2 ГЛАВА (копия). Управление заказами на предприятии ооо" курьер сервис 78" 1 Характеристика предприятия ооо" Курьер Сервис78"
 Скачать 242.46 Kb.
|
|
2.4 Обработка заказов на предприятии ООО “Курьер Сервис-78” В основе товародвижения лежит деятельность, связанная с планированием, осуществлением и контролем за физическим перемещением готовой продукции от места ее производства (изготовления) и заканчивая местом ее использования (потребителя). Иначе этот процесс называется маркетинговой логистикой. Ее основной задачей выступает координация действий поставщиков, товаропроизводителей, оптовых и розничных торговцев. Первичным звеном процесса товародвижения выступает получение заказа от клиента. Этот заказ может предполагать необходимость производства определенного товара (под заказ или по стандарту) или отправки определенного вида продукции. Заказ от клиента может быть получен различными способами: лично менеджером при прямом контакте; удаленно через телефон, электронную почту или иные формы связи. Рисунок 4 - схема приёма и передачи заказов  Процедура обработки заказов часто включает определение источников их выполнения, хотя в некоторых случаях ее относят к менеджменту выполнения заказов. Менеджмент заказов после их получения и предварительной обработки должен определить те источники в логистическом канале, которые способны выполнить требования на заказ. контроль точности достоверности информации, например, данных о номенклатурном номере, количестве, цене и т.д.; контроль требуемой позиции продукции; подготовка документации о сроках выполнения заказа или возможном дефиците товара; регистрация и контроль кредитоспособности покупателя; перезапись информации о заказе, если это необходимо; выписка счета-фактуры и других необходимых товарно-транспортных документов. После того, как заказ от клиента получен, начинается процесс его непосредственной обработки, ответственность за которую возлагается на соответствующий отдел (подразделение). В ходе этого процесса отдел заказов подготавливает счета-фактуры и обеспечивает их рассылку соответствующим подразделениям фирм-поставщиков (товаропроизводителей или оптовых/розничных поставщиков). Так начинается процесс обработки заказа. Далее, готовые к отправке отгружаемые изделия сопровождаются необходимой платежной и отгрузочной документацией. Копии этих документов направляются различным подразделениям фирмы. Под обработкой заказа в общем смысле принято понимать целостный комплекс мероприятий, начиная от момента получения заказа от покупателя и заканчивая его выполнением, а именно – доставкой и передачей товара потребителю. Сегодня подобные процессы все чаще автоматизируются, особенно это касается крупных компаний. Обработка заказа требует определенного времени. Чем этот временной период короче, тем быстрее фирма удовлетворяет потребности своих клиентов. От повышения скорости обработки заказов выигрывают как потребители, так и товаропроизводители (рыночные торговцы). Залогом повышения скорости обработки заказов выступает использование компьютеров и иных средств автоматизации. Как правило, покупатели оптовых торговых предприятий заинтересованы в полном товарном ассортименте или комплексе услуг и наличии достаточных товарных запасов. Поэтому маркетологи должны искать компромиссные решения, оптимальные для оптовых торговых предприятий и клиентов. Ценовая политика оптовых торговых предприятий полностью подчинена тем целям, которые они для себя формулируют. Если они заинтересованы в привлечении нужных клиентов, то готовы сократить размеры чистой прибыли на соответствующие товары, либо могут запросить у поставщика товары по низким льготным ценам в обмен на возможность сбыта большего объема товаров этого поставщика. Выбор мест размещения предприятий оптовой торговли обуславливается размерами арендной платы за землю, складские помещения, уровнем развития инфраструктуры. Как правило, предприятия оптовой торговли находятся в районах с низкой арендной платой, в которых не требуется затрачивать значительные средства на благоустройство территории и складских помещений. Но при этом важно, чтобы они размещались транспортных артерий. На современном этапе наблюдается значительный рост доли независимых оптовых предприятий, в то время как деятельность по продажам самих производителей, а также агентов и брокеров падает. Всё это приводит к увеличению роли крупных оптовых торговых предприятий на современном рынке и к уменьшению роли производителей в аспекте товародвижения. 3. Рекомендации по совершению оптимизации управления заказами на транспортном предприятии ООО “Курьер Сервис-78” Система управления запасами - это комплекс мероприятий по созданию и пополнению запасов, организации непрерывного контроля и оперативного планирования поставок. Решение этих задач существенно зависит от стратегических приоритетов управления логистикой, сложившихся в логистической системе и в её звеньях. Наличие достаточного количества запасов способствует повышению качества обслуживания потребителей, обеспечивает стабильность и непрерывность процессов производства, распределения и сбыта. Серьёзным стимулом к созданию запасов выступают издержки дефицита-расходы, связанные с отсутствием необходимой продукции. Включают в себя упущенную прибыль, оплату простоя рабочих и оборудования, штрафы за несвоевременную поставку, дополнительные затраты на выполнение отложенного заказа и т.п. Таким образом, стремление предприятия к экономической безопасности, ослаблению зависимости от внешней среды, ориентация на повышение производительности или максимальное удовлетворение спроса выражается в тенденции к увеличению запасов. С другой стороны, при создании запасов из оборота исключаются и замораживаются значительные финансовые средства, которые могли бы быть использованы, например, на инвестиции в новые технологии. Кроме того, запасы, способствуя уменьшению взаимозависимости звеньев логистической системы, могут привести к их изоляции друг от друга, что противоречит принципам системного подхода к управлению логистикой. Поэтому если предприятие заинтересовано, прежде всего, в повышении эффективности производства (уменьшению общих издержек, ускорению оборачиваемости активов), улучшении потребительских свойств продукции, стратегия управления запасами будет направлена на сокращение запасов до минимально возможного уровня. В этом случае для снижения удельных издержек производства и заказа, минимизации простоя оборудования, выполнения других функций запаса без увеличения их уровня, применяются логистические технологии, позволяющие, в частности, сокращать сроки оформления заказа и доставки продукции. В определенном смысле компромиссом между тенденциями к максимизации и минимизации запасов является оптимизация запасов, представляющая собой задачу создания и поддержания количества запасов, достаточного для обеспечения заданного уровня обслуживания потребителей при минимально возможных затратах. Главный механизм системы управления запасами, который необходимо внедрить в работу всех элементов, состоит в реализации принципа обратной связи. Суть этого принципа заключается в том, что если руководящее звено системы оказывает управляющее воздействие на ее рабочий элемент, то в системе должна существовать «обратная связь», которая обеспечивает поступление данных о новом состоянии всей системы и оценивает результативность ее функционирования. В процессе управления запасами важно установить момент, или точку заказа и его требуемый размер. Точка заказа - это установленный максимальный уровень запаса, при достижении которого подается заказ на поставку очередной партии материальных ценностей. Размер заказа - это количество материалов, на которое должен быть сделан заказ для пополнения их запаса. Если минимальный запас достигнут в момент получения новой партии, то он достигает максимального уровня. Регулировать размер заказа можно изменением объема партий, интервала между поставками или изменением объема и интервала поставки. В зависимости от этого в практике управления запасами используются следующие системы: 1. Система контроля над состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа. Согласно этой системе контроль состояния запасов осуществляется через равные промежутки времени (неделя, декада, месяц) посредством проведения инвентаризации остатков. Например, каждый вторник менеджер фирмы просматривает остатки товаров и составляет заказ на поставку новой партии товаров. Таким образом, интервал времени между заказами остается постоянным, а размер заказа меняется в зависимости от интенсивности потребления, т.е. является переменной величиной. 2. Система контроля над состоянием запасов с фиксированным размером заказа. В этой системе размер заказа на пополнение запаса является величиной постоянной. Интервалы времени, через которые производится размещение заказа, в этом случае могут быть разные. Количество заказываемых изделий устанавливается по договоренности между поставщиком и покупателем. Оно является определенным и фиксированным, а в качестве переменной величины принимается время заказа. Заказ на поставку очередной партии дается при уменьшении размера запаса на складе до установленного порогового уровня -точки заказа. Интервалы между поставками очередных партий на склад зависят от интенсивности расхода (потребления) материальных ресурсов. После размещения очередного заказа запас продолжает уменьшаться, так как заказ выполняется не сразу, а через какой-то промежуток времени. Величина запаса в точке заказа выбирается такой, чтобы в нормальной рабочей ситуации за время запас не опустился ниже страхового. Если же спрос непредвиденно увеличится или будет нарушен срок поставки, то начнет работать страховой запас. Коммерческая служба предприятия в этом случае должна принять меры, обеспечивающие дополнительную поставку. Как видно, данная система контроля предусматривает защиту предприятия от образования дефицита. При этом условно принимается, что интервал времени между подачей заказа на поставку и поступлением партии на склад является постоянным На практике система контроля над состоянием запаса с фиксированным размером заказа применяется преимущественно в следующих случаях: - большие потери в результате отсутствия запаса; - высокие издержки по хранению запасов; - высокая стоимость заказываемого товара; - высокая степень неопределенности спроса; - наличие скидки с цены в зависимости от заказываемого количества. Достоинство данной системы заключается в том, что поступление материала одинаковыми партиями приводит к снижению затрат на доставку и содержание запасов. Недостаток системы заключается в необходимости ведения постоянного трудоемкого контроля над наличием запасов и, как следствие, увеличении издержек, связанных с их регулированием. Для оптимизации затрат на транспортном предприятии мы рекомендуем использовать решение "1С:TMS Логистика.Управление транспортом" (1С:TMS). Эта система предназначена для комплексного управления транспортной логистикой, включая автоматическое планирование внутригородских, межрегиональных и мультимодальных перевозок, построение сложных цепей поставок с использованием разных видов транспорта. Использование этих возможностей помогает добиться оптимизации транспортной логистики и транспортных затрат в самые короткие сроки. Модуль 1С:TMS «Планирование транспортировки» позволяет: Оценивать потребности в перевозках и обрабатывать заявки на транспортировку грузов; Подбирать оптимальный способ доставки с учетом характеристик транспорта, параметров груза и условий его перевозки; Планировать рациональную загрузку транспортных средств; Планировать рейсы. Для формирования многодневных рейсов в системе используется отдельный профиль с расширенным функционалом, предусмотрена возможность автоматического составления графика работы и отдыха водителей; Составлять маршруты с учетом геозон, расстояния между точками, временных окон и других значимых факторов. Для визуального отображения гео-информации и расчета плановых показателей маршрутов с учетом графов дорожной сети 1С:TMS тесно взаимодействует с гео-информационными системами (Ингит, ГИС CetyGuide, Web-картография и др.); Предварительно рассчитывать затраты на перевозку, а также плановые показатели маршрутов: пробег транспорта, время прохождения маршрута, время посещения каждого из адресов и т.п.; Заполнять путевые листы и другие сопроводительные документы; Формировать маршрутные задания и по нажатию одной кнопки отправлять их на мобильные устройства водителей. Планировать перевозки можно как в автоматическом, так и в ручном режиме. Ручной режим позволяет вносить корректировки в уже сформированные транспортные задания или планировать выполнение заявок «с нуля» – формировать рейсы, подбирать маршрутные задания по карте, выбирать порядок посещения контрольных точек и другие параметры перевозок. Все это помогает добиться оптимизации затрат на транспортные услуги: сокращается пробег транспорта, как следствие – снижаются расходы на ГСМ и на транспортировку грузов в целом. Но оптимизация транспортных затрат – не единственный результат автоматизации планирования доставки. Кроме этого: Сокращается время, затрачиваемое на планирование перевозок и выписку сопроводительных документов, в итоге транспорт быстрее выходит на маршруты; Появляется возможность моделировать и прогнозировать затраты на доставку, и тем самым предотвращать завышение расходов уже на этапе планирования перевозок; Маршрутные задания выполняются быстрее, водители успевают развозить больше заказов за единицу времени, снижается количество возвратов на склад не доставленного за смену товара; Оперативные аналитические отчеты дают возможность оценивать эффективность работы каждого транспортного средства и каждого водителя. Таким образом, итогом автоматизации задач планирования становится не только оптимизация транспортных затрат и транспортной логистики, но и повышение эффективности работы предприятия в целом. Заключение Транспорт представляет собой важное звено в логистической системе. Он должен обладать рядом необходимых свойств и удовлетворять определенным требованиям в целях создания инновационных систем сбора и распределения грузов. Прежде всего, транспорт должен быть достаточно гибким, чтобы обеспечивать перевозочный процесс, подвергающийся еженедельной или даже ежедневной корректировке, гарантировать частую и круглосуточную доставку грузов в разбросанные отдаленные пункты, надежно обслуживать клиентуру с целью избегания остановки работы предприятий. Целью данной выпускной квалификационной работы являлось разработка портфеля заказов по оптимизации систем управления заказами на транспортном предприятии ООО “Курьер Сервис-78”. В процессе работы были рассмотрены и изучены все поставленные задачи. Главной задачей управления заказами на предприятии является сокращение времени логистического цикла заказов с целью повышения качества обслуживания потребителей, снижения уровня товарных запасов и общих логистических издержек. Длина цикла заказа напрямую определяет уровень запасов, который должен поддерживаться в дистрибутивной сети менеджментом заказов. Другими словами, чем короче цикл заказа, тем меньше должен быть поддерживаемый запас с точки зрения удовлетворения потребительского спроса. Поэтому, если фирма может улучшить потребительский сервис путем уменьшения цикла заказа, потребители должны быть готовы оперировать с меньшими запасами. Отметим, что принципы и методы интегрированной логистики направлены на получение оптимальных решений, в частности за счет минимизации общих логистических издержек компании. Поэтому становится ясно, что сокращение всех видов издержек, связанных с управлением материальным потоком, затрат на транспортировку, складирование, управление заказами, закупками и запасами, упаковку, уменьшение логистических рисков позволяет компании высвободить финансовые средства на дополнительные инвестиции в складское оборудование, информационно-компьютерные системы, рекламу, маркетинговые исследования и т. д. При этом оптимальные решения, принимаемые менеджментом компании -- логистическим интегратором, могут быть приняты не только по критерию минимума общих затрат, но и по таким ключевым показателям, как время исполнения заказа и качество логистического сервиса. |