Тайм менеджмент. Зачет по Таймменеджменту 23. 12 Вопрос Понятие, сущность и история таймменеджмента
 Скачать 316.44 Kb.
|
|
Зачет по Тайм-менеджменту – 23.12 Вопрос 1. Понятие, сущность и история тайм-менеджмента. Тайм-менеджмент (управление временем, организация времени) — управление человеком собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределением всех ресурсов На сегодняшний день принято делить ТМ на простой (набор методов или техник для организации времени на короткий срок) и системный (планирование глобальных целей и задач). Простой ТМ выступает инструментом для системного. История становления появления данной науки уходит корнями в античность. Данными вопросами занимались еще философы: Сократ, Аристотель, Архимед и др. Также одним из родоначальников данного направления является римский мыслитель Сенека, который, по сути, занимался разработкой вопросов тайм-менеджмента, в частности ему принадлежат мысли о записи учета времени. Характер времяпровождения он разделил на три вида: с пользой; с удовольствием; без пользы и удовольствия. Свой значительный вклад в развитие данной науки с точки зрения эффективности внес Исаак Ньютон, выдвинув идею о слаженности и четкости работы Вселенной по определенным принципам — таким образом, он выдвинул стимул для многих людей: упорядочить свою жизнь (так как люди об этом совершенно не задумывались) Следующий этап истории тайм-менеджмента — XVIII— XIX вв. На его развитие значительно повлияло появление промышленности. Необходимость управлять работой большого количества людей заставило искать новые способы управлением временем. В это время появляется тайм-менеджмент Бенджамина Франклина. Его методика указывала на необходимость разделять дела на две группы: важные — обязательно нужно сделать; второстепенные — желательно сделать Сегодня существует сотни тренингов, позволяющих овладеть искусством управления собственным временем. Их востребованность позволяет предположить, что необходимость тайм-менеджмента с увеличением темпа жизни постоянно возрастает. Вопрос 2. Трудности использования и распределения рабочего времени Эффективность работы, как отдельного человека, так и персонала фирмы зависит во многом от рационального использования времени. Время это самый важный, дефицитный и невосполнимый ресурс. Поэтому каждый человек, желающий улучшить свою работу, должен периодически анализировать уровень использования и потери времени. Прежде чем пытаться эффективнее управлять своим временем, необходимо лучше понять, на что мы его тратим. Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начинать необходимо с решения первоочередных задач и делать все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, снижается эффективность работы в 5 раз. Задача тайм - менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности. Необходимо внимательно следить за тем, чтобы в жизни сохранялось равновесие. Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе. На первом месте всегда должны быть сам человек и главные люди его жизни, - ради этого и стоит работать над собственной эффективностью. Вопрос 3. Что такое целеполагание? Для чего оно нужно? Приведите конкретный пример, подкрепляющий ваш ответ. Целеполагание – это осознанность своих действий для постановки целей и их достижения. В процессе полагания целей важно знать, куда ты движешься. Цель – это реальный или идеальный предмет стремления человека, на который направлены действия или волевой процесс. Для чего нужно целеполагание в жизни: примеры Ни для кого не секрет, что успешный человек резко отличается от неудачника. Почему? Одна из первых причин – неумение последним ставить цели и добиваться их. Успешный всегда четко знает, чего хочет от жизни, и он делает все, чтобы этого достичь. Есть одна народная мудрость: “Если у вас нет целей, вам придется работать на выполнение чужих”. Целеполагание дает возможности добиться в жизни большего. Оно помогает упорядочить действия, эффективно добиваться результата и тратить на его достижение минимум усилий. Пример 1. Элементарно в образовательном процессе – изучение букв в первом классе. Цель: учимся писать прописную “Ж”. Суть целеполагания: узнать, из каких элементов состоит “ж” → понять, с какой стороны начинаем ее писать → выяснить, в чем сложность буквы → понять, как писать сложный элемент → запомнить все соединения с “ж” → научиться писать слова с “ж” → научиться использовать ее в предложениях. Пример 2. Цель: бытовая ситуация – нужно отремонтировать компьютер. Алгоритм действий: посмотреть, все ли провода подключены → определить, смогу ли я справиться сама → вызвать мастера → договориться об оплате и сроках → забрать компьютер, заплатить за работу. Вопрос 4. В чем суть проактивного и реактивного подходов к жизни? Как выявить, какой подход отличает конкретного человека? Проактивный человек – это тот, кто опирается только на себя. При любых событиях он оценивает свои действия, свои поступки и свои решения. Влияние окружающего мира для него незначительно и сведено к минимуму. Реактивная личность, наоборот, склонна винить любые обстоятельства, которые встали у нее на пути. Хоть плохую погоду, хоть коллег, хоть детей. Всегда есть какой-то источник помех, который помешал добиться результата. Круг забот — это вещи, которые вы не в силах изменить: например, климат, политика, экономика. Круг влияния — на что вы можете повлиять: например, образование, карьера, отношения. Проактивный человек направляет свои усилия на то, что он может контролировать. Реактивный, наоборот, фокусируется на неподвластных ему обстоятельствах, а остальное пускает на самотек. Проактивные люди расходуют энергию эффективно, занимаясь вещами, на которые могут повлиять. Реактивные — тратят силы, чтобы уйти от ответственности, и фокусируются на том, что не в состоянии изменить. Вопрос 5. Что такое «круг влияния» и «круг забот» В Круг Забот входят все те вещи, на которые на данный момент человек повлиять не в состоянии. Например, либо не знает как, потому что не хватает знаний, навыков или компетенций. Либо не верит в то, что может с чем то справиться, потому что есть ограничивающие убеждения. В Круг Влияния, входит всё то, что подвластно влиянию человека. То есть, то что он может изменить в желаемую сторону. Например: у человека есть удачный опыт того как сделать то что нужно. Либо, например, есть уверенность в том, что человек справиться с поставленными задачами.   Вопрос 6. В чем отличие «родных» целей от «навязанных»? Признаки того, что цель навязана: Лень. Если вы частенько ленитесь и откладываете действия,. Отсутствие энтузиазма. Отговорки. Ухудшение здоровья. Что такое истинная цель? Любая истинная цель начинается с мечты. Истинная цель имеет не материальную, а духовную основу. Настоящая цель неизменно подкрепляется вашими способностями и склонностями. Думая над своими целями, не забывайте о том, что, если они истинные, у вас обязательно найдутся ресурсы для их выполнения: опыт, знания, знакомства, деньги. Вопрос 7. Что такое «ключевые области», «центр жизненных интересов», «Ролевая функция»? Какая связь существует между этими понятиями? Ключевые области – это от пяти до девяти основных направлений вашей деятельности. Это главные «русла», в которых развивается ваша жизнь. Ключевые области помогают более точно наметить жизненные цели, ничего не забыть и не упустить. Центр жизненных интересов – это область восприятия жизни, в которой человек ощущает себя наиболее комфортно, к которой он постоянно стремится и с позиции которой может наиболее эффективно решать собственные проблемы. Одни люди, которых в народе называют «трудоголиками», полностью ориентированы на работу и отдают ей все свое время, даже без особой надобности Ролевая функция – это совокупность определенных действий и отношений в рамках определенного круга людей[6]. Человек может выполнять следующие ролевые функции: друга, студента, менеджера, начальника, подчиненного Вопрос 8. Что такое «SMART» цели и «надцели»? В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуется ставить цели с помощью техники SMART. Эта аббревиатура образована от слов specific, measurable, achievable, relevant, time-bound, что, соответственно, означает «конкретные», «измеримые», «достижимые», «релевантные» (соответствующие другим целям) и «привязанные ко времени». Чем ближе цель по времени, чем она очевиднее и тем полезнее детализировать ее с помощью техники SMART, найдя подходящий измеритель и привязав достижение цели к четкому сроку. Чем дальше от вас цель по времени и чем менее она очевидна, тем меньше необходимость, да и возможность в такой жесткой конкретизации. Слишком долгосрочные и при этом конкретизированные цели могут даже мешать эффективности личного стратегического планирования. Рассмотрим альтернативу классическим SMART-целям и покажем область их оптимального применения. Для этого выделим два различных типа исходной ситуации. 1. Задачной ситуацией будем считать вполне конкретное положение вещей, когда ясно, что нужно сделать, и ясно, как это нужно делать. Остается взять и сделать. Задача – провести маркетинговое исследование. 2. Проблемной будем считать скорее абстрактную ситуацию, в которой не вполне ясно, что нужно сделать, и тем более неясно, как это нужно делать. Проблема – добиться существенного конкурентного преимущества в совершенно безнадежной с точки зрения здравого смысла ситуации. Важное свойство задачи – аддитивность. Оно означает, что задачу можно разбить на части, каждая из которых вносит вклад в ее выполнение. Проблемы неаддитивны, т. е. не существует четкой последовательности шагов, которые нужно сделать, чтобы решить проблему. Цель «похудеть на 10 кг» может быть достигнута наполовину, а цель «поступить в вуз» или «перепрыгнуть через пропасть» – нет. Если вам удалось определить последовательность шагов, необходимых для решения проблемы, это значит, что вы смогли превратить ее в задачу (такой процесс называется депроблематизацией). SMART-цели идеально приспособлены для задачных ситуаций, в которых можно достаточно четко и подробно описать желаемый результат. Это создает целый ряд плюсов: удобство структурирования, алгоритмизации, мониторинга движения к ним, а также возможность программировать свое сознание на их достижение. Если вы четко и детально представляете себе будущий результат, то ваши сознание и подсознание настраиваются на стремление к нему. Однако достоинство иногда оборачивается и недостатком: четкая запрограммированность на конкретный, осязаемый результат может помешать вам увидеть и использовать новые возможности, позволяющие достичь желаемого совершенно другим путем. Еще один недостаток четко определенных целей и планов их достижения – предсказуемость поведения, которая хороша, когда с соперниками вас связывают отношения сотрудничества, но смертельно опасна в условиях борьбы и конкуренции. В случае с проблемной ситуацией нужно не детализировать ее, а лишь задать направление движения. Для этого отлично работают надцели. В качестве ориентиров можно использовать свои ключевые области жизни или ценности. Надцели задают направления движения, а конкретные измеримые проекты оцениваются с точки зрения их вклада в продвижение по этим направлениям. Если для достижения SMART-цели нужно выполнить последовательность действий, то для достижения надцели следует выбрать любое из конкретных направлений деятельности. Конкретизацией надцели «достичь принципиального конкурентного преимущества» могут быть такие цели, как «разработать новый продукт такого-то типа» или «достичь соглашения с таким-то стратегическим партнером». Достоинство планирования деятельности с помощью надцелей – более высокий уровень гибкости при принятии решений. Недостаток – абстракции не столь сильно мотивируют. Простой способ разрешения этого противоречия состоит в том, чтобы конкретно и осязаемо изобразить небольшую, но критически важную часть желаемой будущей ситуации, зажечь «полярную звезду» в окутывающем будущее тумане. Когда небольшая японская фирма Sony находилась в проблемной ситуации, связанной с поиском конкурентных преимуществ, основатель компании Масару Ибука бросил на стол книжку карманного формата и сказал: «Мы должны сделать видеомагнитофон, кассеты которого были бы не больше этой книжки и вмещали в себя по крайней мере один час записи». Ибука поставил не задачу, а проблему, поскольку не существовало четких ступенек к достижению цели – для этого пришлось разрабатывать массу новых технологий, до того времени неизвестных. Но, ярко раскрасив маленький, но критически важный (можно сказать «знаковый») кусочек будущего, он сумел создать высокую мотивацию, чтобы двигаться вперед, не мешающую при этом искать новые непредвиденные возможности. Именно цели такого рода, позволяющие преодолеть проблемную ситуацию, создающие принципиальные конкурентные преимущества, более всего достойны называться целями – как далекие и труднодостижимые объекты стремления, создающие серьезные перевороты в положении вещей. Для отличия от обычных эти «проблемные» цели уместно назвать «дерзкими». Вопрос 9. Как составить карту «долгосрочных целей»? Как составить карту «долгосрочных целей»? Для этого лучше всего подходит простой по форме, но информативный по содержанию инструмент – карта долгосрочных целей (таблица 1.2). По вертикали она содержит две оси: годы, начиная с текущего, и ваш возраст. По горизонтали – ключевые области. На пересечении лет и ключевых областей – примерные целевые ориентиры. В одних ключевых областях перспектива может просматриваться на более долгий срок в будущее, в других – только на ближайшие несколько лет. Какие-то цели могут быть четкими, а иные – неопределенными и размытыми. Ничего страшного: лучше пользоваться не очень точной картой местности, чем брести наугад вообще без нее. Вопрос 11. Пирамида Б. Франклина. Бенджамин Франклин родился в бедной семье и практически не посещал школу, однако сумел стать одним их самых образованных людей своего времени. Он участвовал в подписании Декларации Независимости Соединённых Штатов, изобрёл кресло-качалку, додумался до идеи электродвигателя. Кроме того, он придумал собственную систему управления временем, благодаря которой, во многом, и добился столь впечатляющих результатов. Она получила название пирамиды Франклина. Чтобы организовать свою жизнь с помощью этой методики, необходимо определиться с жизненными ценностями и целями. Жизненные ценности В основе пирамиды лежат жизненные ценности. Это то, чего вы хотите от жизни глобально. Ценности связаны с потребностями человека и его главными жизненными ориентирами. В основе личной пирамиды Франклин поместил такие ценности, как решительность, трудолюбие, честность, справедливость, скромность, спокойствие, порядок, бережливость. Вы можете выбрать подходящие ценности из этого списка или сформулировать свой собственный, который будет вашим ориентиром при постановке конкретных целей и задач. Для начала достаточно понять и сформулировать хотя бы 1–2 ценности, которые для вас действительно важны. Примеры жизненных ценностей, которые подходят для основания пирамиды: «Стать известным», «Приносить пользу людям», «Реализоваться в профессии», «Открывать новые пути». Глобальная цель На следующей ступени пирамиды Франклина лежит глобальная цель. Она должна совпадать с жизненными ценностями. Например, если главная ценность для вас — самореализация в профессии, запишите в качестве глобальной цели тот максимальный результат, который вы хотели бы достичь. На данном этапе не нужно думать о том, насколько эта цель реальна. Чем выше поставлена планка, тем большего можно добиться на пути к ней. Генеральный план На следующей ступени пирамиды Франклина лежит генеральный план, который состоит из последовательных шагов к достижению цели. Например, чтобы стать доктором наук к 30 годам, нужно: сдать ЕГЭ по выбранным предметам на 90+ баллов; поступить в выбранный вуз выбрать научное направление; стажироваться у профессоров по данному направлению; работать в научной лаборатории; участвовать в научных конференциях; защитить диплом; собирать материалы для диссертации; написать диссертацию и так далее. Долгосрочные и краткосрочные планы На следующие ступени пирамиды располагается долгосрочный план – на 3–5 лет. Посмотрите на шаги, которые вы определили на предыдущем этапе, и сформулируйте, что вам понадобится сделать для их достижения в указанные сроки. Это и будут ваши долгосрочные цели. Ещё одна ступень – краткосрочный план, на ближайший год, полгода, три месяца, месяц. Он составляется точно так же, как и план предыдущих ступеней: вы смотрите, что нужно предпринять для достижения долгосрочной цели, и перечисляете эти шаги в плане. Не забывайте указывать сроки выполнения каждого шага, это помогает дисциплинировать себя. Вершина пирамиды Франклина – ежедневное планирование. В плане вашего дня должны обязательно присутствовать шаги по достижению краткосрочных и долгосрочных целей, которые ведут вас к глобальной цели, отражающей ваши жизненные ценности. Если в течение дня вы ничего не делаете для достижения этих целей, вы не будете продвигаться вперёд и рискуете ничего не добиться. Как следовать методике Запишите, что вы делаете в течение дня на протяжении недели. Сформулируйте ваши жизненные ценности и глобальную цель. Составьте пошаговый план достижения этой цели – на несколько лет, на год, на месяц и на день. Сравните то, что получилось, с вашими записями о ежедневных занятиях. Сколько дел и задач, которые вы ежедневно выполняете, работают на вашу глобальную цель? Чем больше совпадений вы нашли – тем лучше. Если совпадений нет или очень мало, подумайте, как привести ваши ежедневные планы в соответствие с глобальной целью, и начинайте делать именно то, что приведёт вас к успеху. Что нужно запомнить: Эффективное планирование – одна из составляющих успеха в жизни. Прежде чем ставить цели, необходимо определиться с базовыми жизненными ценностями. После этого сформулируйте глобальные цели, которых хотели бы достичь к определённому возрасту. Составьте генеральный план по достижению глобальной цели. Он должен включать конкретные шаги и сроки их выполнения. Долгосрочные, краткосрочные и ежедневные планы соотносятся с глобальной целью и также состоят из конкретных шагов к ней. Нарисуйте свою собственную пирамиду Франклина и согласуйте ваши ежедневные дела с глобальными целями. |