Задание 1. MS prodject. Введение Невозможно эффективно организовывать и управлять без четкого плана. Проект позволит правильно спланировать и оперативно управлять выполнени ем поставленной задачи. Под проектом
 Скачать 0.74 Mb.
|
|
№ п/п Работа Предшеству- ющие работы Длитель- ность работ, дни Ресурс 1 2 3 4 5 1 Выбор типа меропри- ятия - 1 Начальник отдела маркетинга Руководитель меро- приятия 2 Определение целевой аудитории 1 1 Начальник отдела маркетинга Руководитель меро- приятия 3 Определение целей мероприятия 1 1 Начальник отдела маркетинга Руководитель меро- приятия 4 Формулирование об- щей темы мероприя- тия 2, 3 3 Начальник отдела маркетинга Руководитель меро- приятия 5 Определение предва- рительной даты и вре- мени начала меро- приятия 4 1 Начальник отдела маркетинга Руководитель меро- приятия 6 Определение группы ответственных за ме- роприятие 4 1 Начальник отдела маркетинга Руководитель меро- приятия 7 Разработка графика мероприятия 5, 6 1 Руководитель меро- приятия 8 Определение процесса и механизмов распро- странения информа- ции 7 1 Руководитель меро- приятия 9 Создание механизма обратной связи для мероприятия 7 1 Руководитель меро- приятия 10 Определение бюджета мероприятия 8, 9 1 Руководитель меро- приятия 30 8. Проект «Отслеживание отзывов клиентов». № п/п Работа Предшеству- ющие работы Длитель- ность работ, дни Ресурс 1 2 3 4 5 1 Определение источни- ков отзывов клиентов - 3 Аналитик данных 2 Определение методов сбора данных 1 1 Аналитик данных 3 Определение методов анализа данных 1 4 Аналитик данных 4 Проектирование про- цесса реагирования на проблемы клиентов 2, 3 5 Аналитик данных 5 Развертывание про- граммы обратной свя- зи 4 3 Руководитель отде- ла обслуживания клиентов 6 Отслеживание отзы- вов клиентов 5 7 Ответственный за работу с клиентами 7 Сбор данных из всех источников 6 1 Ответственный за работу с клиентами 8 Анализ отзывов кли- ентов: поиск харак- терных примеров и проблемных областей 7 1 Аналитик данных Ответственный за работу с клиентами 9 Оценка степени удов- летворенности клиен- тов на протяжении программы 7 1 Руководитель отде- ла обслуживания клиентов 10 Обзор контроля рабо- ты с клиентами: оцен- ка успешности и ре- акции на запросы кли- ентов 7 1 Менеджер продукта Аналитик данных 11 Обзор способов реше- ния проблем клиентов 8, 9, 10 1 Менеджер продукта Аналитик данных 12 Передача отзывов в группу разработки продукта 11 1 Менеджер продукта Аналитик данных 31 9. Проект «Отслеживание жизненного цикла продукта». № Работа Предше- ствующие работы Длитель- ность работ, дни Ресурс 1 2 3 4 5 1 Ведение базы данных поддержки - 30 Специалист отдела поддержки 2 Документирование проблем 1 30 Специалист отдела поддержки 3 Выполнение програм- мы текущих продаж 2 30 Специалист отдела продаж 4 Выполнение програм- мы внутренних про- даж 2 35 Специалист отдела продаж 5 Выполнение плана маркетинга 3, 4 30 Специалист марке- тингового отдела 6 Обзор с ориентацией на клиента 5 30 Специалист марке- тингового отдела 7 Запрос и документи- рование дополнитель- ных отзывов клиентов 6 20 Руководство выпус- ком продукта 8 Отслеживание и изме- рение масштабов про- никновения продукта на рынок 7 30 Руководство выпус- ком продукта 9 Анализ процесса вы- пуска продукта после его представления 8 30 Руководство выпус- ком продукта 10 Анализ средств ре- кламы и выпуска по- сле представления продукта 8 57 Специалист марке- тингового отдела 11 Оценка характеристик продукта 10, 9 51 Руководство выпус- ком продукта 12 Оценка реакции рынка 11 35 Руководство выпус- ком продукта 32 10. Проект «Оценка стратегического слияния или поглощения объектов». № п/п Работа Предшеству- ющие работы Длитель- ность работ, дни Ресурс 1 2 3 4 5 1 Определение текущих возможностей и пози- ционирование - 3 Главный исполни- тельный комитет 2 Определение задач слияния / поглощения 1 9 Главный исполни- тельный комитет 3 Определение критери- ев оценки внутреннего развития в сравнении со слиянием / погло- щением 1 3 Главный исполни- тельный комитет 4 Формирование группы слияния / поглощения 2, 3 5 Главный исполни- тельный комитет 5 Определение критери- ев фильтрации и иден- тификации объектов слияния / поглощения 4 11 Группа слияния / поглощения 6 Определение критери- ев идентификации объектов 4 6 Группа слияния / поглощения 7 Определение количе- ственных и качествен- ных критериев фильт- рации 5, 6 5 Группа слияния / поглощения 8 Разработка списка по- тенциальных погло- щений 7 31 Группа слияния / поглощения 9 Выполнение ком- плексной экспертизы и анализа оценки сто- имости объектов сли- яния / поглощения 8 31 Главный исполни- тельный комитет 10 Выполнение выбора 9 2 Главный исполни- тельный комитет 11 Ведение инвестицион- ной деятельности 10 6 Группа слияния / поглощения 33 1 2 3 4 5 12 Разработка стратегий финансирования слия- ний / поглощений 11 1 Группа слияния / поглощения 13 Получение финанси- рования 12 1 Главный исполни- тельный комитет 2. Отслеживание хода выполнения работ и фактических затрат Вернемся к заданию для самостоятельной работы и самопроверки (стр. 15). Проверим содержание проекта: состав работ, ресурсы, назначение ре- сурсов, связи между работами. Если проект отличается от представленного в таблицах 1.4 и 1.5, добавим в представлении Лист ресурсов Стандартную став- ку в соответствии с таблицей 1.5, добавим суммарные работы в соответствии с таблицей 1.4 и недостающие связи. Создание проекта закончено. Теперь его следует сохранить вместе с базо- вым планом. Это позволит в дальнейшем в ходе его выполнения сравнивать фактические показатели с плановыми. Выполните команду: Сервис — Отсле- живание — Задать базовый план… появится окно диалога Задание базового плана (рис. 7). Рисунок 7 — Окно диалога Задание базового плана Необходимо установить флажок Задать базовый план. Базовых планов может быть несколько. Поэтому в поле со списком можно выбрать Базовый 34 план с номером, соответствующим версии базового плана. Далее установить флажок Для всего проекта. После чего щелкнуть по кнопке ОК. Как только будет начато выполнение проекта, можно целенаправленно управлять им, отслеживая фактические даты начала и окончания отдельных ви- дов работ, их длительность, процент выполнения, объемы и затраты и сравни- вать их с плановыми показателями, сохраненными в базовом плане. Это под- скажет, как фактические изменения плана повлияют на другие виды работ и на дату окончания проекта, и поможет определить, какие изменения необходимо сделать в графике работ для окончания проекта в срок и в пределах установ- ленного бюджета. Полученная информация поможет также более эффективно планировать будущие проекты. Microsoft Project позволяет вводить различную информацию о выполне- нии работ: даты начала и окончания, длительность, процент выполнения, оставшуюся длительность и др. При этом достаточно ввести только один или два показателя. Все остальные данные будут вычислены автоматически. Например, если ввести 50 % выполнения для работы с длительностью 10 дней, то оставшаяся продолжительность этой работы будет определена в 5 дней. Если же будет введена оставшаяся продолжительность работ в 2 дня, то программа вычислит процент выполнения — 80 %. Рассмотрим различные способы отслеживания хода реализации проекта. Будем считать, что выполнение нашего проекта начато в соответствии с планом — 3 февраля 2014 года. Введем дату начала работ и сделаем отметку о прохож- дении контрольной точки Начало работ: • В режиме диаграммы Ганта щелчком мыши выделите контрольную точку Начало работ в поле Название задачи. • Выберите команду меню Сервис — Отслеживание — Обновить задачи... На экране появится окно диалога Обновление задач (рис. 8). Рисунок 8 — Окно диалога Обновление задач В поле Название этого окна указано название выделенной контрольной точки — Начало работ, а в поле Длительность — ее плановая продолжитель- ность — 0 д (0 дней). В полях со счетчиками % завершения, Фактическая дли- тельность и Оставшаяся длительность отмечаются соответственно процент вы- 35 полнения — 0%, фактическая длительность — 0 д (0 дней) и оставшаяся дли- тельность 0 d (0 дней). В группе полей Текущие даты указаны соответствующие плановые сроки начала и окончания работы. • В открывающемся списке Начало группы полей Фактические даты на ка- лендаре укажите дату 3 февраля 2014 года. Эта дата Пн 03.02.14 (Поне- дельник 3 февраля 2014 года) отобразится в поле списка. • В поле со счетчиком % завершения укажите 100%. Вместо указания про- цента выполнения можно также выбрать дату окончания — 3 февраля 2014 года в открывающемся списке Окончание. • Нажмите кнопку ОК в окне Обновление задач. В информационном поле таблицы слева от названия контрольной точки Начало работ появится отметка о ее прохождении. Отметку о выполнении работ первого этапа — Планирование — сделаем несколько иначе. • Удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделите в таблице названия работ Определение целей продаж, Определение задач выпуска (сроки выпуска и цели рекламной кампании) и Утверждение бюджета выпуска. • Выберите команду меню Сервис — Отслеживание — Обновить проект. На экране появится диалоговое окно Обновление проекта (рис. 9). Рисунок 9 — Окно диалога Обновление проекта • Убедитесь, что установлен переключатель Обновить трудозатраты как за- вершенные по, и в открывающемся списке справа от него на календаре выберите дату окончания этих работ — 10 февраля 2014 гола. Установите переключатель Для выбранных задач. • Закройте диалог Обновление проекта нажатием кнопки ОК. В информа- ционном поле таблицы появятся отметки о выполнении указанных видов работ, а на диаграмме, внутри горизонтальных полосок соответствующих работ — черные полосы, отображающие процент выполнения этих работ — 100% (рис. 10). 36 Рисунок 10 — Отметка о выполнении работ Выполнение работы в процентах можно ввести также в диалоге Сведения о задаче. Посмотрим, как это сделать для работы Создание опытных образцов продукта. • Щелчком мыши выделите в таблице работу Создание опытных образцов продукта. • Нажмите кнопку на панели инструментов Стандартная. На экране по- явится диалоговое окно Сведения о задаче. Щелкните мышью на ярлычке Общие, чтобы перейти на эту вкладку (рис. 11). Рисунок 11 — Вкладка Общие диалогового окна Сведения о задаче • В поле со счетчиком Процент завершения установите 50 %. • Закройте окно Сведения о задаче с помощью кнопки ОК. Черная полоса на прямоугольнике-работе Создание опытных образцов продукта отобра- зит процент выполнения этой работы. Для ввода информации о ходе выполнения работ удобно пользоваться специальной панелью инструментов Отслеживание. • Выберите команду меню Вид — Панели инструментов — Отслеживание. На экране ниже панели инструментов Форматирование появится панель инструментов Отслеживание (рис. 12). 37 Рисунок 12 — Панель инструментов Отслеживание Оставшиеся 50 % работы Создание опытных образцов продукта введем с помощью панели инструментов. • Убедитесь, что работа Создание опытных образцов продукта выделена. • Нажмите кнопку на панели инструментов Отслеживание. Работа бу- дет отмечена как выполненная. Теперь предположим, что работа Создание опытных образцов продукта закончилась раньше запланированного срока, т.е. не 18 февраля, а 17 февраля. Введем фактическую дату окончания этой работы. • Нажмите кнопку на панели инструментов Отслеживание. На экране появится диалоговое окно Обновление задач. • В календаре открывающегося списка Окончание группы Фактические да- ты выберите дату 17 февраля 2014 года. • Нажатием кнопки ОК закройте окно Обновление задач. В таблице и на диаграмме отобразится фактическая дата окончания работы. Более того, Microsoft Project составил и отобразил на экране новый гра- фик работ, в котором изменились на один день даты начала следующих работ и срок окончания проекта, который теперь передвинулся с 13 на 12 марта 2014 года. Для любой работы можно также ввести отметку о выполнении непосред- ственно на диаграмме с помощью мыши. Сделаем это для работы Создание торговых презентаций. • Установите указатель мыши у левого края полоски-работы Создание тор- говых презентаций. Указатель примет форму • Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится ин- формационное окно Задача, в котором будет указана дата ее окончания — Вт 18.02.14 (Вторник, 18 февраля 2014 года). • Не отпуская левую кнопку мыши, перемешайте мышь по полоске-работе. При этом в информационном окне будет изменяться дата окончания этой работы. Добейтесь того, чтобы дата окончания работы соответствовала плановой — Пн 17.02.14 (Понедельник, 17 февраля 2014 года). При этом указатель мыши достигнет правого края полоски-работы. • Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно закроется. Работа Создание торговых презентаций будет отмечена как выполненная. В ходе выполнения проекта возможны случаи, когда какая-либо работа после частичного выполнения прерывается на некоторое время. При этом необ- ходимо перенести оставшуюся часть работы на более поздний срок. 38 Предположим, в нашем проекте работа Сертификация продукта начата в срок и в течение 5 дней выполнена на 50%, после чего возникла необходимость прервать ее выполнение на 1 день. Сделаем соответствующую отметку. • Щелчком мыши выделите в таблице работу Сертификация продукта. • Нажмите кнопку на панели инструментов Отслеживание. На диа- грамме появится отметка о частичном выполнении работы. Оставшаяся часть работы должна быть начата через день — 26 февраля. • Установите указатель мыши на полоске-работе Сертификация продукта правее полосы выполнения. Указатель примет форму Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно Критический путь, в котором будут указаны даты начала и заверше- ния оставшейся части работы. • Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь вправо так, чтобы в информационном окне отобразилась новая дата начала оставшейся части работы — Ср 26.02.14 (Среда, 26 февраля 2014 года). • Отпустите левую кнопку мыши. На диаграмме между выполненной и не- выполненной частями работы появится разрыв в один день (рис. 13). Бу- дет также изменен график для остальных видов работ. • Самостоятельно отметьте 100% выполнение оставшейся части работы Сертификация продукта. Рисунок 13 — Диаграмма Ганта с изменениями При управлении проектом необходимо постоянно владеть информацией о том, выполняются ли работы в соответствии с графиком, и если нет, то, как ве- лики отклонения. Анализируя такие данные, можно своевременно принимать необходимые меры для окончания проекта в срок. Просмотрим эту информацию в нашем проекте. Нажмите кнопку Диа- грамма Ганта с отслеживанием на панели представлений. На экране появится диаграмма Ганта в режиме отслеживания (рис. 14). На этой диаграмме серыми полосами показан базовый план, а синими — фактическое выполнение. Справа от каждой выполненной работы указан процент выполнения — 100%. Невы- полненные критические работы отображаются красным цветом, и справа от них указан процент выполнения — 0%. 39 Рисунок 14 — Диаграмма Ганта с отслеживанием Выполненные этапы также отмечены специальными условными обозна- чениями. Просмотреть числовые показатели можно на таблице отклонений. • Выберите команду меню Вид — Таблица — Отклонения. Вид таблицы изменится. • Переместите правую границу левой панели к правому краю рабочего ок- на, чтобы увидеть таблицу полностью (рис. 15). Рисунок 15 — Таблица отклонений В этой таблице в колонках Начало и Окончание указаны фактические да- ты начала и окончания каждого вила работ. В колонках Базовое начало и Базо- вое окончание — соответствующие даты по базовому плану. В колонках От- клонение начала и Отклонение окончания — разница между фактическими и плановыми датами. Отклонение может быть положительным и отрицательным. Положительное отклонение означает, что работа начата или закончена позднее планового срока, а отрицательное — ранее. 40 В ходе выполнения работ в любой момент можно получить информацию о плановой и фактической стоимости работ, израсходованных и оставшихся средствах. • Выберите команду меню Вид — Таблица — Затраты. На экране появится таблица стоимости. • Переместите правую границу левой панели вправо так, чтобы видеть всю таблицу. В колонке Общие затраты указывается общая стоимость каждого вида работ, а в колонке Базовые — плановая. Разница между ними отображается в поле Отклонение (рис. 16). Рисунок 16 — Таблица стоимости Если эта разница отрицательна, то средства сэкономлены; в противном случае — перерасходованы. В колонке Фактические указана стоимость уже выполненных работ, а в колонке Оставшиеся — еще не выполненных. Вы можете также проанализировать расходование средств, назначенных каждому ресурсу следующим образом. • Нажмите кнопку Использование ресурсов на панели представлений. На экране отобразится таблица использования работ. • Выберите команду меню Вид — Таблица — Затраты. На экране появится таблица стоимости. • Переместите правую границу левой панели вправо, чтобы видеть на экране всю таблицу. Как видите, эта таблица содержит те же колонки, что и предыдущая. Однако стоимость здесь распределена не только по видам работ, но и по ресурсам. Это позволяет оперативно получить информа- цию о расходовании средств каждым ресурсом в отдельности (рис. 17). 41 Рисунок 17 — Таблица распределения стоимости по ресурсам • Сохраните изменения, сделанные в проекте. Таким образом, в ходе реализации проекта можно эффективно управлять им, используя описанные возможности, которые предлагает Microsoft Project. 3. Процесс создания проекта I. Предпроектная стадия: 1. Определение цели проекта. 2. Определение средств и сроков достижения цели. II. Проектирование в MS Project: 1. Настройка базового календаря. 2. Определение плана работ (список работ, длительность работ и вза- имосвязи между работами). 3. Разделение работ на группы, определение контрольных точек. 4. Определение списка ресурсов (трудовых, материальных). 5. Назначение ресурсов на выполнение работ. 6. Определение стоимости проекта. 7. Оптимизация проекта. III. Отслеживание хода выполнения проекта. Создание нового проекта I. Предпроектная стадия: 1. Определение цели проекта. Целью проекта является разработка новой услуги. |