Главная страница
Навигация по странице:

  • Распорядительная

  • Плановая

  • Информационно-справочная

  • Учетно-статистическая (

  • По срокам хранения

  • По стадиям создания

  • Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения Дубликат

  • виды и особенности документов. Виды документов и их классификация


    Скачать 338.5 Kb.
    НазваниеВиды документов и их классификация
    Дата19.05.2023
    Размер338.5 Kb.
    Формат файлаppt
    Имя файлавиды и особенности документов.ppt
    ТипДокументы
    #1144632

    Виды документов и их классификация

    Согласно ОКУД организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям


    создание организации, предприятия;
    реорганизация организации, предприятия;
    ликвидация организации, предприятия;
    приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
    распорядительная деятельность организации, пред­приятия;
    организационно-нормативное регулирование дея­тельности организации, предприятия;
    оперативно-информационное регулирование деятель­ности организации, предприятия;
    прием на работу;
    перевод на другую работу;
    оформление отпусков;
    оформление поощрений;
    оформление дисциплинарных взысканий;
    оформление командировок;
    увольнение с работы.

    Классификация ОРД


    организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);
    распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
    информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и т.п.);
    документация по личному составу (заявления, трудовые договоры, анкеты, справки, характеристики, удос­товерения, личные карточки, учетные формы и др.).

    По видам деятельности различают следующие документы:


    организационно-распорядительные;
    финансово-расчетные;
    снабженческо-сбытовые;
    кадровые или документы по личному составу предприятия ;
    нормативные документы вышестоящих органов

    Управленческая документация


    Организационная (Учредительный договор, Устав, штатная численность, расписание, должностные инструкции, положения, Коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, номенклатура дел и т.д.).
    Распорядительная (приказ, распоряжение, протокол и т.д.).
    По личному составу (приказ, трудовой договор, личные дела, личная карточка формы Т-2, документы по аттестации , трудовая книжка и т.д.)
    Плановая (программа развития, план работы на год, анализ отчетных данных и т.д.).
    Финансово-бухгалтерская (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, акты ревизий, инвентаризаций, сметы, счета и т.д.).
    Информационно-справочная (письма, факсы, телеграммы, тиелефонограммы, акты, справки, докладные и объяснительные записки и т.д.).
    Нормативные документы вышестоящих органов.
    Учетно-статистическая (Статотчеты, журналы и т.тд)


    По происхождению документы бывают служебными и личными. Служебные документы отражают деятельность учреждения; личные документы — это письма, заявления, составленные отдельными лицами.
    По месту возникновения документы делят на внутренние и внешние.
    К внутренним документам относятся такие, которые создаются внутри данного учреждения; к внешним — документы, поступающие из других организаций.

    По содержанию


    простыми считаются документы, содержащие один вопрос,
    сложными — содержащие два вопроса или более.

    По срочности


    весьма срочные срочные несрочные

    По гласности


    Секретные (имеют особую отметку секретности «Совершенно секретно», «Секретно» или «КТ». Работу с секретными документами ведут сотрудники, которые имеют к ним доступ).
    Несекретные (могут публиковаться в открытой печати).
    Для служебного использовании (содержание предназначено для служебного пользования. Ставится гриф «Для служебного пользования»).

    По форме


    Индивидуальные - документы, текст которых создается заново и не повторяется в других документах.
    Типовые документы отражают однотипные производственные, управленческие и другие ситуации и составляются на основе текста, взятого в качестве образца.
    Типовые документы, имеющие бланк с постоянной переменной (индивидуальной для каждого документа информацией), могут называться трафаретными. Постоянная часть этих документов обычно печатается на бланке, а переменная оформляется от руки или на пишущей машине, а также на ПК, если в памяти заложен шаблон документа.

    По срокам хранения


    документы постоянного долговременного (свыше 10 лет)
    временного (до 10 лет) хранения

    В зависимости от способа воспроизведения


    текстовые (рукописные, типографские, отпечатанные на машинке, ПК)
    изобразительные (рисунки, схемы, диаграммы, чертежи)
    звуковые (пластинки, магнитные ленты, электромагнитные кассеты)
    кино- и фотодокументы (киноленты, фотогра­фии, кино- и фотопленки).

    По стадиям создания


    черновик беловик оригинал или подлинник копия отпуск
    Дубликат
    Выписка автограф

    Черновик


    документ в предварительной редакции

    Беловик


    чистовик

    Оригинал (подлинник)


    первый экземпляр документа, составленный в соответствии с требованиями ГОСТа, предъявляемыми к документу. Подлинник имеет юридическую силу в том случае, если он подписан соответствующими должностными лицами

    Копия документа


    документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
    Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения.
    Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
    Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения
    Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.).

    Копия


    точное воспроизведение подлинника с пометкой в правом верхнем углу «Копия». Копии могут быть простыми и заверенными (нотариальной конторой, загсом, отделом кадров, директором училища и т.д.). Они имеют юридическую силу, если при заверении был соблюден соответствующий порядок.
    Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия)

    Разновидности копии


    дубликат, который выдается в случае утери оригинала какого-либо документа. Он обладает такой же юридической силой, что и подлинник.
    Учреждения ведут переписку, в результате которой остаются копии отправленных документов. Такие копии заверяются исполнителем и называются отпуском. С их помощью организуется справочный учет документов.

    Выписка


    Копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке.

    Автограф


    Документ, написанный рукой автора

    По месту составления


    Внутренние
    Внешние (входящие и исходящие)

    По происхождению


    Именные или личные (удостоверяющие личность)
    Служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности, личному составу)



    написать администратору сайта