Документоведение и делопроизводство - Учебник. Учебнометодический комплекс для дистанционного обучения по специальности Государственное и муниципальное управление
 Скачать 1.42 Mb.
|
|
Тема 4. СИСТЕМА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ После изучения этой темы Вы должны: иметь представление о процедуре документирования управленческого решения в виде распоряди- тельного документа; знать назначение и состав распорядительных документов; уметь ориентироваться в распорядительных документах, разрабатывать и составлять конкретные ви- ды распорядительных документов. План темы Назначение и состав распорядительной документации. 4.2. Процедура издания распорядительных документов. 4.3. Оформление распорядительных документов. 4.1. Назначение и состав распорядительной документации Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее орга- низационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядитель- ных документов. Основное назначение распорядительных документов — регулирование дея- тельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию по- ставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей дея- тельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависит ре- зультат работы организации. Состав распорядительных документов зависит от статуса организации, от ее принадлежности к определенной форме собственности, установленной Гра- жданским кодексом Российской Федерации. Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены: — на совершенствование организационной структуры учреждения; — на характер, содержание средств и способов осуществления основной (про- изводственной) деятельности учреждения; — на обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления — от управляемого органа к управляемому. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относятся к норматив- ным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных докумен- 80 тов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на: — правовые акты, действующие на федеральном уровне,— акты, издавае- мые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполни- тельной власти; — правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ: краев, областных городов, автономных областей и округов; — правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти); — правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учрежде- ния, фирмы. Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполни- тельной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на: — акты межведомственного характера; — акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, исполнитель- ной властью, осуществляются в соответствии с Правилами подготовки ве- домственных нормативных актов, утвержденными постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 23 июля 1993 г. № 722. Подготовка постановлений и распоряжений Правительства РФ регламенти- рована Положением о подготовке проектов постановлений и распоряжений Совета Министров — Правительства РФ, утвержденном постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 28 января 1993 г. № 74. Основанием для издания распорядительных документов может быть: — необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных, правовых актов и иных решений вышестоящих органов (такие документы называются «во исполнение»); — необходимость осуществления собственной исполнительно-распоряди- тельной деятельности, вытекающей из функций и задач организации (такие документы называются «инициативными»). Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими ор- ганами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все рас- порядительные документы делятся на две группы: — документы, издаваемые в условиях коллегиальности; — документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения. В условиях коллегиального принятия решения издаются постановления и решения. Постановление — документ, принимаемый высшим и некоторыми цен- тральными органами коллегиального управления. 81 Решение — распорядительный документ официальных коллегиальных ор- ганов управления (советов директоров, правлений кооперативов и др.). Во втором случае издаются приказы, указания, распоряжения. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, дейст- вующего на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием. Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично Президентом РФ, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения из- дают заместители первого руководителя, главные специалисты, руководите- ли структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности. Как правило, распоря- жение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей или структурных подразделений. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и при- казы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений часто отсутствует констатирующая часть. Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем органи- зации или его заместителями преимущественно по вопросам информацион- но-методического характера, а также по вопросам, связанным с организаци- ей выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоя- щей организации. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте могут быть «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зави- симости от содержания указания. Задание 4.1. Скажите, в каких случаях организация издает решения, постановления, приказы, а в каких указания. 4.2. Процедура издания распорядительных документов Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения состоит из следующих стадий: Инициирование решения. 2. Сбор и анализ информации. 3. Подготовка проекта документа. 4. Согласование документа. 5. Внесение проекта документа на рассмотрения руководства. 6. Подписание и выпуск документа. 7. Доведение документа до исполнителей. 82 Стадия 1 — инициирование решения — обоснование необходимости изда- ния распорядительного документа. Проекты распорядительных документов могут готовиться: — на плановой основе в соответствии с ранее разработанной программой; — по поручению руководства организации; — по инициативе руководителей структурных подразделений; — по инициативе отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может быть изложено в докладной записке, справке аналитического или информа- ционного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме и т. д. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение. Стадия 2 — сбор и анализ информации по вопросу. Включает работу по осуществлению сбора и представления информации для принятия объектив- ного и обоснованного по содержанию проекта документа. Для этого в организации должны быть определены минимально необходи- мые источники информации. Такими источниками могут быть две группы документов: — документы, содержащие сведения о состоянии решаемого вопроса, в том числе документы вышестоящих и нижестоящих организаций, документы, изданные ранее по данному вопросу (назовем это «ретроспективная база»); — документы юридического характера — законодательные и нормативные документы, необходимые исполнителям для того, чтобы проект решения был точным с правовой точки зрения. Стадия 3 — подготовка проекта документа. Заключается в оформлении вы- работанного решения в виде проекта распорядительного документа. Оформление проекта осуществляется по тем же правилам, которые преду- смотрены для оформления документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структур- ных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различ- ных подразделений, то по решению руководства организации создается вре- менная комиссия или назначается группа работников для подготовки проек- та распорядительного документа. Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ. При составлении проекта документа необходимо: — увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий; — излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования; — намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения пору- чений; — обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоми- наемых в нем наименований организаций; 83 — указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа; — указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части. Стадия 4 — согласование проекта. Включает в себя редактирование доку- мента по результатам его визирования руководящими работниками и спе- циалистами данной организации и внешнего согласования с другими орга- низациями, если проект решения затрагивает их интересы или требуется экспертиза проекта документа. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются испол- нителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы на предмет со- ответствия проекта документа действующему законодательству; с замести- телями руководителя организации и др. Практика подготовки управленческих решений показывает, что в большин- стве случаев возможно установление единого порядка и постоянного круга лиц и организаций, с которыми должны быть согласованы проекты решений в зависимости от их типового содержания. Этот круг лиц и организаций мо- жет быть закреплен в каком-либо нормативном документе. Кроме того, же- лательно определиться и в том, кто технически осуществляет согласова- ние — ответственный исполнитель или служба ДОУ. Чаще всего это делает исполнитель, поскольку он владеет вопросом и может сразу разъяснить со- мнения, возникающие при визировании документа. Но в тех случаях, когда издаются типовые, часто повторяющиеся решения (например, приказы о на- правлении в командировку, которые визирует лишь бухгалтер и руководи- тель подразделения), то эта работа может быть возложена на секретаря. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципи- ального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Стадия 5 — внесение проекта документа на рассмотрение руководству. Предполагает внесение замечаний в проект по результатам согласования, окончательного оформления согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководству на подписание. Эта стадия имеет особое значение, если проект документа готовится по поручению вы- шестоящей организации. В этом случае проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартном листе бумаги и направляется в выше- стоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной за- пиской, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обосно- вание его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подго- товлен проект и с кем согласован. Стадия 6 — принятие решения (подписание). Подпись руководителя пре- вращает проект в полноценный, имеющий юридическое значение документ. Датой приказа является дата его подписания. Приказы по административно-хозяйственным вопросам подписывают за- местители руководителя, курирующие эти вопросы, в соответствии с его компетенцией, что должно быть обязательно оговорено в соответствующих документах (положении, приказе). В случае обнаружения в подписанном документе неточностей или неясно- стей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему доку- 84 мент, для внесения изменений. Внесение дополнений и изменений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его. На распорядительных документах, которые предназначены для исполнения в данной организации, подписи исполнителей проставляются на первом эк- земпляре, который подписывает руководитель, а для документов, предна- значенных для рассылки,— на втором экземпляре. Часто в организациях вопрос о том, кто именно представляет документ на подпись руководителю, является неупорядоченным и складывается стихийно. Стадия 7 — доведение документа до исполнителей в соответствии со спи- ском на рассылку. В день подписания документа должна производится его регистрация. Прика- зы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; при- казы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нуме- руются отдельно. При большом тираже список адресатов прилагается к документу в виде са- мостоятельного документа. Снятие копий с распорядительных документов в соответствии со списком на рассылку (который составляется и подписывается исполнителем) и оформле- ние выписок производится службой ДОУ или секретарем-референтом, где они формируются. Дополнительные копии снимаются только с разрешения руководства. При этом делается соответствующая отметка в списке на рас- сылку. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ. Выписки из распорядительных документов содержат все реквизиты до распо- рядительной части, а из распорядительной части берется только та информа- ция, которая необходима в конкретном случае. Выписка заверяется проставле- нием отметки о заверении копии. Подлинники для пользования не выдаются. Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиаль- ности включает следующие стадии: Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. 2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа. 3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллеги- ального органа. 4. Принятие решения по рассмотренным материалам. 5. Оформление протокола заседания. 6. Издание распорядительного документа. 7. Доведение решения коллегиального органа до исполнителей. На первой стадии проводится сбор информации по рассматриваемому во- просу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки. Эту работу проводит, как правило, в соответствии с планом работы коллегиального орга- на специалист соответствующего структурного подразделения по заданию руководителя и совместно с ним. При необходимости специалист может за- прашивать необходимую информацию из подведомственного учреждения, других подразделений. Справка, которую готовит специалист, должна содер- жать исчерпывающую и всестороннюю информацию о состоянии дел по рас- сматриваемому вопросу и конкретные предложения. Она должна быть согла- 85 сована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами подразделений и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение коллегиального органа. Наряду со справкой специалист готовит практические решения коллегиаль- ного органа. Таким образом, данная стадия завершается подготовкой справ- ки по вопросу и проекта решения. На второй стадии подготовленные материалы (справка и проект) передают- ся секретарю коллегиального органа. Здесь важно соблюдение сроков, уста- новленных для передачи материалов, которые обычно составляются за 15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представлен- ных материалов и их рассылки или передачи членам коллегиального органа для ознакомления и предварительного изучения. Передачу материалов сек- ретарю коллегиального органа осуществляет руководитель структурного подразделения, подготовившего их. Третья стадия — обсуждение материалов на заседании — включает два этапа: — вспомогательный, заключающийся в подготовке обсуждения; — основной — непосредственно обсуждение вопросов на заседании. На первом этапе проводятся ознакомление председателя коллегиального ор- гана с представленными материалами и организация мероприятия по подго- товке заседания — членам коллегиального органа рассылаются приглаше- ния, повестка дня, материалы к заседанию. На самом заседании обсуждаются представленные материалы, высказыва- ются мнения по проекту решения, предложения по его изменению и допол- нению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, ко- торые признаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегиального органа. Четвертая стадия отражает специфику деятельности коллегиального орга- на — это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания. Пятая стадия — составление протокола заседания (см. в теме «Информа- ционно-справочные документы»). Шестая стадия — издание распорядительного документа по решению кол- легиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются поста- новлениями и решениями. Постановления издаются высшими органами го- сударственной власти и управления, представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов РФ. Коллегиальные органы организации, учреждения издают решения (Решение совета директоров). Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практи- ке учреждения такие решения называются протокольными, доведение их до исполнителей осуществляется выпиской из протокола. Задание 4.2. Когда приказ по основной деятельности вступает в силу? 86 Задание 4.3. Какие действия предполагаются при несогласии с проектом распорядительного документа? 4.3. Оформление распорядительных документов (на примере приказа) В деятельности организации различают приказы: по организационным во- просам, основной деятельности и личному составу. Приказы по организационным вопросам издаются в случаях: — создания, реорганизации или ликвидации учреждения; — утверждения структуры и штатов; — утверждения и / или введения в действие различных организационно-пра- вовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов; — создания временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, правлений, комиссий и т. п.) и др. Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования дея- тельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-тех- ническую политику, информационное и документационное обеспечение дея- тельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содер- жание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности. Приказы по личному составу регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взы- сканий и поощрение работников. Приказ оформляется на специальном бланке — бланке приказа или на об- щем бланке организации с указанием вида документа. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бу- маги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа — «Проект». В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты: 1. Наименование министерства или ведомства (для учреждений и организа- ций в случае прямого подчинения). 2. Эмблема и наименование организации (с указанием организационно-пра- вовой формы). 3. Название вида документа (приказ) — оформляется через 2 межстрочных интервала ниже наименования предприятия от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрированным способ, а на бланке приказа, напечатанного заранее типографским способом, как правило, центрирован- но. Печатается шрифтом размером № 13. 87 4. Дата — оформляется цифровым способом (12.04.2002) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над спе- циальной ограничительной линией в бланке. Дата составления приказа явля- ется одновременно датой его подписания и вступления в силу (если время вступления в силу специально не оговаривается в тексте). Руководитель в момент подписания приказа должен проставить ее своей рукой. Допускается буквенно-цифровой способ ее оформления июля 2000 г.), При котором месяц и год могут быть напечатаны заранее. 5. Индекс (номер) — представляет собой валовой порядковый номер приказа в пределах календарного года. 6. Место составления или издания — оформляется через 2 межстрочных ин- тервала ниже даты и индекса от границы левого поля при угловом располо- жении реквизитов, при продольном — в центре строки. 7. Заголовок к тексту — оформляется в левом верхнем углу через меж- строчных интервала ниже реквизита «Место составления» от границы лево- го Заголовок начинается с предлога «О» или «Об», отвечает на вопрос «о чем?», формулируется с помощью отглагольного существительного («О создании...», «Об итогах...») и может состоять, как правило, из строк, напечатанных через один интервал. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным располо- жением реквизитов, выравнивается по центру. 8. Текст — состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распоряди- тельной. В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и за- дач издания необходимость совершения распорядительных действий. В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога «Для», «В связи», которые являются типовой его частью. Если рас- порядительные действия нуждаются в подобном обосновании, то констати- рующая часть текста инициативного приказа содержит изложение фактов, оценок, причин и обстоятельств, сформулированных и расположенных по степени их значимости (простые предложения с прямым порядком слов) и за- вершается конструкцией с теми же предлогами «Для», «В связи» и т. п. Оборот «На основании вышеизложенного...» является архаичным и не соот- ветствует нормам современной деловой речи. В приказе, изданном «во исполнение», констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии», «На основании», содержит название вида до- кумента, наименование организации-автора, полный заголовок к тексту, да- ту, индекс документа, во исполнение которого издается данный приказ. Для формулирования текста используется стандартная речевая модель. В соответствии с постановлением Правительства РФ «О повышении тарифной ставки (оклада) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы ...» от № Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые в распо- рядительной части действия не нуждаются в разъяснении (например, в при- казах о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т. п.). 88 Завершается констатирующая часть словом «приказываю», которое печата- ется вразрядку, оформляется на отдельной строке от границы левого поля и заканчивается двоеточием. Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки и излагается в повелительной форме. Если в приказе устанавливаются правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то они формулируются по при- мерной речевой модели: что (с) делать — с какого срока (или на какой срок). Например: «Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 1999 г.» или «Внести с 01 июля 2002 г. следующие изменения в Положение о персонале предприятия...» Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям или их руководителям), то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или наименования, четко сформу- лировать предписываемое действие и указать срок исполнения. Такие пору- чительские пункты формулируются по примерной речевой модели: кому — что (с)делать — когда (к какому сроку). «Коммерческому директору Васильевой С В . разработать Положение об отделе маркетинга к 25.06.2002» или «Управлению кадров организовать повышение квалификации технического персонала предприятия в октябре 2002 г.» Если одному исполнителю поручается несколько заданий, то пункт делится на подпункты. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничивается. Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выраже- ний, к примеру «улучшить, усилить контроль, принять меры, обратить вни- мание, поднять уровень»и т. п. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных терминов для обо- значения одного и того же понятия. В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». В случае необходимости руководитель предприятия делегирует свое право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядитель- ной части текста последним и строится по образцу: «Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора Симонова А.К.» 89 Наименование должности и фамилия пишутся в винительном падеже. Архаичные обороты типа «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» при формулировании пункта о контроле не допускается. Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитическо- го характера, то в тексте проекта в соответствующих пунктах распорядитель- ной части даются ссылки: «Приложение 1» или «Согласно приложению». На самом приложении на первой страницы приложения в правом верхнем углу печатается Приложение к приказу от 00.00.0000 № 00 Приложение 1 к п. 2 приказа от 15.06.2002 № 86 Если приложением к приказу является утвержденный им документ, который впоследствии действует в виде самостоятельного документа, то на нем в правом верхнем углу проставляется гриф утверждения. В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений. Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, под- готовившим их, руководителями структурных подразделений. Приложения к приказу подписываются руководителем структурного под- разделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной сторо- не последнего листа приложения. Если подготавливаемый проект отменяет или изменяет ранее изданные при- казы, то в проекте должно быть указано, какие из них утратили силу или подлежат изменению и в какой части. Приказы, а также отдельные разделы ранее изданных приказов представляются к признанию утратившими силу одновременно с изданием новых приказов по данной проблеме. Перечень приказов, утративших силу, указывается отдельным пунктом (при большом количестве он может быть дан в приложении). Если ранее изданный приказ подлежит изменению частично, то в проекте приказа дается новая редакция конкретного пункта: Пункт 5 приказа от 00.00.0000 № 00 изложить в следующей редакции... Далее дается новый текст. Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тек- сте оговорку: В дополнение к приказу от 00.00.0000 № 00. 9. Подпись — оформляется через межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подпи- сывающего приказ (сокращенное, т. к. наименование предприятия или орга- низации-автора указано в заголовочной части), личную подпись и ее рас- шифровку. 90 10. Визы или гриф согласования — виза включает должность визирующего, подпись, расшифровку его подписи и дату согласования. Возражения, замечания или дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе. В этом случае виза имеет следующую форму: С проектом не согласен. Замечания прилагаются. Начальник планового отдела подпись И.О.Фамилия 00.00.0000 Замечания, если с ними не согласны исполнители, должны поступать вместе с окончательно оформленным проектом документа на подписание руково- дителю. Упрощенное оформление визы (только подпись) без указания должности, расшифровки подписи, отсутствие даты визирования снижают его юридиче- скую силу, а в отдельных случаях приводят к тому, что документ теряет юридическую силу. Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справ- кой о согласовании, листом согласования. СОГЛАСОВАНО Директор ООО «Вектор» подпись А.А.Воробьев 00.00.0000 Если согласование проводится с коллегиальным органом, то гриф согласо- вания оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания комиссии наименование организации 00.00.0000 № 00 Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве размещаются двумя вертикальными рядами или на отдельном листе, который должен иметь следующий заголовок: Лист согласования приказа от 00.00.0000 № 000 В случае необходимости грифы согласования удостоверяются печатью. Незавизированные проекты документов на подпись не представляются и не подписываются. Если в процессе доработки вносятся существенные изменения в проект при- каза, то он подлежит повторному визированию. Отметка об исполнителе — содержит фамилию, имя, отчество на одной строчке и на другой — номер телефона. 91 Задание 4.4. Как Вы считаете, обязательно ли наличие констатирующей части в тексте распорядительного документа? Почему? Задание 4.5. Какие действия предполагаются при несогласии с проектом распорядительного документа? Задание 4.6. Оформите приказ по основной деятельности в соответствии с ГОСТом, используя следующие данные (на отдельном листе бумаги). Областная Администрация Новосибирской области. Управление организационной работы и контроля. ПРИКАЗ. 00.00.0000 № 64. г. Новосибирск. Об утверждении примерной номенклатуры дел и типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии средних специальных учебных заведений. В целях совершенствования работы с документами в средних специальных учебных заведениях ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить примерную номенклатуру дел и типовое положение о постоянно дей- ствующей экспертной комиссии средних учебных заведений. 2. Учебным заведениям в работе со слу- жебными документами руководствоваться утвержденной приказом начальника Управления организа- ционной работы и контроля от 00.00.0000 № 00 примерной номенклатуры дел. 3. Управлению образо- вания установить постоянный контроль за работой со служебными документами в подведомственных учебных заведениях в соответствии с настоящим приказом. 4. Контроль за исполнением приказа воз- ложить на зам. начальника Управления А. В. Петрова. Подписывает приказ начальник Управления ор- ганизационной работы и контроля. Задание 4.7. Составьте проект указания (на отдельном листе бумаги). В соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом директора ООО «Три- котаж» от 12.04.2002 № 24, зам. директора Павловец С. К. обязал зав. копировально-множительным бюро Петрова Б. В. разработать форму заказа на размножение документов, выдавать размноженные документы исполнителям с соответствующей распиской в журналах регистрировать поступающие на размножение документы в специальных журналах учета. Контроль за исполнением указания возложить на начальника общего отдела И. П. Кравца. Указание было зарегистрировано 14.04.2002. Библиографический список ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению М.: Изд-во стандартов, 1990. 2. Государственная система обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.— М., 92 3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.— М., 2001. 4. В. Организация документирования управленческого решения // Управление персо- № С. 5. Как правильно подготовить и оформить приказ / Сост. В. В. Андреянова.— М.: Инфра-М, 2002. 6. Павлюк Л. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. 3-е изд., перераб. и доп.— М.; Спб: ИТД «Герда», 1999. 7. СтенюковМ. В. Документы. М.: ПРИОР, 1995. 93 |