Теория и практика делового общения. Вопросы для зачета по дисциплине Теория и практика делового общения
 Скачать 101.69 Kb.
|
|
Основное свойство официального документа — его юридическая сила, которая обусловлена действующим законодательством, компетенцией издавшего документ органа и соответствующим порядком оформления. Различают две категории служебной документации: документы для внутреннего пользования и документы для внешнего пользования. Ведение деловой документации регламентирует действующий на данный момент Государственный стандарт РФ. В 2014 г. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) приступил к пересмотру ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Результатом пересмотра стал ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов но информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который начинает действовать с 1 июля 2018 г. Бланк — лист бумага с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами или их частями. Государственный стандарт устанавливает: область применения; состав реквизитов документов; требования к оформлению документов, в том числе и с учетом современных информационных технологий; требования к бланкам документов; образцы бланков. Реквизиты — обязательные элементы, установленные законом или официальными положениями для отдельных видов документации. Формуляр — совокупность реквизитов, которые могут использоваться в том или ином документе. Существуют бланки двух видов: для писем и для организационно-распорядительных и иных документов. Документы делятся на документы для внутреннего и внешнего пользования. Документы для внутреннего пользования (управленческие документы):
Деловые беседы: понятие, структура и характеристика основных этапов деловой беседы, методы и приемы ведения бесед с учетом направленности программы магистратуры. Деловая беседа — наиболее распространенная и чаще веет применяемая форма организации делового общения. Деловая беседа (в теории управления) — вид делового общения, специально организованный продолжительный предметный речевой контакт, служащий решению управленческих задач. Понятие «деловая беседа» весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями. Цели проведения деловой беседы: стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на партнера, вызвать желание у другого человека или группы к действию для того, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или сложившиеся деловые отношения; необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа, мнений и высказываний сотрудников. Функции деловых бесед: взаимное общение работников из одной деловой сферы; совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов; контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий; подле ржание деловых контактов; стимулирование деловой активности. Этапы проведения беседы: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы. Способы начать беседу. Метод снятия напряженности позволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов — и этого легко добиться. Удачная шутка, которая вызовет улыбку присутствующих. также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки для беседы. Метод «зацепки» позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос. Метод прямого подхода означает непосредственный переход к делу без какою бы то ни было вступления. Схематично это выглядит так: вкратце сообщаются причины, по которым была назначена беседа, и переходят от общих вопросов к частному, приступая к теме беседы. Этот прием является «холодным» и рациональным, он имеет прямой характер и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов. Запрещенные приемы во время де.ювой беседы. Нельзя: перебивать партнера; негативно оценивать его личность; подчеркивать разницу между собой и партнером; резко убыстрять теми беседы; избегать пространственной близости и не смотреть на партнера; пытаться обсуждать вопрос рационально, не обращая внимания на то, что партнер возбужден; не понимать или не желать понять его психологическое состояние. Культура деловых совещаний: виды и типы совещаний, подготовка, организация и пр Деловое совещание — деятельность, связанная с принятием решений группой заинтересованных лиц. Деловое совещание — форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Деловое совещание — это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений. Совещание — средство управления и, как любое средство, оно должно быть использовано надлежащим образом для достижения желаемого результата. Успех совещания зависит нс только от поставленной цели, но и от того, как участники приходят к пониманию задачи. Ключ к продуктивному совещанию — тщательное планирование таких элементов, как цель, состав участников, повестка дня и место проведения. На этапе определения цели важно продумать, действительно ли требуется принятие группового решения. Классификация совещаний:
Цель инструктивных совещаний — передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений. Цель оперативных (диспетчерских) совещаний — получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня нс имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней. Цель проблемных совещаний — поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки. Способы получения оптимального решения проблем, нахождение репюнмя без предварительной подготовки возможных решений на основе обсуждения всех предложений, внесенных участниками в ходе заседания; выбор оптимального решения из двух или нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению; принятие решения, найденного руководителем до заседания, посредством убеждения сомневающихся в его правильности. Регламент деловых совещаний — час — полтора. Если сроки совещания затягиваются, значит, оно плохо подготовлено. Коллективное решение вопросов — исключение из правил, а не правило. Нет необходимости сразу всем руководителям нести ответственность за все дела. Коллективная ответственность, как правило, проваливает решение вопроса. Каждый должен отвечать за свой участок работы. Деловые переговоры, их основные классификации с учетом направленности программы магистратуры. Переговоры — специфическая форма общения между деловыми партнерами, ориентированная на совместное решение проблемы, затрагивающей интересы партнеров. Переговоры в деловой сфере, как правило, направлены на заключение договоров, сделок, контрактов, урегулирование спорных вопросов. Виды и функции переговоров. Существуют различные подходы к классификации переговоров. Все многообразие видов переговоров определяется тем критерием, который берется за основу их классификации. Для делового общения значимо выделение переговоров с точки зрения их целей, направленности взаимодействия и результатов. С точки зрения направленности взаимодействия переговоры происходят в рамках как сотрудничества, так и конфронтации. В рамках сотрудничества на переговорах их участники создают между собой новые отношения, позволяющие им совместно достичь определенной цели. Задача их — конкретно договориться о путях ее достижения и организовать взаимодействие сторон так, чтобы, например, выигрыш был максимальным, не забывая при этом о вкладах каждого и распределении полученного. Переговоры, ориентированные на сотрудничество, не исключают того факта, что у сторон могут появиться серьезные разногласия и на этой почве может возникнуть конфликт. В рамках конфронтации переговоры, как правило, связаны с конфликтными ситуациями распределения или перераспределения прибыли, имущества, территории, находящейся под контролем. Ставка при этом делается на учет только собственных интересов. Возможна ситуация, когда после урегулирования конфликта бывшие соперники начнут сотрудничать. С точки зрения результата переговоры бывают плодотворные и бесплодные (безрезультатные). В зависимости от того, какие цели преследуют участники переговоров. выделяют главные и второстепенные функции переговоров. Основы разработки стратегии и тактики переговоров с учетом направленности программы магистратуры. В зависимости от того, какие цели преследуют участники переговоров. выделяют главные и второстепенные функции переговоров. Главные функции: 1) находить пути сотрудничества; 2) разрешать спорные вопросы. Второстепенные функции: I) информационно-коммуникативная — реализуется в тех случаях, когда стороны нс готовы на совместные действия и решения из-за выгодности или преждевременности. В таких случаях стороны заинтересованы только в обмене взглядами, точками зрения на проблему, обмене информацией для выработки позиций и предложений к последующим переговорам, поэтому коммуникативная функция ориентирована на налаживание между двумя сторонами-партнерами новых связей и отношений. Если переговоры ограничены только этой функцией, то это — консультации, а не переговоры; 2) координационно- регулятивная, а также контролирующая функции реализуются при на- личии хорошо налаженных отношений между партнерами, когда уже имеются определенные договоренности между ними и переговоры ведутся по поводу достигнутых ранее совместных решений; 3) отвлекающая внимание партнера от других проблем — реализуется при условиях, когда одна из сторон в действительности не заинтересована в конструктивных переговорах и жестко ориентирована на победу; 4) пропагандистская реализуется: (а) когда одна из сторон (или обе стороны) не имеет истинного желания решать проблему, но заинтересована в благоприятном для себя общественном мнении; (б) когда необходимо убедить партнеров принять свою позицию или точку зрения. Чтобы ориентироваться в сложном процессе переговоров, следует четко представлять его структуру и основное этапы. Любые переговоры включают: подготовку к переговорам; непосредственное ведение переговоров; анализ результатов; выполнение договоренностей. Стадии подготовки и проведения переговоров. Подготовка к переговорам — важнейший этап в переговорном процессе. Переговоры начинаются задолго до того, как стороны сядут за стол. Участники переговоров должны быть подготовлены морально, профессионально и психологически к успешной работе в рамках переговорного процесса. Подготовка к переговорам будет проходить более эффективно при тщательном планировании мероприятий, осуществление которых должно обеспечить успех переговорного процесса. |