документоведение. Ким С.Б.. Выявите дефиниции понятия документ, представленные в нормативной документации и выделенные специалистами из разных областей
 Скачать 113.13 Kb.
|
1 2 Выявите дефиниции понятия «документ», представленные в нормативной документации и выделенные специалистами из разных областей Документ I - любой материальный (субстанциальный) объект используемый для передачи информации в обществе Документ II - предмет материальной культуры человечества (любой материальный объект "второй природы") Документ III - созданный человеком материальный объект, специально предназначенный для передачи зафиксированной в нем информации в обществе. Документ IV - любая запись информации. Документ V - запись, являющаяся непосредственным результатом определенной деятельности и свидетельствующая о ней. Документ VI - запись, содержащая сведения о юридическом факте. Документ VII -. запись о юридическом факте, имеющая необходимый набор элементов засвидетельствования. Документ VIII - запись о юридическом факте, удостоверяющая личность. ИСО 5127-83. Документация и информация. Документ - это записанная информация, которая может использоваться как единица в документационном процессе. "Термином "документ" обозначается некоторая социальная информация, зафиксированная (закрепленная) человеком в любой форме на каком-либо материальном носителе в целях ее хранения, распространения и использования" - Коршунов О.П. Современное библиографоведение. Что это такое? // Российское библиографоведение: Итоги и перспективы: Сб. науч. ст. - М. : ФАИР-ПРЕСС, 2006. "Под документом в рамках общей теории документа мы понимаем информационное сообщение, зафиксированное на материальном носителе и включенное в информационно-документационную систему с помощью метаинформации, содержащейся в реквизитах". Информационно-документационная система - "искусственно созданная сложная система социальной информации, в рамках которой происходит информационное и документационное обеспечение социальной деятельности, и где основным коммуникационным каналом выступает документный канал" - Плешкевич ЕЛ. Согласно дефиниции - Основы общей теории Документ I, согласно документа.- Саратов: следующей далее харак-Науч. книга, 2005. - теристику - Документ IV С. 95, 98. 1. "Документ - объект, позволяющий добыть из него нужную информацию". 2. "Главным образом в прикладном социальном значении считать документом информацию, знаково зафиксированную искусственным способом на материальном носителе, способную служить единицей семантического процесса ..." - Столяров Ю.Н. Документ - понятие конвенциональное (в порядке дискуссии)// Делопроизводство. - 2005. - № 4. — С. 17 "Документ - это стабильный вещественный объект, предназначенный для использования в социальной смысловой коммуникации в качестве завершенного сообщения" - Соколов А.В. Социальные коммуникации. : Учеб.-метод, пособие. - Ч. 1.- М. : Профиз ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение: Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В ГОСТ ИСО 15489-1-2007 Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. ГОСТ Р 7.0.8–2013 дает нам такое определение - Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать 2. Сравните понятия документа в ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (прил. 1) и в утратившем силу ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (прил. 2), укажите отличия. С чем связано внесение изменений в дефиницию документа? Понятие документа в ГОСТ Р 7.0.8-2013 обозначено следующим образом: «Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». А в ГОСТ Р 51141-98: «Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Отличие в понятиях документа заключается в отсутствии указания на материальный носитель. Предполагаю, что такое более широкое определение документа в новом ГОСТе было сделано для того чтобы можно было относить к данному понятию электронные документы. Отмечу, что в ГОСТ Р 7.0.8-2013 далее раскрывается понятие «носитель (документированной) информации»: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации. Таким образом получено не избыточное и достаточно ёмкое понятие документа для использования. Из государственного стандарта РФ «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8–2013) выпишите все виды документов и данные им определения. Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме. Документированная информация зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, Подтверждают достоверность его происхождения. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии' с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке. Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности. Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов. Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию. Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов. Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов. Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета. Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению. Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение. Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования. Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности. Проведите анализ понятия документа, делая упор на управленческие, правовые, информационные, документоведческие, архивоведческие его аспекты и синергетическую теорию документа. Сформулируйте свое понятие документа, которое бы охватывало все его составляющие. Документ - объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы: а) главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве; б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида: информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации; коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов: - документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы); - документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы); кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений; в) специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации; правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения; функция учета дает количественную характеристику информации - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы); познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР); общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.); мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить "внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы); гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.). Документ - это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме, созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени. Используя «Общероссийский классификатор управленческой документации», выпишите все унифицированные системы управленческой документации. Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из Унифицированных систем документации и местом документа внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает само право на его существование и соответствие утвержденному для обязательного применения образцу - эталону. Коды форм по ОКУД проставляются в верхней части документа, однако точного единого места для всех форм не определено: так, в письме код формы традиционно указывался после адресных данных над индексом. Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе: - единообразия построения форм документов; - регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; - исключения из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, с целью однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи; - единства применяемой терминологии и условных обозначений, с целью сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов; - определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения совокупности их видов, ориентированных как на автоматизированную обработку, так и пригодных к восприятию человеком; - установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей. В настоящее время в Российской Федерации в соответствии с постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299 имеются следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, включающая в себя документацию: – по созданию организации, предприятия; – реорганизации организации, предприятия; – ликвидации организации, предприятия; – приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий; – распорядительной деятельности организации, предприятия; – организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия; – оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия; – кадрам. Унифицированная система банковской документации, включающая в себя: – платежную документацию по безналичным расчетам через банки; – документацию по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков; – документацию но кредитным операциям банков; – документацию но контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов; – документацию по операциям банков, связанных с международными расчетами; – выходную документацию банков; – документацию по депозитарным операциям банков; – платежную документацию по безналичным расчетам через банки (внутрибанковские формы документов); – документацию по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков (внутрибанковские формы документов); – документацию по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (внутрибанковские формы документов); – выходную документацию банков (внутрибанковские формы документов); – документацию по денежному обращению (внутрибанковские формы документов); – документацию но кредитным операциям банков (внутрибанковские формы документов); – бухгалтерскую документацию (внутрибанковские формы документов). Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций, включающая в себя: – финансовую документацию; – отчетную бухгалтерскую документацию бюджетных учреждений и организаций; – учетную бухгалтерскую документацию. Унифицированная система отчетно-статистической документации, включающая в себя документацию: – по статистике национальных счетов и экономических балансов; – статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса; – статистике труда; – статистике материальных ресурсов; – статистике финансов; – социальной статистике; – статистике промышленности; – статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции; – статистике капитального строительства; – статистике внешнеэкономических связей; – статистике потребительского рынка и его инфраструктуры; – статистике транспорта и связи; – статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий, включающая в себя: – отчетную бухгалтерскую документацию; – регистры бухгалтерского учета; – первичную учетную документацию. Унифицированная система документации по труду, включающая в себя документацию: – по состоянию рынка труда; – трудовым отношениям; – повышению квалификации работников органов по труду; – охране труда; – минимальным потребительским бюджетам; – обращениям в органы по труду. Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской федерации, включающая в себя документацию: – но учету и распределению средств; – планово-экономической деятельности; – контрольно-проверочной деятельности. Унифицированная система внешнеторговой документации, включающая в себя: – оперативно-коммерческую документацию; – товаросопроводительную документацию; – расчетную внешнеторговую документацию; – документацию, оформляемую при ввозе (вывозе) товара; – транспортную внешнеторговую документацию; – экспедиторскую внешнеторговую документацию. Все унифицированные системы включают в себя комплекты образцов бланков конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Почти все унифицированные формы документов приспособлены к двум вариантам использования в качестве образцов для создания: – компьютерных шаблонов; – бланков на бумаге для их быстрого рукописного заполнения. Применение документов, вошедших в УСД, в принципе обязательно, ответственность за это должны нести как руководители министерств и ведомств, так и руководители объединений, организаций и предприятий. Государственный надзор за соблюдением требований УСД в госсекторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе – на местные органы исполнительной власти, однако на сегодняшний день механизм этого контроля далек от совершенства. Унифицированные формы отраслевой документации Наряду с общегосударственными системами документации, обязательными для применения во всех случаях решения задач, документирование которых регламентировано соответствующей УСД, безусловно, имеют право на существование формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных предприятий. Эта специфика может заключаться в следующем. Первое – это особые дополнительные требования к информации для решения типовых управленческих задач, например, оформление типовых кадровых задач по приему, перемещению и увольнению в высших органах власти, армии, организациях ограниченного доступа и т.д. Однако во многих случаях подобная специфика в значительной степени надуманна. Для ее ограничения предусмотрено обязательное согласование форм документов, измененных или введенных в УСД дополнительно, с организациями, ответственными за соответствующую общегосударственную систему документации. Методика согласования форм изложена в "Основных положениях Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Госстандарта" (ПР 50-733–93) и имеет нормативный характер. Второе – это "специфический" характер деятельности, для реализации которой и была, собственно, сформирована та или иная отрасль хозяйства. Данный вид специфической документации безусловно существует, так как в этих документах фиксируются особенности основной деятельности отрасли. Перечислить все виды специфической отраслевой документации вряд ли возможно и целесообразно. Достаточно указать некоторые из них для примера: – документация по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и т.д.); – документация по архивному делу (описи дел, листы-заверители, путеводители и т.д.); – документация геологоразведочного производства (карты, профили, дела скважин и т.д.); – учебная документация (расписания, ведомости успеваемости, программы учебных дисциплин и т.д.) 1 2 |