- низм отношений общества с другими организациями в вопросах финансово-хо- зяйственной деятельности, а также определяются которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности. Следует отметить, что для осуществления ряда установленных законом видов деятельности необходимо лицензирование. Если среди видов деятельности об- щества существуют таковые, то в уставе необходимо указать, что для их осу- ществления общество обязано получить лицензии в установленном порядке. 4. Управление обществом Раздел регламентирует состав органов управления и их полномочия. Напри- мер, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть: — общее собрание акционеров — высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, пра- вомочности принятия решений); — совет директоров — высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выборов председателя и срок его полномочий). Сюда же целесообразно включить и порядок подготовки и проведения об- щего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по ко- торым принимается органами управления общества, квалифицированным большинством голосов или единогласно; 59 — орган — директор, дирек- тор, правление; — ревизионная комиссия — орган, осуществляющий проверки финансово-хо- зяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности); 5. Права и обязанности участников общества В разделе нужно привести исчерпывающий перечень прав и обязанностей акционеров общества, владельцев каждой категории акций (обыкновенных, привилегированных). Указываются сведения о порядке и последствиях выхода участников из об- щества. 6. Учет, отчетность и документы общества, распределение прибыли В разделе устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в нало- говые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, а также порядок распределения прибыли и документооборот фирмы. 7. Прочие накопления Устанавливаются дополнительные фонды общества (страховой, резервный), кроме уставного, если они имеются. 8. Реорганизация и ликвидация общества Устанавливается порядок ликвидации общества, его реорганизация, а также по- рядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами. Кроме перечисленных, в устав могут быть включены и другие разделы, от- ражающие специфику деятельности общества. Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необхо- димых реквизитов общего бланка. Действующее законодательство не содержит прямых указаний на то, что ус- тав хозяйственного общества непременно должен содержать подписи всех учредителей. Но наличие их на последней странице устава нарушением не является, да и на практике такие случаи нередки. Устав утверждается общим собранием учредителей или участников. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДЕН Собранием учредителей Открытого акционерного общества «Парк» протокол от 12.04.2002 № 1 Утвержденный учредителями (учредителем) устав должен быть представлен в регистрирующий орган. В настоящее время регистрацию хозяйственных обществ осуществляют регистрационные палаты. По общему правилу для регистрации общества, помимо устава, в регистрирующий орган необходи- мо представить: — заявление о регистрации, подписанное учредителями (учредителем) фирмы; 60 — учредительный договор (или решение о создании фирмы); — документы, подтверждающие оплату не менее 50% уставного капитала фирмы; — свидетельство об уплате государственной пошлины (регистрационного сбора). Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществ- ляющего государственную регистрацию создаваемых организаций, дату ре- гистрации, государственный регистрационный номер. Отметка о регистра- ции заверяется печатью регистрирующего органа. При государственной регистрации акционерных обществ с участием госу- дарства или муниципальных образований должны быть представлены доку- менты, подтверждающие права собственности учредителей на имущество, вносимое в оплату приобретенных ими акций. Действующее законодательство обязывает фирмы (подобные положения существуют и в Федеральном законе «Об акционерных обществах» и в Фе- деральном законе «Об обществах с ограниченной ответственностью») пре- доставить в разумные сроки возможность ознакомиться с уставом (включая изменения и дополнения) акционеру, аудитору, а также любому заинтересо- ванному лицу. Поэтому целесообразно фирме иметь нотариально удостове- ренные копии и копии, подлинность которых удостоверена самой фирмой. Задание 3.1. Какие документы относятся к учредительным документам по созданию орга- низации? Структура и штатная численность предприятия — определяется в соот- ветствии с его уставом и закрепляется специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, наименование должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на общем бланке, подписывается заместителем и ут- верждается директором предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью. В настоящее время штатная численность не относится к числу обязательных документов, так как не установлен лимит штатной численности. Однако при больших размерах аппарата сотрудников и сложной структуре этот доку- мент необходим. Штатное расписание предприятия — определяет состав структурных под- разделений, перечень должностей работников, месячные должностные окла- ды и персональные надбавки, а также общую численность и фонд заработ- ной платы по аппарату управления предприятия. 61 Один ум хорошо, а два не положено по штатному рас- писанию. Анатолий Рас ISB Юридических документов, обязывающих предприятия иметь штатные рас- писания, сегодня нет. Однако нет и документов, отменяющих практику со- ставления штатных расписаний. Нужно или не нужно иметь на предприятии штатное расписание, должен решить его собственник или руководитель предприятия. Штатное расписание как нормативный документ предприятия фиксирует в сводном виде сложившееся на предприятии разделение труда между работ- никами, описанное в должностных инструкциях. К функциям документа, определяющим его значение, относятся: — фиксирование структуры управления предприятием; — нормирование численности работников; — регулирование соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов; — контроль за соблюдением уровня административно-управленческих рас- ходов; — в сочетании с должностными инструкциями может служить важным под- спорьем руководителю при проведении аттестации специалистов. Исходными данными для составления штатного расписания являются: — фонд заработной платы управленческого персонала, рассчитанный по нор- мативам на 1 млн руб. продукции; — численность управленческого персонала предприятия; — штатное расписание предприятия за предыдущий год; — гарантированные должностные оклады и персональные надбавки работ- ников по контрактам. Признание штатного расписания как документа, необходимого для нор- мальной деятельности предприятия, а также обязательного при прямом ука- зании на это собственника предприятия, ни в коем случае не означает, что штатное расписание относится к документам, которые внешние по отноше- нию к предприятию органы (особенно проверяющие его деятельность) впра- ве потребовать от руководителя, а он обязан его им предоставить. Воспользоваться правом не предъявлять проверяющим штатное расписание ни в коем случае не означает, что руководитель хочет скрыть что-то неза- конное. Часто это связано с тем, что внутренняя информация может быть не правильно использована проверяющими и вызвать излишние затруднения у руководителей предприятия. Например: В ходе проверки предприятия налоговый инспектор обнаружила, что специалист получает доп- лату за совмещение должности, хотя она не предусмотрена в штатном расписании и, сделав вывод о неправомерности совмещения, признала неправильным отнесение доплат за совмещение на себес- тоимость продукции. Не затрагивая вопрос о правильности источника доплаты за совмещение должностей (профессий), не предусмотренное штатным расписанием, имеет смысл рассмотреть, как штатное расписание соотносится с нормами труда. Каждая должность предполагает определенное количество и качество труда, требуемого от работника, который эту должность будет занимать. Они могут 62 превышать норму труда, и тогда в штатном расписании может быть преду- смотрена повышенная оплата. Повышение оплаты зависит от того, какова степень превышения норм труда на том или ином рабочем месте (или на той Штатное расписание фиксирует должности, а не степень соответствия или несоответствия их нормам труда. Применительно к совмещению профессий или должностей это означает, что, как только совмещение должностей ста- новится постоянным, совмещаемая должность должна исключаться из штатного расписания. Приказ о доплате за совмещение с этого момента ста- новится основанием для производства соответствующих выплат работнику до тех пор, пока он продолжает совмещение, хотя сама совмещаемая долж- ность уже исключена из штатного расписания. Штатное расписание составляется для внутреннего использования, а не для оправдания тех или иных выплат, особенно если проверяющая организация стремится использовать ту или иную ситуацию в свою пользу. Штатное расписание оформляется на общем бланке, подписывается замес- тителем предприятия, визируется главным бухгалтером и утверждается ру- ководителем предприятия. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. В грифе утверждения указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью. Штатное расписание в условиях инфляции и текучести кадров целесообраз- но корректировать ежеквартально. В целях сохранения коммерческой тайны размера заработной платы штатное расписание составляется в двух экземп- лярах для директора и главного бухгалтера. Во все остальные подразделения доводятся только части штатного расписания, а в отдел кадров — информа- ция для подбора кадров на вакантные места. Изменения в штатное расписание вносятся приказом директора организации. Задание 3.2. Назовите основные функции документа «штатное расписание организации». |