Устная деловая коммуникация. Устная деловая коммуникация Выполняли ii группа фак111Б
 Скачать 4.57 Mb.
|
Устная деловая коммуникацияВыполняли: II группа «ФАК-111Б»Приняла: Ошакбаева Ж.ПЛАН1. Виды и формы деловых коммуникаций.2. Деловая беседа, ее структурные и языковые особенности.3. Телефонный разговор.4. Деловое совещание. Переговоры и презентации.1. Виды и формы деловых коммуникаций.Информационный обмен с внешней средой или внутри системы служит основанием для подразделения деловых коммуникаций на внешние и внутренние. Внешние деловые коммуникации, обеспечивающие деятельность организации, – это коммуникации между организацией и средой. Они осуществляются с государственными и финансовыми органами, другими организациями, поставщиками, клиентами, партнерами, конкурентами, правоохранительными органами и т.д. Внутренние коммуникации – это любые коммуникации внутри организации, осуществляемые между различными уровнями и подразделениями.
Они проявляются в двух формах: в форме обратной связи от подчинённых к руководителю относительно спускаемых вниз распоряжений, и в форме предложений сотрудников о мерах повышения эффективности деятельности организации, внедрение которых требует решения руководства. 2. Деловая беседа, ее структурные и языковые особенности• Деловое общение всегда подчинено решению какой-либо задачи (личной, производственной, коммерческой). • Деловое общение требует знания правил этикета и речевых формул, употребляемых при ведении беседы, на совещании, переговорах и в других речевых ситуациях. • В деловом общении большое значение имеет умение сесть правильно или посадить партнера в условиях беседы. Large imageРазличают 4 позиции: • 1) угловое расположение подходит для дружеской беседы, ситуации начальник – подчиненный, где угол играет роль барьера; • 2) кооперативное поведение – совместное действие, когда партнеры за столом садятся рядом; • 3) конкурирующие – субординация, в переговорах равнозначные позиции, когда делегации рассаживаются друг против друга; • 4) независимая позиция, когда выбирается позиция по диагонали, противоположная остальным, свидетельствующая о собственной точке зрения, нежелании вступать в контакт. В современной деловой коммуникации под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем; это речевое общение, предполагающее обмен мнениями, точками зрения, нужной информацией. По характеру обсуждаемых вопросов они делятся:
Принципы деловой беседы:• Беседа строится исходя из трех принципов: • – сознательная настройка на уровень собеседника, учет его личности, интересов, опыта; • – рациональная организация беседы; • – простота, логичность, нормативность языка (культура речи). • Готовясь к важной деловой беседе, надо заранее установить (лучше записать): • – как будет начат разговор, • – какие будут аргументы, • – каких возражений следует ожидать, • – как их опровергать, • – как закончить беседу. • Деловая беседа состоит из пяти фаз: начало беседы, передача информации, аргументирование, опровержение аргументов собеседника, принятие решения. Собеседование • Собеседование — встреча с потенциальным работодателем или его представителем при приеме на работу. Цель собеседования — познакомиться воочию, понять, насколько работодатель и соискатель подходят друг другу, а также обсудить детали сотрудничества. • Готовясь к нему, необходимо заранее подготовить ответы на следующие, считающиеся каверзными вопросы: что вы за человек, почему ищете работу, чем можете быть полезны фирме, каковы ваши сильные стороны, слабые стороны, каким, по-вашему, должен быть начальник, каковы ваши достижения, на какую зарплату вы можете рассчитывать. • Речь должна быть живой, не перегруженной профессиональным или уличным жаргоном. • Информацию о себе и о других нужно подавать со знаком плюс. Например: • «Мне 18 лет, но я самостоятельный и серьезный человек, у меня хорошая теоретическая база, мне нравится работать с программами…». • Нужно стремиться к тому, чтобы недостатки превратить в достоинства: «Да, я очень молод, но у меня много сил для учебы и профессионального роста». Стараться отвечать правдиво, при этом взвешивая информацию. • Уходя, нужно обязательно поблагодарить за внимание и потраченное на вас время и спросить, когда и как узнать о результатах собеседования. 3. Телефонный разговор • Разновидностью деловой беседы является телефонный разговор – самый быстрый и простой способ установить контакт. • Структура телефонного разговора такова: – взаимные представления (20 сек.), – введение собеседника в курс дела (40 сек.), – обсуждение ситуации (100 сек.), – заключительное слово (20 сек.) • Если звонят вам, надо поднять трубку до четвертого звонка, сказать: «Добрый день», представиться, назвать организацию, отдел, при необходимости спросить: «Чем я могу вам помочь», сказать: «Могу я узнать, кто говорит». • Нельзя отвечать: «привет», «да», «говорите», «все обедают», «перезвоните», «подождите одну минуточку»; спрашивать: «кто это», «это какой номер», «кто его спрашивает?». 4. Деловое совещание. Переговоры и презентации. Пресс-конференция и публичная речь. • Деловые совещания – общепринятая форма делового общения группы людей по обсуждению и решению коммерческих или производственных вопросов. • Коммуникантами становятся лидер и участники совещания. Разновидности совещания – конференции, съезды, собрания, семинары. • Подготовка включает: определение темы совещания, формирование повестки дня, выбор времени, места, определение состава участников, регламента, подготовку руководителя, доклада, отчета, проекта решения. • Проблемные совещания могут включать мозговой штурм, при котором главная цель – нахождение новых альтернативных вариантов. При мозговом штурме необходимо: • – отказаться от критики идей и принимать все предлагаемые варианты, • – помнить: чем шире круг идей, тем лучше, • – модифицировать идеи других, смешивая варианты, • – записывать все подряд, • – поддерживать демократическую обстановку. Презентация• Презентация – это форма представления информации как с помощью разнообразных технических средств, так и без них. • Они делятся на внешние и внутренние, бывают продвигающими и информационными, публичными и камерными. • Они делятся на внешние и внутренние, бывают продвигающими и информационными, публичными и камерными. Презентация обычно проходит в течение 1,5–2 часов, наиболее удобное время – с 15 до 16 час. Во время презентации могут вручаться подарки, показываются фильмы. • Для презентации характерны строгая регламентированность, четкая организация, тщательная подготовленность, жесткое структурирование речей. Деловые переговоры• Деловые переговоры – это обсуждение с целью заключения соглашения, сделки, согласия между кем-либо по какому-либо вопросу. • Переговоры длятся 1,5–2 часа и, как правило, назначаются на 9.30– 10.00 часов. Основная структура переговоров: приветствие участников, представление сторон друг другу, изложение целей и проблем, диалог участников, включающий уточнение позиций, обсуждение, согласование взаимных интересов, подведение итогов и принятие решений, завершение переговоров, анализ и контроль принятых решений. • Любые переговоры должны быть подписаны, скреплены договором. • Договор как юридический документ заранее прорабатывается и выверяется специалистами. Переговоры обычно ведет команда, а не один человек, что снижает вероятность ошибок. Подходы к ведению переговоров:• жесткий, где участники – противники, а цель – победа; • мягкий, где участники – друзья, цель – соглашение; • принципиальный – участники вместе решают проблему, цель – результат. • Для коммерческих переговоров существуют два подхода к ведению: метод позиционного торга (конфронтация) и принципиальный метод (партнерский). • В начале переговоров уточняются точки зрения участников. Способствовать благоприятному началу могут: • – общая ситуация: разговоры о погоде, об отдельных событиях; • – ситуация партнера: «Как идут дела», «У вас интересная реклама»; • – собственная ситуация: «Спасибо за рекламный проспект, за приглашение на презентацию». Публичная речь• Публичная речь – это особая форма речевой деятельности в условиях непосредственного общения, речь, адресованная определенной аудитории, ораторская речь. • Публичная речь произносится с целью информирования слушателей и оказания на них желаемого воздействия (убеждение, внушение, воодушевление, призыв к действию и т.д.). По своему характеру она представляет собой монологическую речь, то есть рассчитанную на пассивное восприятие, не предполагающую ответной словесной реакции. • Для современного монолога типичны значительные по размеру отрезки текста, состоящие из высказываний, имеющих индивидуальное композиционное построение и относительную смысловую завершенность. Эти признаки свойственны и публичной речи. Спасибо за внимание! |