Тайм менеджмент. Зачет по Таймменеджменту 23. 12 Вопрос Понятие, сущность и история таймменеджмента
 Скачать 316.44 Kb.
|
|
Вопрос 22. Почему одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку? Единственный ресурс, которым обладают все люди без исключения, – это время. Перед ним все равны. Время – невосполнимый ресурс: его невозможно положить в банк и жить на проценты, взять взаймы и получить в подарок на день рождения. Зато время легко теряется. Его могут у вас украсть (о «расхитителях» времени подробнее см. Тему 2), и похищенный, к примеру, час вашей жизни никто никогда не вернет. Каждый из нас имеет 24 часа в сутки. Разница заключается только в том, как это время используется. Многие умные, талантливые люди так и не реализовали свои проекты и идеи, ничего не добились в жизни по одной простой причине: они не умели рационально использовать имеющееся в их распоряжении время. Успешный человек – это человек, умеющий распоряжаться временем. Успешен тот, кто успевает. Успевать – значит делать все вовремя, а то, «что сделано несвоевременно, сделано понапрасну» (Ф. Бэкон). Это значит, что необходимо научиться «чувствовать» подходящий момент для реализации своих идей, уметь вовремя перестраиваться при изменении обстоятельств, видеть и использовать открывающиеся возможности. Данные навыки приобретают особую важность в новых экономических условиях, когда на первый план выходит способность быстро и гибко реагировать на любые непредвиденные ситуации. Постоянные изменения деятельности (внедрение новых систем управления, выход на новые рынки, разработка и выведение на рынок новых продуктов) становятся нормой в деятельности компаний и организаций и влекут за собой увеличение объемов выполняемых менеджерами и специалистами задач, порождают необходимость изыскивать резервы времени на реализацию инновационных проектов. В связи с этим одними из основополагающих компетенций современного профессионала в последнее время стали умение эффективно организовывать время на любом уровне (личном, командном, корпоративном) и способность согласовывать свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных задач. Вы научитесь рационально использовать ресурс времени, эффективно действовать и добиваться успеха лишь тогда, когда освоите следующие умения: правильно планировать свою деятельность; управлять своими задачами и делами (как долгосрочными, так и краткосрочными); расставлять приоритеты;ставить перед собой цели и достигать их; распределять свою рабочую нагрузку, находя время и для работы, и для отдыха. Именно в этом и заключается сущность тайм-менеджмента как технологии эффективной организации времени Вопрос 23. Работоспособность человека и биоритмы. Вопрос 24. Правила организации эффективного отдыха. Ритмичность – первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10–15 минут через каждые полтора часа. Важно не только соблюдать принцип ритмичности, но и сделать отдых качественным. Эффективность наших перерывов во многом будет зависеть от того, чем будут заполнены эти пять минут. Поэтому важно соблюдать второе правило. Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут свободного времени переключить свое внимание с того дела, которым вы занимаетесь, или задачи, которую решаете, на что-то другое. Обязательно выберите для себя наиболее подходящие для вас сценарии короткого пяти– или десятиминутного отдыха. Смена контекста. Во время короткого пятиминутного отдыха стоит изменить условия (контекст), в которых вы находитесь. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом – встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений Вопрос 25. Стресс и организация времени. Стресс возникает вследствие «несоответствия» человека окружающей обстановке на рабочем месте или где-то еще.Наиболее важные ситуационные факторы, приводящие к дисгармонии: Количественная перегрузка. Чрезмерный объем работы, дефицит времени и монотонный процесс (технология серийного производства и стандартизированная конторская работа). Качественная перегрузка. Зауженное и одностороннее содержание рабочего процесса, однообразие стимулов, отсутствие требований к творчеству или необходимости принятия решений Ролевые конфликты. Каждый человек исполняет одновременно несколько ролей (ребенок, родитель, супруг, друг и т.п.), и между этими ролями легко возникают конфликты, приводящие к стрессу. Невозможность влиять на ситуацию. Отсутствие социальной поддержки со стороны домашних, начальства или коллег по работе. Физические стресс-факторы. Организационные принципы эффективного распорядка дня можно разделить на три группы: правила начала дня, основной его части и правила завершения рабочего дня. Работоспособность находится в зависимости от целого ряда факторов. В них можно выделить следующие закономерности: к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время которых организм человека работает в «щадящем» режиме; пик работоспособности приходится на первую половину дня; после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности. Рекомендуется также в соответствии с колебаниями работоспособности чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и ненапряженной. Вопрос 26. Методы и способы самонастройки на решение задач. Техника «Якорения». Что такое эффект якорения? Касание бортика корта перед серьезной игрой (у спортсменов) – путь к победе. Так вот. Одежда, кофе, музыка, обувь и касание – это все якоря. С их помощью человек быстро входит в нужное ресурсное состояние, оставляет за спиной все ненужные в данный момент мысли, идеи, эмоции. Есть даже определение, в котором говорится, что: якорь – любая привязка, вызывающая определенное эмоциональное состояние. Какие виды якорей бывают Итак, якорь чаще всего – это хорошо. Поэтому использовать метод якорения в жизни можно и нужно. Простая техника позволяет повысить собственную производительность, продуктивность, снижает уровень повседневного стресса и позволяет быстро переключаться из одного настроения в другое. Всего в тайм-менеджменте выделяют 4 типа якорей: Визуальные. Цвет, яркость освещения, образ, картина – любое зрительное впечатление, отзывающееся в памяти приятным или отрицательным моментом. Аудиальные. Музыка, пение птиц, тембр голоса, шум моря, треск дров в костре – все, что может ассоциироваться со значимыми памятными событиями. Кинестетические. Касания, массаж, холод или тепло, тягучесть или вязкость, жесткость или нежность – сюда относят кожную, тактильную память, с которой связана эмоция. Обонятельные. Все виды запахов и ароматов – от предгрозового воздуха до пряностей и парфюма. Очень хорошо действуют комплексные якоря: не просто кофе, а горячий кофе с запахом корицы из любимой кружки. Кстати, специализация в технике якорения очень важна. Ведь если выход в ресурсное состояние – основная цель, то нужно четко градировать место и время действия. Вряд ли кому-то понравится выпасть в рабочую сосредоточенность на пляже у моря только от одного запаха кофе. А вот если «рабочий» кофе – это определенный сорт и только конкретная кружка, то один запах не сможет сработать в виде простого якоря. Итак, якорь должен быть: комплексным; специализированным; понятным; вызывающим стойкие ассоциации. И сразу, конечно, возникает вопрос: а можно ли сформировать себе нужный якорь. То есть, чтобы якорение возникло не под действием спонтанного состояния, а по собственному желанию?! Естественно, да! С чего начинается процесс якорения Механизме якорения памяти базируется на одном из двух моментах: Сильное эмоциональное воздействие Количество повторений В формировании якоря участвуют обе компоненты в той или иной степени, но интересна взаимосвязь: Чем сильнее эмоциональная составляющая, тем меньше повторений требуется для постановки якоря! Якорение состояний выполняют по следующему пошаговому алгоритму: Выбирают и входят в необходимое ресурсное состояние – эмоциональный подъем, рабочая сосредоточенность, оптимизм, уверенность, креативность. Фиксируют себя в нужном эмоциональном настрое на некоторое время. Одновременно выполняют привязку – через действие, выбранный «якорь» или память. Память необходима для создания более сильного эмоционального состояние. В качестве воспоминаний можно использовать реальные случаи или же аналогичные ситуации из кино или книг. Выбирают якорь. На пике эмоций и памяти создают нужную привязку – к картинке, музыке, вкусу. Повторяют ситуацию и снова связывают ее с нужным якорем. Проверяют привязку попыткой вызвать нужное состояние при помощи выбранного и зафиксированного в памяти якоря. Иногда проще делать наоборот! В работе, на отдыхе, в походе, на свидании – или еще где – замечаете за собой классное эмоциональное состояние и привязываете его к себе с помощью мелких деталей. Если брать расслабленное состояние на отдыхе, то это может быть шум воды, запах солнца и вкус ананаса. Иногда достаточно поймать себя на мысли: «Как же мне классно!» И связать эту мысль с перечисленными выше компонентами. Тогда в следующий раз для отдыха и комфорта достаточно будет обеспечить себе водоем, солнце и ананас, чтобы максимально расслабиться и качественно отдохнуть. Причем это может быть даже не берег океана, а летний водоем в пригороде – эффект сохранится. Приемы якорения – это также: специально фиксируемые привычки: послушал любимую песню и пошел работать; приметы и ритуала – для якорения на экзаменах используют пятак под пяткой и «халява приди»; Якорение: как долго работают якоря Хороший сильный якорь действует всю жизнь. Поэтому при искусственном создании якорей стоит внимательно подходить к форме и сущности привязке. Иначе в какой-то момент времени может наступить дискомфорт. Очень важно – было, но повторюсь – создавать сильно специализированные привязки к эмоциям и настрою, чтобы входить в ресурсное настроение не случайно, а только в действительно нужный момент времени. Вопрос 27. Творческая лень. Правила творческой лени. Установка: "Чистая лень — это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания". Правило 1: Если уж лениться, то «на 100%», не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы, и т.п. Правило 2: Сознательно принимать решение «Хочу лениться — и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести. Правило 3: Перед «творческой ленью» загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме, но не думать о проблеме во время самой лени! При соблюдении этих правил «творческая лень» станет неиссякаемым источником красивых идей и решений. А также — прекрасным отдыхом и восстановлением сил. Творческая лень — защитная реакция организма, с помощью которой он пытается выкроить время для творчества.м Вопрос 28. Как в тайм-менеджменте называются мелкие неприятные задачи? Приведите примеры. "Лягушками" в тайм-менеджменте называют небольшие, но неприятные дела. Они не занимают много времени, но почему-то их всегда хочется отложить. Это может быть визит к врачу, необходимость отправить посылку, забрать документы, помыть полы — что угодно. И когда «лягушек» становится слишком много, они начинают вытягивать из нас всю энергию. Мы чувствуем, что по уши погрязли в болоте. Вопрос 29. Что называется «бифштексом»? В чем отличие «реального бифштекса» от «иллюзорного бифштекса»? Самая большая проблема, с которой мы сталкиваемся, пытаясь решить такую задачу, – привычка глобализировать, укрупнять проблемы. Очень часто в своем воображении мы преувеличиваем реальный объем предстоящего дела, что в свою очередь приводит к возникновению страха перед решением такой проблемы. Второй сложный момент при работе с крупными задачами – отдаленность результата во времени, когда нам сложно сразу увидеть конечный итог, даже сделав несколько шагов на пути к цели. Когда мы ставим перед собой задачу, например выучить иностранный язык, то не получим результат через день или неделю. Постепенно мотивация ослабевает, и нам становится все сложнее двигаться вперед, начинает казаться, что все наши усилия – это бег на месте: «Учу, учу, а свободно разговаривать на иностранном языке так и получается…» И тогда появляются страх и сомнение в решаемости и достижимости задачи. Самый верный способ избежать такой глобализации, избавиться от страха, добиться решения поставленной задачи– разрезать его на маленькие кусочки-«бифштексы» и ежедневно «съедать» их по одному. Каждый кусок должен быть реальным, т. е. шаг за шагом приближать нас к желаемому результату, поставленной цели. Для этого необходимо, чтобы «бифштексы» соответствовали SMART-критериям, т. е. были: • конкретно сформулированы – не просто «изучать иностранный язык», а «учить иностранные слова»; • измеримы – не просто «учить иностранные слова», а «выучивать • наизусть по десять иностранных слов»; • соотнесены с нашими возможностями и ресурсами – ставить реальную планку в соответствии со своими возможностями. • обязательно привязаны ко времени – определять ежедневный или еженедельный размер «бифштекса»: ежедневно выучивать по пять иностранных слов или в течение двух часов каждую неделю смотреть фильм на иностранном языке. Таким образом, используя SMART-критерии для каждого «бифштекса», мы пошагово формулируем части большой глобальной задачи, которые нам будет легко решить. От расплывчатого определения «заниматься иностранным языком» мы приходим к конкретной, реализуемой и доступной для воплощения формулировке. Каждый день выучивать по 10 иностранных слов, еженедельно смотреть фильм на иностранном языке без субтитров и т. д. Такие «бифштексы» называются реальными. Расплывчатые, неконкретные формулировки типа «Читать книгу на иностранном языке», «Изучать грамматику», «Посмотреть упражнения» и т. д. делают наш «бифштекс» иллюзорным. Некоторые люди изучают грамматику всю жизнь, так и не выучив ни одного правила; просмотр упражнений без их практического выполнения тоже абсолютно бесполезен, а читать книгу на иностранном языке можно по одной странице в месяц, а то и в год, что абсолютно бесполезно с точки зрения поставленной цели «Выучить иностранный язык». Примеры «иллюзорного» и «реального» «бифштексов»: • иллюзорный: учить английский язык (читать грамматику, посмотреть упражнения); • реальный: каждый день выучивать по одному грамматическому правилу и делать три упражнения на выученное правило. Вопрос 30. В чем заключается суть метода «Швейцарский сыр»?   Недостатки метода: о чем важно помнить Нерациональный подход к работе. Используя метод швейцарского сыра, мы вынуждены отказаться от традиционных приемов планирования и оптимизации труда. Нам придется забыть о расписаниях, дедлайнах, чек-листах. Работа выполняется медленнее и хуже, чем обычно. Хаотичное выполнение задачи не позволяет нам как следует погрузиться в работу, что негативно сказывается и на качестве, и на скорости. Используя этот метод, фактически невозможно войти в «состоянии потока». Неэффективный расход времени и сил. Мы теряем много времени на «раскачку», на подготовку, на переключение между различными операциями и т. д. Вопрос 31. Этапы внедрения корпоративного тайм-менеджмента Модуль 1. Формирование и внедрение договоренностей корпоративного стандарта тайм-менеджмента На данном этапе предстоит определить стандарт корпоративных коммуникаций, стандарт планирования, стандарт управления задачами, стандарт рабочих мест. Здесь управленцу помогут такие инструменты как: -Интервью с ключевыми сотрудниками по выявлению и актуализации проблем в области корпоративного тайм-менеджмента, подготовка проблемных кейсов на сессию-обучение. -Двухдневная сессия-обучение «Формирование договоренностей корпоративного тайм-менеджмента» на уровне топ-группы: стандарт корпоративных коммуникаций, стандарт планирования, стандарт рабочих мест, стандарт управления задачами, стандарт работы на совещаниях + отработка правил на корпоративном ИТ-инструменте. -Подготовка корпоративного стандарта тайм-менеджмента (стандарт корпоративных коммуникаций, стандарт планирования, стандарт управления задачами, стандарт рабочих мест) в формате двухсторонних памяток А4. Модуль 2. Настройка секретариата и внедрение корпоративного стандарта управления задачами по принципу «нет просроченных поручений» В следующий этап входит: -Консультационная работа с секретариатом по внедрению ТМ-стандарта в повседневную работу, включая присутствие и отработку онлайн-протоколирования. -Утверждение с первым лицом стандарта работы секретариата и внедрение стандарта в работу. Модуль 3. Поддерживающие мероприятия внедрения корпоративного стандарта тайм-менеджмента на уровне топ-группы -Индивидуальный коучинг для топ-группы по внедрению ТМ-стандарта в повседневную работу. -Сессия подведения итогов проекта, утверждение ТМ-стандарта и графика внутренних перекрестных аудитов, утверждение ответственных за работу ТМ-стандарта в каждом блоке. Вопрос 32. Корпоративные стандарты тайм-менеджмента. |