документоведение. Ким С.Б.. Выявите дефиниции понятия документ, представленные в нормативной документации и выделенные специалистами из разных областей
 Скачать 113.13 Kb.
|
1 2 Используя «Общероссийский классификатор управленческой документации», определите видовой состав организационно-распорядительной документации. 0211000 Документация по созданию организации 0212000 Документация по реорганизации организации 0213000 Документация по ликвидации организации 0251000 Документация по распорядительной деятельности организации 0252000 Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации 0281000 Документация по приему на работу 0282000 Документация по переводу на другую работу 0283000 Документация по увольнению с работы 0284000 Документация по оформлению отпусков 0285000 Документация по оформлению поощрений 0286000 Документация по оформлению дисциплинарных взысканий Проверь себя: 1. Вставьте пропущенные слова: Документ – это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Официальный документ – это документ, созданный организацией, оформленный в установленном порядке. Архивный документ – это документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства. Электронный документ – это информация которого представлена в электронной форме. Документированная информация – это информация, зафиксированная на на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Заполните схему:  Перечисленные ниже виды документов распределите по подгруппам организационно-распорядительной документации. Ответ оформите в виде таблицы. Приказ, штатное расписание, служебное письмо, акт, устав, распоряжение, положение о структурном подразделении, протокол, постановление, служебная записка, должностная инструкция, решение, учредительный договор, указание, справка. Соотнесите понятия и их определения:
Задания: Используя правовые базы «Консультант плюс» или «Гарант», составьте перечень нормативно-правовых и нормативно-методических документов, регламентирующих документирование управленческой деятельности, организацию работы с официальными документами и архивное хранение документов. Нормативные документы расположите по их юридической силе. Основным законом, определяющим права граждан РФ в информационно-документационной сфере является Конституция Российской Федерации, в Ч.4, ст. 29 которой значится: «каждый гражданин имеет право свободно искать, получать, передавать и распространять информацию любым законным способом». - Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2 «О Государственном гербе Российской Федерации» регламентирует порядок изображения Государственного герба РФ на бланках официальных документов, печатях органов государственной власти, на документах, удостоверяющих личность гражданина; определяет порядок использования гербовых печатей. - Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» регламентирует использование государственного языка в официальных документах. - Закон Российской Федерации от 23сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» регламентирует использование товарных знаков в официальных документах. - Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ. - Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяет условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи; устанавливает использование средств электронной цифровой подписи; определяет сведения, которые должен содержать сертификат ключа подписи; срок и порядок хранения сертификата ключа подписи в удостоверяющем центре; устанавливает статус, деятельность, обязательства удостоверяющего центра, обязательства владельца сертификата ключа подписи, определяет особенности использования электронной цифровой подписи в сфере государственного управления и корпоративной информационной системе. - Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ и «О техническом регулировании»; Федеральный закон Российской Федерации от 01 мая 2007 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О техническом регулировании» определяют цели и принципы стандартизации, в частности, принцип добровольного применения стандартов, принцип применения международного стандарта как основы разработки национального стандарта; устанавливает документы в области стандартизации (национальные стандарты; правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты организаций; своды правил). - Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» определяет состав документов, необходимых при документировании отношений, связанных с поступлением на государственную службу, её прохождением и прекращением; детально прописывает содержание и форму служебного контракта, структуру должностного регламента; содержит требования, предъявляемые к кадровой службе государственного органа при обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего; определяет состав документов и дел, ведение которых возложено на кадровую службу, в частности, трудовых книжек, личных дел, реестра гражданских служащих, служебных удостоверений. - Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает нормы, распространяющиеся как на архивные документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, так и на другие архивные документы, в том числе - на документы по личному составу; детализирует состав АФ РФ; определяет состав документов, отнесённых к собственности РФ, субъекта, муниципального образования; прописывает порядок утверждения и согласования типовых и ведомственных перечней с указанием сроков хранения документов; устанавливает сроки временного хранения документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение. - Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» является основополагающим в области информационного права. Он определяет основные понятия в информационной сфере; наряду с законом «Об электронной цифровой подписи» регулирует сферу электронного документооборота; уравнивает юридическую силу бумажного и электронного документа: «Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаётся электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью». - Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных работников с использованием средств автоматизации или без таких средств. Распространяется на федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, иные государственные органы, органы местного самоуправления, не входящие в систему органов местного самоуправления муниципальные органы, юридических, физических лиц. - Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» регламентирует отношения, связанные с обеспечением доступа пользователей информацией к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, определяет порядок рассмотрения запросов граждан, в том числе, поступивших по сети Интернет, устанавливает формы предоставления ответа на запрос. - указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»; - указ Президента Российской Федерации от 24 января 1998 г. № 61 «Об утверждении перечня сведений, отнесённых к государственной тайне»; - постановление Правительства Российской Федерации от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»; - распоряжение Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 г. № 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников»; - постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»; - постановление Правительства Российской Федерации от 1 ноября 1999 г. № 1212 «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации»; - постановление Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. № 576 «Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов»; - постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»; - постановление Правительства Российской Федерации от 10 января 2005 г. № 30 «Об утверждении Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»; - постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». - постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»; - приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»; - постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты»; - приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». На этом нормативном акте следует остановиться особо. 2. Проанализируйте ГОСТ Р 7.0.97–2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (прил. 3), ответьте на следующие вопросы: 2.1. Какова область применения данного государственного стандарта? Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях. 2.2. Из каких разделов состоит данный документ? Опишите краткое содержание каждого раздела. - Предисловие – кем разработан и что устанавливает - Область применения- на что распространяется - Нормативные ссылки – ссылки на стандарты - Общие требования к созданию документов - Реквизиты документа – требования к созданию документа - Оформление реквизитов документов- перечень реквизитов - Бланки документов- правила оформления бланков 2.3. Дайте определение понятию «реквизит». Сколько реквизитов существует у документа (по данному государственному стандарту)? Реквизит документа  - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с нимСуществует 30 реквизитов. 2.4. Какие требования в соответствии с данным нормативным документом должны предъявляться к бланкам документов? - Для изготовления бланков документов согласно ГОСТ Р 7.0.8 используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148). - Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. - Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. - Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции), и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. - Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. - Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. - Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений. - Бланки документов оформляются в соответствии с приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. - В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой и продольный. - Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 посередине зоны, занятой этим реквизитом. Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05. Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов: - центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). - Устанавливаются следующие виды бланков документов организации: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа. Нормативными актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.). Образцы бланков документов приведены в приложении Б. - Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07. - В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на государственном языке (государственных языках) республик - справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке - сверху, реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик - ниже). Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках - русском и английском (рисунок В.8) или ином иностранном языке. 2.5. Какие приложения содержатся в данном документе? Приложение А. Расположение реквизитов на титульном листе документа Рисунок А.1 - Расположение реквизитов на титульном листе документа Приложение Б. Схемы расположения реквизитов документов Рисунок Б.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 углового бланка Рисунок Б.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 продольного бланка Приложение В. Образцы бланков документов Рисунок В. 1 - Образец общего бланка организации Рисунок В.2 - Образец углового бланка письма организации Рисунок В.3 - Образец продольного бланка письма организации Рисунок В.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица Рисунок В.5 - Образец продольного бланка письма структурного подразделения Рисунок В.6 - Образец бланка конкретного вида документа организации Рисунок В.7 - Образец бланка конкретного вида документа должностного лица Рисунок В.8 - Образец продольного бланка письма организации на двух языках 3. Особое внимание в делопроизводстве уделяется хранению документов. Ниже перечислены основные нормативные акты, которые регулируют организацию архивной работы с документами, сделайте письменный краткий обзор данных документов: ● Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017 г.); регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. ● Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях: приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 г. № 526; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях ● Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: приказ Министерства культуры РФ 25.08.2010 г. № 558. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" 4. Изучите выдержки из представленных в прил. 4–12 нормативных документов и назовите статьи законодательных актов, устанавливающие обязательность хранения документов. - Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) Глава 4. Хранение и учет архивных документов (ст.ст. 17 - 19) - Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" Приложение. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях - Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) Глава 3. Управление архивным делом в Российской Федерации (ст.ст. 13 - 16) Статья 13. Создание архивов Используя ГОСТ Р 7.0.97–2016, заполните таблицу:
3. Внимательно изучите раздел 5 «Оформление реквизитов документов» ГОСТ Р 7.0.97–2016. 4. Выполните задания, в случае необходимости добавьте недостающую информацию: 4.1. Используя положения Федерального конституционного закона «О Государственном гербе Российской Федерации» от 21.12.2000 г. № 2-ФКЗ, укажите, какие органы управления имеют право использовать на бланках своих документов изображения Государственного герба. Какие варианты изображения Государственного герба установлены в законе? Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и - над ними - одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла - скипетр, в левой - держава. На груди орла, в красном щите, - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации допускается без геральдического щита (в виде главной фигуры - двуглавого орла с атрибутами, перечисленными в статье 1 настоящего Федерального конституционного закона), а также в одноцветном варианте. Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках: федеральных конституционных законов и федеральных законов; указов и распоряжений Президента Российской Федерации; постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; решений Конституционного Суда Российской Федерации; решений Верховного Суда Российской Федерации; Президента Российской Федерации; Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; Правительства Российской Федерации; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках: Администрации Президента Российской Федерации; Уполномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; федеральных органов исполнительной власти; Генеральной прокуратуры Российской Федерации; Следственного комитета Российской Федерации; Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации; Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации; Счетной палаты Российской Федерации; Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; Центрального банка Российской Федерации. Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках: Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации; органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации; федеральных судов; органов прокуратуры Российской Федерации; следственных органов и учреждений Следственного комитета Российской Федерации; органов и учреждений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти, органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния, а также на других документах в случаях, предусмотренных федеральными законами. 5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа или слева на уровне наименования организации - автора документа (допускается захватывать часть левого поля). 4.3. Используя «Общероссийский классификатор управленческой документации», определите код формы следующих документов: ● приказ о создании организации – 0211151/9 ● устав – 0211231/2 ● учредительный договор – 0211241/8 ● приказ о распределении обязанностей между руководством организации - 0251152/6 ● заявление об увольнении – 0283071/1 1 2 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||