Модуль 1. Введение Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, вначале имея целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы.
 Скачать 374 Kb.
|
|
Компьютерные технологии в профессиональной деятельности. Введение Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, вначале имея целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повы0сить производительность своего труда. К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и предприятиями.Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах: - обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы); - сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора); - хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных). Это требует выполнения следующих условий: должна быть скоординирована работа между исполнителями; движение документов должно быть по возможности оптимизировано; должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения. Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Обе эти системы совместно обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией. Информационная технология автоматизированного офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией. Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда и дают возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы. Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: компьютеры, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций. Основными программными продуктами, обеспечивающими технологию автоматизации офиса, являются: - текстовый редактор; - электронная таблица; - система управления базами данных. В состав программного обеспечения офиса могут также входить: - программа анализа и составления расписаний; - программа презентации; - графический редактор; - программа обслуживания факс-модема; - сетевое программное обеспечение: электронная почта, компьютерные и телеконференции и др; - программы перевода; - специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и др. Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов. Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники. База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о деятельности фирмы. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые корректируются в соответствующем массиве базы данных. Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами. Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме. Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации. Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом. Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети. Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения. Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще – при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры. Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций: - ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных; - обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям и т.д.); - вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных; - качественное оформление табличных форм представления данных; - многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков; - проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов; - проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций. Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети. Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты. Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями. Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед. Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций. В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную. Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц. Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, обеспечивающими возможность взаимодействия более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками. Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса. Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения. Интегрированный пакет прикладных программ - совокупность программных средств различного назначения с единым пользовательским интерфейсом, совместно использующих одни и те же данные. На одном рабочем месте пользователь, как правило, имеет дело с разнотипной информацией. Использование для обработки каждого типа данных индивидуального программного инструмента усложняет технологический процесс работы, затрудняет пересылку данных для обработки несколькими средствами. В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу интегрированного пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные программы, перечисленные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности. Было разработано много интегрированных пакетов для офиса. В нашей стране наибольшую популярность завоевал пакет Microsoft Office фирмы Microsoft. Microsoft Office Microsoft Office занимает основную часть рынка офисных пакетов - около 90%. Им пользуются около 55 миллионов человек. Версия Microsoft Office 97, профессиональный выпуск (Professional Edition) предоставляет пользователю мощные средства для обработки информации и обеспечивает высокую производительность. Над созданием нового пакета работало 750 разработчиков, было израсходовано 200 миллионов долларов. На исследования, связанные с повышением интуитивности выбора команд, затрачено свыше 25 тысяч часов. Большие возможности предоставляет тесная интеграция всех приложений Office с электронной почтой. Например, один участник проекта создал документ, и этот документ должен быть дополнен сведениями из других отделов или согласован и “завизирован” остальными участниками проекта. Он отсылает документ из Word по электронной почте группе людей методом поочередной рассылки, указав очередность корреспондентов. Каждый из участников процесса производит необходимые изменения, после чего документ будет отослан следующему человеку. Пройдя полный круг, готовый материал вернется к тому, кто его посылал. Причем по желанию посылающего изменения, внесенные каждым участником проекта, будут выделяться цветной маркировкой. После получения исправленного варианта можно произвести пошаговую приемку (подтверждение) изменений и дополнений. Вся мощь инструментальных возможностей семейства продуктов Office позволяет сосредоточиться на самом важном – на результате. Автоматизированное рабочее место управленческого работника В своей деятельности пользователи (экономисты, управленцы и т.д.) могут применять как отдельные информационные технологии, так и их совокупность, объединенную в некоторый комплекс. Комплекс обеспечивающих и функциональных информационных технологий, поддерживающих выполнение целей управленческого работника, лица, принимающего решение, реализуется на основе автоматизированных рабочих мест. С появлением ПЭВМ стало возможным установить их прямо на рабочем месте сотрудника и оснастить новыми инструментальными средствами, ориентированными на пользователя-непрограммиста. Персональный компьютер, оснащенный совокупностью профессионально ориентированных информационных технологий и размещенный непосредственно на рабочем месте, стали называть автоматизированным рабочим местом (АРМ), назначение которого - информационная поддержка принимаемых решений. Автоматизированное рабочее место содержит в себе целиком функциональную информационную технологию или ее часть. Какая именно часть закрепляется за тем или иным АРМ, определяется прежде всего декомпозицией целей в структуре управления объектом. Автоматизированное рабочее место позволяет повысить результативность управленческого труда, осуществить переход на безбумажную технологию и обеспечить простой доступ к информации. Типовое АРМ, как правило, снабжено ПК, развитой системой периферийного оборудования, устройствами для подключения к локальным вычислительным сетям, которые в свою очередь обеспечивают выход на специализированные базы данных, сети передачи данных, включая спутниковую связь, электронную почту. С помощью современного АРМ можно автоматически обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, участвовать в телесовещаниях, систематизировать личные архивы документов на машиночитаемых носителях, осуществлять необходимые расчеты и получать готовые результаты в табличной или графической форме, вести рабочие записи и т.д. Каждое АРМ разрабатывается применительно к конкретным функциональным возможностям того или иного сотрудника, например АРМ руководителя, АРМ управленческого работника среднего и оперативного звена. В соответствии с принципами избирательного распределения информации эти лица нуждаются в разной информационной поддержке. Руководителю требуется обобщенная, достоверная и полная информация, позволяющая принимать правильные решения. Ему нужны средства анализа и планирования различных сфер деятельности предприятия. К этим средствам можно отнести экономико-математические, статистические методы, методы моделирования, анализа различных сфер деятельности предприятия, прогнозирования. Из обеспечивающих технологий необходимы: табличные, графические, текстовые процессоры, электронная почта, СУБД. АРМ управляющих среднего и оперативного уровня используются для принятия решений и реализации профессиональной деятельности в конкретной предметной области: АРМ кладовщиков, операционистов, банковских работников, работников страховых компаний и т.д. Например, АРМ эксперта в патентном ведомстве включает дисплей с высоким разрешением для представления сложных схем и чертежей, систему обработки текстов, возможность обращения к базе данных заявок и связь посредством электронной почты с другими экспертами. Эксперту в процессе исследования заявок приходится обращаться к базам данных большого объема. Можно вывести на экран дисплея полные тексты статей, патентов, фрагментов энциклопедий вместе с чертежами, графиками, фотографиями. При необходимости можно сделать копию интересующего документа. Рядом особенностей обладает АРМ конструктора. Центральными устройствами здесь являются дисплей и графопостроитель. АРМ конструктора связано локальной сетью с производственными центрами. Это позволяет организовать безбумажный процесс конструирования и производства. АРМ бухгалтера предназначено для ведения бухгалтерских проводок, печати первичных документов, расчета итоговых показателей, формирования отчетов для налоговых органов. АРМ “Платежные документы” предназначено для формирования, печати и хранения платежных документов для банка. АРМ “Учет труда и заработной платы” используется для автоматизации труда бухгалтера по расчетам с рабочими и служащими. Все АРМ связываются друг с другом. Локальная сеть позволяет получить доступ к терминалам коллег, базам данных, к информации внутри и за пределами организации. Эта связь приводит к более эффективному сотрудничеству и обоснованному принятию решений. |