Документоведение и делопроизводство - Учебник. Учебнометодический комплекс для дистанционного обучения по специальности Государственное и муниципальное управление
 Скачать 1.42 Mb.
|
|
33 Анализ резолюций же на современных документах содержит самые общие указания по исполнению документов. Таковы резолюции типа: «К исполне- нию», «Рассмотрите», «К руководству» «Примите необходимые меры». По- добные резолюции, не несущие полезной информационной нагрузки, поро- ждают многочисленные возвратные движения документа. Обозначим пять типичных ошибок в написании резолюции. 1. Взглянув мельком на документ, руководитель не решает вопрос по сущест- ву, а лишь знакомится с информацией и переадресовывает его исполнителю с резолюциями типа: «Для руководства», «Для ответа», «Прошу переговорить» или вообще без резолюции. В таких случаях руководитель выполняет обязан- ности своего секретаря или своей канцелярии — распределяет почту. Подобные резолюции появляются и потому, что руководитель недостаточно компетентен, чтобы сразу принять решение. 2. Прочитав документ, руководитель адресует его тому, кто должен сделать это дело, забывая или игнорируя его непосредственного руководителя. 3. На стол попала бумага для профсоюза, или общества садоводов, или ма- лого предприятия, или дочерней фирмы. Рука автоматически пишет резолю- цию так, словно это твои непосредственные подчиненные. Это — не так. 4. Часто в резолюциях отсутствуют сроки выполнения задания, а в некото- рых вместо сроков указывается «Срочно». Призыв к срочности — свиде- тельство того, что в организации нет системы. «Срочно» — слово нервное, подстегивающее, и, прочитав такую резолюцию, исполнители могут оста- вить более важные и действительно срочные дела, но не имеющие резолю- ции «Срочно». Но чаще всего эту резолюцию исполнители игнорируют. 5. Очень редкие резолюции указывают, как и кто контролирует их исполне- ние. В самой малой фирме и на небольшом предприятии выдается столько резолюций-решений, что один руководитель следить за их исполнением фи- зически не способен. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов: • резолюции, содержащие решение вопроса (например, «зачислить», «вы- делить... руб.»); • указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае текст резолюции должен содержать четыре части: — кому поручается — должность и Ф.И.О. исполнителя, безадресная резо- люция считается неверно оформленной; — что поручается — характер и порядок решения вопроса (способ решения задачи выбирается в зависимости от должностного положения и квалифика- ции исполнителя. Если исполнителю можно доверить самостоятельный вы- бор способа решения, то в резолюции можно его не указывать. Если само- стоятельный выбор способа решения задачи самим исполнителем нежелате- лен, следует конкретизировать, что и как он должен делать); — срок исполнения (сроки должны быть реальными); — личную подпись руководителя и дату подписания. 34 А.В.Зайцевой Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.2002 личная подпись Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное пер- вым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к реше- нию вопроса. На документах, порядок исполнения которых уже известен и не требует ни- каких дополнительных указаний, в резолюции может быть указан только исполнитель (или исполнители) и срок исполнения. Черняеву к 12.08.2002 личная подпись 07.08.2002 Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, и следовательно, не требуется его специальное указание в резолюции, то руководитель в резолюции может проставить только фами- лию исполнителя (исполнителей) с инициалами, подпись и дату. Веберу А.Б. Галкину А.А. личная подпись 03.12.2002 Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто явля- ется основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок испол- нения документа берется из резолюции. Реквизит «Резолюция» проставляется на входящих и внутренних докумен- тах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах и факсах резолюция располагается между реквизитами «Адрес» и «Текст» на первом листе документа. Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке-поручении с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Это нежелательно, т. к. в этом случае воз- можна потеря резолюции или ее замена. Задание 2.2. Сформулируйте основные требования к резолюции 35 Реквизит 17 — заголовок к тексту. Включает краткое изложение основно- го смысла текста составляемого документа. Закончив составлять текст до- кумента, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным эле- ментом любых документов. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Он должен отвечать на вопросы: о чем (о ком)? в письме в приказе в положении чего (кого)? акт протокол правила кому? должностная инструкция о сроках поставки продукции об увольнении Иванова И.И. об отделе маркетинга списания продукции общего собрания акционеров техники безопасности кассиру ISB Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Значительно облегчает обра- ботку т. к., не читая всего можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регист- рацию его поиск, организацию контроля. Заголовок не должен пре- вышать пять строк с длиной в 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается не указывать заголовок на документах, оформленных на бумаге формата А5. В заголовке должно быть сохранено лишь самое главное, и при составлении его нельзя допускать двоякого истолкования. Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулиро- ваться обобщенно. В необходимых случаях в документах большого объема составляются подзаголовки. При этом нежелательно использовать конст- рукции со словом «Вопросы» (например, «Вопросы ревизионной комис- сии») в тех случаях, когда можно более четко определить содержание доку- мента. Более полным и точным в данном случае является заголовок: Об утверждении отчета и проведении выборов ревизионной комиссии Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и характера пред- писываемых действий (например, «О Петрове Н.К.»). Задание 2.3. Составьте правильный заголовок: решения Неправильно Об организации летнего отдыха на предприяти- ях и учреждениях города Правильно 36 Неправильно О проведенной выборочной проверки качества продукции цеха № 4 (платьев женских и дет- ских, и т. д.) Правильно Реквизит 18 — отметка о контроле. Проставляется на документах, тре- бующих исполнения и взятых на контроль, в виде буквы «К» (контроль) или контрольной даты на левом поле документа на уровне заголовка. Может на- носиться резиновым штемпелем КОНТРОЛЬ или писаться от руки красным, синим, зеленым карандашом. Существует два вида срока исполнения документа — типовой и индивиду- альный: — типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, ус- тановленный нормативно-правовым актом; — индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения доку- мента, установленный распорядительным документом вышестоящей орга- низации или указанный в резолюции руководителя. Реквизит 19 — текст. Текст документа может быть посвящен одному во- просу (в простых документах) или нескольким (в сложных документах). Информация, изложенная в тексте, должна быть достоверной и аргументи- рованной. Ее излагают в краткой, убедительной и корректной форме. Текст документов различных организаций составляется на русском или на- циональном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их: — в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ; — на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ. Структура текста документа должна быть дана в виде унифицированной формы или определяться нормативными актами, регламентирующими соз- дание отдельных видов документов. Например, Федеральный закон «О бан- ках и банковской деятельности» устанавливает структуру устава кредитной организации, который должен содержать: фирменное наименование, а также все другие наименования, указание на организационно-правовую форму, сведения о месте нахождения органов управления и обособленных подраз- делений, перечень осуществляемых банковских операций и сделок, сведения о размере уставного капитала и др. Тексты служебных документов могут оформляться в виде анкеты, в виде таблицы, в виде связного текста. Анкета — унифицированный текст, в котором представлена характеристика одного объекта по определенным признакам. В основе унификации текстов 37 лежит метод выделения постоянной и переменной информации. В анкете постоянной информацией являются обобщенные наименования признаков, а переменной — их конкретные характеристики. Наименования признаков выражаются существительными в именительном падеже. Таблица — унифицированный текст, содержащий словесную или цифровую информацию, которая характеризует несколько объектов по ряду признаков. Табличный способ организации текста используется в тех случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным вопросам. Таблицы могут иметь нумерационный и текстовой заголовок. Нумерацион- ный заголовок пишут в правом верхнем углу над таблицей. Текстовой заголовок, отражающий содержание таблицы, пишут после нуме- рационного заголовка над таблицей от левого поля. Текст таблицы делится на графы по горизонтали и на строки по вертикали. Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы формулируются в краткой форме и выражаются отдельным словом в именительном падеже или сочетанием с опорным словом в именительном падеже и единственном числе. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таб- лица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть про- нумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Связный текст — это последовательная, грамматически и логически согла- сованная, хорошо изложенная информация. Каждую законченную мысль текста выделяют в отдельный абзац. Абзацы (в т. ч. и нумерованные) печатают с красной строки. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указы- вают причины, основания, цели составления документа, во второй (заклю- чительной) — решения, выводы, просьбы, предложения. Текст может со- держать одну заключительную часть (например, приказы — распорядитель- ную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без поясне- ния; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы). В распорядительных документах (приказ, распоряжение) организаций, дей- ствующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого ли- ца множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слуша- ли», «выступили», «постановили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму из- ложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: — от первого лица множественного числа («просим направить», «направля- ем на рассмотрение»); 38 — от первого лица единственного («считаю необходимым», «прошу выде- лить»); — от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»). Реквизит 20 — отметка о наличии приложения. Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. Если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляет- ся по форме: Приложение: на... л. в... экз. Если приложения в тексте не названы, их наименования указываются в от- метке о приложениях. Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз. 2. Отзыв на проект инструкции на 7 л. в 2 экз. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Под слово «Приложе- ние» ничего не номера помешаются под другом. Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие. Между названиями приложений делается 1, межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается че- рез один межстрочный интервал. Если при направлении документа в несколько адресов приложение направ- ляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются. Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнитель- ной власти в 3 экз. Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа документа отметку по форме: Приложение к приказу директора Института от 15.06.2002 №319 Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ № 2» печатать прописными бук- вами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу директора Института 15.06.2002 №319 39 Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: Заключение Постоянной комиссии по здравоохранению 25.04.2002 № 15 и при- ложение к нему, всего на 21 л. в 2 экз. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (на- звание, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, от- метку о согласовании и т. п.). Если к сопроводительному письму прилагается большое количество прило- жений, в самом письме их не перечисляют, а составляют на отдельном листе в произвольной форме опись приложений по следующей форме: приложений к письму № от Наименование документа Кол-во листов Кол-во экземпляров 1. 2. 3. Секретарь личная подпись И.О.Фамилия Дата ISB Реквизит 21 — подпись. Обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Реквизит «Подпись» представляет собой собственноручную роспись полно- мочного должностного лица. С наличием необходимых подписей на доку- менте связывается наличие или отсутствие у документа юридической силы. Право подписи на документах имеют уполномоченные должностные лица организации, такие полномочия определяются локальными нормативными актами организации. Должностные лица подписывают документы в пределах компетенции. На различных видах документов ставится разное количество подписей. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единона- чалия, подписываются Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложений (так как приложение является частью текста). В состав подписи входят: — наименование должности подписывающего документ (полное, если до- кумент оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); — его личная подпись; — ее расшифровка. Необходимо помнить, что данный реквизит не включает дату, так как дата подписания документа проставляется в его бланк рядом с регистрационным номером. 40 Расшифровка подписи оформляется без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки в наименовании должности. Ини- циалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фами- лией не делается. Образец подписания документа, оформленного на бланке Директор завода личная подпись Н.И.Медведев Образец подписания документа, оформленного не на бланке Исполнительный директор личная подпись Н.А.Федоров Когда документ подготовлен несколькими организациями или предпри- ятиями, подписывают его соответственно их руководители. Подписи лиц с одинаковыми должностями располагают на одном уровне: Начальник Начальник организационно- управления делами контрольного управления личная подпись И.О.Фамилия личная подпись И.О.Фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами одного и того же предприятия их подписи ставятся одна под другой в той последова- тельности, которая соответствует занимаемой должности: Директор типографии подпись Главный бухгалтер подпись В.Л.Петрова В вузах, научных учреждениях в должности указываются степень и звание: Зав. кафедрой социальной психологии, профессор, д-р психол. наук подпись А.К.Соколов В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, под- писывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением: Председатель комиссии личная подпись Члены комиссии личная подпись КМ.Артемьев личная подпись В.А.Матвеев При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. На практике оформление документов за несколькими подписями (в частно- сти, договоров купли-продажи, на поставку продукции и др.) сопровождает- ся рядом дополнительных сведений: 41 Продавец: Фирма «Энергия» 344007, г. Новосибирск ул. Лежена, 10 р/с 4070281060000000015 АКБ «Сигма» Директор фирмы « Энергия» подпись А.В.Васильев Юридические адреса сторон Покупатель: Торговый Дом «Модус» г. Новосибирск ул. Советская, 40 р/с 40702810100000000654 АКБ «Бетта» Директор ТД « Модус» подпись СЮ.Ковенко Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности ли- подписавшего относительно самой длинной строки. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на до- кументе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обя- занности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего до- кумент. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам». Документы, остающиеся в делах организации, должны непременно содер- жать подлинные подписи. Для некоторых видов документов требуется нотариальное свидетельствова- ние подлинности подписи. Во всех случаях подпись обязательно ставится на первом экземпляре доку- мента. В ряде случаев возможно использование факсимиле при подписании доку- ментов. Организация самостоятельно определяет состав документов, на ко- торых проставляется факсимиле. Как правило, это приглашения, извещения, справки, за безусловным исключением документов финансового характера. В соответствии с требованиями Федерального закона «Об информации, ин- форматизации и защите информации» юридическая сила документа, переда- ваемого с помощью автоматизированных и телекоммуникационных систем, подтверждается электронной цифровой подписью, которая признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-тех- нических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. 13 декабря 2001 г. Государственной Думой принят и 26 декабря 2001 г. Со- ветом Федерации одобрен закон «Об электронной цифровой подписи». Электронная цифровая подпись (ЭЦП) «привязана» ко всему документу и теряет силу в случае изменения какой-либо его части. Как и обычная, элек- тронная подпись неопровержима, т. е. за редким исключением отправитель не может отрицать подлинность документа, заверенного его электронной ЭЦП — это криптографический механизм, позволяющий подтвердить ав- торство и подлинность электронного документа По своей структуре ЭЦП представляет собой некоторую функцию, завися- щую от двух аргументов: текста документа и секретного ключа. Даже при незначительном изменении одного их этих аргументов вся цифровая под- 42 пись искажается. В силу сложности привязки к нескольким факторам ЭЦП (в отличие от обычной) невозможно подделать. Каждый пользователь системы, обладающий правом подписи, создает (гене- рирует) на своем компьютере секретный и открытый ключи подписи. Сек- ретный ключ — самый главный, и только его сохранность и недоступность для третьих лиц дает гарантию от подделки ЭЦП от имени владельца ключа (заверяющего). Он служит для расшифровывания получаемых пользовате- лем сообщений и должен быть известен только непосредственному владель- цу. Записанный на диске файл с секретным ключом должен быть защищен паролем и (по возможности) специальными аппаратными средствами. Жела- тельно хранить ключ на диске, к которому нет доступа через компьютерную сеть (например, на гибком или локальном жестком диске). Открытый ключ вычисляется на основе секретного, и его утрата сама по се- бе неопасна. Обычно открытый ключ используется для проверки подлинно- сти подписи заверяющего. По проблемам, связанным с ЭЦП, в России имеются следующие государственные стандарты: 1. ГОСТ Р 34.10-94. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подпи- си на базе асимметричного криптографического алгоритма. 2. ГОСТ Р 34.11-94. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хеширования. 3. ГОСТ 28147-89. Системы обработки информации. Защита криптографическая. Алгоритм криптографического преобразования. Дополнительную информацию на эту тему можно найти на следующих страницах Интернета: Криптография, PGP и ваше право на сохранение конфиденциальности 2. Фонд передовых достижений электроники (http://www.eff.org). 3. Good Privacy — юридические аспекты. 4. Общий обзор криптографических продуктов Реквизит 22 — гриф согласования документа. Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внешнее согласование документа может быть оформлено справкой о согла- совании, листом согласования, протоколом согласования или обсуждения проекта документа, но чаще всего грифом согласования. Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должно- стным лицом и согласование с коллегиальным органом. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (пишется заглавными буквами, без кавычек, в именительном падеже), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), и даты со- гласования. СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Директор школы № 46 Письмо Российской академии подпись В.В.Соколов медицинских наук от 09.08.2002 № 254-806 43 Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом ниж- нем углу документа. Если содержание письма затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, составляется отдельный лист согласования, о чем делается отметка на месте грифа согласования: «Лист согласования прилагается», а на листе со- гласования в правом верхнем углу указывается, к какому документу этот При этом согласование следует осуществлять в следующей последователь- ности: — с организациями, интересы которых затрагиваются в документе; — с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа; — с общественными организациями (при необходимости); — с органами, осуществляющими государственный контроль в данной об- ласти; — с вышестоящими или межотраслевыми органами, если законодательст- вом предусмотрено получение разрешения этих органов. Реквизит 23 — визы согласования документа. Визирование документа является формой его внутреннего согласования. Внутреннее согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее при- нятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. ис- полнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект доку- мента. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером). В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с за- местителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Внутреннее согласование обычно оформляется визой, которая включает подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости — должность визирующего. Главный бухгалтер личная подпись И.И.Петров 21.02.2002 В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к про- екту визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела личная подпись А.С.Орлов 25.06.2002 44 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. По образцу визы оформляется также отметка об ознакомлении с документом (ознакомительная виза). Согласованный документ направляется для подписания. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы простав- ляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии от- правляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование докумен- та и его приложения. В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой перечень целесо- образно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Реквизит 24 — оттиск печати. Печать — вырезанная на твердом предмете матрица для проставления от- тисков круглой или треугольной формы в целях засвидетельствования, удо- стоверения чего-либо. Штамп — это вид печати прямоугольной формы. Большинство служебных документов не требуют особого удостоверения пе- чатью. Однако ряд документов для придания им юридической силы заверя- ется печатью обязательно. Печать проставляется на документах организационно-правового характера (положение, штатное расписание), на документах, содержащих разрешение заниматься определенным видом деятельности (лицензия), удостоверяющих права отдельных лиц (доверенности), подтверждающих сведения персо- нального характера (справки), оформляющих соглашение двух или несколь- ких лиц (договор), обязательства по выполнению определенных действий (гарантийное письмо), фиксирующих факты приема-передачи денежных средств и материальных ценностей (платежное поручение, акт) и др. Печа- тью заверяют копии документов и выписки из документов, предназначенные для представления в другие организации. Такие документы, не заверенные печатью, не имеют юридической силы. Печати подразделяются на следующие виды: — гербовые; — печати юридических лиц и организаций без прав юридического лица, не имеющих права иметь гербовые печати; — простые (печати с надписями: отдел кадров, общий отдел, для пакетов и т. д.). Гербовая печать — круглая, с изображением герба РФ в центре, по окруж- ности указывается полное название учреждения. Печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района РФ, а также печати организаций (с наименованием организа- 45 ции), не имеющих права изображать государственную символику, ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответст- вии с действующим законодательством или иным нормативным актом. Право на использование печати с воспроизведением изображения Государ- ственного герба РФ (в т. ч. с воспроизведением в виде главной фигуры — двуглавого орла) определено в ст. 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РФ»: «Государственный герб РФ помещается на печатях федеральных органов госу- дарственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями». Гербовая печать ставится на тех документах, воспроизведение оттиска гер- бовой печати на которых специально предусматривается нормативным ак- том, например на трудовых книжках. Кроме того, применение гербовой пе- чати необходимо: — во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц; — при установлении фактов, вызывающих получение или расходование де- нежных средств и материальных ценностей; — на уставах, положениях организаций и предприятий; — на доверенностях, договорах, удостоверениях. Организация должна иметь печать со своим наименованием. Так, общество с ограниченной ответственностью должно иметь круглую печать, содержа- щую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества может содержать также фир- менное наименование общества на любом языке народов РФ и (или) ино- странном языке. Общество вправе иметь штампы со своим фирменным на- именованием (Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № «Об обще- ствах с ограниченной ответственностью», ст. 2). Простые печати бывают различной геометрической формы — круглые, пря- моугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится на- звание структурного подразделения организации, например: «Секретариат», «Для справок», «Отдел кадров» и т. д. Их используют для самых различных целей — от проставления на копиях документов до применения при опеча- тывании дверей, пакетов и пр. Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя; местонахождения; сочетание: «индивидуальный предприниматель»; регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации; номер в Реестре печатей регистрационной палаты. Виды и порядок применения печатей и штампов устанавливаются в распо- рядительных документах организации, регламентах, инструкциях по дело- производству. В целях контроля за использованием и хранением печатей приказом руково- дителя организации должна быть назначена комиссия, которая не реже од- ного раза в год обязана проводить проверку наличия и правильности хране- ния печатей. 46 Для регламентации использования печатей в организации утверждаются списки документов, на которых проставляется гербовая и другие печати. Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и хорошо читался. Форма документа может иметь пометки «Место для печати» или «МП». На финансовых документах печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов. Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа. Круглая печать представляет собой окружность диаметром мм; тре- угольная печать — равносторонний треугольник со сторонами мм; штамп — прямоугольник со сторонами размером от 35x50 мм до 70x100 мм. Для внутреннего делопроизводства пользователей могут изготавливаться штампы иных форм и размеров. Размер круглых металлических выжимных печатей стандартный — мм. Типовые образцы печатей и штампов определяются регистрирующим органом. Оттиски печатей должны соответствовать следующим требованиям: — должны четко различаться пять уровней градации серого цвета (черный, темно-серый — 70%, серый — 50%, светло-серый — 30%, белый); — должна воспроизводиться толщина линий до 0,1 мм; — инверсный текст по внешнему контуру печати не может превышать по вы- соте 1 мм и должен четко читаться. Реквизит 25 — отметка о заверении копии. В некоторых случаях необхо- димо заверить не сам документ, а его копию или часть документа, называе- мую выпиской из документа. Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа воспроизводится на бланке данного учреждения и заверя- ется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее со- держания подлиннику. Если копия изготавливается не на бланке организации, при ее снятии полно- стью воспроизводится текст бланка подлинника. Копия документа должна быть заверена подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица. Заверительная подпись включает: — заверительную надпись «Верно» (без двоеточия); — должность лица, заверившего копию; — личную подпись; — расшифровку подписи (инициалы, фамилия); - дату заверения. Какими могут быть форма и размеры печатей и штам- пов? Верно Инспектор отдела кадров личная подпись М.В.Колосков 07.06.2002 47 следует писать «Копия верна», поскольку и так понятно, что это копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации на ней проставляется печать и делается отметка о местонахождении подлинника документа (номер дела и номер листов), например при выдаче архивных справок. Реквизит 26 — отметка об исполнителе. Состоит из фамилии исполнителя (или фамилия, имя, отчество) и номера его телефона. Эту отметку имеют только исходящие документы: справки, заключения, письма и т. п. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа подлинника документа в левом нижнем углу. Петров или Петров Иван Васильевич 45 34 67 45 34 67 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой испол- нителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного испол- нителя. Если документ подлежит размножению, отметка указывается только на ли- цевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копию двух сторон листа). Ниже фамилии исполнителя при необходимости может указываться индекс машинистки (обычно первые буквы ее имени и фамилии), количество отпе- чатанных экземпляров и дата печатания. Венская Ольга Викторовна 21-31-54 В.К. 4 23.05.2002 Для документов с грифом ограниченного доступа указываются и адресаты всех экземпляров. Семенова Ирина Сергеева 25-83-54 экз. 1 — в адрес экз. 2 — в отдел 04 экз. 3 — в отдел 06 Реквизит 27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Проставляется сразу после решения вопроса и отправления ответа. Со- стоит из: — ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполне- нии, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; — слова «В дело»; — номера дела, в которое документ будет подшит; — кратких сведений об исполнении документа; — подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; — даты. 48 Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отмет- ки об исполнителе в специально выделенной зоне. В дело 24/5. Ответ 03-5/88 от 07.05.2002 08.05.2002 Решено протоколом согласования 12.08.2002 В дело 03-05. М.Черняк 16.08.2002 Реквизит 28 — отметка о поступлении документа в организацию. Про- ставляется при получении документа в нижнем правом углу. Допускается отметку проставлять специальным регистрационным штампом. Этот рекви- зит включает: порядковый номер и дату получения документа (является на- чалом отсчета срока исполнения полученного документа), при необходимо- сти часы и минуты. ЗАО «ЭРА» Вх. № 0001 03.01.2002 11:27 Реквизит 29 — идентификатор электронной копии документа. Иденти- фикатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содер- жащая наименование файла на машинном носителе, дату, имя файла, фами- лию лица, осуществлявшего введение документа или его код и другие поис- ковые данные, устанавливаемые в организации. Такая отметка необходима для: — исключения повторного ввода документа; — быстрого поиска документа по имени файла; — установления лица, осуществившего ввод. 2.3. Бланки документов Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными рекви- зитами, содержащими постоянную информацию об организации-авторе до- кумента, и местом для переменной информации. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на состав- ление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленче- ского труда. Бланк придает информации официальный характер. Получая документ, адресованный организации, основное внимание, безус- ловно, уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неиз- бежно внимание фиксирует и внешний вид документа — качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатления о коррес- понденте, о степени его солидности, престижности. Разрабатывая бланк, стремятся к созданию благоприятного впечатления об организации, к созда- нию запоминающегося бланка, отражающего не только определенную ин- театр начина- ется с вешалки, так имидж орга- низации начина- ется с бланка до- кумента. 49 формацию о фирме, но и ее стиль. Документы на хорошо оформленных бланках являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользую- щееся правами юридического лица. Требования к бланкам установлены ГОСТами и принципами технической эстетики. Вот эти ГОСТы: 9327-60 — на формат бумаги, 6861-73 — на качество бумаги, 8274-78 — на шаг письма (размер букв и пробелов между ними). Формат бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади, зани- маемой реквизитами документа, которые должны быть рационально разме- щены на проектируемой форме унифицированного документа. Для унифици- рованных форм документов применяют бумагу формата A3 (297x420 А4 (210x297 мм), А5 (148x210 А6 (105x148 мм) по ГОСТ 9327-60. Для форматов бумаги устанавливаются два варианта расположения: верти- кальное и горизонтальное. При горизонтальном расположении длинной сто- роны формата к его обозначению добавляется буква L, например, A4L. Для унифицированных форм документов формуляр-образец устанавливает следующие размеры служебных полей (не менее): — поле подшивки (левое или верхнее) — 20 мм; — левое (или верхнее, смотря за какой край подшито), нижнее и правое — 10 мм. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица уста- навливают следующие виды бланков документов: — общий бланк организации; — бланк письма; — бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения или должностного лица проек- тируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. Состав видов бланков, применяемых в федеральном органе исполнительной власти, утверждается его руководителем по представлению службы Максимальный набор реквизитов общего бланка включает: — Государственный герб РФ; — герб субъекта РФ; — эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); — наименование организации-автора документа; — наименование структурного подразделения; 50 — наименование вида документа; — место составления документа. Максимальный набор реквизитов бланка письма включает: — Государственный герб РФ; — герб субъекта РФ; — эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); — наименование организации; — справочные данные об организации; — дату документа; — регистрационный номер документа; — ссылку на регистрационный номер и дату документа (для писем-ответов). Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учре- дительных документов организации включает реквизиты: — Государственный герб РФ; — герб субъекта РФ; — эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); — код формы документа; — наименование организации; — наименование вида документа; — дату документа; — регистрационный номер документа; — место составления или издания документа. На бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печа- тают на двух языках: русском и национальном на одном уровне продольного бланка. Расположение реквизитов на бланках ГОСТом предусмотрено в двух вари- антах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и их выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73x88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Предпочтение отдают угловому варианту. Он позво- ляет более экономно использовать площадь листа бумаги, т. к. правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения, адресо- вания, резолюции. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа Исключение составляют бланки организаций с изображением Го- сударственного герба РФ или гербов субъектов РФ. Распечатка бланков с 51 компьютера очень экономична для небольших организаций, но не защищает от подделок. Типографские бланки в этом смысле более надежны. Кроме то- го, для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые ор- ганизации заказывают в типографиях нумерационные бланки и ведут тща- тельный учет их расходования. С этой же целью государственные и муни- ципальные учреждения используют для разных видов документов бланки разных цветов. Бланки документов проектируют в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенных в приложении А к стандарту. В схе- мах сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон распо- ложения реквизитов, пунктиром — переменные. По рекомендациям государственного стандарта бланки документов следует пе- чатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета. При печати бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «Наименование организации» допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от «длины» (т. е. от количества знаков в наименовании организации-автора). На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготов- ления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Ес- ли документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и после- дующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц простав- ляют посередине верхнего поля листа. Номера страниц проставляю араб- скими цифрами без слова «страница». Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. 2.4. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба РФ, гербов субъектов РФ Бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гер- бов субъектов РФ (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-гра- верными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид дея- тельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможно- стей для изготовления указанного вида продукции на качественном должном уровне. Гербовые бланки в организации подлежат учету раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (на карточках или журнале). На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставля- ют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. При регистрации в журнале или карточке используются следующие рекви- зиты. 52 При поступлении бланков: — наименование вида гербового бланка; — дата поступления; — номер сопроводительного документа; — наименование организации — поставщика гербовых бланков; — количество экземпляров; — серия и номера гербовых бланков. При выдаче бланков: — наименование вида гербового бланка; — количество экземпляров; — наименование структурного подразделения организации, фамилия и ини- циалы должностного лица-получателя гербовых бланков; — расписка в получении; — примечание (отметка об уничтожении и т. д.). Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-ре- гистрационной форме. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводст- во организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководите- ля организации. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом ру- ководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учет- но-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организа- ции документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации. Задание 2.4. Что такое бланк документа? Назовите основные требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ. 53 Задание 2.5. Какие реквизиты входят в формуляр-образец письма? Задание 2.6. Перечислите реквизиты, которые придают документу юридическую силу. Библиографический список 1. Об информации, информатизации и защите информации: Федеральный закон РФ // Собрание законодательства РФ.— 1995.— № 8. 2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система органи- зационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.— М.: Гос- стандарт, 2000. 3. ГОСТ Р 5114-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.— М.: Изд-во стандартов, 1998. 4. ГОСТ 6.10-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра- 1987. 5. Л. Служебные отметки в оформлении документов // Управление персоналом.— № 3.— С. 6. Составление и оформление служебных документов: Практич. пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур / Под ред. Т. В. Кузнецовой.— М.: ЗАО «Бизнес-школа "Интел-Синтез"», 7. Чуковенков А. Ю., Янковая В. Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Уни- фицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформле- нию М.: Дело, 1999. 54 |