Главная страница
Навигация по странице:

  • Общие положения

  • Предварительные этапы создания электронных копий документов

  • Планирование работы по созданию электронных копий документов

  • Подготовка и передача документов на оцифрование

  • Технологические процессы изготовления электронных копий документов

  • Оцифрование документов и сохранение их на жестком диске

  • Обработка оцифрованных документов для последующего хранения

    		•

    пппп. Увеличением числа пользователей фондом архивных учреждений


    Скачать 67.96 Kb.
    НазваниеУвеличением числа пользователей фондом архивных учреждений
    Дата04.05.2023
    Размер67.96 Kb.
    Формат файлаdocx
    Имя файлапппп.docx
    ТипДокументы
    #1108641
    страница1 из 3
      1   2   3


    В настоящее время в Российской Федерации происходит интенсивное развитие и внедрение новых автоматизированных, информационных и коммуникационных технологий во все производственные и обслуживающие сферы, в том числе и в архивное дело.

    Основными функциями любого архивного учреждения являются обеспечение сохранности архивных документов, а также обеспечение оперативного доступа к архивным документам по запросам организаций и граждан.

    Главным условием внедрения автоматизации технологических процессов в архивных учреждениях на современном этапе следует считать создание фонда пользования (далее – ФП) электронными копиями архивных документов.

    Потребность создания электронного фонда пользования (далее – ЭФП) на основе электронных копий (далее – ЭК) бумажных документов, а также внедрение информационно-поисковых систем к ним обусловлена следующими причинами:

    • увеличением числа пользователей фондом архивных учреждений;

    • большой востребованностью уникальных архивных документов;

    • высокой обращаемостью архивных документов;

    • необходимостью предотвращения физического износа архивных документов;

    • необходимостью продления сроков хранения наиболее используемых, а также находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии архивных документов;

    • необходимостью ускорения выполнения запросов пользователей архивного фонда.

    Электронный фонд пользования имеет значительные преимущества перед традиционным архивным фондом, так как обеспечивает:

      • многопользовательский доступ к электронным копиям документов;

      • надежную сохранность цифрового изображения документов;

      • многократное копирование документов без потери качества;

      • быстрый доступ к электронной копии документа с помощью информационно-поисковых систем.

    Настоящий Регламент устанавливает порядок работ по созданию ЭФП и описывает технологические процессы изготовления электронных копий документов на бумажной основе.

    При составлении Регламента были использованы публикации и разработки архивных учреждений Российской Федерации, излагающие отечественный и зарубежный опыт по рассматриваемой тематике, а также учтены практический опыт сотрудников ГУСО «ГАНТСДСО» и имеющиеся технические возможности архива.


    1. Общие положения

    Фонд пользования архивных учреждений Новосибирской области представляет собой совокупность копий документов Архивного фонда Новосибирской области, выполненных на различных материальных носителях, предназначенных для использования взамен подлинников.

    В ФП включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных документов могут быть включены в ФП в составе тематических подборок документов.

    Электронные копии ФП в государственном учреждении Новосибирской области «Государственный архив научно-технической и специальной документации» (далее - ГАНТСДСО) создаются в целях обеспечения сохранности оригиналов документов.

    Целевым порядком создаются электронные копии на следующие документы:

    • все особо ценные;

    • наиболее используемые;

    • находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии с высокой степенью разрушения основы носителя, что может повлечь утрату подлинника;

    • с наличием затухающего текста и т.д.;

    • в процессе других работ.

    Копии ФП на электронных носителях создаются путем оцифрования документов.

    Оцифрование документов – это создание копий документов в новой электронной форме в виде цифровых компьютерных файлов данных.

    Электронный фонд пользования - система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, идентичных подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и возможность их электронного или принтерного копирования.

    Электронный документ - совокупность данных в памяти компьютера или на внешнем носителе информации, предназначенная для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств. Электронный документ может включать текстовую, графическую, аудио- или видеоинформацию.

    Электронная копия документа - электронный документ, полученный путем оцифрования документа на традиционных носителях (бумага, микрофиша и т.д.).

    По визуальному содержанию электронная копия документа должна соответствовать оригиналу.

    Создание электронного ФП планируется и организуется в ГАНТСДСО как самостоятельный вид работы.

    Основными этапами создания электронных копий ФП являются:

    • планирование работы по созданию электронных копий ФП;

    • подготовка и передача документов на оцифрование;

    • оцифрование документов;

    • передача электронных копий ФП на хранение и использование.

    Для проведения работ по оцифрованию документов, организации технического контроля электронных копий ФП необходимы следующие технические и программные средства:

    • персональные компьютеры с оперативной памятью и процессорами, позволяющими без затруднений производить все этапы оцифрования и технического контроля;

    • устройства оцифрования документов (сканеры соответствующих форматов);

    • устройства записи и чтения оптических компакт-дисков;

    • программное обеспечение;

    • компакт-диски (CD-R, DVD-R) - носители информации для последующего хранения оцифрованных документов.

    Виды технических и программных средств, рекомендуемые для изготовления электронных копий документов, приведены в соответствующей главе.


    1. Предварительные этапы создания электронных копий документов

    К предварительным этапам организации процесса изготовления электронных копий документов относятся: планирование работы по созданию электронных копий фонда пользования, а также подготовка и передача документов на оцифрование.

      1. Планирование работы по созданию электронных копий документов

    Создание электронных копий ФП осуществляется на основании годовых планов работы ГАНТСДСО и других архивных учреждений Свердловской области.

    Работа по подготовке и передаче документов на оцифрование, проведение проверок наличия и состояния электронных копий ФП включается в годовой план работы государственных архивных учреждений Свердловской области.

    Оцифрование документов, их обработка и перенос информации на носители включается в график работы филиала ГАНТСДСО (далее – Филиал).

    Проведение технических проверок оцифрованных документов включается в годовой план работы всех государственных архивных учреждений Свердловской области.

    При определении объемов создания электронных копий ГАНТСДСО исходит из реальных технических и кадровых возможностей архива.

    Очередность оцифрования документов определяется в соответствии с ценностью документов и их информационной значимостью с учетом физического состояния и интенсивности использования, лингвистических, художественных и оформительских особенностей, специфики формирования дел.

    В связи с проведением в архивных учреждениях Новосибирской области целевого выявления уникальных документов по фондам, отнесенным к категории особо ценных, первоочередному оцифрованию подлежат дела с оригиналами особо ценных документов.

    Среди документов, равноценных по значению, первоочередному оцифрованию подлежат те документы, которые находятся в неудовлетворительном физическом состоянии и наиболее интенсивно используются, а также цветные фотодокументы. В виде исключения могут быть оцифрованы документы личных фондодержателей, имеющие научно-историческую ценность с точки зрения их содержания или оформления (в случае отказа владельца передавать на хранение подлинник).

    Заявки на создание электронных копий направляются Директору ГАНТСДСО руководителями других архивных учреждений Новосибирской области.

    Технические возможности оцифрования конкретных документов согласовываются с Директором Филиала.

      1. Подготовка и передача документов на оцифрование

    Перед передачей документов в Филиал ГАНТСДСО для проведения работ по созданию электронных копий ФП государственными архивными учреждениями Новосибирской области осуществляется их подготовка в соответствии с действующими нормами и правилами.

    Передача документов на оцифрование в Филиал оформляется соответствующим Актом о выдаче архивных документов во временное пользование установленной формы (Форма № 2 к Приказу Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. № 1273) и сопровождается Заказом на изготовление копий документов (Приложение 1).

    Заказ составляется в 2 экземплярах. Один экземпляр хранится у Заказчика. Другой экземпляр остается у Исполнителя и регистрируется в Журнале учета заказов на копирование документов.

    Исполнитель, в лице Директора Филиала, несёт персональную ответственность за сохранность документов в течение всего времени работы с документами, вплоть до момента их возвращения Заказчику.


    1. Технологические процессы изготовления электронных копий документов

    Работу по изготовлению электронных копий документов осуществляют сотрудники Филиала в соответствии с настоящим Регламентом и технологическими инструкциями.

    Процесс изготовления электронных копий документов осуществляется поэтапно и представляет собой следующую схему:

    • непосредственно оцифрование документов с применением соответствующих устройств и перенос данных с устройства оцифрования на жесткие диски персонального компьютера;

    • обработка оцифрованных документов;

    • запись обработанных оцифрованных документов на носители информации для передачи заказчику и последующего хранения.

    Ниже приведены описания этапов данной схемы.

    Для оцифрования документов могут применяться различные программные и аппаратные средства, каждое из которых обладает своими особенными функциями и свойствами. В связи с этим, описания техпроцессов содержат лишь основные технологические операции, не привязанные к программам и оборудованию.

      1. Оцифрование документов и сохранение их на жестком диске

    Выбор оптимального разрешения сканирования имеет решающее значение для дальнейшего использования копий документов, поскольку первоначальное значение разрешения уже никогда не может быть увеличено в дальнейшем.

    Разрешающая способность сканера измеряется в точках на дюйм (dpi - dots per inch). Оптимальным значением разрешения при сканировании архивных документов является показатель - 300 dpi.

    При сканировании документов формата менее А6 и для гарантии точности воспроизведения фотографий, чертежей, карт и других документов, имеющих тонкие линии и мелкие детали, разрешение может быть увеличено до 600 dpi.

    Перенос данных с устройств оцифрования на жесткие диски компьютера обусловлен ограниченными возможностями аппаратных устройств оцифровки. Сканеры, как правило, не обладают собственной памятью для хранения отсканированной информации.

    Оцифрованные документы (графические файлы, получившиеся в результате сканирования бумажных документов) сохраняются на жестком диске в специально созданном каталоге.

    Заголовки оцифрованных документов (т.е. имена графических файлов, образующихся в результате сканирования бумажных документов) приводятся к определенной последовательности и содержат необходимые поисковые данные.

    Листы каждого дела в структуре каталога располагаются в порядке возрастания номеров листов документа, что упрощает полистный просмотр дела пользователями.

    Например, «01_Р272_3_964_·8об.jpg»; где: 01 - код архива, Р272 - номер фонда, 3 – номер описи, 964 - номер дела, 8 – номер листа, об – оборот листа, знак «_» - разделитель. То есть файл с таким именем содержит изображение оборотной страницы 8-го листа из дела 964, которое внесено в опись № 3 из фонда Р272. Подлинник этого дела хранится в Государственном архиве Новосибирской области.

    В Приложении 2.1 приведена система обозначений файлов, используемая в ГАНТСДСО.

    При работе со сканером, операция присвоения имени файлу производится непосредственно в процессе сканирования специальной программой или вручную оператором после сканирования.

    Таким образом, при оцифровании бумажных документов при помощи сканера, необходимо выполнить следующие операции:

        1. Создать отдельный каталог в компьютере на жестком диске, в который будут заноситься отсканированные изображения.

        2. Запустить программу сканирования изображений.

        3. Включить функцию потоковых операций (если требуется).

        4. Указать созданный ранее каталог, как место сохранения отсканированных изображений.

        5. Установить префикс выбранного названия или обозначения, которое будет присваиваться графическим файлам сканируемых изображений.

        6. Установить необходимые параметры яркости, контрастности, гаммы, режим цветности, разрешение и область сканирования.

        7. Установить формат получаемых при сканировании электронных копий документов.

        8. Выбрать источник сканирования (с лотка автоматической подачи листов или с планшета).

        9. При использовании поточного сканирования с лотка автоматической подачи пакета документов необходимо предварительно:

    • расшить документы;

    • отделить листы друг от друга;

    • убрать остатки ниток, скрепок, застывшего клея и др.;

    • уложить листы на лоток и выровнять их по переднему краю в направлении подачи.

    Не допускается сканирование с лотка автоматической подачи документов:

    • на тонких или ветхих носителях;

    • имеющих рваные края, сильно мятую поверхность, высокую степень мягкости или твердости;

    • документов, ранее подвергавшихся бумажной реставрации.

        1. При использовании планшетного или книжного сканера – ровно положить сканируемый документ на планшет или платформу сканера.

        2. Начать процесс сканирования и сохранения отсканированных документов на жестком диске.

        3. В процессе полистного сканирования следует постоянно контролировать:

    • соответствие номера сканируемой страницы номеру получаемого файла;

    • полностью ли раскрыт переплет;

    • расправлены ли складки и кромки листа;

    • равномерный прижим листа к стеклу сканера;

    • своевременное изменение, по необходимости, параметров сканирования;

    • соответствие полученных изображений установленным критериям качества;

    • если лист документа просвечивает, то под него должна быть подложена белая матовая непросвечивающая подкладка;

    • при наличии литерных листов необходимо вручную переименовывать их файлы.




      1. Обработка оцифрованных документов для последующего хранения

    Обработка оцифрованных документов необходима в силу следующих причин, мешающих зрительному восприятию изображения документа:

    • В процессе сканирования на получаемом изображении оказывается не только сам документ, но и области за пределами границ документа. Это также приводит к избыточному увеличению объёма файла ЭК.

    • Документ при сканировании, как правило, расположен под некоторым углом, а не строго вертикально или горизонтально, что тоже увеличивает объём файла ЭК.

    • Оригиналы документов могут содержать затухающие тексты, которые трудно читаемы на отсканированных изображениях.

    • Неровности поверхности носителя оригинала могут исказить фон электронного изображения, создавая области затемнения.

    • Тексты и графические объекты на некоторых оцифрованных документах получаются перевернутыми на 90 – 180 градусов. Это связано с особым расположением этих текстов и объектов на документе или невозможностью поместить сам документ в зоне сканирования с нужной ориентацией из-за технических особенностей устройств оцифровки.

    Использование графических редакторов позволяет устранить указанные недостатки, а также, в случае необходимости, провести коррекцию отсканированных изображений документов.

    Получаемые оцифрованные документы представляют собой файлы больших размеров. В целях уменьшения объемов файлов изображений допустимо производить их сжатие при помощи компрессии. Это позволяет экономить площади, выделяемые для хранения носителей с электронными копиями документов.

    Компрессия (сжатие) информации является частью технологии оцифрования документов, а также подготовки ЭК к хранению. Компрессия осуществляется посредством математического кодирования. Алгоритм компрессии заключается в преобразовании цифровой растровой структуры изображения в особый более компактный код, обеспечивающий уменьшение размера файла.

    Метод компрессии может предусматривать сжатие без ухудшения или с ухудшением качества изображения.

    Точность воспроизведения изображения оригинала имеет большое значение, особенно для архивных документов. В связи с этим рекомендуется использование технологии максимальной компрессии изображения без заметной потери качества.

    Одним из широко распространенных графических стандартов, удовлетворяющих данным условиям, является стандарт JPEG (Joint Photographic Experts Group Standart - стандарт объединенной группы фотоэкспертов).

    JPEG (JPG) - современный формат файлов изображений, создававшийся для хранения фотографий. Его метод компрессии предоставляет возможность устанавливать любую необходимую степень сжатия, позволяя достигать оптимального баланса между минимальным размером файла и приемлемым качеством изображения. Степень сжатия может достигать 10-ти и более раз.

    Формат JPEG является эффективным средством хранения изображений с многочисленными едва уловимыми оттенками цвета.

    Несмотря на то, что в JPEG используется алгоритм сжатия с частичной потерей цифровой растровой структуры и распакованное JPEG-изображение не абсолютно точно соответствует оригиналу, очень часто эти различия столь незначительны, что их едва можно обнаружить. Следует отметить, что речь идет не о потере смысловой информации документа, а всего лишь о небольшом, незаметном для человеческого глаза изменении его визуальных характеристик.

    Одним из недостатков JPEG-компрессии является наличие кумулятивного эффекта. В процессе JPEG-сжатия происходит удаление некоторых кодовых данных. Когда же файл открывается в графическом редакторе и сохраняется вновь как JPEG-файл, то ещё раз теряется немного целостности изображения.

    Поэтому важно не заменять исходный JPEG-файл новой версией после редактирования, а сохранять обработанный файл под другим именем или в другом каталоге. Если же JPEG-файл записан на компакт-диск, то он не будет меняться или ухудшаться, сколько бы раз его не открывали.

    Из выше сказанного следует, что JPEG является форматом, полностью соответствующим технологическим требованиям по созданию и хранению электронных копий документов.

    Другой широко известный, предложенный компанией Aldus, формат TIFF (Tag Image File Format) - наиболее распространенный формат хранения фотографий в издательском деле. Это достаточно гибкий формат, позволяющий сохранять фотографии в режимах цветности 256 color, RGB, CMYK, Grayscale, B&W. Имеется возможность сжатия файлов методом компрессии без потери качества изображения.

    Формат растровых графических файлов TIFF создан для хранения графических изображений высокого разрешения, полученных с помощью сканера. Основное преимущество формата TIFF заключается в том, что он поддерживает большие изображения, файлы, содержащие несколько слоев изображений, и разнообразные методы сжатия. Но в отличие от JPEG-формата TIFF-файлы более объемны.

    Формат TIFF тоже может быть использован в процессе создания ЭК документов.

    Технология обработки оцифрованных документов не исключает появления различного рода ошибок. В связи с этим, необходимо сохранять отредактированные файлы в отдельном каталоге, а не заменять ими исходные файлы. Это позволит исправить выявленные ошибки, вновь проведя обработку соответствующих исходных файлов.

    В зависимости от применяемого сканера, способа сканирования, на полученных изображениях могут присутствовать по отдельности лицевые и оборотные страницы листов или же развороты, где одновременно находятся оборотная сторона предыдущего листа и лицевая сторона последующего листа.

    Выбор необходимого варианта комплектования электронных изображений определяется требованиями заказчика.

    В Приложении 2.3. приведена система обозначений рабочих каталогов, используемая в ГАНТСДСО при создании ЭК архивных документов.

    Таким образом, при обработке оцифрованных документов применяются следующие технологические операции:

        1. Создать каталог для сохранения обработанных цифровых документов. Скопировать в него файлы отсканированных изображений. Произвести необходимые переименования этих файлов, если нужно.

        2. Если требуется разделение лицевых и оборотных страниц, создать второй каталог для сохранения обработанных оборотов листов. Скопировать в него файлы отсканированных изображений, содержащие оборотные страницы. Произвести необходимые переименования этих файлов с тем, чтобы они соответствовали обозначениям оборотов листов.

        3. Запустить программу обработки изображений.

        4. Открыть цифровой документ, подлежащий обработке.

        5. В случае если текст и изображение в данном документе находятся в перевернутом виде, либо повернуты на 90 и более градусов, следует осуществить поворот документа на необходимую величину, таким образом, чтобы текст был читаем и расположен в горизонтальном направлении.

    Если все или большинство файлов при сканировании были сохранены с одинаково перевернутым или повернутым текстом, то возможно произвести автоматический поворот изображений данных файлов на необходимую величину (при наличии данной функции в графическом редакторе).

        1. Осуществить точное выравнивание текста и изображения.

          1. Средствами программы и визуально определить степень неровности текста и изображения по вертикальным и горизонтальным кромкам листа документа. Задать необходимый уровень точного поворота изображения.

          2. Произвести точный поворот.

          3. Проконтролировать ориентацию текста и изображения документа после поворота.

          4. В случае, если текст и изображение на документе расположены недостаточно ровно, повторить п.п. 3.2.6.1 - 3.2.6.3.

    Примечание: В некоторых документах на одной и той же странице отдельные части текстов могут быть расположены разнонаправлено. В такой ситуации следует ориентироваться на основную часть текста, либо создать несколько файлов с одинаковыми, но по-разному повёрнутыми изображениями одной и той же страницы.

        1. Осуществить обрезку лишних краев электронных образов документа.

          1. Визуально определить части документа, подлежащие обрезке.

          2. Средствами программы наметить границы обрезки документа.

          3. Средствами программы обрезать лишние части документа.

    Примечание: На обрезанном изображении должны быть видны все кромки листа документа и переплёт дела (если документ подшит). Как правило, оставляемые поля должны быть минимальными. Однако, если текст или хоть какие-нибудь символы, сделанные печатным или рукописным способом, а также оттиски печатей, штампов и т. п. расположены очень близко к кромке листа, то для лучшей читаемости документа следует увеличить оставляемое поле с нужной стороны.

        1. Осуществить регулировку яркости и контрастности обрабатываемого документа.

          1. Визуально определить степень яркости и контрастности, параметры цветовой гаммы документа.

          2. При необходимости средствами программы осуществить изменения яркости и контрастности, регулировку цветовых оттенков до необходимого уровня.

        2. Сохранить файл с тем же именем в исходный каталог, созданный по п. 3.2.1. или п. 3.2.2. При этом формат, режим цветности, параметры разрешения и сжатия должны остаться такими же, как в исходном файле.

        3. Перейти к обработке следующего графического файла.

        4. Посредством циклического повторения п.п. 3.2.4 - 3.2.10, обработать указанным образом все файлы, содержащиеся в каталогах, созданных по п.п. 3.2.1, 3.2.2.

        5. Если было создано два каталога, отдельно для лицевых и оборотных страниц, то необходимо создать третий – результирующий каталог и скопировать в него все обработанные файлы из первых двух. Выполнить сортировку файлов по именам.

        6. Произвести проверку полученных файлов изображений. Проверке подвергаются файлы, размещённые в результирующем каталоге.

          1. Выполнить первую проверку. Первая проверка проводится оператором, который сам исправляет допущенные ошибки.

          2. Выполнить вторую проверку. Вторая проверка проводится другим уполномоченным лицом. Ошибки устраняет оператор.

          3. Выполнить контрольную проверку. Контрольная проверка результирующего каталога производится ответственным лицом и выполняется до тех пор, пока все ошибки не будут устранены.

    С целью облегчения выполнения проверок рекомендуется каждому проверяющему создавать в результирующем каталоге персональный файл замечаний, в котором указываются выявленные ошибки, а затем ставятся отметки об исправлении. В Приложении 3 приведён образец текстового файла замечаний, используемого в ГАНТСДСО при проверке ЭК архивных документов. В нём проставляются номера листов или имена файлов в тех пунктах, которым соответствуют найденные ошибки. Отметкой об исправлении служит знак «+».

      1.   1   2   3

    написать администратору сайта