Зачем централизовать учет Ведение бухгалтерского учета независим. Зачем централизовать учет Ведение бухгалтерского учета независимыми от руководства дочерних компаний специалистами, по мнению автора, повышает уровень достоверности данных финансовой отчетности
 Скачать 75.5 Kb.
|
|
Зачем централизовать учет Ведение бухгалтерского учета независимыми от руководства дочерних компаний специалистами, по мнению автора, повышает уровень достоверности данных финансовой отчетности. Поэтому не только управляющая компания, но и руководители дочерних предприятий смогут получить объективную оценку финансово-хозяйственной деятельности. В результате можно обойтись без создания крупномасштабной системы внутреннего контроля и аудита. × Очевидно, что получать информацию через одно дочернее общество – бухгалтерскую компанию – более рационально, поскольку возрастает и оперативность поступления данных в головной офис, и объективность оценок. Вместо того чтобы направлять запросы в каждое дочернее предприятие, управляющая компания сможет получать необходимые сведения от одной специализированной компании. Однако напомним, что действующее законодательство предусматривает возможность вмешательства в текущую деятельность дочерних предприятий лишь через советы директоров этих обществ. В этой связи, заключая договор на бухгалтерское обслуживание с предприятием холдинга, рекомендуется включить в раздел о конфиденциальности оговорку о том, что полученные данные могут быть предоставлены учредителю бухгалтерской компании – управляющей компании холдинга (подробнее о заключении договора речь пойдет ниже). При централизации учета и отчетности в холдинге разрабатывается и утверждается единая учетная политика, внедряются единые стандарты ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета. Наличие единых стандартов позволяет создать универсальные описания для всех учетных процессов, что весьма полезно при внедрении автоматизированных систем, разработать одинаково пригодные для каждого из предприятий методические материалы. Таким образом компания и подстраховывает себя на случай смены сотрудников, и минимизирует риски искажения данных в индивидуальной и консолидированной отчетности. Централизованная бухгалтерия будет решать административные вопросы, например, наем, оценку и обучение бухгалтеров, передачу дел от одного бухгалтера к другому, архивацию документации, а также окажет содействие по представлению интересов обслуживаемых компаний в ходе аудиторских и налоговых проверок, в суде. Кроме того, почти исключен срыв сроков представления налоговой и бухгалтерской отчетности из-за увольнения, болезни или отпуска главного бухгалтера какого-либо предприятия. Для централизованного бухгалтерского учета потребуется меньшее количество сотрудников по сравнению с вариантом создания бухгалтерской службы каждым из предприятий. Все это дает существенную экономию как отдельному предприятию, так и группе в целом. К примеру, «Объединенная бухгалтерская компания» группы «ОМЗ» была создана еще в 2001 году. Для оценки экономической эффективности централизации учета мы сопоставляем фактические расходы группы на бухгалтерские услуги с возможными расходами в случае создания отдельных бухгалтерий на каждом предприятии группы. По нашим расчетам, в случае ликвидации «ОБК» расходы группы «ОМЗ» на организацию бухучета увеличились бы более чем в полтора раза. Избавляясь от необходимости администрировать все процессы, связанные с учетом и отчетностью, руководители «дочек» смогут сосредоточиться на основных производственных функциях, поэтому вполне можно рассчитывать и на рост эффективности. Этапы централизации Если решение о централизации учетной функции принято, то предстоит выбрать правовую форму для будущей бухгалтерской компании, определить ее функции, оргструктуру, разработать и закрепить в договоре условия обслуживания клиентов – дочерних предприятий. Рассмотрим основные этапы создания центральной бухгалтерии в холдинге, в состав которого входят управляющая компания и дочерние предприятия. Выбор организационной формы Централизованная бухгалтерия может функционировать как структурное подразделение – бухгалтерская служба в составе управляющей компании или как отдельное юридическое лицо – специализированная организация (далее – бухгалтерская компания), созданная управляющей компанией. Создание специализированной бухгалтерской компании, по мнению автора, более удачный вариант. При таком подходе руководителю управляющей компании не нужно ставить вторую подпись на отчетности «дочек», он не будет нести уголовную и административную ответственность за недостоверность и несвоевременность представления ими финансовой отчетности. Ответственность будет лежать на генеральном директоре бухгалтерской компании. Личный опыт Андрей Малютин, генеральный директор ООО «ТНК-ВР Бизнессервис» Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусматривает возможность передачи учетной функции как централизованной бухгалтерии в составе головной компании, так и специализированной организации. Мы предпочли второй вариант, создав отдельное юридическое лицо – общий центр обслуживания (ОЦО), по нескольким причинам. При объединении всех бухгалтерских служб холдинга в централизованную бухгалтерию в устав головной компании придется включить положение об оказании бухгалтерских услуг дочерним предприятиям, поскольку это становится одним из направлений ее основной деятельности. Иначе впоследствии есть риск признания сделок недействительными. Кроме того, при такой форме организации учета головная компания несет риски перевыставления налоговых претензий, предъявляемых обслуживаемым предприятиям. При наличии же ОЦО данные риски переадресовываются центру обслуживания, который и несет полную ответственность за достоверность финансовой отчетности. Наконец, объединенную бухгалтерию нельзя считать полностью независимым источником информации для акционеров и инвесторов, в то время как ОЦО, являясь автономным поставщиком данных, позволяет руководству холдинга оперативно получать точные сведения по каждой компании и по всей группе. Определение основных функций Функции бухгалтерской компании, созданной в форме отдельного юридического лица, определяются его уставом. Основными из них обычно являются: организация бухгалтерского и налогового учета; обеспечение управляющей компании и дочерних предприятий холдинга оперативной и достоверной управленческой информацией; формирование налоговой, управленческой, финансовой отчетности предприятий; подготовка консолидированной отчетности (по стандартам, принятым для консолидированной отчетности); налоговое и бухгалтерское консультирование, а также экспертиза договоров; бухгалтерское и налоговое сопровождение ликвидации и реорганизации обществ; взаимодействие с налоговыми органами и внешними аудиторами. Личный опыт Александр Гончаренко, финансовый директор ООО «УК «Альфа-Капитал» (Москва) В нашем холдинге создана централизованная бухгалтерия, действующая в форме подразделения в составе управляющей компании. Ее основные задачи – формирование единой учетной политики, разработка и согласование планов счетов дочерних компаний, сбор информации и подготовка консолидированной отчетности группы компаний по международным стандартам. Нормативно-правовое обеспечение Отношения между бухгалтерской компанией и ее клиентами – дочерними предприятиями оформляются договорами возмездного оказания услуг. Напомним, что административная и уголовная ответственность за недостоверность данных в налоговых декларациях и бухгалтерской отчетности лежит на руководителях предприятий. Поэтому очень важно с помощью договоров закрепить зоны ответственности бухгалтерской и дочерней компаний за процессы, связанные с учетом, отчетностью, а также графики и правила документооборота. Так, в договоре должно быть отражено, что бухгалтерская компания обладает полномочиями бухгалтерии заказчика, несет ответственность за своевременное и качественное исполнение определенных функций с момента подписания договора. Необходимо также предусмотреть, кто будет иметь право подписи бухгалтерской отчетности и расчетно-финансовых документов. Устанавливая в договоре правила документооборота, имеет смысл включить положение о сроке обработки первичных документов бухгалтерской компанией, а также о сроке, в течение которого эти документы должны быть представлены ей предприятиями-клиентами (например, в течение пяти дней с момента совершения хозяйственной операции). Довольно важно также ввести положение о том, что бухгалтерская компания не несет ответственности за недостоверные данные в бухгалтерском и налоговом учете, если заказчик не представил или несвоевременно представил первичные документы. Повышенное внимание следует уделить оформлению доверенностей, которые руководитель бухгалтерской компании выдает главным специалистам, отвечающим в соответствии с должностной инструкцией за бухгалтерский учет и отчетность обслуживаемых предприятий. Эти доверенности частично делегируют персональную ответственность руководителя бухгалтерской компании по заключенным договорам и служат основанием для нотариального заверения права второй подписи в банковских карточках обслуживаемых предприятий. Личный опыт Александр Гончаренко, финансовый директор ООО «УК «Альфа-Капитал» (Москва) Взаимоотношения дочерних компаний с централизованной бухгалтерией регулируются внутренними документами, разрабатываемыми компанией по собственному усмотрению – соглашениями, договорами. Кроме того, у нас применяются положение «О финансовой структуре компании» и «Регламент подготовки финансовой отчетности». Андрей Малютин, генеральный директор ООО «ТНК-ВР Бизнессервис» Отношения с обслуживаемыми предприятиями оформляются типовым договором на обслуживание (Service Level Agreement). В нем четко прописаны обязанности и ответственность исполнителя (ОЦО) и заказчика, содержится детальное описание документооборота (кто, когда и какие документы передает) и представляемой отчетности, а также перечень ответственных лиц, имеющих право подписи. Такой договор позволяет вести оперативный контроль над текущей работой и своевременно реагировать на пожелания клиентов. При необходимости по запросам сторон в него могут вноситься изменения. Рисунок Организационная структура бухгалтерской компании Организационная структура В организационной структуре бухгалтерской компании рекомендуется выделить управление консолидированной (сводной) отчетности, управление методологии бухгалтерского учета и налогообложения, ответственное за разработку учетных политик холдинга и методических указаний. Из сотрудников, исполняющих функции главных бухгалтеров для дочерних компаний, формируется группа главных специалистов по бухгалтерскому учету и отчетности. Они могут отвечать за отчетность не одного, а нескольких клиентов, в зависимости от размеров обслуживаемых предприятий. Главным специалистам подчиняются группы бухгалтеров, ведущих учет по отдельным участкам: затраты и реализация; банковские и кассовые операции; расчеты с подотчетными лицами; финансовые вложения, кредиты и займы; учет имущества; учет расчетов по оплате труда. По месту нахождения крупнейших дочерних предприятий холдинга создаются филиалы бухгалтерской компании с такой же организационной структурой, как у головной организации, за исключением управлений консолидации отчетности и методологии. Филиалы бухгалтерской компании ведут учет согласно единым методикам и стандартам, разработанным в головной компании. Они представляют отчетность обслуживаемой компании ее руководителю, а также в управление консолидированной отчетности холдинга. Руководители филиалов напрямую подчиняются генеральному директору бухгалтерской компании (рисунок). Отметим, что в небольших холдингах организационная структура бухгалтерской компании может быть проще, все зависит от размера обслуживаемых предприятий и от уровня поставленных задач. Привлечение персонала Чтобы оптимизировать затраты на создание квалифицированной бухгалтерской службы, набор персонала целесообразно проводить на конкурсной основе. В этой ситуации преимущества должны иметь сотрудники дочерних предприятий холдинга. На первом этапе возможен полный перевод бухгалтеров дочерних предприятий в штат бухгалтерской компании. Но в дальнейшем, по результатам аттестаций, наименее профессиональные работники могут быть уволены в соответствии с трудовым законо дательством. Личный опыт Алексей Гавриленя, финансовый директор ЗАО «Маратекс» (Москва) Мы сначала отрабатывали схему централизованного бухгалтерского учета в одном подразделении. Опыт оказался удачным, после чего в течение трех месяцев в регионах были сокращены все бухгалтерские службы, а их функции переданы в централизованную бухгалтерию. В итоге нам удалось уменьшить численность персонала учетной службы на 30% – в основном за счет сокращения главных бухгалтеров на местах. Взамен были набраны обычные специалисты. Определение стоимости услуг Для определения стоимости услуг бухгалтерской компании рекомендуется формировать смету расходов на основе утвержденного бюджета (пример бюджетной модели с основными статьями доходов и расходов бухгалтерской компании представлен в табл. 1). Таблица 1 Бюджет доходов и расходов на год (без НДС) Бюджет доходов и расходов на год (без НДС) Всего, у.е. Всего, % Доходы 100 000 100 Предприятие 1 18 000 18 Предприятие 2 11 000 11 Предприятие 3 7500 7,5 Прочие предприятия 63 500 63,5 Расходы 98 000 98 Условно переменные расходы, в т.ч. 60 000 60 фонд оплаты труда производственного персонала (+ЕСН) 60 000 - Условно постоянные расходы, в т.ч. 38 000 38 фонд оплаты труда управленческого персонала (+ЕСН) 15 000 - IT-услуги 10 000 - страхование ответственности 5000 - аренда 4000 - обучение персонала, консультационные услуги 1000 - коммунальные услуги 500 - офисные расходы и ремонт оргтехники 500 - текоммуникационные услуги 500 - командировочные расходы 500 - безопасность, архивация документов 500 - расчетно-кассовое обслуживание 100 - налог на имущество 50 - амортизация 100 - прочие расходы 250 - Прибыль (убыток) до налогообложения 2000 2 Налог на прибыль 480 - Чистая прибыль 1520 1,5 Справочно: бюджет капитальных вложений 1620 1,6 Бюджет капитальных вложений складывается из суммы чистой прибыли и амортизационных отчислений. Доходная часть бюджета бухгалтерии формируется за счет фиксированной ежемесячной платы, вносимой каждым обслуживаемым предприятием. Размер платы не должен быть выше расходов дочернего предприятия на содержание собственной бухгалтерии. На первом этапе централизации учетных функций стоимость бухгалтерских услуг может быть равна этим затратам. После оптимизации организационной структуры организации и штата стоимость услуг должна быть снижена, а в дальнейшем регулярно пересматриваться. Как и в любой сервисной компании, наибольшая доля в расходах центральной бухгалтерии приходится на оплату труда персонала. При формировании сметной стоимости услуг бухгалтерской компании в бюджетной модели рекомендуется принять фонд оплаты труда бухгалтеров (с учетом единого социального налога) за условно-переменные расходы, а ФОТ управленческого персонала (также с ЕСН) и прочие управленческие расходы – за условно-постоянные. Долю каждого обслуживаемого предприятия в условно-постоянных расходах можно определить на основании трудовой загрузки бухгалтеров. В денежном выражении эту величину корректно определять как средневзвешенную, рассчитанную с учетом загрузки того или иного специалиста по обслуживанию конкретного предприятия и величины его заработной платы. Однако для простоты мы ограничимся условным примером, суммируя загрузку специалистов по каждому из обслуживаемых объектов и затем определяя соответствующую долю трудовой загрузки (табл. 2 ). Таблица 2 Определение трудовой загрузки бухгалтеров Процент загрузки бухгалтеров предприятий Предприятие 1 Предприятие 2 Предприятие 3 Прочие предприятия Всего Группа главных специалистов по бухучету и налогам: главный специалист 1 100 100 главный специалист 2 60 40 100 главный специалист 3 100 100 главный специалист 4 100 100 прочие главные специалисты 100 100 Группа бухгалтеров по учету затрат и реализации 20 15 10 55 100 Группа бухгалтеров по учету банковских, кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами 15 5 10 70 100 Группа бухгалтеров по учету финансовых вложений, кредитов и займов 15 20 5 60 100 Группа бухгалтеров по учету имущества 10 5 5 80 100 Группа бухгалтеров по расчетам оплаты труда 20 5 5 70 100 Итого трудозагрузка 180 110 75 635 1000 Доля трудовой загрузки бухгалтеров, % 18 11 7,5 63,5 100 Справочно: стоимость услуг согласно бюджету доходов, у.е. 18 000 11 000 7500 63 500 100 000 На основании бюджета бухгалтерской компании и расчетной доли загрузки бухгалтеров по обслуживанию конкретного предприятия формируются сметы стоимости бухгалтерских услуг для клиентов. Базовая стоимость услуг бухгалтерии по запросу дочернего предприятия может быть проверена и подтверждена бюджетным управлением материнской компании, что иной раз облегчает процесс заключения договора. Личный опыт Леонид Астрин, финансовый директор ОАО «Мосметрострой» (Москва) В нашем холдинге стоимость услуг бухгалтерской компании для каждого дочернего предприятия определялась отдельно, при этом мы заранее оговорили, что она должна быть в среднем на 15% меньше затрат компании на содержание собственной бухгалтерии. Андрей Малютин, генеральный директор ООО «ТНК-ВР Бизнессервис» Оплату услуг центральной бухгалтерии можно проводить двумя путями: определять стоимость услуг, исходя из заработной платы сотрудников, выполняющих заданный объем работы для предприятия, и самого объема (количества обрабатываемых счетов-фактур, транзакций и т.д.) или же основываться на расчете стоимости одной операции. Обычно компании начинают работать по первой схеме, но в дальнейшем переходят на вторую, принятую в мировой практике. Тогда заказчику проще понять, за что он платит, прогнозировать свои расходы, исходя из объемов работ. При определении стоимости бухгалтерских услуг необходимо решить вопрос о финансовой ответственности бухгалтерской компании за налоговые риски обслуживаемых предприятий (например, штрафные санкции и пени по результатам налоговых проверок). Нужно различать налоговые риски, которые наступили вследствие ошибок, допущенных бухгалтерской компанией, и из-за налоговой политики, проводимой управляющей компанией. По второй группе рисков ответственность бухгалтерской компании исключена. Возмещение затрат (в том числе по налогам) в результате наступления рискового события возможно из нескольких источников. Во-первых, за счет собственного резерва, созданного бухгалтерской компанией под условные обязательства на случай налоговых рисков. Его можно формировать из средств, поступающих от предприятий-клиентов в оплату бухгалтерских услуг. Во-вторых, можно включить в смету расходы на страхование профессиональной ответственности. Правда, управляющая компания нередко считает такие расходы неоправданными. В этом случае лучший выход – оформить поручительство материнской компании по финансовой ответственности централизованной бухгалтерии перед дочерними предприятиями. Личный опыт Леонид Астрин, финансовый директор ОАО «Мосметрострой» (Москва) Финансовая ответственность нашей бухгалтерской компании, представляющей собой отдельное юридическое лицо, застрахована. В случае судебного разбирательства по претензиям налоговой инспекции судебные издержки несет дочерняя компания – клиент центральной бухгалтерии. Организация учетного процесса По мнению автора, самый эффективный способ организации учетного процесса – ввод данных из первичных документов в автоматизированную учетную систему работниками дочернего предприятия холдинга непосредственно на месте документирования хозяйственной операции (так называемый ввод информации по источнику ее возникновения). Бухгалтер, получив оригинал первичного документа, проверяет достоверность введенной информации и создает бухгалтерскую запись для формирования главной книги. Но эта модель возможна только на предприятиях, внедривших ERP-системы. Личный опыт Андрей Малютин, генеральный директор ООО «ТНК-ВР Бизнессервис» Учетный процесс в «ТНК-ВР Бизнессервис» организован на основе электронного документооборота и электронной архивации первичных документов. Сотрудники, работающие на территории предприятия-заказчика, принимают первичные документы, сканируют их и направляют в центр. При этом настройки системы электронного документооборота позволяют осуществить гибкую маршрутизацию документов и обеспечивают получение точной информации о местонахождении и степени обработки отправленных документов. В учетной системе достаточно кликнуть по любой записи, тут же появится сканированное изображение нужного документа. Такая технология позволяет, с одной стороны, обрабатывать много документов в сжатые сроки, а с другой – обеспечивает качество учета на приемлемом уровне. К тому же учет можно вести на значительном расстоянии от места возникновения первичных документов и нахождения заказчиков. Если же компания использует системы более низкого уровня, то сведения из первичных документов в учетную систему вносятся непосредственно в центральной бухгалтерии. Личный опыт Леонид Астрин, финансовый директор ОАО «Мосметрострой» (Москва) В настоящее время сбор первичной документации ведется сотрудниками бухгалтерской компании по месту нахождения дочерних предприятий. Данные передаются для обработки в центр, после чего документы возвращаются в дочернюю компанию на хранение. В будущем мы планируем наладить передачу в бухгалтерскую компанию только электронных копий первичных документов. Там сотрудники смогут их сканировать и сразу же возвращать клиенту. Важные рекомендации При создании и во время работы централизованной бухгалтерии могут возникнуть проблемы. Довольно часто подобные проекты встречают сопротивление со стороны руководства дочерних предприятий. Чтобы его преодолеть, необходимо проводить переговоры с руководителями дочерних структур еще до начала централизации учетного процесса, разъясняя преимущества, которые они получат после реорганизации. Поскольку у дочернего предприятия холдинга нет возможности выбора – поставщик бухгалтерских услуг заранее определен материнской компанией – рыночные механизмы не могут работать в полной мере. При этом стоимость услуг бухгалтерской компании может быть как завышена, так и занижена, что в свою очередь влияет на качество оказываемых услуг. В этой ситуации третьей стороной в переговорах между бухгалтерской компанией и финансовыми директорами дочерних предприятий должна стать финансово-экономическая служба управляющей компании, которая контролирует процесс формирования и исполнения бюджета обеих заинтересованных сторон. Могут возникнуть сложности из-за нарушения принципа единоначалия. Рядовой бухгалтер (специалист), обслуживающий одновременно несколько юридических лиц, автоматически получает несколько руководителей – главных специалистов, отвечающих за ведение учета на этих предприятиях. Возможное решение – предусмотреть в трудовых договорах и должностных инструкциях разделение административной и функциональной подчиненности бухгалтеров. То есть функционально они должны подчиняться главным специалистам по бухгалтерскому учету обслуживаемых предприятий, административно - только заместителю директора по учету и отчетности. Именно он вправе распределять между бухгалтерами задания, полученные от главных специалистов по ведению учета на обслуживаемых предприятиях. Централизация учетной функции потребует не только системного подхода и определенных усилий со стороны управляющей компании, но и поддержки со стороны высшего руководства как холдинга в целом, так и его дочерних предприятий на всех этапах реструктуризации учетных процессов. В противном случае сложно рассчитывать на успешную реализацию проекта. 1 О применении внешнего аутсорсинга для названных функций см статью «Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг». - Примеч. редакции. Источник: https://www.fd.ru/articles/26110-obedinenie-uchetnyh-funktsiy-v-kompanii Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки. |