Задание 1. MS prodject. Введение Невозможно эффективно организовывать и управлять без четкого плана. Проект позволит правильно спланировать и оперативно управлять выполнени ем поставленной задачи. Под проектом
 Скачать 0.74 Mb.
|
|
6 Введение Невозможно эффективно организовывать и управлять без четкого плана. Проект позволит правильно спланировать и оперативно управлять выполнени- ем поставленной задачи. Под проектом понимается четко определенная последовательность собы- тий, направленных на достижение некоторой цели, имеющих начало и конец и управляемых людьми посредством таких факторов, как время, стоимость, ре- сурсы и качество. Создание каждого проекта начинается с определения его цели. Цель должна быть четкой и реальной. Для предотвращения возможных проблем нужно убедиться, что ничто не мешает ее достижению. После того, как цель проекта установлена, следующая задача — опреде- лить во всех деталях, как и когда цель будет достигнута. Шаги, которые необходимо предпринять для достижения пели, называ- ются работами. Работы могут выполняться одновременно или последователь- но. Список работ и времени, необходимого для их выполнения, называется графиком работ, или планом. По плану можно определить, когда должна начинаться и заканчиваться та или иная работа и как долго она будет продол- жаться. Количество времени, отведенное на ее выполнение, называется дли- тельностью. Можно также определить промежуточные пели, или контрольные точ- ки, которые будут использоваться для отражения промежуточных итогов про- екта. Контрольные точки помогают организовать работы в логические последо- вательности или группы. Для выполнения работ необходимы ресурсы: люди, оборудование, мате- риалы. Так как ресурсы редко бывают доступны непрерывно (например, люди работают преимущественно в рабочее время), то при разработке проекта необ- ходимо учитывать и этот фактор. Кроме ресурсов, для реализации любого проекта необходимы финансо- вые средства. Каждый ресурс и каждый вид работ имеют определенную стои- мость в денежном выражении, из которой складывается стоимость всего про- екта. Наиболее удобным средством создания и управления проектами является Microsoft Project, который позволяет легко вводить и корректировать график работ, необходимых для достижения целей, поставленных перед проектом. С помощью Microsoft Project можно рассмотреть проект в любой пер- спективе и быстро перейти от одного представления к другому. Специальные инструменты помогут сравнить альтернативы «что — если», чтобы оперативно отреагировать на изменившиеся обстоятельства и вернуть проект в нормальное русло. Управление проектом заключается в отслеживании состояния работ и определении, выполняются ли они в соответствии с планом. Если выполнение отстает от плана, то следует либо изменить план, либо принять меры для лик- 7 видации задержки. Microsoft Project автоматически откорректирует план в со- ответствии с внесенными изменениями. Программа также предоставит инфор- мацию о том, какие ресурсы перегружены, и какие работы не могут быть вы- полнены в срок. С помощью различных режимов просмотра информации о про- екте и отчетов можно быстро определить виды работ, выполнение которых за- держивается или стоимость которых превышает бюджет. Когда сложная работа должна быть завершена к определенному сроку, то важными факторами являются время и материальные ресурсы. Ими можно управлять с помощью метода, известного под названием метод критического пути. Этот метод, основанный на анализе ситуаций типа «крышу нельзя насте- лить, пока не воздвигнуты стены», позволяет предсказать, сколько времени займет проект, какие его работы являются критическими и какие наиболее рас- тянуты во времени. Критические работы — это такие работы, задержка выполнения кото- рых может отразиться на сроках завершения проекта. Критические работы об- разуют критический путь. Задержка выполнения работ, которые не являются критическими, не повлияет на срок окончания проекта. Метод критического пути — стандартный метод определения критиче- ских работ. Он базируется на математической модели, которая учитывает связь между видами работ, их длительностями и условиями доступности ресурсов. Microsoft Project позволяет быстро определить критический путь и сосредото- чить особое внимание на критических работах. С помощью метода критического пути можно также прогнозировать и оптимизировать трудовые затраты. Например, если мы выполним работу за две недели, то это не отразится на сроках поставки, определенных в три недели, за- то тогда мы сможем освободившиеся трудовые ресурсы использовать для за- вершения другой работы. Этот анализ можно сделать вручную, но Microsoft Project выполнит это быстрее и лучше и позволит ежедневно контролировать развитие событий, получая ответы на вопросы типа «а что, если?». Процесс создания проекта После того как определена цель проекта, следует найти лучший путь ее достижения. Чтобы сделать это, необходимо составить список работ, которые нужно выполнить для достижения цели и установить продолжительность каждой работы. Затем эта информация должна быть введена в программу Microsoft Project для создания графика выполнения работ. В зависимости от цели проекта планирование работ может вестись от даты его начала или от той даты, к которой проект должен быть завершен. Например, если проект предусматривает подготовку к выставке, то он должен быть завершен за несколько дней до ее начала, так как открытие выставки от- ложить нельзя. В этом случае график выполнения работ будет составляться от конечной даты. 8 Большинство задач для своего выполнения требуют ресурсов: людских, различного оборудования, материалов или любых других, необходимых для выполнения работ. Поэтому на следующем этапе создания проекта надо ука- зать, какие ресурсы будут использованы. Ресурсы могут быть определены для каждого вида работ и в дальнейшем при необходимости в любое время измене- ны. Обычно Microsoft Project вычисляет продолжительность каждого вида работ, основываясь на количестве назначенных ресурсов. Кроме того, про- грамма может предоставить информацию, которая поможет управлять ресур- сами. Например, Microsoft Project может определить, кто из работников должен работать сверхурочно и каких затрат это потребует. После того как ресурсы назначены, следует определить и ввести планиру- емую стоимость каждого ресурса или вида работ, на основании которой будет вычислена общая стоимость проекта. После создания первоначального варианта проекта может оказаться, что он не в полной мере отвечает вашим целям. Например, проект может оказаться слишком продолжительным или его стоимость будет слишком высока. Для ре- шения этих проблем следует оптимизировать график выполнения работ и стоимость ресурсов. Когда создание проекта будет закончено и начнется выполнение работ, можно отслеживать ход его реализации и оперативно корректировать график работ и фактические затраты. 9 1. Сетевое планирование и управление. Применение системы компью- терного моделирования MS Project 2007 Сетевой моделью (сетевым графикам, сетью) называется экономико- математическая модель, отражающая комплекс работ и событий, связанных с реализацией некоторого проекта (производственного, научно- исследовательского и др.), в их логической и технологической последователь- ности. Назначение сетевых моделей: анализ сетевой модели позволяет более четко выявить взаимосвязи этапов реализации проекта и определить оптималь- ный порядок их выполнения в целях сокращения сроков выполнения или стои- мости всего комплекса работ. Областью применения сетевых моделей является разработка крупных народно-хозяйственных комплексов, научные исследования, конструкторская и технологическая подготовка производства новых видов изделий, строительство, рекламная кампания, аудит предприятия и т.д. Основными понятиями сетевой модели являются «работа», «событие» и «путь». Работа — это некоторый процесс, приводящий к достижению определен- ного результата. Событие — это момент завершения какого-либо процесса, отражающий отдельный этап выполнения проекта. Путь — цепочка следующих друг за другом работ. Полный путь — лю- бой путь, начало которого совпадает с исходным событием сети, а конец — с завершающим. Наиболее продолжительный полный путь в сетевом графике называется критическим путем. Взаимосвязь работ и событий, необходимых для достижения конечной цели проекта, отображается с помощью сетевого графика (сетевой модели). Со- бытия на сетевом графике (или, как еще говорят, на графе) изображаются кружками, а работы — стрелками, показывающими связь между работами. Оптимизация сетевых моделей может быть осуществлена за счет: 1) минимизации времени выполнения комплекса работ при его заданной стоимости; 2) минимизации стоимости комплекса работ при заданном времени вы- полнения проекта; 3) нахождения оптимального соотношения между стоимостью и сроками выполнения проекта. Сокращение сроков и стоимости выполнения проекта достигается по- средством: 1) перераспределения всех видов ресурсов, как временных (ис- пользование резервов времени некритических путей), так и трудовых, матери- альных, энергетических; 2) сокращения трудоемкости критических работ за счет передачи части работ на другие пути, имеющие резервы времени; 10 3) параллельного выполнения работ критического пути; 4) изменения состава работ и структуры сети. Методы оптимизации сетевых моделей реализованы в существующих ав- томатизированных системах планирования и управления. Таких систем суще- ствует достаточно много. В настоящем учебном пособии рассматривается си- стема MS Project 2007. Система MS Project 2007 дает возможность формировать сетевые графи- ки, определять время проведения работ, назначать необходимые ресурсы, про- водить анализ результатов, управлять ресурсами и финансами. На компьютере с установленным программным средством MS Project 2007 для его запуска на панели задач Windows щелкните на кнопке Пуск, в ме- ню Пуск укажите Все программы, далее — Microsoft Office — Microsoft Project 2007. Основные элементы интерфейса системы MS Project 2007 показаны на рис. 1. Рисунок 1 — Основное окно программы MS Project Описание основных пиктограмм меню приведено в табл. 1. 11 Таблица 1 — Основные пиктограммы меню MS Project Пиктограмма Описание пиктограммы Панель режимов включает следующие представления информации: • Диаграмма Ганта; • Диаграмма Ганта с отслеживанием; • Использование задач; • Календарь; • Сетевой график; • График ресурсов; • Использование ресурсов; • Лист ресурсов; • Другие представления. В представлении Диаграмма Ганта информация о задачах (работах) представляется одновременно в текстовом и графическом виде. В этом режиме можно добавлять новые задачи, устанавливать связи между задачами и выде- лять ресурсы для задач. Диаграмма Ганта с отслеживанием позволяет дополнительно сравни- вать плановые даты начала и окончания работ со значениями контрольного плана, а также вычислять процент завершения работ. Используется в процессе реализации проекта. В режиме Использование задач можно определить объем работы, вы- полненный каждым ресурсом, и сравнить фактически выполненные объемы с плановыми. Календарь в виде планок показывает запланированные на соот- ветствующие дни задачи. Сетевой график показывает задачи и их взаимосвязи в виде блок-схемы. Критические работы выделяются красным цветом. График ресурсов отражает распределение каждого ресурса по дням (неделям, месяцам). Режим Использование ресурсов группирует задачи по ресурсам, пока- зывает объем работ, распределение работ и неиспользованный объем каждого ресурса. Режим Лист ресурсов дает общую информацию о ресурсах: тип ресурса (трудовой, материальный, затраты), максимальное количество единиц ресурса, 12 стандартная ставка, ставка сверхурочных, затраты на использование ресурса, способ начисления затрат на ресурсы (начало, конец, пропорциональное), вид календаря (24-часовой, ночная смена, стандартный), превышение доступности ресурса и др. Дополнительные режимы можно открыть с панели режимов кнопкой Другие представления. Основные возможности, предоставляемые системой MS Project, рассмот- рим па примере проекта проведения выставки. Пример 1.1. Проект проведения выставки с целью рекламы производи- мой на предприятии продукции состоит из работ, представленных в табл. 1.2. Таблица 1.2 — Проект проведения выставки № п/п Работа Время выполне- ния, дни Предше- ствующие работы 1 2 3 4 1 Проведение предварительного исследования 2 Определение предварительного бюджета вы- ставки 4 — 3 Определение целей корпоративной выставки 4 2 4 Обзор списка участников от компании (про- шлых и текущих) 1 3 5 Выбор и утверждение 6 Выбор подходящей выставки для организации 3 2, 3 7 Разработка плана участия в выставке 3 4, 6 8 Определение бюджета выставки 3 7 9 Регистрация 10 Определение основного контакта на месте про- ведения выставки 1 8 11 Обзор ограничений на число ресурсов стенда 1 8 12 Определение аудиовизуальных требований 1 8 13 Завершение отправки регистрационного сбора и платы за стенд 1 10, 11, 12 14 Реклама выставки 15 Рекламирование участия в выставке 2 13 16 Массовая рассылка электронной почты членам почтового списка, текущим и потенциальным клиентам в близлежащих областях 1 13 17 Подготовка материалов 18 Изготовление материалов для выставки 5 15, 16 19 Создание демонстрационного ролика / флэш- файла 5 15, 16 13 Продолжение таблицы 1.2 1 2 3 4 20 Разработка вывесок 5 15, 16 21 Определение подарочных наборов, призов и бесплатных образцов 3 15,16 22 Заказ подарочных наборов, призов и бесплат- ных образцов 1 21 23 Оформление выставки 24 Определение типа стенда (стойка, настольная композиция, площадка, экспозиция и др.) 1 22 25 Проектирование внешнего вида и общего плана стенда 3 24 26 Макет планировки 1 25 27 Заказ/приобретение услуг по изготовлению кон- струкций стенда 2 26 28 Поставка 29 Поставка материалов для выставки 1 27 30 Поставка конструкций выставочного стенда 1 27 31 Поставка необходимого вспомогательного обо- рудования 1 27 32 Расстановка персонала выставки 33 Определение персонала выставки 2 31 34 Назначение персонала выставки 5 33 35 Униформа для персонала выставки 2 34 36 Информирование персонала 1 34 37 Установка, демонстрация, демонтаж 38 Установка экспозиции / стенда 1 36 39 Регистрация сотрудников стенда и выдача иден- тификационных карточек 5 38 40 Проведение показа 5 39 41 Возврат материалов в организацию 4 40 42 Подведение итогов 43 Определение коэффициента окупаемости инве- стиций в выставку 1 41 44 Число зацепок 1 41 45 Число главных контактов 3 41 46 Рекомендации по будущему участию 3 41 47 Оплата счетов и урегулирование контрактов 3 41 Введем данные о задачах (названия работ, время выполнения и предше- ствующие работы) в программу. Это можно сделать в представлении Диаграм- ма Ганта (рис. 2). 14 Рисунок 2 — Представление Диаграмма Ганта Построим сетевой график, который показывает задачи и их взаимосвязи в виде блок-схемы (рис. 3). Критические работы выделяются красным цветом. 15 Рисунок 3 — Сетевой график Ресурсы, которые применяются для выполнения работ, приведены в табл. 1.3. Таблица 1.3 — Ресурсы для выполнения работ № n/n Работа Ресурсы 1 2 3 1 Проведение предварительного ис- следования 2 Определение предварительного бюд- жета выставки Специалист отдела маркетинга Бухгалтер 3 Определение целей корпоративной вы- ставки Начальник отдела маркетинга 4 Обзор списка участников от компании ( прошлых и текущих) Специалист отдела маркетинга 5 Выбор и утверждение 6 Выбор подходящей выставки для орга- низации Начальник отдела маркетинга 7 Разработка плана участия в выставке Начальник отдела маркетинга 8 Определение бюджета выставки Начальник отдела маркетинга Бухгалтер 9 Регистрация 10 Определение основного контакта на месте проведения выставки Специалист отдела маркетинга 16 Продолжение таблицы 1.3 1 2 3 11 Обзор ограничений на число ресурсов стенда Специалист отдела маркетинга 12 Определение аудиовизуальных тре- бований Специалист отдела маркетинга 13 Завершение отправки регистрацион- ного сбора и платы за стенд Специалист отдела маркетинга 14 Реклама выставки 15 Рекламирование участия в выставке Специалист отдела маркетинга Специалист по связям с обще- ственностью 16 Массовая рассылка электронной почты членам почтового списка, текущим и потенциальным клиентам в близле- жащих областях Специалист отдела маркетинга 17 Подготовка материалов 18 Изготовление материалов для выставки Поставщик 19 Создание демонстрационного ролика / флэш-файла Специалист отдела маркетинга Дизайнер 20 Разработка вывесок Специалист отдела маркетинга Дизайнер 21 Определение подарочных наборов, призов и бесплатных образцов Специалист отдела маркетинга 22 Заказ подарочных наборов, призов и бесплатных образцов Специалист отдела маркетинга 23 |