Документоведение и делопроизводство - Учебник. Учебнометодический комплекс для дистанционного обучения по специальности Государственное и муниципальное управление
 Скачать 1.42 Mb.
|
|
143 INB INB тем проверки и регулирования процесса исполнения, сигна- лизирования руководителям и исполнителям о приближении срока оконча- ния работы над документом. Ведется в течение всего периода исполнения документа. Текущий (итоговый) контроль проводится службой ДОУ или секретарем- референтом периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Он представляет собой аналитическое обобщение исполнительской дисципли- ны в структурных подразделениях учреждения по результатам предупреди- тельного контроля. Одновременно проверяется исполнение документов, не поставленных на контроль. Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, тре- бующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленче- ских действий, составления ответного или иного документа, внесения изме- нений в нормативные, инструктивные, плановые и другие документы. Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллеги- альных органов служат не сами документы, а содержащееся в них задание (поручение). Задание является также составной частью резолюции, которую руководитель пишет на документе. Обязательному контролю за исполнени- ем подлежат предложения, заявления и жалобы граждан, запросы депутатов. В приложении к «Государственной системе документационного обеспече- ния управления» дан перечень типовых сроков исполнения документов, ко- торыми надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения. При традиционной технологии контроля в перечень обычно включаются документов, требующих индивидуального наблюдения за ходом исполнения, т. к. все документы проконтролировать в этом режиме практи- чески невозможно. Отсюда понятия «выборочный контроль» и «сплошной контроль». Автоматизация контрольных операций дает возможность значи- тельно увеличить процент индивидуально контролируемых документов и подойти к решению проблемы сплошного контроля. По указанию руководства учреждения или структурного подразделения на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в указан- ный перечень, отдельные пункты документа, устные и письменные поруче- ния руководства. Срок исполнения документов может быть типовым и индивидуальным. Типовой срок указывается в перечне документов, подлежащих обязательно- му контролю. Как правило, типовой срок исполнения основной массы доку- ментов — дней, предложений, заявлений и жалоб граждан — от 15 дней до одного месяца. Для документов, не указанных в перечне, сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Индивидуальный срок исполнения документа определяется руководителем и фиксируется в резолюции. Этот срок не должен быть больше типового для данной категории документов. В распорядительных документах и докумен- тах коллегиальных органов индивидуальный срок исполнения указывается отдельно в каждом пункте. Срок исполнения — это конечная дата работы над документом. Срок исчис- ления в календарных днях: 144 — для входящих документов — с даты поступления документа в учрежде- ние (с даты, указанной в регистрационном штампе); — для отправляемых и внутренних документов — с даты их подписания или утверждения; — для решений коллегиальных органов — с даты заседания или совещания; — для устных распоряжений — с даты их отдачи. Срок исполнения всегда должен быть реальным и учитывать время, необхо- димое для выполнения технических операций с документами, степень за- груженности исполнителя, территориальную отдаленность подразделения и другие факторы. Периодически составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, сколько из них — по уважительным и неуважительным причинам. Степень исполнения документов можно охарактеризовать количественно, путем исчисления коэффициента, который в общем виде выглядит следую- щим образом: где Кисп. — коэффициент исполнительности; соответственно количество фактически исполненных за опре- деленный период документов и количество невыполненных подлежащих ис- полнению документов в отчетный период. Своевременность исполнения документов можно оценивать как в целом по организации по всему массиву документов, так и дифференцированно по группам документов. Образец перечня неисполненных документов Перечень документов, неисполненных (название структурного подразделения, организации) ISB в срок, по состоянию на 200 г. № 1 Откуда по- ступил до- кумент, его номер и да- та 2 Краткое со- держание документа 3 Срок испол- нения 4 Фамилия и исполнителя 5 Причины неиспол- нения в срок 6 Состояние исполнения 7 Когда будет испол- нено 8 Решение руково- дителя 9 Начальник службы ДОУ И. О. Фамилия Графы заполняются в структурном подразделении-исполнителе. 145 Справка о состоянии исполнения документов на предприятии на 00.00.0000 № п/п 1 Название документа 2 Краткое со- держание 3 Дата, № 4 Срок испол- нения 5 Фамилия исполнителя 6 Составление исполнения 7 Причина не- выполнения 8 Зав. канцелярией Дата И. О. Фамилия На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются при- чины (перегрузка руководителя, недисциплинированность сотрудников, слабость системы документооборота и т. п.) и вырабатываются соответст- вующие предложения по исправлению недостатков. Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который тесно связан с автоматизированной сис- темой регистрации документов и дает возможность охватить практически неограниченный круг документов. Задание 6.4. Какие сроки исполнения документов Вы знаете? Задание 6.5. Перечислите основные реквизиты РКК? 6.4. Общие требования к систематизации документов и формированию дел Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зави- сят от организации хранения документов, т. е. от методов их классификации. Единый порядок классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел — «систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения, заводимых в организации, и оформленный в установленном порядке». Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения. Во-первых, как следует из определения, ее главным назначением является систематизация документов, т. е. она служит планом распределения доку- ментов после их исполнения в дела и, таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. 146 Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориенти- ровочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклату- ры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при ре- гистрации документов — индекс дела по номенклатуре входит составной частью в регистрационный индекс входящего и исходящего документов. классификационная схема номенклатуры может быть исполь- зована как схема построения справочной картотеки на исполненные доку- менты. номенклатура дел используется вместо описи как учетный доку- мент при сдаче в архив учреждения дел со сроком хранения до 10 лет вклю- чительно. номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения свыше 10 лет. номенклатура дел имеет и справочное значение при изучении структуры учреждения. Основное требование, предъявляемое к номенклатуре,— охват всех доку- ментов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Работник документационной службы с помощью номенклатуры дел должен найти место для любого документа учреждения. В номенклатуру дел вклю- чаются все справочные журналы и картотеки, электронные документы и ба- зы данных. Не включаются в номенклатуру дел только заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр и т. д.). Общие требования к номенклатуре дел изложены в основных нормативных документах по организации делопроизводства и архивного дела: ГСДОУ, Основных правилах работы ведомственных архивов, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основах законода- тельства РФ об Архивном фонде и архивах. В этих документах содержится определение номенклатуры дел, устанавливаются виды номенклатуры дел, порядок их составления, оформления и использования. Номенклатура дел бывает трех видов: — конкретная (номенклатура дел организации); — примерная (устанавливающая примерный состав дел, заводимых в дело- производстве); — типовая (содержащая унифицированные заголовки дел, образующихся в делопроизводстве однородных учреждений). В номенклатуре дел крупных организаций выделяют номенклатуры струк- турных подразделений и номенклатуру дел всего учреждения, в которой сведены номенклатуры структурных подразделений. Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных до- кументов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ве- домств для своей системы подведомственных организаций. Они одобряются 147 или экспертными комиссиями учрежде- ния, обязательно рассматриваются экспертно-проверочными комиссиями соответствующего архивного органа, согласовываются с ним и затем утвер- ждаются руководителями. Каждая организация обязана иметь свою конкретную номенклатуру дел. При наличии типовой или примерной номенклатуры дел конкретная но- менклатура составляется на их основе. При этом заголовки дел могут быть конкретизированы с учетом специфики данной организации. Сроки хране- ния дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, пе- реносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. При ее составлении следует руководствоваться уставом организации, штат- ным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения. Схема построения номенклатуры дел Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подраз- делениям или направлениям деятельности организации. Первым разделом, не- зависимо от его места в штатном расписании, должна быть канцелярия (общий отдел, служба ДОУ). Это связано с тем, что именно в службе ДОУ создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную дея- тельность руководства организации. Можно рекомендовать следующий поря- док расположения разделов в номенклатуре организации: Канцелярия. Плановый отдел. Производственный отдел. Коммерческий отдел. Информационно-аналитическое Правовое управление (юридический отдел). Отдел маркетинга. Финансовый отдел (бухгалтерия). Служба безопасности. Отдел кадров (управление персоналом). Общественное бюро экономического анализа. Профсоюзный комитет. В номенклатуру дел следует включать также разделы, содержащие заголов- ки дел временно действующих органов и учреждений, документы которых служат для подтверждения полномочий организации. В небольших фирмах удобнее выделять разделы, соответствующие основ- ным направлениям деятельности организации, например: — организационно-распорядительная деятельность (административно-управ- ленческая деятельность); — планово-отчетная деятельность; — производственная деятельность; — коммерческая деятельность; — маркетинг (рекламная деятельность); — деятельность по обеспечению безопасности; 148 — справочно-информационная деятельность; — финансовая деятельность; — управление персоналом; — общественная деятельность и др. Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов. Индексация дел Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозна- чения структурного подразделения (общественной организации, направле- ния деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах раздела. Индекс обозначается арабскими цифрами; например, ин- декс дела 03-09 означает, что оно принадлежит структурному подразделе- нию под индексом 03 и занимает девятое место в номенклатуре дел струк- турного подразделения. В маленькой организации индекс дела будет состо- ять из его порядкового номера в номенклатуре. Для однородных дел в пределах разных структурных подразделений уста- навливают одинаковые индексы, что повышает оперативность поиска доку- ментов. Под одним и тем же индексом из года в год вносятся в номенклату- ру переходящие дела. При наличии в организации классификатора вопросов деятельности индекс может быть дополнен номером по этому классификатору, помещаемым ме- жду номером структурного подразделения и порядковым номером дела. Ин- декс дела указывается в первой графе номенклатуры. Требования индексации дел должны быть отражены в инструкции по дело- производству организации. Требования к заголовкам дел и их систематизации При формулировании заголовков дел, включенных в номенклатуру, учиты- вается требование краткости и предельной точности, так как именно по за- головкам дела идет в дальнейшем поиск нужного документа. Заголовок состоит из следующих элементов: — название вида документа (переписка, журнал) или разновидности доку- ментов (приказы, акты, протоколы); — название автора документов (структурного подразделения, комиссии и др.); — краткое содержание документов дела; — название адресата (корреспондента) документа; — название местности, с которым связано содержание документов; — даты (период), к которым относится содержание документов дела; — слова «копия», если дело сформировано из копий документов (например, «Решения совета директоров за 2001 г. Копии»). Не каждое дело в заголовке будет содержать полный набор этих элементов. Набор элементов заголовка зависит от характера документов, которые будут группироваться в данном деле. Так, например, период, к которому относятся документы дела, как правило, указывается в плановых и отчетных документах (годовые, квартальные 149 и т. д.). Подразумевается, что в остальных делах, где в заголовке не указан период, формируются документы текущего делопроизводственного года. Если в делах предполагается группировать документы одного вида, то фор- мирование заголовков не составит проблемы. Например: — «Приказы руководителя организации по основной деятельности»; — «Протоколы заседаний совета директоров»; — «Приказы (распоряжения) руководителя организации о приеме на работу». Несложно формировать и заголовки дел определенного вида. Например, «Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним». В формулировке заголовков дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если это переписка с одним корреспон- дентом, то его необходимо указать. Например, «Переписка с АО «ОКМА» по вопросу поставки каучуковых деталей». Указывается в заголовке и группа однородных корреспондентов. Например, «Переписка с кадровыми агентствами по подбору персонала». Если переписка ведется по одному вопросу, но корреспонденты различные, то их не указывают. Например, «Переписка об организации факультета по- вышения квалификации при университете». В практике работы организации часто бывает удобным сгруппировать в од- ном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область), т. к. переписка с каждым из них сравнительно небольшая и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело, т. е. группировка дела ведется по географическо- му признаку. Например: — «Переписка со школами Заречного района об участии в дне открытых дверей»; — «Годовые отчеты леспромхозов Кировской области». Сложнее формулировать заголовки дел, содержащих документы различных видов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроиз- водства. В таких заголовках следует употреблять обобщающий термин «до- кументы». Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены до- кументы. В скобках необходимо перечислить основные виды документов, группируемых в данном деле. Например: — «Документы о проведении аттестации сотрудников (протоколы засе- даний аттестационной комиссии, аттестационные листы, отчеты, тес- ты и др.)»; — «Документы о подготовке выставки изделий фирмы (планы, графики, письма, справки и др.)». Если в деле будут группироваться документы, являющиеся приложением к другим документам, то на это необходимо указать в заголовке. Например: — «Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные за- писки, представления, справки, резюме и др.)»; — «Документы к протоколам заседаний совета директоров (тексты док- ладов, выступлений и др.)». 150 Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указа- ние на периодичность и характер документов. Например: — «Отчеты по учебной и научной работе кафедр факультета за 1 се- местр»; — «Месячные отчеты об отгрузке товаров». В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указа- ны название формы, ее номер или условное обозначение. Например: — «Годовые статистические отчеты о возрастном составе учащихся уни- верситета по форме 2ст»; — «Ведомость затрат на производство по форме № 12». Термин «дело» в заголовке используется только в том случае, если в деле будут группироваться документы, связанные последовательностью дело- производства (судебное дело, личное дело, арбитражное дело). В нормативных документах не содержится особых требований к заголовкам дел для группировки электронных документов. В данном случае целесооб- разно придерживаться общих требований. При этом, в графе «Примечание» в номенклатуре дел следует указать вид носителя и место его хранения (электронный документ: При подго- товке номенклатуры дел не всегда ясно, в какой форме будет создан доку- мент (в обычной или электронной). Поэтому соответствующее примечание можно дать при работе с номенклатурой дел в течение года. Если единицей хранения будет база данных (например, база данных по персоналу организа- ции), то в заголовке целесообразно раскрыть основное содержание этой ба- зы. Например, «База данных о персонале фирмы (фамилии, имена, отчества сотрудников, их возраст, адрес, паспортные данные, образование, долж- ность, оклад, результаты аттестации и др.)». В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих со- держание и виды документов, например таких: «Переписка по общим во- просам», «Разная переписка», «Дела с отчетностью» и т. д. При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учиты- вать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хране- ния, временным свыше лет и временным до лет не могут группиро- ваться в одно дело. Нельзя допускать, чтобы в одном деле группировались например, «Годовые отчеты предприятий» и «Переписка о предоставлении отчетности», т. к. го- довые отчеты подлежат постоянному хранению, а переписка хранится 3 года и после уничтожается. Некоторые документы предшествующего года (нескольких лет), необходи- мые в делопроизводстве, не передаются в архив, а включаются в номенкла- туру дел текущего года как переходящие. В таком случае в графе «Примеча- ния» делается соответствующая отметка. Указание на копийность в заголовке документов делается только в том слу- чае, если в деле будут группироваться копии документов. В таком случае после основного заголовка ставится точка и после этого делается запись: «Копии». При этом слово «подлинник» не пишется. Отсутствие этого указа- ния, автоматически будет означать, что в деле группируются подлинники документов. |