Закона рф Основы законодательства рф об Архивном фонде рф и архивах
![]()
|
§7 Этапы поиска документной информацииДанный архив относится к Администрации г. Минеральные Воды и в нем хранятся документы и дела относящиеся по вопросам собственности и пенсионному вопросу. Доступ к данным документам имеется только у работников архива, дела не даются на руки, граждане делают запросы, которые потом сотрудники архива обрабатывают, каждый запрос рассматривается в течение месяца и по истечению срока архив выдает архивную справку (приложение 8). Также необходимо отметить, что услуги данного архива бесплатные и любой житель города может подать запрос в данный архив. Запрос оформляется в виде заявления: указываются личные данный гражданина, сам запрос и дата с росписью. При подаче заявления по вопросам собственности при себе надо иметь: копию паспорта, копию свидетельства на собственность, если нужна доверенность и копию справки от нотариуса при вступлении в наследство. При подаче заявления по пенсионному вопросу – паспорт, трудовую книжку и ксерокопию трудовой книжки по данному предприятию. Все запросы принимаются работниками архива в приемные часы, обычно в день бывает до 50 запросов граждан в приемные часы. В остальное время производится анализ и переработка запросов, после уже переходят к непосредственной задаче: поиску запрошенной информации. После подачи заявления сотрудники архива приступают к поиску запрошенной информации: берется опись по данному делу, ищется номер постановления или распоряжения, напротив указывается номер дела где это постановление или распоряжение имеется, потом в хранилище по топоописи находится нужное дело и уже в найденном деле ищут нужное постановление или распоряжение и на основании этого оформляется архивная справка. По окончании каждого месяца производится подсчет запросов за данный период и оформляется отчет, который потом передается в Администрацию города. ЗаключениеАрхивный отдел предоставляет гражданам города Минеральные Воды информацию по вопросам собственности на землю, квартиры, дачные участки и на др. виды собственности, а также информацию по пенсионному вопросу. В здании архива имеется пять хранилищ – три по личному составу и два по основной деятельности. Пройдя архивную практику в Архивном отделе Администрации Минераловодского Муниципального района Ставропольского края, мною была изучена работа данного местного архива, я ознакомилась с основными направлениями архива, изучила характер взаимодействия архива с потребителями услуг, а также место потребителя в структуре архива: существует взаимосвязь между архивом и потребителями услуг. Главная же задача данной практики была мной выполнена: получила первичные навыки архивной работы: комплектование архива; требование к оформлению дел; экспертиза ценностей; непосредственное хранение архивных документов, а также с организацией всестороннего использования документальной информации. Проходя архивную практику, принимала и обрабатывала запросы граждан города, шифровала архивные дела, искала необходимую информацию в соответствии с правилами поиска документальной информации. В ходе архивной практики я ознакомилась с организацией работы архивного учреждения; принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению; способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов; процессом создания системы информации о содержании документов; организацией всестороннего использования документальной информации. Список используемой литературыДелопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р. 51141 – 98. – М., 1998.Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. – М., 2002.Основные правила работы архивов организаций. – М., 2003.Путеводитель. Т. 6. Перечень фондов Государственного архива Российской Федерации и научно-справочный аппарат к документам архива. – М., 1998.Сборник законодательных и нормативно-правовых актов об архивном деле. – М., 2002.Учебно-методический комплекс по специальности 032600 История. – М., 2002.Федеральный закон. «Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» от 07.07.1993 г.ПриложениеПриложение 1 Форма листа-заверителя дела ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________ В деле подшито и пронумеровано _______________________________________________листов, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера листов _____________________________________________________________ ; пропущенные номера листов ___________________________________________________________ + листов внутренней описи _____________________________________________________________
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210?297 мм) Приложение 2 Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Код zос.архива__________ Код организации _______
_______________________________________________________________ (Наименование архивного учреждения) _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ (Наименование организации и структурного подразделения) ДЕЛО № _____ том № ____ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ (Заголовок дела) _____________________________________________________________________________________ (Крайние даты) На _________ листах Хранить _____________
Формат А4 (210?297 мм) Приложение 3 Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения Наименование организации Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ ОПИСЬ № __________ Наименование должности дел постоянного хранения руководителя организации за _____________ год Подпись Расшифровка подписи Дата
В данный раздел описи внесено_________________________________________ ед.хр., (цифрами и прописью) с № _____________________________по № ________________________________, в том числе: литерные номера: _________________________________________________________________ пропущенные номера: ______________________________________________________________ Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Наименование должности руководителя архива Подпись Расшифровка подписи (лица, ответственного за архив) Дата УТВЕРЖДЕНО CОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации от_____________№_______ от_________________№__________ Формат А4 (210?297 мм) Приложение 4 Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения Наименование организации Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ ОПИСЬ № __________ Наименование должности дел временного (свыше 10 лет) хранения руководителя организации за _____________ год Подпись Расшифровка подписи Дата
В данный раздел описи внесено ___________________________________________ ед.хр., (цифрами и прописью) с №________________________ по №____________________, в том числе: литерные номера: ___________________________________________________________ пропущенные номера: ________________________________________________________ Наименование должности Подпись Расшифровка подписи составителя описи Дата Наименование должности руководителя архива Подпись Расшифровка подписи (лица, ответственного за архив) Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации от __________ № _______ Формат А4 (210?297 мм) Приложение 5 Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу Наименование организации Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ ОПИСЬ № __________ Наименование должности дел по личному составу руководителя организации за _____________ год Подпись Расшифровка подписи Дата
В данный раздел описи внесено _________________________________________________ ед.хр., (цифрами и прописью) с № _________________ по № _______________, в том числе: литерные номера: ___________________________________________________________________ пропущенные номера: ________________________________________________________________ Наименование должности Подпись Расшифровка подписи составителя описи Дата Начальник службы кадров Подпись Расшифровка подписи (инспектор по кадрам) Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения от __________ № __________ от ______________ № __________ Формат А4 (210?297 мм) Приложение 6 Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона) Наименование организации КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ СТЕЛЛАЖ № _________________ ХРАНИЛИЩЕ № _______________
Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона)
Формат А6 (148?105 мм) Приложение 7 Примерная форма карточки пофондового топографического указателя Наименование организации КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ ФОНД № _________________ ХРАНИЛИЩЕ № _______________ Название фонда ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________
Формат А4 (210?297 мм) Приложение 8 Форма архивной справки (образец)
АРХИВНАЯ СПРАВКА 31.06.99 № 04-5/173 Москва На № 310 от 25.06.99 В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов “Росхлебопродукт”, в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель–декабрь 1962 г., значится Петров Борис Иванович в должности инженера. Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105–106. Справка выдана для предоставления по месту работы.
Формат A4 (210×297 мм) или A5 (148×210 мм) Приложение 9 Форма титульного листа описи документов постоянного хранения _____________________________________________________________________________________ (Название государственного архива) _____________________________________________________________________________________ (Название фонда) Фонд № ___________________ ОПИСЬ № ________________ _____________________________________________________________________________________ (Название описи) Крайние даты документов _________________________ Формат А4 (210?297 мм) |