Главная страница
Навигация по странице:

  • Классификация документов.

  • Основные виды документов.

  • Электронные документы.

  • Возможности программы ABBYY FineReader 15

  • Краткое описание создания электронной таблицы

  • Розничный товарооборот по магазину «Товары повседневного спроса»».

  • ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ. Задания 1


    Скачать 487.23 Kb.
    НазваниеЗадания 1
    АнкорИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
    Дата18.01.2023
    Размер487.23 Kb.
    Формат файлаdocx
    Имя файлаИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ.docx
    ТипДокументы
    #891803

    СОДЕРЖАНИЕ

    ЗАДАНИЯ № 1 2

    ЗАДАНИЯ № 2 6

    ЗАДАНИЯ № 3 9

    СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 12

    ЗАДАНИЯ № 1


    Задание №1. Виды и классификация деловых документов

    Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электронные носители и др.

    Деятельность организаций характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации.

    Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.

    Классификация документов.

    Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации (рисунок 1).



    Рисунок 1 – Классификация документов
    Документы классифицируются по следующим признакам:

    1. Служебные и личные.

    Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).

    Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:

    • организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

    • распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

    • справочно-информационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.

    1. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.

    2. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

    3. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.

    4. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

    Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.

    Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.

    Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.

    1. По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

    Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.

    Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.

    Различают разновидности копий:

    Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.

    Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

    Выписка из документа – копия части документа.

    1. По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы:

        • постоянного срока хранения;

        • долговременного (свыше 10 лет);

        • временного (до 10 лет).

    Классификация документов производится на этапе группировки их в дела.

    Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.

    Основные виды документов.

    В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:

      1. Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

      2. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.

      3. Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.

      4. Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

      5. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.

      6. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

      7. Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.

      8. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

      9. План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.

      10. Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.

    Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины.

    Электронные документы.

    Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

    Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.

    Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи.

    В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами.

    Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты.

    Таким образом, переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах.

    ЗАДАНИЯ № 2


    Задание №2. Назначение и применение программы Fine Reader
    ABBYY FineReader – это универсальный инструмент для работы с бумажными и PDFдокументами на цифровом рабочем месте. В программе используются технологии оптического распознавания символов и конвертации документов, основанные на возможностях искусственного интеллекта. Это позволяет быстрее извлекать полезную информацию из документов и повышать производительность труда. Это позволяет с легкостью создавать, оцифровывать, конвертировать и редактировать бумажные и PDF-документы, вести по ним поиск, защищать их содержимое и работать над ними совместно с другими пользователями.

    Обработка изображения системой FineReader включает в себя анализ графического изображения, переданного сканером, и распознавание каждого символа. Процессы анализа макета страницы (определение областей распознавания, таблиц, картинок, выделение в тексте строк и отдельных символов) и распознавания изображения тесно связаны между собой: алгоритм поиска блоков использует информацию о распознанном тексте для более точного анализа страницы.

    Распознавание изображения осуществляется на основе технологии «целостного целенаправленного адаптивного распознавания», что означает:

    • целостность – объект описывается как целое с помощью значимых элементов и отношений между ними;

    • целенаправленность – распознавание строится как процесс выдвижения и целенаправленной проверки гипотез;

    • адаптивность – способность OCR-системы к самообучению.

    В соответствии с этими тремя принципами система сначала выдвигает гипотезу об объекте распознавания (символе, части символа или нескольких склеенных символах), а затем подтверждает или опровергает ее, пытаясь последовательно обнаружить все структурные элементы и связывающие их отношения. В каждом структурном элементе выделяются части, значимые для человеческого восприятия: отрезки, дуги, кольца и точки. Следуя принципу адаптивности, программа самостоятельно «настраивается», используя положительный опыт, полученный на первых уверенно распознанных символах. Целенаправленный поиск и учет контекста позволяют распознавать разорванные и искаженные изображения, делая систему устойчивой к возможным дефектам письма.

    В результате работы в окне FineReader появится распознанный текст, который можно отредактировать и сохранить в наиболее удобном формате.

    4 июня 2020 года компания ABBYY сообщила, что обновила ABBYY FineReader 15 – интеллектуальный редактор для работы с любыми видами бумажных и электронных документов, и выпустила этот продукт под брендом ABBYY FineReader PDF.

    По информации компании, теперь с помощью ABBYY FineReader PDF можно не только распознавать и редактировать PDF-файлы, но и работать с любыми интерактивными формами: создавать анкеты, резюме и шаблоны, добавлять раскрывающиеся списки, вопросы с выбором варианта ответов, гиперссылки и так далее. Эта функциональность может быть полезной компаниям для сбора и обработки клиентских данных – например, для регистрации в банковских сервисах, оформления страховых полисов, карт лояльности, заказов и заявок на получение услуг, при проведении опросов и маркетинговых исследований и для других задач.

    Возможности программы ABBYY FineReader 15

    ABBYY FineReader 15 позволяет работать с любыми типами PDF-документов, в том числе cо сканами. Программа ABBYY FineReader 15 позволяет:

    • редактировать текст (в том числе абзацы и таблицы), ссылки и картинки ;

    • осуществлять поиск по ключевым словам как в тексте документа, так и в комментариях, закладках и метаданных;

    • перемещать, добавлять, удалять и улучшать (поворачивать, обрезать, исправлять перекос) страницы в PDF-документах;

    • копировать текст, таблицы и картинки из PDF-файлов, отсканированных изображений или фотографий в пару кликов;

    • переводить PDF-документы в редактируемые форматы, такие как Microsoft Word, Excel и другие;

    • добавлять комментарии и отметки;

    • добавлять водяные знаки, штампы , колонтитулы, нумерацию страниц и нумерацию Бейтса;

    • ставить и верифицировать электронную цифровую подпись ;

    • защищать PDF-документы при помощи паролей;

    • удалять конфиденциальную информацию из документов;

    • создавать и объединять PDF-документы , в том числе в формате PDF/A для долгосрочного хранения и в формате PDF/UA, который используют люди с особыми потребностями;

    • заполнять PDF-формы;

    • просматривать и распечатывать PDF-документы;

    • находить различия в разных версиях одного и того же документа в любых поддерживаемых форматах (включая PDF, Microsoft Word и многие графические форматы);

    • сохранять результаты сравнения в документ Microsoft Word в режиме отслеживания изменений.

    Таким образом, ABBYY FineReader позволяет полноценно работать со всеми данными в едином потоке: извлечь текст из бумажного документа и конвертировать его в любой из популярных форматов, отредактировать файл в формате PDF, внести в него комментарии, сравнить несколько версий, добавить цифровую подпись или водяные знаки, защитить файл с помощью пароля, скрыть в тексте конфиденциальные данные, а также создать PDF документ из нескольких документов в разных форматах. Пользователи могут менять порядок, расположение и форматирование, добавлять и перемещать целые абзацы текста, искать данные, добавлять или менять изображения и таблицы без необходимости конвертировать документ или создавать новый.

    ЗАДАНИЯ № 3


    Задание № 3: Произвести анализ общего объёма розничного товарооборота за отчётный год по магазину «Товары повседневного спроса» на основе данных, указанных в таблице:


    Рис. 1. Распечатка Таблицы с исходными данными
    Краткое описание создания электронной таблицы:

    1. Оформление заголовка:

      1. Выделяем диапазон А1:F1

      2. Щелкаем по кнопке , затем вносим название «Розничный товарооборот по магазину «Товары повседневного спроса»».

      3. Выделяем диапазон А1:F1, щелкаем по кнопке выбираем понравившийся цвет.

    2. Оформление шапки таблицы (пошагово)

      1. Выделяем диапазон A2:A3, щелкаем по кнопкам , , (аналогично – B2:C2, D2:E3).

      2. Выделяем диапазон А2:F3, щелкаем по кнопке выбираем понравившийся цвет.

    3. Выделяем диапазон A1:F8, щелкаем по списку кнопки

      1. Выделяем диапазон А4:I8, щелкаем по кнопке выбираем понравившийся цвет.

    4. Вносим необходимые данные (заполняем таблицу).

    5. Вносим формулы в расчётные ячейки таблицы




    Рис. 2. Распечатка Таблицы с формулами


    1. Описание организации расчетов:

      1. Продажа товаров в расчёте на 1 человека получаем при делении суммы реализации на численность, чел. «План» – B8=B4/B7. Аналогично «Фактически» – D8=D4/DF

      2. Расчет удельного веса (%) суммы продаж товаров организациям в общей сумме реализации рассчитывается следующим образом: сумму от продаж товаров организациям необходимо разделить на общую сумму от реализации и умножить на 100. Таким образом, «План» С5=B5/B4*100, «Фактически» E5=D5/D4*100

      3. Расчет удельного веса (%) суммы продаж товаров населению в общей сумме реализации рассчитывается следующим образом: сумму от продаж товаров населению необходимо разделить на общую сумму от реализации и умножить на 100. Таким образом, «План» С6=B6/B4*100, «Фактически» E6=D6/D4*100.

      4. Процент выполнения плана рассчитывается следующим образом: данные «Фактически» разделить на данные «План» умножить на 100. Таким образом, % выполнения плана F4=D4/B4*100. Аналогично заполняем все ячейки F4:F8.

    2. Распечатываем таблицу с исходными данными и результатами



    Рис. 3. Распечатка Таблицы с исходными данными и результатами.


    1. Строим диаграмму на таблицу в режиме мастер диаграмм.



    Рис. 4. Распечатка Диаграммы

    СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ




    1. Гвоздева, В.А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. – М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА – М, 2013.

    2. Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебное пособие / А.Г. Ивасенко, А.Ю. Гридасов, В.А. Павленко. – М.: КноРус, 2018.

    3. Изучаем Консультант Плюс: учеб. Пособие. Консультант Плюс, 2009.

    4. Информатика. Базовый курс. С.В.Симонович–Москва, Питер, 2011.

    5. Казанцев, С.Я. Информационные технологии в юриспруденции: Учебное пособие / С.Я. Казанцев. – М.: Академия, 2018.

    6. Карпович С.Е. Прикладная информатика/ Карпович С.Е., Дайняк И.В. – Минск, Вышэйшая школа, 2001г.

    7. Морозевич А.Н., Основы информатики: Учебное пособие для студентов экономических специальностей высших учебных заведений. – Мн.: ООО «Новое знание», 2003.

    8. Прикладная информатика: учебное пособие/ С.В. Сочнев [и др.]; под общ. Ред С.В. Сочнева – Минск: Вышэйшая школа, 2001.

    9. Федотова, Е.Л. Информационные технологии в проф. деят.: Учебное пособие / Е.Л. Федотова. – М.: Форум, 2018.


    написать администратору сайта