Тайм менеджмент. Зачет по Таймменеджменту 23. 12 Вопрос Понятие, сущность и история таймменеджмента
 Скачать 316.44 Kb.
|
|
Вопрос 12. «Поглотители» времени в тайм-менеджменте Хронофаг – один из популярных терминов тайм-менеджмента. Хронос – время, фаг – поглощать, пожирать. Поэтому наряду с хронофагами, вы встретите термины «поглотитель времени», «пожиратель времени». Поглотители времени — это любые факторы, которые приводят к нецелевому использованию времени. Контролируемые и неконтролируемые поглотители времени Контролируемые хронофаги. Например, время на утренние сборы. Согласитесь, что если вам нужно выйти из дома через 15 минут, то вам хватит именно 15 минут, чтобы собраться. Если вы планируете выйти через час, то потратите на сборы ровно час и ни минутой меньше. Неконтролируемые хронофаги. Автомобильные пробки, сама по себе дорога, ожидания в очередях, приемных и т.д. Чем больше людей вовлечено в дело, тем чаще появляются неконтролируемые хронофаги. Прогнозируемые и непрогнозируемые поглотители времени Прогнозируемые: вы точно знаете, что на вашем пути будет пробка, которая займет 2 часа. Непрогнозируемые: у вас сломался автомобиль. Вы не знаете, сколько времени придется ждать эвакуатор. Вопрос 13. Хронометраж. Техника полного хронометража. Ключевые показатели техники хронометража. В тайм-менеджменте система учета и контроля за расходами времени начинается с хронометража. Хронометраж - учет расходов личного времени путём простой письменной фиксации, дающий материал для анализа и принятия решения и являющейся инструментом повышения эффективности мышления. Основные задачи хронометража: 1) определить, на что тратится ваше время 2) изыскать первые резервы времени 3) выработать “чувство эффективности”, “чувство времени”. Техника полного хронометража, 1) фиксировать в течении дня все выполняемые работы, длительностью от 10-15 минут. 2) выработать 1-2 ключевых показателя (уменьшить расходы времени - увеличить расходы времени). 3) отследить изменения показателей в динамике (график динамики показателей). Подробная техника: 1) записывайте все дела длительностью 10-15. Каждые 1-2 часа останавливайтесь на 2-3 минуты и записывайте всё, что было сделано за этот период. Самый простой способ - фиксация начала и окончания любого дела. 2) Выберите показатели для следующего шага техники хронометража. Такими показателями могут являться: любой поглотитель времени, который удалось выявить в процессе ведения учета затрат времени; любое важное, полезное дело, на которое не хватает времени; любое желаемое действие, ресурсное занятие, до которого руки не доходят. Ключевые показатели: количество времени в день, потраченное на компьютерные игры; время выделенное на подготовку к диплому - (примеры) 3) на основании данных, полученных в ходе выполнения предыдущих шагов хронометража, строим график динамики показателей. График дает возможность наглядно увидеть динамику происходящих изменений. На графике отслеживается динамика такого показателя как “время, затраченное на (что-либо)”, отнесенного к разряду поглотителей. Основная идея хронометража может быть кратко сформулирована в одной фразе: “хочешь управлять - измерь”. Сумма длительностей всех полезных работ называют - время нетто Длительность всего периода учета - время брутто Формула подсчета непродуктивно потраченного времени: время брутто - время нетто = количество нерационально использованного времени (поглотители) Формула для расчета коэффициента полезного использования времени: время нетто/время брутто = коэффициент полезного использования времени. Вопрос 14. Расстановка приоритетов. Приоритет — это одно из ключевых понятий тайм-менеджмента, которое означает первоочередность или особую важность. Например: Приоритетная задача — эта задача, которую нужно выполнять в первую очередь. Приоритетная цель — это цель, на которой следует сосредоточиться прежде всего. Приоритеты в жизни — это ценности (работа, семья и т. д.), которым человек собирается уделять основное внимание. Вопрос 15. Перечислить стратегии отказа. Стратегии отказа: 1) Военная хитрость или стратегия форс-мажора: если коротко, то нужно соврать о том, что у вас есть другие дела. 2) Логическое объяснение: убедительно аргументировать причину, по которой вы не можете выполнить то или иное действие. 3) Дать надежду, или стратегия переноса: суть стратегии в том, чтобы не давать положительный ответ, а провести беседу и сказать что-то на подобие - я постараюсь, но ничего не обещаю. 4) «Третий путь»: предложения иного варианта решения проблемы, с которой к вам обращаются. Например, перекладывание дела на кого-нибудь другого. 5) Создание непривлекательного образа желаемого: стратегия заключается в том, что вы аргументируете факт того, насколько непривлекательно то, о чем вас просят. Просто прекрасное предложение, сам с себя в шоке. 6) Твердое нет: просто сказать нет. Вопрос 16. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно. Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно Вопрос 17. Метод многокритериальной оценки. Метод многокритериальной оценки в тайм-менеджменте Первый способ — метод многокритериальной оценки в тайм-менеджменте. Его основная цель — помочь в определении приоритетов для любителей брать несколько дел сразу. Использование многокритериальной оценки подразумевает прохождение 5 шагов: выписать основные критерии, влияющие на оценку той или иной задачи; сравнить критерии, выявить их важность; для каждого критерия выставить оценку по 3-х бальной системе, где 1- плохо, 3 — хорошо; сделать свой выбор в пользу самого рационального варианта. Чтобы было легче взвешивать критерии, каждому из них прицепите цифровое значение. Для каждой работы действуют некоторые критерии, например: выгода; трудовые затраты; надежность; Умножьте целые числа на доли: 1*0,3; 2*0,4; 3*0,3. Тот вариант, который будет иметь больший вес будет самый подходящий для начала работы. В этом методе очень важно, чтобы количество критериев не превышало 6 пунктов, иначе можно запутаться в расчетах. Вопрос 18. Использование принципа 80/20 при организации планирования личного времени (Правило Парето). Вильфредо Парето разработал экономическую теорию, названную его именем. Теории Парето применяют при изучении экономики, физики, психологии, социологии. Согласно одной из его теорий, управление государством берет на себя элита общества. Осталось решить, кого можно считать элитой. Вильфредо Парето – итальянский экономист, инженер и социолог, живший во второй половине 19-го – начале 20 веков. Он разработал не одну экономическую теорию, названную впоследствии его именем – Парето-распределение, Парето-оптимум т.д., которые применяются при изучении определенных явлений в области экономики, физики, психологии, социологии. В. Парето является одним из основоположников известной теории элит, согласно которой функцию управления государством берет на себя элита общества. А вот кого считать элитой – богатых, одаренных или знатных, сторонники этой теории так и не пришли к однозначного выводу. В чем заключается принцип Парето Суть принципа Парето, или закона Парето, или правила 80/20, в том, что всего лишь 20% труда дают 80% результата, в то время как оставшиеся 20% результата требуют затраты 80% труда. Кстати, Авраам Линкольн, 16-й американский президент, говорил: «Если бы у меня было 9 часов времени, чтобы срубить дерево, шесть из них я потратил бы на заточку топора». Однако данный закон имеет лишь косвенное отношение к самому Парето: закон был назван его именем лишь в 1941 году на том основании, что в 1897 году в одной из своих работ он сделал вывод: 20% итальянских домохозяйств имеют 80% прибыли. Примерно такое соотношение Парето установил для описания распределения дохода. Принцип Парето подтверждают количественные исследования в различных сферах жизни. В соответствии с этим принципом: · 80% прибыли дают 20% постоянных покупателей; · 80% капитала сосредоточено в руках 20% людей; · 80% преступлений совершают 20% преступников; · 80% следствий обусловливают 20% причин; · 80% полезной работы выполняют 20% сотрудников; · 80% стоимости изделия определяют 20% исходных продуктов и т. д. В данном случае первостепенное значение имеет не столько процентное соотношение, сколько факт значительного различия. Такую пропорцию нельзя назвать неизменной. Цифры взяты условно: пропорции могут составлять и 70/30, и 89/11, и даже 51/49. Американский экономист Р.Кох считает, что главное в принципе Парето– дисбаланс (поэтому принцип Парето иногда называют принципом Дисбаланса). И даже такая пропорция, как 51/49, имеет тенденцию перерасти в 95/5 и даже 100/0. Впервые принцип Парето был применен в 60-е годы 20 века Им воспользовалась американская компания IBM – производитель и поставщик программного обеспечения и пр. Обнаружив, что большая часть компьютерного времени (80%) расходуется на обработку 20% программных команд, сотрудники компании переделали программное обеспечение, в результате чего 20% самых распространенных из них стали самыми удобными для пользователей. Благодаря использованию принципа Парето компьютеры, выпускаемые компанией, стали более быстрыми и эффективными, нежели компьютеры компаний-конкурентов. Этот принцип в дальнейшем успешно применили разработчики программного обеспечения и компьютеров нового поколения («Майкрософт», «Эппл», «Лотус»), что помогло сделать их простыми в использовании и доступными по цене. Где применяется принцип Парето в наше время Использование принципа Парето позволяет получить высокие результаты во многих сферах деятельности человека, в том числе и в бизнесе. Как известно, цель любого бизнеса – получение прибыли. Благодаря принципу Парето, например, можно выделить 20% клиентов, которым нужно уделить особое внимание, потому что они обеспечивают 80% прибыли. Или сосредоточить свое внимание на выпуске 20% товаров, приносящих основную прибыль. Многие отрасли деятельности требуют быстрого принятия эффективных решений. Этому благоприятствует принцип Парето, ведь, как известно, люди, которые работают эффективно, сначала делают главные дела, а неэффективно – срочные. Отделив главные дела от второстепенных и сконцентрировавшись на главных, с меньшими усилиями можно добиться больших результатов. Ведь, как мы уже знаем, 20% усилий дают 80% результатов, поэтому сначала нужно решить 20% самых важных проблем, а затем – 80% второстепенных. Принцип Парето может применить каждый для повышения качества своей жизни. Например, нередко люди тратят свое драгоценное время на ненужные встречи, разговоры, общение с неинтересными людьми, – как говорится, «ни уму ни сердцу». Определив круг людей, от которых нам не приходится ждать ничего хорошего и которые, по сути, являются «пожирателями» нашего времени, и исключив их из своей жизни, мы высвободим время для тех 20%, которые нам близки по духу и с которым мы чувствуем себя наиболее комфортно. Или, например, у многих в книжных шкафах хранятся книги, прочитанные и непрочитанные, которые никто никогда не будет больше читать. Стоит заметить, что всего лишь 20% из них содержат полезную информацию и могут действительно пригодиться. Остальные же так и будут лежать бесполезным грузом. Вообще немало людей имеют склонность хранить в своих домах и квартирах множество ненужных вещей и одежды, – то, что называется хламом, который составляет 80% всех вещей. Избавившись от него и оставив лишь 20% действительно нужных, мы расчистим личное пространство и намного облегчим себе жизнь. Тоже самое можно сказать, обратив внимание на свой компьютер. Как правило, 80% программ, установленных на нем, не используются, а для работы вполне хватает оставшихся 20%. Как управлять временем по принципу Парето Принцип Парето широко используется и в тайм-менеджменте, позволяя эффективно использовать рабочее и личное время. В соответствии с этим принципом, на достижение 80% успеха необходимо затратить всего лишь 20% времени. Проанализировав действия, совершенные в течение дня, можно выделить те, которые приносят наибольшие результаты, с тем, чтобы сконцентрировать на них свое внимание, а остальные по возможности исключить как непродуктивные. Кроме того, каждый человек имеет свои внутренние биологические часы, в соответствии с которыми в определенное время его работа наиболее продуктивна и эффективна. Зная такое время, больший объем сложной работы (80%) целесообразно сделать именно в такой промежуток, затратив меньше усилий (20%). Те, кто занимается управлением времени на предприятии, в компании, организации и пр., знают, как много его уходит на всевозможные «пятиминутки», совещания, собрания и планерки. Поэтому в целях оптимизации рабочего времени они должны учитывать, что для того чтобы принять 80% решений, необходимо всего лишь 20% времени, затраченного на такие мероприятия. Чем ценен принцип Парето Конечно, нельзя сказать, что если, к примеру, в прибыли предприятия заинтересованы лишь 20% сотрудников, работающих продуктивнее остальных, то всех остальных нужно уволить. Или если 80% прибыли приносят 20% покупателей, то на всех остальных нужно «закрыть глаза». Дело в том, что принцип Парето направлен против усредненности в чем бы то ни было. Если можно так сказать – против «уравниловки», против того, что все составляющие или факторы одинаковы. Ведь мы привыкли считать, что, например, все работники работают одинаково продуктивно. Или образование, полученное в разных вузах, представляет собой одинаковую ценность. Или все деловые бумаги либо телефонные звонки одинаково важны, и т. д. Такое отношение приводит к рассредоточенности, к тому, что становится трудно выделить самое важное, чтобы сконцентрировать внимание именно на нем с целью получить наилучший результат. Ведь главное и второстепенное требует применения разного подхода, затраты разного времени и приложения разных усилий. Вопрос 19. Суть обзора задач в тайм-менеджменте. Инструменты создания обзора. Обзор – наглядное представление информации (задач, сроков, справочных данных и т. д.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дающее возможность эффективно принимать решения. Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, на которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали. Основное отличие обзора от плана: обзор не привязан ко времени, он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом, чтобы всё внимание было направлено на решение наиболее важной для нас сейчас задачи. Яркой иллюстрацией этого принципа был ответ Альберта Эйнштейна на вопрос, каков номер его домашнего телефона, - «Зачем забивать голову такими пустяками, если существует записная книжка?» А вот для того, чтобы найти нужный номер телефона, или необходимого нам человека, или важную задачу, или новое креативное решение максимально быстро, следует применить основные инструменты обзора. Все инструменты, позволяющие легко и просто создать эффективный обзор, можно разделить на три большие группы: контрольные списки; двухмерные графики; майнд-менеджмент, или представление информации в форме интеллект-карт (mind maps) Вопрос 20. В чем преимущество двухмерного графика как инструмента обзора? Преимущества двухмерного графика как инструмента обзора: дает наглядное представление о структуре сложной задачи; обеспечивает четкий обзор всех подзадач; дает четкий обзор привязки подзадач к срокам исполнения; отражает взаимосвязи задач между собой, что немаловажно при работе над крупными проектами, так как нарушение этих взаимосвязей чаще всего и приводит к срыву сроков; позволяет осуществлять контроль за делегированными задачами, а также отслеживать работу исполнителей; гарантирует управляемость работы над сложной задачей; дает возможность укладываться в сроки Вопрос 21. Понятие и суть майнд-менеджмента как инструмента обзора задач. Майнд-менеджмент – это технология представления потоков информации в виде, требующем минимального времени и психофизиологических ресурсов для ее поиска, анализа и понимания. Подобная технология позволяет существенно повысить эффективность решения интеллектуальных задач и получать от этого процесса больше удовольствия. В развитых странах такую технологию активно изучают и применяют как в бизнес-школах, так и в вузах, школах и даже детских садах. А все началось совсем недавно. ….Однажды, учась на втором курсе института, студент по фамилии Тони Бьюзен искал в университетской библиотеке книги об эффективном использовании способностей мозга. Этому студенту необходимо было справиться с огромным количеством материала, и он хотел узнать, как такие функции мозга, как запоминание, восприятие и анализ, могут быть наилучшим образом использованы в учебном процессе. Ему посоветовали обратиться в отдел медицинской литературы. В ответ на слова Бьюзена о том, что он не хочет делать операции на мозге, а только хочет научиться правильно его использовать, библиотекарь сказала, что таких книг не существует. Это и стало толчком для Тони Бьюзена, чтобы создать свой метод интеллект-карт. Он пошел в отдел медицинской литературы, где нашел книги по физиологии мозга. Эти знания Бьюзен и использовал для создания своего метода интеллект-карт. Сначала он достиг потрясающих результатов, став одним из лучших студентов благодаря тому, что превратил процесс своего обучения в увлекательное и, что самое главное, очень эффективное занятие. Потом Тони Бьюзен стал факультативно заниматься с отстающими школьниками, которых все считали безнадежными, и с каждым из них достиг потрясающих результатов. Один из его учеников воскликнул после того, как у него начало что-то получаться: «Я не был неспособным к учению – у меня просто не было настоящего учения!» Тони Бьюзен вспомнил про Ньютона, Эйнштейна, которые в школе перебивались с двойки на тройку, и задал важные вопросы: «Умеем ли мы учиться? Правильно ли мы используем свой мозг для того, что обрабатывать поступающую информацию?» Заставив работать свой практический метод в обучении, автор справедливо решил, что так же эффективно его можно использовать в любой интеллектуальной деятельности, а особенно в бизнесе. Ведь что такое бизнес, как не способность быстро собрать из разных источников и проанализировать информацию (о конкурентах, потребностях клиента, поставщиках, рынке, ценах, тенденциях, прогнозах и т. д), принять на ее основе быстрое и правильное решение и потом обеспечить его выполнение? В итоге Тони Бьюзен представил свою концепцию в одной из первых своих книг «Супермышление»[38], впервые вышедшую в 1974 г. В ней Тони Бьюзен популярно описал метод интеллект-карт. В его основу он положил основные принципы работы человеческого мозга и сумел объяснить, что мы используем наш биологический компьютер под названием «мозг» неэффективно и что есть очень простой способ существенно повысить его эффективность – метод интеллект-карт. После выхода книги метод стал набирать огромную популярность, а интеллект-карты – успешно применяться во многих областях интеллектуальной деятельности. С распространением компьютеров стали появляться первые программы для построения интеллект-карт в электронном виде, что открыло дополнительные возможности для их корпоративного использования и решения бизнес-задач. Творческие способности людей, применявших метод интеллект-карт в своей работе, стали раскрываться сильнее, что неминуемо повысило результативность их труда. Интеллект-карты стали основным инструментом выполнения задач для многих работников интеллектуального труда, в том числе теперь и в России. |