Юрисдикционные документы и делопроизводст. Юрисдикционные документы и делопроизводство Содержание
 Скачать 283.56 Kb.
|
1.2.2. Регистрация и учет документов. Формы регистрации документов (карточки, журналы)Обрабатывая входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию, секретарь или канцелярия проводят ее регистрацию. Регистрация документов - запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Цель регистрации - обеспечение учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства (каталоги, журналы, брошюры, извещения, приглашения на встречи, программы конференций и т.д.); перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел. Сотрудник, регистрирующий документы, должен знать состав документации учреждения, распределение функций между структурными подразделениями, о разделении обязанностей между руководителем и его заместителями. Регистрация позволяет: · подтвердить факт получения или отправки документа; · создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях; · вести контроль за исполнением документа; · дать количественные и качественные характеристики документов. В практической деятельности используются формы регистрации: · карточная, · журнальная, · компьютерная. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная кapmoчкa. Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148 х 210 мм), для более быстрой ориентации в массе карточек можно применять цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготовляются с цветными полосами по верхнему полю (или весь бланк карточки цветной): для входящих - зеленого цвета, исходящих - синего, внутренних - желтого. Регистрационные графы в журнале, на карточке и на компьютере существенных различий не имеют. Используются следующие графы: · корреспондент - пишется название оpганизации, откуда поступил, куда направлен документ. При регистрации писем граждан пишется фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес, · дата поступления и индекс документа - отмечается дата поступления документа и индекс, который ему присваивается в организации, в которую он поступил, · дата и индекс документа - проставляется дата и индекс документа, присвоенный организацией-автором, · краткое содержание - указывается вид документа (акт, приказ), его заголовок. Если заголовка недостаточно, то добавляет необходимые сведения из текста, · резолюция - записывается полное содержание текста резолюции, указание исполнителя, автора и дата нанесения резолюции на документ, · отметка об исполнении - отражает решение вопроса, дату, индекс ответного документа. Если не составляется письменного ответа указывается, когда, кем и как решен вопрос, · отметка о контроле - фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения, содержит дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа, может использоваться для записей, отражающих движение документа, · «фонд», «опись», «дело №» - заполняются в архиве. Регистрационные карточки сдаются вместе с документами, на которые они составлены, в архив, по истечении срока хранения этих документов в текущем делопроизводстве. В архиве карточки используются для справочного аппарата. Количество заполняемых карточек зависит от принятой в организации системы контрольно-справочной работы. Надо отметить, что возможно введение дополнительных граф в карточку, журнал, например: «количество листов», «расписка в получении документа» и другие. Расположение граф допускается произвольное. Возможно, также разделение некоторых сложных граф на составные части (например: «дата поступления и индекс документа», «дата и индекс документа» на несколько граф). Считается, что карточная система регистрации имеет преимущества перед журнальной: оперативный поиск документов, однократность регистрации, расстановка карточек по картотекам, используя признаки классификации: по видам, по корреспондентам, хронологическое расположение. Недостатки у карточек - могут потеряться, занимают много места. Журнальной формой регистрации пользуются организации, где документооборот менее 500-600 документов в год. Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго; все листы прошиваются прочными нитками, концы нитки выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона), бумажным квадратом, 2-3 мм больше диаметра круглой печати организации, склеивают середины концов нитки, затем ставят печать организации, чтобы она захватывала часть квадрата или была поставлена в середине квадрата; на этой же странице делается надпись, заверяющая правильность оформления: «В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 95 (девяносто пять) листов.» Надпись подписывает делопроизводитель (секретарь), ставится личная подпись, ее расшифровка (фамилия, инициалы). Когда журнал заканчивается, после последней регистрационной записи, делается запись такого содержания: «В данном журнале зарегистрировано 547 документов с вх. № 1 по № 549. Случайно пропущены номера 45 и 46». Должность, подпись, расшифровка подписи ответственного за делопроизводство (секретаря). Все журналы имеют номера по номенклатуре дел. На обложке журнала должно быть написано: название журнала, организация, регистрационный номер по номенклатуре в правом углу вверху, в правом нижнем углу: начато 00.00.00 и окончено 00.00.00. Числа начала и окончания журнала ставятся по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года). Контроль исполнения документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. В контроль исполнения входит: · постановка документа на контроль, · проверка своевременного исполнения, · предварительная проверка и регулирование хода исполнения, · учет и обобщение результатов контроля, исполнения документов, информирование руководителя. Основная цель контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют - руководители; служба ДОУ (документационное обеспечение управления); ответственные исполнители. Сроки исполнения. Для поступивших документов - с даты поступления; для исходящих внутренних - с даты подписания (утверждения). Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, отраслевыми ведомствами. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Конечная дата исполнения может быть указана в тексте документа или резолюции. Изменение срока исполнения: типовые - принятием нового акта; индивидуальные - руководителем, который их установил. Продление сроков исполнения допускается с разрешения установивших их учреждений или руководителей. Для этого нужно письменно оформить новый срок сразу после получения документа или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения. Продление срока должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами. Операции по контролю исполнения документов: · формирование контрольной картотеки - на документ, подлежащий контролю, заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК), · направление РКК в подразделение-исполнитель или непосредственно исполнителю, · напоминание исполнителю о сроке исполнения, · получение информации о ходе и результатах исполнения, · запись хода контроля и результатов исполнения в карточке, · регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения, · сообщение о ходе исполнения на оперативных совещаниях, · снятие документов с контроля по указанию руководителя, · формирование картотеки исполненных документов. Документы считаются выполненными и снимаются с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений вопросов. Результаты отмечаются в письменном ответе, на самом документе (отметка об исполнении) и в РКК. Справочный аппарат. Справочный аппарат представляет собой картотеку, т.е. совокупность регистрационных карточек организации, учреждения или структурного подразделения. Наиболее распространены вертикальные картотеки, эти картотеки классифицируются с помощью разделителей на отдельные группы. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения, по содержанию документа, по исполнителям. По мере исполнения документов карточки переставляются во вторую часть картотеки - исполненные документы. Картотека структурных подразделений строится по признакам: корреспондентам, хронологически и т.д. При небольшом массиве карточек вертикальные картотеки устанавливают на столах, в выдвижных ящиках письменного стола. При большом массиве карточек, картотеки монтируются в картотечных шкафах, состоящих из отдельных секций. Контрольная картотека может вестись и на устные распоряжения. Организации могут использовать персональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов и назначенный день для проведения контроля. Формирование дел. Систематизированная группировка исполненных документов в дела называется формированием дел. Оно является основой порядка в делопроизводстве предприятия, так как обеспечивает сохранность документов и их быстрый поиск. Формирование дел основывается либо на заранее составленной номенклатуре дел предприятия, либо в соответствии со следующими классификационными признаками: · вид документа – «Приказы по ... за 1998 г.»; · содержание документа – «Документы (акты, приказы) по поставке за 1 квартал 1998 г.»; · фирмы-контрагенты, объекты, к которым относятся документы – «Документы (контракты, акты) с АО «Принт» о поставке... в 1998 г.»; · корреспондент, с которыми ведется переписка –«Переписка с АО «Принт» по ... за 1998 г.»; · гриф ограничения доступа к документам («Конфиденциально» и т.д.) – «Протоколы заседаний Совета ... за 1998 г.» Формирование дел проводит секретарь или другой работник под непосредственным контролем руководителя организации. При формировании дел следует строго соблюдать следующие правила: · помещать в дело только исполненные документы; · документы должны быть либо подлинниками, либо заверенными копиями; · не включать в дело документы, подлежащие возврату, и черновики; · устав предприятия и различные учредительные документы объединять в одно дело; · документы одного дела должны принадлежать одному временному периоду, целесообразнее одному году, и располагать их следует в хронологическом порядке; · объединять в дело документы только по одному вопросу; · включать в дело только один экземпляр документа; · документ в деле должен иметь дачу, подпись и отметку об исполнении; · протоколы общих собраний не объединять с протоколами заседания Совета директоров и формировать их в разные дела; · контракты предприятия разделять на коммерческие между предприятиями и трудовые контракты (договоры) с работниками, формируя их в разные дела; · приказы по основной деятельности предприятия формировать в дело отдельно от приказов по личному составу; · документы по личному составу (личные дела, личные карточки) формировать по алфавиту фамилий сотрудников; · документы ограниченного доступа формировать отдельно от других документов предприятия; · учитывать при формировании дел по переписке предприятия ее объем. При необходимости формировать в отдельные дела входящие, исходящие и далее разделять переписку на отдельные дела по видам документов: письма, факсы, «письма-ответы», «письма-запросы»; · планы и отчеты хранить в делах того года, к которому они относятся; · бизнес-планы хранить в делах того года, с которого они действуют. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры, и все пункты обработки документов с помощью средств вычислитель ной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. Обработка документов. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерная загрузка подразделений и должностных лиц. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным. Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.п.). Различают три основных потока документов: n входящий (поступающей в учреждение документы), n исходящий (отправляемые из учреждения документы), n внутренний (создаются в учреждении и не выходят за его пределы). Входящие документы разделяют на документопотоки, направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. В подразделениях формируются исходящие документы. Движение документов должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные маршруты. Следует руководствоваться принципом однотипного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя. Документы распределяются в учреждении в соответствиис функциями подразделения и исполнителей, которые закреплены в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях для исполнителей. Обработка входящих документов. Обработкой корреспонденции занимается секретарь учреждения или экспедиция канцелярии. Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, проверяется адрес документа, количество листов, приложений. При отсутствии листов документа или приложения нужно поставить в известность отправителя документа, сделать пометку на документе и в журнале (карточке) регистрации в графе «Примечание». Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда дата отправки и получения документа можно установить только по конверту, иногда можно установить адрес корреспондента. Письма с пометкой «лично» передаются работникам фирмы. Предварительное рассмотрение: документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Эту операцию производят с помощью Перечня нерегистрируемых документов (в каждой организации есть свой перечень таких документов). На регистрируемых документах проставляется «отметка о поступлении» - название организации, дата поступления, номер. Документы на имя руководства и без указания конкретного адресата передаются руководителю, а документы в адрес структурных подразделений - секретарям структурных подразделений или руководителям. Для удобства обработки документов секретарь может иметь разные папки: «К исполнению», «В ожидании ответа», «Срочно» и т.д. После сортировки, постановки отметки о поступлении документы передаются (докладываются) руководителю (передаются наиболее важные и срочные из поступивших документов), остальную корреспонденцию секретарь распределяет между заместителями (согласно их компетенции). Если к поступившим документам надо подобрать дополнительные материалы (контракты, предыдущие письма и т.п.), то их передают вместе с поступившей корреспонденцией. Руководитель, рассматривая документы, пишет резолюцию на них. Резолюция включает в себя следующиеэлементы: кому, что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дата. Получив от руководителя документы с резолюцией, секретарь вносит сведения о документе и резолюцию в журнал входящей корреспонденции или карточку регистрации. Документы должны передаваться руководству или исполнителям в день их поступления. Рассмотрение документов должно производиться в кратчайшие сроки (как правило, в день поступления документа). Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются одновременно в копиях. Затем секретарь ведет контроль исполнения документа в отведенные сроки (получает информацию как идет работа по документу, напоминает о сроке исполнения). Исполненные документы передаются для подшивки в дело в те структурные подразделения или тем работникам, которые производят формирование дел по данному вопросу Обработка исходящих (отправляемых) документов. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоят из операций: · составление проекта документа, · согласование проекта проверка правильности оформления документа, · подписание и утверждение (если необходимо), · регистрация (в журнале или на карточке). · отправка документа адресату, · подшивка второго экземпляра в дело. Проект документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, приложения к документу; секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Неправильно оформленные документы возвращаются на доработку исполнителям. Исходящие документы подписываются руководителем учреждения или руководителем структурного подразделения. Подписанные документы регистрируются: проставляется регистрационный номер и дата. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, вложение в конверты, отправку. Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день. Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный руководством, направляется адресату, второй (выпуск), помещается в дело. Корреспонденция отправляется в течение дня, телеграммы - немедленно. Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку «Подлежит возврату» и такую же пометку сделать в регистрационной карточке или журнале. Обработка внутренних документов. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуются в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов: · составление проекта документа, · согласование, · проверка правильности оформления, · подписание документа руководителем, · регистрация. На этапе исполнения организуется работа в соответствии с правилами работы с входящими документами: · передача документа исполнителю, · контроль исполнения документа, · исполнение документа, · подшивка исполненного документа в дело. |