Теория и практика делового общения. Вопросы для зачета по дисциплине Теория и практика делового общения
 Скачать 101.69 Kb.
|
|
План подготовки к переговорам (по Р. И. Мокшанцеву). 1. Наметить цель переговорного процесса. 2. Определить задачи, решение которых позволит достичь эту цель или максимально приблизиться к ней. 3. В организационной части переговорного процесса (можно выделить в отдельный план) особое внимание обратить на: сроки проведения переговоров; место проведения переговоров; подготовку места проведения переговоров; обеспечение физической и информационной безопасности переговорного процесса; состав собственной делегации; финансовое обеспечение переговорного процесса; материальное обеспечение участников переговорного процесса организационной техникой (канцелярские принадлежности, средства визуализации переговоров, адресная и персональная документация, транспорт и связь); встречу и размещение партнерской делегации, если переговоры будут проходить на своей территории; культурно-досуговую программу; корпоративные подарки и сувениры; прощальный банкет; проводы партнерской делегации. 4. Четко определить границы собственных интересов (коренных, глубинных — первый их уровень, и иных — второй, третий и далее уровни). 5. Четко сформулировать пределы интересов партнеров но переговорам (коренных, глубинных — первый уровень, и иных — второй, третий и далее уровни). 6. Получить необходимую информацию, касающуюся: предметного содержания переговорной проблемы (история проблемы, актуальное состояние проблемы, фактура документальная и статистическая); участников переговорного процесса, как с собственной, так и с партнерской стороны, а именно их социальный статус: деловой, политический, общественный масштаб и уровень их социальных святей; профессиональная компетентность участи и ков переговоров; их деловой опыт, опыт участия в переговорных процессах (и их результат); характерологические свойства личности, вкусы, привычки, привязанности, человеческие слабости; их потенциальные союзники но переговорам; их потенциальные противники по переговорам; есть ли среди них нейтралы, колеблющиеся, сомневающиеся. 7. Определить предполагаемую потребность в экспертном и консультационном обеспечении: экономическом, политическом, правовом, психологическом. 8. Наметить общую стратегию переговорного процесса. 9. Определить ситуационно обусловленные тактические приемы ведения переговоров. 10. Выявить возможные варианты для предполагаемого решения обсуждаемой проблемы. 11. Найти наилучшую альтернативу для возможного срыва переговоров. 12. Обдумать характер, способ и средства информационного освещения хода переговоров и их результата. Подготовка и проведение брифингов и пресс-конференций. Брифинги и пресс-конференции представляют собой встречи офи циальных лиц с представителями СМИ для информирования общества по актуальным вопросам. Брифинг посвящается краткому обзору нескольких событий, про должается не более 30-40 минут и, в основном, используется госструктурами. Пресс-конференция посвящается подробному обсуждению 1-2 вопросов и, в среднем, проводится в течение 1,5 часов. Проведение пресс-конференции оправдано только в том случае, если: 1) в организации есть “горячие” новости и необходимо сделать важное сообщение, по которому у журналистов могут возникнуть во просы, или необходимо срочно отреагировать на определенное событие; 2) в город приезжает известный специалист, интересный человек, готовый выступить перед представителями СМИ; 3) журналисты предпочитают личные информационные контакты с официальными лицами. В других случаях информация передается в СМИ пресс-релизом и необходимости в проведении пресс-конференции нет . Подготовка и проведение пресс-конференции Пресс-конференция - важнейшее средство ПР , требующее тща-тельной подготовки, состоящей из следующих этапов. 1. Выбор даты и времени проведения конференции 2. Выбор подходящего помещения . 3. Извещение представителей СМИ о предстоящей пресс-конференции. 4. Подготовка текстов докладов . 5. Накануне пресс-конференции 6. В день проведения пресс-конференции . 7. По окончании пресс-конференции Подготовка брифинга За несколько дней до брифинга следует: . заказать конференц-зал (необходимо помещение с большим столом); . позвонить и лично пригласить журналистов (обычно их число составляет 6-12 человек); . вторично позвонить журналистам, чье присутствие необходимо; . организовать пресс-линию и сформулировать основные темы; спланировать необходимые выступления; . накануне еще раз уточнить основные темы брифинга; . проверить, не изменились ли планы докладчиков, все ли намеченные выступления состоятся; . подготовить нужные печатные материалы. Перед началом брифинга необходимо: . проверить готовность информационно-аналитической службы; . убедиться в том, что зал хорошо подготовлен для встречи. Во время брифинга следует: . представить журналистов и выступающих друг другу; . создать непринужденную обстановку; предложить кофе или прохладительные напитки; следить за тем, чтобы у каждого была возможность выступить; . составить список присутствующих на брифинге; договориться с представителями СМИ о дальнейшем сотрудничестве. Современные информационные технологии как средство повышения эффективности деловой коммуникации. Развитие средств коммуникации и массовой информации на протяжении многовековой истории технического прогресса содержит целый ряд поистине эпохальных событий. Электронная почта (е-таП) базируется на сетевом использовании компьютеров, предоставляет различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения, позволяет пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам. Сеть может быть использована как однонаправленная связь, так и двухсторонняя (многократный процесс отправки и принятия сообщений по электронной почте). Посылаемое сообщение, например, чтобы стало доступно всем пользователям электронной почты, может быть размещено на компьютерной доске объявлений. Также можно отправить сообщение с уведомлением о его получении адресатом. Компьютерные сетевые конференции основаны на применении компьютерных систем для обмена информацией между сотрудниками, решающими определенную проблему. Преимущество данной технологии заключается в том, что количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем во время проведения аудио- или видеоконференций. Кроме того, у пользователей сети есть возможность одновременного доступа к практически неограниченным объемам накопленной информации. Проведение подобных мероприятий целесообразно тогда, когда нет необходимости в конкретном количестве и составе людей, принимающих в нем участие. Это может быть, например, некая разновидность референдума или опроса мнений и пр. видеотекст как вид технологически обработанной информационной коммуникации основан на использовании компьютера для получения отображения сменяющих друг друга текстовых и графических данных на экране монитора. Это своего рода электронный аналог телеграфной информационной ленты, применяемой в различных телеграфных и информационных агентствах прошлого. Услуги компаний, работающих в сфере разработки и продажи технологических систем трансляции видеотекста, начинают конкурировать с печатной продукцией (газетами, журналами и нр.). Так, актуальным становится заказ текущих сводок биржевой информации, газеты или журнала в форме видеотекста. Аудиопочта — система компьютерной связи для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, где вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера происходит его передача посредством телефона, таким же образом осуществляется и получение информации. Данная система включает специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Реализация аудиопочты происходит также в сети. Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. В настоящее время очень часто можно слышать утверждение о том, что этот вид коммуникации уже отжил свое. На смену факсу пришло более совершенное оборудование, а документооборот на бумажных носителях стал архаизмом. Однако давайте не будем забывать о юридических и правовых аспектах любого бизнеса. Способы проведения групповых совещаний при помощи информационных технологий с учетом направленности программы магистратуры. Аудиоконференция — голосовое общение нескольких лиц, которые находятся в различных географических точках, посредством использования системы коммуникаций, компьютерных технологий или селекторно-телефонной связи. Видеоконференция — система взаимодействия с двухсторонней передачей видеоизображений с использованием телевизионной техники. Данная система связи используется коммуникантами, удаленными друг от друга на значительное расстояние, но при обязательном условии участия всех членов коммуникации в визуальном контакте. Известен целый ряд специфичных видов деловых связей, когда важное значение имеет не только что говорят (о чем, в соответствии с чем, на основании чего и т.д.), но и как выглядит говорящий. Невербальное поведение участников коммуникации часто содержит значительную долю информации, необходимой для оценки истинности намерений собеседников. Кроме этого, с применением видеоконференции (телемост, теледсбаты, открытые селекторные видеосовещания административно-управленческих подразделений и т.д.) можно добиться у потенциального зрителя эффекта присутствия или сопричастности, что очень часто бывает необходимым в рамках различных политтехнологических мероприятий. Данные виды конференций позволяют сократить транспортные и командировочные расходы и привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других сотрудников, территориально удаленных от главного офиса. Этикет телефонных разговоров. Телефон — это самый быстрый способ связи. Он позволяет установить контакты, решить многое деловые вопросы без непосредственной встречи. Специфика деловой беседы по телефону связана с особенностями самого телефона как средства коммуникации. Телефонное общение — это дистанционное общение, собеседники нс видят друг друга, поэтому перераспределение информативной нагрузки происходит между вербальным уровнем и интонационным. Из всех иаралингвистичсских факторов в телефонном общении остается только интонация. Особенно значим интонационный рисунок начала и конца общения. Начало и конец беседы закрепляют весь спектр положительных эмоций: оптимизм, уверенность в своих позициях, доброжелательность и уважение к собеседнику. Психологи утверждают, что если есть расхождения между содержанием речи и тоном сообщения, то люди будут больше доверять тону, чем содержанию. Телефон усугубляет недостатки речи. Особенно неразборчиво звучат числительные. Поэтому произносить их нужно более отчетливо. Телефонный разговор требует четкости и лаконичности. Рекомендуемый регламент делового телефонного разговора при обычном внутригородском общении: информативная беседа — 1-1,5 мин., беседа с целью решения какого-либо вопроса — 3 мин. Моменты, которые нужно учитывать при телефонном разговоре:
|