22 ИСПРАВЛЕН дипломка. Взаимодействие власти с населением при решении социально значимых проблем является одной из наиболее актуальных задач на сегодняшний день
 Скачать 0.64 Mb.
|
2.3 Основные проблемы в организации работы с обращениями гражданВ процессе управления документами возникают различные проблемы. Среди общих проблем управления документированной информацией в организациях можно выделить: - большое количество документов; - сложные схемы согласования документов; - территориальная удалённость подразделений; - отсутствие информации об исполнении в реальном времени; - поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения. Сегодня в большинстве российских органах власти с обращениями граждан работают, а именно отвечают на запросы, жалобы, устраняют недостатки в работе многие специалисты различных отделов и служб, а затем составляют свои отчёты и декларируют об успехах в этом направлении деятельности. Недостаток этой системы – неоперативность. Эта работа отнимает столько времени, для согласования, выяснения проблемной ситуации, ожидания ответа на запрос и т.д., что это обычно затягивает разрешение проблемы изложенной в обращении. Это значит, что, пока принимается решение, по обращению, где-то продолжается нарушение закона, ущемляются права граждан, среди которых нередко находятся малоимущие или ограничено дееспособные: дети, инвалиды, пенсионеры, старики, сироты и специалисты различных служб не могут оперативно исправить ситуацию на благо этих граждан. Вышесказанное делает необходимым создание системы обеспечения руководителя «села Аянка», оперативной информацией в обращениях граждан. Создание такой системы – важная задача службы делопроизводства. Для этого необходимо навести порядок в информационных потоках. Приведенная выше ситуация с обеспечением руководителя муниципалитета − «село Аянка», оперативной информацией обусловлена недостатками организации информационных потоков. Среди типичных недостатков данной системы муниципалитета следует назвать: - дублирование предоставляемой информации; - отсутствие релевантной (существенной) информации; - отсутствие однозначного распределения ответственности за документы; - несвоевременность предоставления информации; - информация может не доходить до адресата; - после получения информации могут потребоваться уточнения. Важной задачей муниципалитетов становится совершенствование системы информационных потоков, изменение алгоритмов прохождения документов, автоматизация передачи информации. Система информационных потоков муниципалитетов должна органично встраиваться в общую систему информационных потоков Пенжинского муниципального района, иначе произойдет отторжение сотрудниками муниципалитета навязанной им схемы. Необходим анализ функционирования существующей в муниципалитете системы информационных потоков на наличие «узких мест», лишних звеньев. Внедрение системы информационных потоков приводит к перестройке и оптимизации системы информационных потоков – всего документооборота муниципалитета. Эффективность муниципального управления – это во многом эффективность принятия и реализации управленческих решений во благо народа, основанных на результативности использования современных информационных и коммуникационных технологий. Муниципалитет является носителем, обладателем, распорядителем власти. Получение, анализ, выдача и эффективное использование информации – важнейшее условие функционирования власти. По разным оценкам специалистов, руководители расходуют от 30 до 80–95% своего времени на работу с информацией, что вполне закономерно, так как наличие своевременной и достоверной информации и ее своевременная передача являются важнейшими предпосылками обеспечения эффективного управления [25, С.77]. Информация в современном обществе является важнейшим источником власти, а эффективное использование информации – необходимое условие функционирования власти. Информация связывает между собой МСУ и гражданское общество [22, С.44]. В настоящее время в России органы муниципальной власти создают свои сайты, в структуру которых входят в числе прочих специальные разделы, предназначенные для обратной связи и оперативного обмена информацией с посетителями, гражданами. Такой сайт имеет и администрация сельского поселения «село Аянка», но отсутствие должного общественного контроля и низкая информатизация местного населения не способствует эффективности его функционирования и взаимодействия в работе с обращениями граждан Пенжинского муниципального района. Цель информационного обеспечения муниципалитетов состоит в том, чтобы на базе собранных исходных данных получить обработанную, агрегированную информацию, которая должна служить основой для принятия политико-административных решений. При современных потоках информации эффективное решение этих задач вряд ли возможно без использования средств вычислительной техники и новых информационных технологий. Таким образом, наличие развитой информационной инфраструктуры, интегрирующей все уровни органов муниципального власти и управления, применение эффективных [21, С.47] средств сбора, систематизации, классификации, передачи и хранения больших объёмов информации, современных технологий получения и обработки данных, их анализа и моделирования есть условие и показатель эффективности политико-административного управления. 3 НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ СОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ «СЕЛА АЯНКА»Сформулируем предложения по устранению выявленных недостатков. 1. В стране действуют две системы документооборота, но переход из одной системы в другую законодательно до конца не определён. 2. Мы не знаем сегодня, что такое бумажная копия электронного документа, и что такое электронная копия бумажного документа. Не определены требования к форматам документов, их реквизитам, формам представления. 3. Внедрение электронного документооборота требует существенной корректировки целого ряда законов, изменения должны быть внесены в следующие законы: «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года, № 149-ФЗ; «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» от 6 октября 1999 года, № 184-ФЗ [4]; «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года, № 125-ФЗ. 4. Что касается взаимодействия с населением, то в скором времени необходимо обеспечить жителям Пенжинского муниципального района «село Аянка» обеспечение сетью интернет для полноценной связи и возможности отправки своих сообщений на сайт [52]. Особого внимания заслуживает, социальная ответственность и высокая деловая этика муниципальных служащих и специалистов делопроизводства по работе с обращениями граждан, которая начинается с кодекса корпоративной этики. Ключевая идея – создать публичную гражданскую службу взамен «государевой», аппаратной или номенклатурной. То, что у нас это называется государственная и муниципальная служба, всюду в цивилизованном мире называется общественной (public administration). По-английски госслужба называется гражданской (civil service). Слова важны: публичное и государственное – в демократической стране это разные вещи [1]. Уже в Программе – минимум необходимо максимально облегчить и надежно прогарантировать безопасность обращения граждан и организаций к органам надзора и арбитража. Возможно даже введение такого правила: проблема гражданина, с которой он обратился к муниципальнному чиновнику и столкнулся с нарушением закона, в целях искоренения этого нарушения будет решаться в льготном режиме. Необходимо внедрить в сознание населения, что донесение о беззаконии или злоупотреблении законом является не аморальным «стукачеством», а делом чести гражданина-патриота. В России организация контроля за деятельностью властей может быть осуществлена под эгидой Общественной палаты. Возможно расширение службы омбудсменов в этом направлении, подобно опыту Швеции. Даже при сильном общественном контроле эффективная муниципальная служба невозможна без профессиональных чиновников. Профессионализация чиновничества требует целенаправленной системы подготовки и переподготовки специалистов муниципальной службы. Особое внимание – обучению молодых и впервые приходящих на муниципальную службу молодых людей, которые еще не вросли в систему. Именно они могут стать «агентами перемен». Следует акцентировать своё внимание на стандартах этического поведения служащих исполнительной ветви власти, которые должны быть очень подробными и чёткими. В этих стандартах следует особо выделять организацию и функционирование муниципальной службы в полиэтничной среде, что актуально для «села Аянка», где большая часть населения относится к КМНС. Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная. Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах вышеперечисленных проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала. Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети муниципалитет разрабатывает специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени. АРМ специалиста – это рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники (техническими и программными), другими инструментальными средствами и средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т. п.) и обеспечивающее автоматизацию большей части операций при выполнении специалистом своих профессиональных функций. При выборе технических средств для реализации АРМ, необходимо учесть требования, предъявляемые к АРМ: - возможность функционировать в рамках автоматизированной системы; - круглосуточная работа; - работа в реальном масштабе времени; - обеспечение требований ко времени реакции системы; - регистрация всей информации, циркулирующей в системе; - хранение данных о состоянии устройств системы; - возможность выдачи информации на принтер и экран монитора АРМ в форме, обеспечивающей эффективную работу оператора АРМ; - обеспечение высокой надежности технических средств АРМ; Представленные выше требования к АРМ могут быть реализованы при помощи выбора технических, отвечающего требованиям АРМ. Следовательно, для автоматизированной системы управления информационными процессами, с целью автоматизации сбора и обработки данных, необходимо выбрать технические средства, удовлетворяющие функциональным требованиям АРМ. Представленная в дипломном исследовании автоматизированная система управления представляет собой комплекс средств автоматизации (КСА), выполняющий ряд функций по обработке информации.В соответствии с требованиями, предъявляемыми к АРМ, выбираем персональные компьютеры. Представленная автоматизированная система управления представляет собой комплекс средств автоматизации (КСА), выполняющий ряд функций по обработке информации. Структурная схема КСА представлена на рисунке 4.  Рисунок 4 − Структурная схема КСА На структурной схеме обозначены следующие устройства (компоненты КСА):  Сетевой кабель. Соединяет три рабочих места и сервер с HUB. Городская телефонная линия. Соединение сетевого принтера с сервером. Высокоскоростное подключение к сети Интернет. Позволяет вовремя и быстро получать нужную информацию, а так же пользоваться электронной почтой, не используя подключения по модему, тем самым не занимая телефонной линии. Подключение к удалённой сети других подразделений. - Рабочее место. - Сервер. Содержит все необходимые для работы БД, а так же осуществляет доступ к ним, как с рабочего места, так с другими подразделениями или организациями. Помимо этого имеет подключение к Интернет по выделенной линии, обеспечивая тем самым доступ работников отдела сбыта в Интернет без использования модема. - HUB. Устройство, позволяющее объединить в сеть группу пользователей. В нашем случае, 3 рабочих места и сервер.  - Принтер. Подключён к серверу и является доступным для использования со всех 3-х рабочих мест отдела сбыта.- Сканер. Находится на третьем рабочем месте.  - Факс. В целях экономии, находится лишь на первом рабочем месте. Подключён к городской телефонной линии. - Телефон. Подключён к городской телефонной линии. Находится на втором рабочем месте.При внедрении выше описанной автоматизированной информационной системы значительно повысится производительность труда и качество документов, так как значительную часть работы специалистов отдела сбыта занимает составление и подготовка документов в архиве, которые осуществляются вручную. На данный момент среди методов, направленных на совершенствование документирования, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота [37, С. 46]. К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др. К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения. Сокращение объёма документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних (промежуточных) документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, виду обращения, периодичность поступления, адресование, виза, место регистрации, способ поступления, срок исполнения, срок исполнения и хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, дата продления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения [23, С.38]. Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов в ходе исполнения, работы с обращениями и тем самым сократить объем документооборота. Другое направление сокращения документооборота – повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Реальные возможности повышения качества документов и сокращения объемов текстов заключаются в следующем: - уменьшение различных преамбул, не несущих полезной информации (особенно это положение относится к распорядительным документам приказам, решениям, где констатирующая часть в ряде случаев является либо дословным воспроизведением документов вышестоящей организации либо чем-то вроде краткого отчёта или перечисления фактов); - исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз, выражающих благодарность или уважение адресатам. Качество документа включает в себя и требование к изложению содержания: применение унифицированных текстов, четкая структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения. Так, например, стандарты на ОРД установили структуру текстов некоторых документов. Особенно характерен в этом отношении «акт» как документная форма. Известна, например, шаблонная формула акта: «мы, нижеподписавшиеся ... комиссия в составе ... образованная приказом... в присутствии ... составили настоящий акт о том, что мы действительно ...» и т.д. Мало сказать, что такой текст неграмотен, он ещё и тяжело читается. Стандарт эту часть акта упростил, теперь она состоит из трех частей: основание для составления, как составлен и кто присутствовал. Текст легко составляется, читается и воспринимается. Применение таких форм документов, как таблицы и анкеты, позволяет исключить излишние данные, упорядочить информацию, сопоставить сведения, сократить их объём [12]. Следующее направление сокращения документооборота – уменьшение физического размера документа. При переписке необходимо применять стандартные бланки, которые экономят примерно 1/5 часть площади листа, желательно использовать также бланки формата А5. Внедрение этого требования связано с преодолением сложившегося представления о престижности продольного бланка, широких полей, увеличенных интервалов и т.п. Размер бланка должен соответствовать объему текста. Сокращать объем текста необходимо за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст на четкие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5% за счет исключения словесных переходов между частями. Объемные документы справочного характера и долговременного пользования следует изготовлять с заменяемыми страницами, что позволит при внесении изменений не перепечатывать весь документ. При подготовке оперативных документов рекомендуется использовать телеграфный стиль. Практикуются ответы на самом запросе при помощи штампа или подписи от руки. В этом случае сведения о документе сохраняются в организации-получателе на регистрационно-контрольной карточке, которая должна содержать соответствующую информацию. Конечно, экономия бумаги не является главной в сокращении документооборота. Основное – удобство работы и ликвидация излишних документов. Унифицированная форма документа должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной информации [39, С. 89]. Ещё один реальный способ сокращения объемов документации – построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Например, приказ по личному составу печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личных делах, в бухгалтерии. Причина такого «тиража» – создать возможность обнаружить документ в необходимый момент. В результате создаются дублетные дела, которые включаются в номенклатуры и затем передаются в архивы. По сути же это удвоенная или утроенная документация и, соответственно, увеличенный документооборот. Научно обоснованная поисковая система исключает необходимость дублирования документов. Определяется степень централизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, места хранения и др. Основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста [39, С. 93]. В связи с тем, что объём документации возрастает из-за некачественного или несвоевременного исполнения решений и поручений, большая роль в деле сокращения документооборота принадлежит контролю исполнения. На службу документации учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля. Чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок и меньше возникает непредусмотренных документов. Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах вышеперечисленных проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала. Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота муниципалитета. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения «село Аянка» и администрации Пенжинского муниципального района, в котором осуществляется учёт и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени. Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведёт на персональном компьютере [35, С.94]. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле — специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль». Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на поле документа, на уровне заголовка. При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в муниципалитете – ведущий специалист отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата)» истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале рабочего дня. В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении). Специальные программы позволяют выводить на экран список документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя. При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчётов, создаваемых в автоматическом режиме). Это могут быть: - справка (отчёт) об отправленных обращениях (список отправленных документов или количественные данные); - справка (отчёт) о поступивших (входящих) обращениях (список или количественные данные); - справка (отчёт) об обращениях, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные); - справка (отчёт) о количестве выполненных исходящих обращений (исполнителями, списочный или количественно); - справка (отчёт) о движении обращений (используемых для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю); - справка (отчёт) о неисполненных входящих обращениях (списочный или количественно); - справка (отчёт) о ходе выполнения обращений; и т. п. Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода. Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта – сокращение срока и повышения качества исполнения обращений и сокращение расхода ресурсов в ходе исполнения обращений. Наиболее важным является, естественно, первый аспект [35, С.28]. Главное условие сокращения объёмов упорядочение документообразования. Основным его методом является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими [36, С.82] Реальным методом сокращения объёмов документации является также построение эффективных информационно-поисковых систем. Каждый специалист, которому может понадобится тот или иной документ, предпочитает хранить его у себя, а не начинать ненадёжный, а главное длительный поиск. В результате объёмы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своём рабочим столе по сети. Бумажный документооборот в ряде случаев может быть заменён использованием телефонной связи и личной договорённости. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обстоятельство, обещание, высказанную оценку. Особенно важен личный пример руководителя любого ранга, демонстрирующего умение держать слово и выполнять устные обещания, восстановление традиции крепости «честного государевого слова», заимствование международных традиций и обычаев высокого доверия к представителя власти. Уменьшение физического размера документов – существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, среди руководителей бытует мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов и с полем подшивки 2 см менее «солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора, и т.п. Согласно современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени уважения к адресату. При подготовке документов оперативного характера уместно вспомнить опыт работы с документами в русских приказах, писать ответы на самом запросе, принимать резолюцию в качестве управленческого решения без их дублирования распорядительными документами, всячески уменьшать информационный шум в текстах документов и т.п. Как отмечалось ранее, документооборот совершенствуется путём рационализации и сокращения количества применяемых форм документов: - организации их скорейшей доставке; - введение практики предварительного рассмотрения документов и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; - сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; - применение средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов (обращений). Важное современное средство совершенствование документооборота – компьютеризация операций составления и обработки документов: технические средства должны уменьшаться на тех участках и такой производительности, которые позволяют получить экономический эффект, окупить затраты на приобретение и эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий конвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом, в то же время без сканера введение в базу данных полнотекстовых документов слишком трудоёмко. При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и всё большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях [23, С.60]. В последнее время руководство страны все более настойчиво желает увидеть хоть какие-то реальные плоды многолетних миллиардных инвестиций в программы построения «электронного правительства». Но, пока еще живы иллюзии, что проблемы лежат в основном в технической плоскости. Практика обработки обращений граждан убеждает в том, что никакое количество вычислительной техники и высокоскоростных линий связи ничего не даст без решения правовых и организационных проблем, в первую очередь связанных с организацией юридически значимого электронного документооборота. Если задуматься, то в своей практической реализации «электронное правительство» – это на 95% электронный документооборот, поскольку, (за исключением лишь самых простейших случаев информирования) и муниципальное управление, и взаимодействие с гражданами и организациями осуществляется на основе не «просто» информации, а посредством обмена документированной информацией. Чтобы граждане и организации согласились общаться через Интернет с МСУ, они должны быть уверены, что все их права будут документированы в электронном виде не менее надежно, чем на бумаге. Сами муниципальные органы должны быть уверены в целостности и аутентичности представленных гражданами и организациями электронных документов. По-настоящему эффективность «электронного правительства» может быть использована только тогда, когда будет законодательная основа для создания и использования в деловой деятельности электронных документов (а также для их последующего долговременного архивного хранения). Для успеха программы «электронного правительства» недостаточно решить технические проблемы: правовое и документационное обеспечение. Информация и коммуникация в управлении муниципалитетом – это не только актуальная теоретическая проблема. Технологии не всесильны, но именно грамотное, квалифицированное их использование позволяет изменять мир и добиваться поставленных целей. Все мероприятия по совершенствованию обсуждаемой сферы общественной жизни должны быть поддержаны целенаправленной пропагандой и просвещением. ЗАКЛЮЧЕНИЕ По результатам исследованной темы, можно заключить, что обращения граждан в органы муниципальной власти являются наиболее важной для граждан формой организации гражданского общества, т.к. является «обратной связью» муниципалитета с его гражданами. Более того, в соответствии с Конституцией РФ, обращение является конституционным правом каждого гражданина России. Государство в лице представителей органов власти как на федеральном, так и на региональном и местном уровнях, должно быть заинтересовано в повышении эффективности работы с обращениями граждан, потому что это повысит доверие людей к представителям власти. Учитывая, что право на обращение в органы власти закреплено в статье 33 Конституции РФ, органы местного самоуправления, должностные лица обязаны дать возможность каждому жителю реализовать свои конституционные гарантии. От правильной постановки, грамотной правовой регламентации и умелого анализа результатов работы с обращениями во многом зависит и решение проблемы защиты прав человека, и своевременность принятых новых или корректировка уже действующих нормативных правовых актов. Поэтому властные органы должны быть искренне заинтересованы в четко налаженной, продуманной и надлежащим образом организованной работе с обращениями граждан. Кроме этого, обращения являются и важнейшим источником информации, это – барометр социальных настроений, четко указывающий на истинные мотивы активности населения, ведь по статистике от 65 до 85 процентов обращений составляют заявления и жалобы, а за этими понятиями скрывается не что иное, как нереализованные или нарушенные права и свободы граждан. Те самые права, которые законно приняты и официально установлены. Столь же очевидны и основные «болевые точки», побуждающие людей браться за перо либо пускаться в путь по коридорам власти. Это прежде всего: - комплекс вопросов социальной защиты населения (размеры и регулярность выплаты зарплаты и пенсий, льготы, обустройство вынужденных переселенцев и др.); - проблемы, связанные с работой жилищно-коммунальных служб; - вопросы правопорядка и эффективности работы правоохранительных органов; - комплекс проблем управления и политики, затрагивающих судьбы и законные интересы широких слоев населения. Причины появления обращений по этим темам связаны с тем, что население дезориентировано в части полномочий и предметов ведения тех или иных органов власти, их реальных возможностей и способностей защитить интересы и права населения. Для повышения эффективности работы с обращениями желательны и возможны корректировки сложившегося порядка организации личного приёма граждан в направлении расширения предоставляемых населению услуг. Этой же цели должно быть подчинено создание гибкой системы оперативного реагирования представительной и исполнительной власти на массовые обращения граждан и трудовых коллективов по конкретным проблемам. Проблема взаимоотношения муниципалитета «село Аянка» и его граждан заключается в недостаточном доверии населения к властным структурам, т.к. при необходимости (или желании) обратиться к администрации сельского поселения за помощью и поддержкой граждане сталкиваются с определёнными трудностями. Граждане часто не могут получить от администрации муниципалитета «село Аянка» своевременную и качественную защиту их прав и интересов, не могут воздействовать на проводимую государством политику. Одновременно и муниципалитет «села Аянка» сталкивается с отсутствие «обратной связи» со своими гражданами, что мешает своевременно корректировать политическую тактику. Создать эффективную систему диалога власти и граждан можно, только сделав коммуникации доступными и более открытыми. Именно поэтому, институт обращений граждан, являющийся древнейшим элементом коммуникации власти и народа, нуждается в модернизации. Контроль за исполнением обращений граждан – одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Это будет способствовать совершенствованию в нашей стране правового государства с эффективно работающим муниципалитетом − администрации муниципалитета «село Аянка», где место и роль института обращений как формы участия граждан в управлении государством, а особенно на муниципальном уровне не имеет чёткой научной основы, но формирование, рационализация, совершенствование и информатизация конкретных правил и процедур документооборота отдела делопроизводства по работе с обращениями граждан муниципального образования «село Аянка» будет способствовать эффективной работе. Для упрочения российской муниципальной власти рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом её стабильности. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц своевременно работать с обращениями граждан. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о состоянии текущих дел, т.е . уровня жизни населения в муниципалитетах. Однако, в настоящее время для информационного потока в муниципальных структурах характерны дублирование сведений, отсутствие распределения второстепенных и первоочередных сообщений, рассогласование в сроках и скорости поступления данных, что снижает степень их обработки. Обязательными предпосылками построения правового государства, создания демократической и эффективной системы управления делами страны, формирования передовой социально ориентированной экономики, подъёма нации, образования, культуры являются информационный потенциал, отвечающий самым строгим меркам научно-технического прогресса. Сегодня, с целью автоматизации работы с документами, любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота». Не стала исключением и администрации муниципалитета «село Аянка», где дополнительно внедрили автоматизированную систему, которая обеспечивает единый порядок документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения принятых решений, а также использование он-лайн технологий, что способствует межотраслевому муниципальному управлению, которое можно представить и как исполнительную и распорядительную деятельность, и как подведомственные полномочия. Вот почему актуальным является вопрос о компетенции сотрудников отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан муниципалитета «села Аянка» в области специализированных компьютерных программ для надлежащего исполнения полномочий муниципального служащего. Вместе с тем, повышение образованности персонала, желание обучаться и переобучаться, работать с современными компьютерами и программным обеспечением позволяет повышать эффективность работы с документами. Высокие интеллектуальные технологии в сфере информатизации превращаются в сильный фактор, активно влияющий на развитие человечества. Надлежащее состояние информационного дела повышает уровень правовой защищенности человека. Новые технологии способствуют расширению прямых и обратных связей между муниципалитетом и гражданским обществом. Дополнительные сложности в процесс переработки управленческой информации вносят и излишняя, избыточную информацию для внутренних потребностей. Кроме того, при обработке данных в муниципалитетах, при подготовке информации для должностного лица всегда присутствует политический компонент, и этот фактор также нужно учитывать при формировании информационного потока. Ограниченные возможности человека, недоверие управленцев к некоторым данным (в первую очередь полученным с помощью компьютеров), умышленное введение фальсифицированных данных в информационный поток не позволяют на практике качественно переработать нужное количество данных в срок. Внедрения специализированных компьютерных программ позволит оптимизировать информационное обеспечение процесса политико-административного управления не только в «селе Аянка», но и современной России. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ А Современные проблемы муниципальных образований в регионах России  ПРИЛОЖЕНИЕ Б  ПРИЛОЖЕНИЕ ВМинимальный перечень сведений о документе
ПРИЛОЖЕНИЕ Г  |