ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ. Задания 1
Скачать 487.23 Kb.
|
СОДЕРЖАНИЕ ЗАДАНИЯ № 1 2 ЗАДАНИЯ № 2 6 ЗАДАНИЯ № 3 9 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 12 ЗАДАНИЯ № 1Задание №1. Виды и классификация деловых документов Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электронные носители и др. Деятельность организаций характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации. Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу. Классификация документов. Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации (рисунок 1). Рисунок 1 – Классификация документов Документы классифицируются по следующим признакам: Служебные и личные. Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.). Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД: организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников; распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения; справочно-информационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации. Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров. По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка). Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом. Различают разновидности копий: Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом. Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу. Выписка из документа – копия части документа. По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы: постоянного срока хранения; долговременного (свыше 10 лет); временного (до 10 лет). Классификация документов производится на этапе группировки их в дела. Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом. Основные виды документов. В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов: Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц. Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера. Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей. Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу. Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины. Электронные документы. Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу. Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи. В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами. Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты. Таким образом, переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах. ЗАДАНИЯ № 2Задание №2. Назначение и применение программы Fine Reader ABBYY FineReader – это универсальный инструмент для работы с бумажными и PDFдокументами на цифровом рабочем месте. В программе используются технологии оптического распознавания символов и конвертации документов, основанные на возможностях искусственного интеллекта. Это позволяет быстрее извлекать полезную информацию из документов и повышать производительность труда. Это позволяет с легкостью создавать, оцифровывать, конвертировать и редактировать бумажные и PDF-документы, вести по ним поиск, защищать их содержимое и работать над ними совместно с другими пользователями. Обработка изображения системой FineReader включает в себя анализ графического изображения, переданного сканером, и распознавание каждого символа. Процессы анализа макета страницы (определение областей распознавания, таблиц, картинок, выделение в тексте строк и отдельных символов) и распознавания изображения тесно связаны между собой: алгоритм поиска блоков использует информацию о распознанном тексте для более точного анализа страницы. Распознавание изображения осуществляется на основе технологии «целостного целенаправленного адаптивного распознавания», что означает: целостность – объект описывается как целое с помощью значимых элементов и отношений между ними; целенаправленность – распознавание строится как процесс выдвижения и целенаправленной проверки гипотез; адаптивность – способность OCR-системы к самообучению. В соответствии с этими тремя принципами система сначала выдвигает гипотезу об объекте распознавания (символе, части символа или нескольких склеенных символах), а затем подтверждает или опровергает ее, пытаясь последовательно обнаружить все структурные элементы и связывающие их отношения. В каждом структурном элементе выделяются части, значимые для человеческого восприятия: отрезки, дуги, кольца и точки. Следуя принципу адаптивности, программа самостоятельно «настраивается», используя положительный опыт, полученный на первых уверенно распознанных символах. Целенаправленный поиск и учет контекста позволяют распознавать разорванные и искаженные изображения, делая систему устойчивой к возможным дефектам письма. В результате работы в окне FineReader появится распознанный текст, который можно отредактировать и сохранить в наиболее удобном формате. 4 июня 2020 года компания ABBYY сообщила, что обновила ABBYY FineReader 15 – интеллектуальный редактор для работы с любыми видами бумажных и электронных документов, и выпустила этот продукт под брендом ABBYY FineReader PDF. По информации компании, теперь с помощью ABBYY FineReader PDF можно не только распознавать и редактировать PDF-файлы, но и работать с любыми интерактивными формами: создавать анкеты, резюме и шаблоны, добавлять раскрывающиеся списки, вопросы с выбором варианта ответов, гиперссылки и так далее. Эта функциональность может быть полезной компаниям для сбора и обработки клиентских данных – например, для регистрации в банковских сервисах, оформления страховых полисов, карт лояльности, заказов и заявок на получение услуг, при проведении опросов и маркетинговых исследований и для других задач. Возможности программы ABBYY FineReader 15 ABBYY FineReader 15 позволяет работать с любыми типами PDF-документов, в том числе cо сканами. Программа ABBYY FineReader 15 позволяет: редактировать текст (в том числе абзацы и таблицы), ссылки и картинки ; осуществлять поиск по ключевым словам как в тексте документа, так и в комментариях, закладках и метаданных; перемещать, добавлять, удалять и улучшать (поворачивать, обрезать, исправлять перекос) страницы в PDF-документах; копировать текст, таблицы и картинки из PDF-файлов, отсканированных изображений или фотографий в пару кликов; переводить PDF-документы в редактируемые форматы, такие как Microsoft Word, Excel и другие; добавлять комментарии и отметки; добавлять водяные знаки, штампы , колонтитулы, нумерацию страниц и нумерацию Бейтса; ставить и верифицировать электронную цифровую подпись ; защищать PDF-документы при помощи паролей; удалять конфиденциальную информацию из документов; создавать и объединять PDF-документы , в том числе в формате PDF/A для долгосрочного хранения и в формате PDF/UA, который используют люди с особыми потребностями; заполнять PDF-формы; просматривать и распечатывать PDF-документы; находить различия в разных версиях одного и того же документа в любых поддерживаемых форматах (включая PDF, Microsoft Word и многие графические форматы); сохранять результаты сравнения в документ Microsoft Word в режиме отслеживания изменений. Таким образом, ABBYY FineReader позволяет полноценно работать со всеми данными в едином потоке: извлечь текст из бумажного документа и конвертировать его в любой из популярных форматов, отредактировать файл в формате PDF, внести в него комментарии, сравнить несколько версий, добавить цифровую подпись или водяные знаки, защитить файл с помощью пароля, скрыть в тексте конфиденциальные данные, а также создать PDF документ из нескольких документов в разных форматах. Пользователи могут менять порядок, расположение и форматирование, добавлять и перемещать целые абзацы текста, искать данные, добавлять или менять изображения и таблицы без необходимости конвертировать документ или создавать новый. ЗАДАНИЯ № 3Задание № 3: Произвести анализ общего объёма розничного товарооборота за отчётный год по магазину «Товары повседневного спроса» на основе данных, указанных в таблице: Рис. 1. Распечатка Таблицы с исходными данными Краткое описание создания электронной таблицы: Оформление заголовка: Выделяем диапазон А1:F1 Щелкаем по кнопке , затем вносим название «Розничный товарооборот по магазину «Товары повседневного спроса»». Выделяем диапазон А1:F1, щелкаем по кнопке выбираем понравившийся цвет. Оформление шапки таблицы (пошагово) Выделяем диапазон A2:A3, щелкаем по кнопкам , , (аналогично – B2:C2, D2:E3). Выделяем диапазон А2:F3, щелкаем по кнопке выбираем понравившийся цвет. Выделяем диапазон A1:F8, щелкаем по списку кнопки Выделяем диапазон А4:I8, щелкаем по кнопке выбираем понравившийся цвет. Вносим необходимые данные (заполняем таблицу). Вносим формулы в расчётные ячейки таблицы Рис. 2. Распечатка Таблицы с формулами Описание организации расчетов: Продажа товаров в расчёте на 1 человека получаем при делении суммы реализации на численность, чел. «План» – B8=B4/B7. Аналогично «Фактически» – D8=D4/DF Расчет удельного веса (%) суммы продаж товаров организациям в общей сумме реализации рассчитывается следующим образом: сумму от продаж товаров организациям необходимо разделить на общую сумму от реализации и умножить на 100. Таким образом, «План» С5=B5/B4*100, «Фактически» E5=D5/D4*100 Расчет удельного веса (%) суммы продаж товаров населению в общей сумме реализации рассчитывается следующим образом: сумму от продаж товаров населению необходимо разделить на общую сумму от реализации и умножить на 100. Таким образом, «План» С6=B6/B4*100, «Фактически» E6=D6/D4*100. Процент выполнения плана рассчитывается следующим образом: данные «Фактически» разделить на данные «План» умножить на 100. Таким образом, % выполнения плана F4=D4/B4*100. Аналогично заполняем все ячейки F4:F8. Распечатываем таблицу с исходными данными и результатами Рис. 3. Распечатка Таблицы с исходными данными и результатами. Строим диаграмму на таблицу в режиме мастер диаграмм. Рис. 4. Распечатка Диаграммы СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫГвоздева, В.А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. – М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА – М, 2013. Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебное пособие / А.Г. Ивасенко, А.Ю. Гридасов, В.А. Павленко. – М.: КноРус, 2018. Изучаем Консультант Плюс: учеб. Пособие. Консультант Плюс, 2009. Информатика. Базовый курс. С.В.Симонович–Москва, Питер, 2011. Казанцев, С.Я. Информационные технологии в юриспруденции: Учебное пособие / С.Я. Казанцев. – М.: Академия, 2018. Карпович С.Е. Прикладная информатика/ Карпович С.Е., Дайняк И.В. – Минск, Вышэйшая школа, 2001г. Морозевич А.Н., Основы информатики: Учебное пособие для студентов экономических специальностей высших учебных заведений. – Мн.: ООО «Новое знание», 2003. Прикладная информатика: учебное пособие/ С.В. Сочнев [и др.]; под общ. Ред С.В. Сочнева – Минск: Вышэйшая школа, 2001. Федотова, Е.Л. Информационные технологии в проф. деят.: Учебное пособие / Е.Л. Федотова. – М.: Форум, 2018. |