Делопроизводство- Читать. Вопрос
 Скачать 145.5 Kb.
|
|
ОГЛАВЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ 3 Вопрос 1. Понятие, задачи и функции службы делопроизводства. Регламентация деятельности служб делопроизводства. 5 Вопрос. 2.Типовые организационные структуры службы делопроизводства 17 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 21 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 23 ВВЕДЕНИЕВ современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Процесс документирования и движения документов напрямую зависит от принятой системы службы ДОУ и отражает эту систему. Работу любой организации в настоящий момент невозможно представить без функционирования службы ДОУ. Рациональная организация службы ДОУ и документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно четкая работа службы ДОУ дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Система документооборота является неотъемлемой частью технологического процесса любого предприятия. Собственно говоря, она становится в основе самой технологии. Любое изменение в этой системе непосредственно отражается на результатах деятельности предприятий в не зависимости от их структуры и назначения. Грамотно не развивая и не вкладывая средства в организацию службы ДОУ, предприятия рискуют снизить свою рентабельность и конкурентоспособность на рынке. Так как вся работа управленческого аппарата связана с информацией и документами, выступающими носителями информации, качественное изменение труда в сфере управления документооборотом, его активизация возможны лишь при автоматизации и механизации работы с информацией и документами, что позволяет более тщательно подготовить документ (при наличии баз данных), быстрее согласовать, оформить, передать, навести справку и т.д. Однако внедрение новых технологий как никогда ранее требует урегулирования процессов документообразования. Процесс документирования и движения документов напрямую зависит от принятой системы службы ДОУ и отражает эту систему. Ключ решения этой проблемы, прежде всего, упорядочение, рационализация работы службы ДОУ организации. В этом заключается актуальность изучения данной темы. Цель – охарактеризовать основные принципы, на которых строится работа службы документационного обеспечения управления на предприятии. Объект исследования - организация службы документационного обеспечения управления в практике отечественных организаций При работе над темой автор использовал труды К.Г. Митяева, Я. 3. Лившица, В. А. Цикулина, Т.В. Кузнецовой, А.Н. Соковой, М.В. Ларина, B.C. Мингалева, И.Л. Бачило, В.Ф. Янковой, Н.В. Овчинниковой, М.П. Бобылевой и др., в которых получили развитие исторические, теоретические и прикладные проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами. Для решения поставленных задач используются методы: сравнительно - исторического и системно - структурного анализа, классификационный. Вопрос 1. Понятие, задачи и функции службы делопроизводства. Регламентация деятельности служб делопроизводства.Для того чтобы организовать работу по делопроизводству (до- кументационному обеспечению управления), каждая крупная или средняя организация, предприятие, учреждение, а также компания, фирма создает специализированное структурное подразделение. Общее название этого подразделения — служба делопроизводства (служба документационного обеспечения управления). Конкретное название — управление делами, общий отдел, канцелярия и др., устанавливает сама организация. Служба ДОУ осуществляет организацию, ведение и совершенствова- ние делопроизводства на основе единой политики н применения со- временных технических средств в работе с документами, методиче- ское руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет руководитель организации. В небольших организациях служба делопроизводства не созда- ется, а вся работа, связанная с документами, выполняется одним со- трудником. Как правило, это секретарь организации (фирмы)1. Наименование и приблизительная структура делопроизводст- венной службы государственных учреждений и предприятий была установлена при разработке Основных положений ГСДОУ. Все по- следующие нормативные правовые акты Российской Федерации от- носят эти вопросы к компетенции самих организаций. Руководство негосударственных организаций (фирм) может принимать решение о создании службы делопроизводства, ее назва- нии и внутренней структуре самостоятельно. В совместных пред- приятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обще- ствах — учредительная конференция, в кооперативах — общее со- брание членов кооператива. Структура в системе органов управления рассматривается, во-пер- вых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями. Структура службы ДОУ должна определить место службы в об- щей структуре организации, оптимальный состав ее внутренних по- дразделений, их взаимодействие, характер подчинения. Основные положения ГСДОУ частично типизировали названия служб делопроизводства в зависимости от принадлежности организа- ций и учреждений к определенным группам и уровням управления. Независимо от названия службы делопроизводства основной це- лью ее деятельности является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
Исходя из цели и задач службы делопроизводства, определены и виды работ (функции), которые должна выполнять эта служба:
Организация работы архива учреждения в соответствии с дей- ствующими нормативно-методическими документами межотрасле- вого действия, подготовленными Федеральной архивной службой (Росархив) Российской Федерации. Оптимальная работа службы ДОУ подразумевает: Документы создаются в соответствии с едиными требованиями к оформлению служебных документов и с использованием утвер- жденных форм и шаблонов. Осуществляется обработка, учет/регистрация, подготовка и согла- сование, передача и хранение документов по единой технологии ве- дения делопроизводства с использованием средств автоматизации. Проводится централизованный автоматизированный контроль ис- полнения документов с выведением периодических отчетов по исполнительской дисциплине. Обеспечивается прозрачность реализации документационных процессов. Ответственность за работу с документами распределена между руководителями и специалистами компании2. Осуществляется координация и методическое руководство за состоянием делопроизводства в подразделениях компании. И все это — в масштабах компании, без пропусков и исключений! Таким образом, делопроизводственная служба выполняет самые разные виды работы — и организационные, и контрольные, и технические, и методические. Перечисленные виды работы делопроизводственной службы относятся к типовым. Они выполняются практически каждой дело- производственной службой независимо от ее названия, структуры, объема документооборота и направлений деятельности организа- ции (фирмы). В отдельных случаях к перечисленным функциям могут добавляться другие. Например, для крупных делопроизводственных служб характерны такие функции, как контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, в филиалах и дочерних структурах; разработка нормативных документов по делопроизводству и др. В организациях, которые уделяют серьезное внимание технологии работы с документами, служба ДОУ принимает активное участие в разработках проектов автоматизации делопроизводства. В неболь- ших организациях, напротив, часть функций может не выполняться. Например, такие функции, как ведение делопроизводства по предло- жениям, заявлениям, жалобам граждан, подготовка к докладу руко- водителю поступивших документов и др. Регламентация деятельности служб делопроизводства В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается прежде всего в направлении законодательного регулирования. Параллельно с этим процессом государственные стандарты, нормативно-методические документы межотраслевого действия приводятся в соответствие с меняющимся законодательством. Правовые акты делятся на законы и подзаконные акты. Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Законы принимаются представительными органами, обладают властной функцией и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются. Подзаконные акты издаются органами государственной власти и должностными лицами. Нормативные правовые акты издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции. Нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Нормативные акты подлежат регистрации в Министерстве юстиции РФ. Порядок подготовки, разработки, оформления нормативных правовых актов установлен в постановлении Правительства Российской Федерации3. Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации определяют процедуру подготовки проекта нормативного правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки; установлен порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в Министерстве юстиции РФ. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу. Нормативно-правовую базу современного делопроизводства составляют: законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства РФ, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера; нормативные документы по организации управленческого труда • и охране труда; нормативные документы по организации архивного хранения • документов; законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории. Конституция РФ имеет наивысшую юридическую силу на всей территории России. В Конституции регулируется порядок внесения, рассмотрения, принятия, подписания и обнародования законов. В ней перечислены виды законодательных актов, создаваемых на разных уровнях управления: федеральные конституционные законы и федеральные законы • , обладающие прямым действием на всей территории России (ч. 1 ст. 76); уставы края, области, города • федерального значения, автономной области, автономного округа, принимаемые законодательным (представительным) органом соответствующего субъекта РФ (ч. 2 ст. 66); акты, принимаемые Советом Федерации, Государственной Думой, Президентом и Правительством РФ: Совет Федерации и Государственная Дума (ст. 102–103) принимают постановления, а вопросы внутреннего распорядка своей деятельности отражают в регламенте; Президент РФ издает указы и распоряжения (ст. 90); Правительство РФ издает постановления и распоряжения (ст. 115). Статья 15 Конституции РФ установила, что законы подлежат официальному опубликованию. Неопубликованные законы не применяются. Любые нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, не могут применяться, если они не опубликованы официально для всеобщего сведения. Порядок опубликования законов установлен Федеральным законом «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания»4. Знание системы законодательства РФ, ее нормативных правовых актов обязательно для работников делопроизводства, так как именно на них и строится работа с документами. Кроме того, работа в сфере делопроизводства предполагает, что ее исполнители руководствуются положениями ст. 23 Конституции РФ, где записано: «Каждый имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Ограничение этого права допускается только на основании судебного решения». При оформлении документов и разработке бланков возникает вопрос об использовании государственной символики. Служба делопроизводства федеральных органов исполнительной власти руководствуется при разработке бланков Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации»5. Закон дает описание Государственного герба Российской Федерации и устанавливает порядок его изображения и официального использования. В Законе установлены органы государственной власти и управления, имеющие право помещать изображение герба на бланках: в многоцветном, одноцветном варианте и одноцветном без геральдического щита. Статья 4 устанавливает документы, на которых воспроизводится Государственный герб РФ: документы, удостоверяющие личность, акты гражданского состояния и др. В Законе установлены органы власти и управления, которые имеют право на гербовую печать. Статья 10 определяет, что «порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации». Таким образом, при организации работы по разработке бланков, установлении условий их использования в федеральных органах исполнительной власти, заказе печатей, их использовании, хранении и уничтожении работники делопроизводственных служб непосредственно руководствуются нормами Федерального конституционного закона «О Государственном гербе Российской Федерации». Не государственные организации имеют право на фирменное наименование и товарный знак (знак обслуживания), которые обычно размещают на бланках таких организаций. Порядок использования фирменных наименований и товарных знаков установлен частью четвертой Гражданского кодекса РФ. Документирование в Российской Федерации ведется на государственном языке. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик. Тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) и вывесок с наименованиями государственных органов, организаций, предприятий и учреждений оформляются на государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик. Употребление наименований географических объектов в документах установлено Федеральным законом «О наименованиях географических объектов» 6. Федеральный закон «О почтовой связи»7 устанавливает правовые, организационные, экономические, финансовые основы деятельности в области почтовой связи в Российской Федерации, определяет права и обязанности органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, иных участников деятельности в области почтовой связи, порядок регулирования деятельности в области почтовой связи и управления этой деятельностью, регулирует правоотношения, возникающие между операторами почтовой связи и пользователями услуг почтовой связи. Закон содержит определения целого ряда терминов, например: «почтовая связь», «услуги почтовой связи», «почтовый перевод», «тайна связи», «почтовые отправления», «письменная корреспонденция», «адресные данные», «почтовый индекс», «государственные знаки почтовой оплаты», «почтовый адрес», «адреса», «почтовый абонентский ящик». Эта терминология должна использоваться работниками службы делопроизводства при организации доставки и отправки документов по почте. Созданная в России система стандартизации включает национальные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, в том числе правила их разработки и применения. Сложившаяся в предшествующие годы система стандартизации претерпела значительные изменения с выходом в свет Федерального закона «О техническом регули-ровании», который содержит определения таких понятий, как «стандартизация», «стандарт», «национальный стандарт», «международный стандарт». Закон определил принципы современной стандартизации:
Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизации и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере — стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с Федеральным законом «О техническом регулировании» (ст. 13) установлены следующие категории документов в области стандартизации:
Стандарты организаций как один из видов локального нормативного акта могут разрабатываться и утверждаться ими самостоятельно. Стандарты организаций разрабатываются для совершенствования производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг. Порядок разработки, утверждения, учета, изменения и отмены стандартов организаций устанавливается ими самостоятельно с учетом положений ст. 12 указанного Закона. В настоящее время все большее распространение получает закрепление требований организации к технологии оформления и обработки документов через стандарт организации. Стандарты организаций могут создаваться в коммерческих, общественных, научных, саморегулируемых организациях, объединениях юридических лиц. Необходимо отдельно отметить и акты, регламентирующие доку-ментационное обеспечение деятельности федеральных органов исполнительной власти: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства Российской Федерации в 2009 г. Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Федеральный орган исполнительной власти на основе Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Правила устанавливают:
В 1990-е гг. в Российской Федерации начинает формироваться правовая основа хранения документов. Федеральный закон 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»9, регулирует отношения в сфере организа ции хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм. Государственное регулирование вопросов, связанных с хранением документов, нашло частичное отражение в Уголовном кодексе РФ, который предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов. В него включены нормы, устанавливающие ответственность за хищение предметов или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность (ст. 164 УК РФ)10. Статья 5.39 КоАП РФ предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц за неправомерный отказ в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов, материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо несвоевременное предоставление таких документов и материалов, непредставление иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление гражданину неполной или заведомо недостоверной информации11. Статья 13.14 КоАП РФ устанавливает ответственность за разглашение информации с ограниченным доступом. Разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом (за исключением случаев, если разглашение такой информации влечет уголовную ответственность), лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа на граждан и должностных лиц.Таким образом, документовед должен знать нормы законодательных актов, нормативных правовых актов, следить за их изменениями, так как в настоящее время они служат основой организации делопроизводства и работы с документами каждой конкретной организации. Правовая регламентация документирования и работы с документами развивается в нескольких направлениях:
В то же время федеральное законодательство в настоящее время не может рассматриваться как комплексное регулирование норм документирования и работы с документами. Тем не менее создание законодательной базы документирования имеет чрезвычайно важное значение, прежде всего с точки зрения повышения правовой значимости самих управленческих документов. Законодательная регламентация способствует развитию документоведения как научной дисциплины о документе. Вопрос. 2.Типовые организационные структуры службы делопроизводстваУправление делами создаются в федеральных органах ис- полнительной власти, министерствах и ведомствах. Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В составе секретариата работают помощник руководителя, секретарь-рефе- рент, технические секретари. Секретариат выполняет следующие типовые функции:
В секретариате может осуществляться и документирование дея- тельности коллегиальных органов управления. Тогда секретариат выполняет такие виды работы, как: составление проектов планов за- седаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформле- ние протоколов, подготовка проектов решений и контроль за ис- полнением принятых решений. Однако возможно и создание отде- льного подразделения, например секретариата коллегии. Инспекция выполняет функции контроля за исполнением зако- нодательных актов, нормативных правовых актов (постановления и распоряжения Правительства РФ, иные документы органов власти), приказов министра. Канцелярия состоит из нескольких более мелких структурных подразделений — секторов, групп, участков и др. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи доку- ментов и корреспонденции. Экспедиция выполняет:
Подразделение по учету и регистрации документов (сектор, груп- па и др.) создается для обеспечения регистрации документов. Оно осуществляет следующие функции:
Группа контроля выполняет:
Машинописное бюро (компьютерный центр подготовки доку- ментов) — структурное подразделение, основной задачей которого является создание (печатание, набор текста) документов. Функции машбюро:
Копировально-множительные бюро специализируется на размно- жении документов. Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В представленной на рисунке структуре, помимо перечислен- ных подразделений, типичных для делопроизводственной службы, создается еще протокольный отдел, группа писем и приемная. Не- обходимость таких подразделений объясняется спецификой деяте- льности муниципальных органов власти и управления — они ведут прием населения, издают правовые акты по управлению определен- ной территорией, что объясняет особенности документирования де- ятельности этих учреждений13. Протокольный отдел (группа) создается в органах местного управления, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:
Отдел по работе с обращениями граждан (бюро жалоб, отдел об- ращений населения и т.п.) создается для:
Приемная выполняет следующие функции:
Секретарь учреждения (структурного подразделения) вы- полняет всю работу с документами в небольших учреждениях и ор- ганизациях, не имеющих внутренней организационной структуры. ЗАКЛЮЧЕНИЕПодводя итог, следует сказать, что управление документами влияет на практическую деятельность широкого круга лиц, создающих, использующих и сохраняющих документы в ходе их деловой деятельности. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом управленческой деятельности. Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия. Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением: управлением, департаментом, отделом, сектором, группой и т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д . На службу документационного обеспечения управления делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и заканчивая сдачей в архив (или уничтожением). Это достигается построения процесса делопроизводства на основе соблюдения принципов: системности, стандартизации, унификации, рационализации. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫНормативно-правовые акты
Литература
1 Булат, Р.Е. Документационное обеспечение управления персоналом: Учебное пособие / Р.Е. Булат. - М.: НИЦ ИНФРА - М, 2015. С. 201. 2 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2012. С. -116. 3 Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» // СЗ РФ. 1997. № 33. Ст. 3895. 4 Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» // СЗ РФ. 1994. № 8. Ст. 801. 5 Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной реги страции» //СЗ РФ. 1997. № 33. Ст. 3895. 6 Федеральный закон от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ «О наименованиях географических объектов» // СЗ РФ. 1997. № 51. Ст. 5718. 7 Федеральный закон от 17 июля 1999 г. № 176-ФЗ «О почтовой связи» // РГ. 2003, 10 июля. 8 Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 124-ФЗ «О техническом регулировании» // СЗ РФ. 2002. № 52. Ст. 5140. 9 Федеральный закон от 1 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. 2004. № 43.Ст. 4169. 10 Уголовный кодекс Российской Федерации от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ // СЗ РФ. 1996. № 25. Ст. 2954. 11 Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 196-ФЗ // СЗ РФ. 2002. № 1. Ст. 1. 12 Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учебное пособие/Быкова Т. А., Санкина Л. В., 2 изд., перераб. и доп. - М.: НИЦ ИНФРА - М, 2015 с. 257. 13 Федоренко М.Ю. Эффективный документооборот как один из инструментов управления организацией.//Современные тенденции в экономике и управлении: новый взгляд. 2010. № 5-2. С. 230 |