Практическое занятие ¦9. Деловое общение.. Занятие 8 деловое общение План 1 Деловая беседа. Телефонный разговор. Деловые переговоры. Презентация
 Скачать 303 Kb.
|
|
Публичная презентация. Она рассчитана на большую аудиторию. Публичные презентации бывают массовыми (от 50 человек до 200 и более) и групповыми (от 15 до 50 человек). Заметим, что четкой границы между этими видами провести невозможно, так как поведение аудитории, ее характеристики зависят не только от количества слушателей, но и от многих других обстоятельств. Публичная презентация представляет собой, как правило, хорошо спланированное и подготовленное мероприятие. Обычно она проводится в соответствии с заранее разработанным сценарием, в котором четко определены роли всех участников, содержание и порядок их выступлений, использование визуальных вспомогательных средств (плакаты, схемы, таблицы, слайды, фильмы и др.). Специальное время отводится ответам на вопросы. Публичная презентация проходит чаще всего в течение. 1,5—2 часов. Начинать ее рекомендуют примерно в 15.00—16.00 часов. После презентации организаторы предлагают коктейль или фуршет (17.00-19.00). Соответствующим образом готовится помещение для презентации. Зал заседания, фойе оформляются рекламными плакатами, стендами, иллюстративными материалами и т. п. Хорошее впечатление на участников презентации производит вручение им рекламных подарков, в качестве которых используют недорогие предметы: авторучки, записные книжки, календари, значки, проспекты, печатная продукция организации и др. Принято сообщать о предстоящей презентации в средствах массовой информации, а участникам и гостям присылать пригласительные билеты. При проведении публичной презентации очень важно учитывать особенности поведения и реакции людей в большой аудитории. Вот что пишет по этому поводу Э. Джей в книге «Эффективная презентация»: «Главный парадокс аудиторий состоит в том, что чем они больше, тем больше похожи на одного человека. Вместо того, чтобы стать более разрозненной, она становится более однородной. В связи с увеличением размера аудитории у ведущего возникает дополнительная проблема: чем больше аудитория, тем меньше она реагирует на то, что презентуется, и тем больше на человека, который все это презентует». Автор подчеркивает, что с людьми в большой аудитории происходят две важные вещи, которых трудно добиться при других обстоятельствах: — они объединяются и солидаризируются; — они единодушно принимают и одобряют чье-то лидерство. Когда одну французскую певицу спросили, как она реагирует на театр, полный людей, которые пришли послушать ее, она ответила: «Я стараюсь превратить их всех в одного человека, затем стараюсь заставить его полюбить меня. Если мне это не удается, я ухожу домой». Следует иметь в виду, что большая аудитория не предназначена для дискуссионного обсуждения вопросов, в ней трудно использовать аргументы, уместные и понятые для всех присутствующих. Здесь очень важны ораторские способности презентатора, его умение управлять слушателями и воздействовать на них. Большое внимание необходимо уделить подготовке презентационной речи. Заметим, что количество выступающих на презентации определяется сценарием, диктуется обстоятельствами и целесообразностью. Камерная презентация. Это довольно распространенный тип презентации для небольшого количества слушателей (до 15 человек). Такие презентации проводят в помещениях фирм, организаций, учреждений. Особой популярностью камерные презентации пользуются у торговых фирм, продающих косметику, посуду, лекарства и другие мелкие товары. Нередко такого рода презентации проводят не только в помещениях организаций и учреждений, но и в домашней обстановке. Хозяйка дома, играющая роль женщины «приятной во всех отношениях», приглашает к себе в гости подруг, знакомых на презентацию товаров. Она поддерживает оживленную беседу, подает легкую закуску, чай, кофе и предлагает сделать заказ на тот или иной товар. С продажи каждого предмета она получает определенный процент. Концепция домашних вечеров хорошо изучена и давно уже широко используется на Западе и в США. Например, известная компания Tuppervare вообще отказалась от сети розничных магазинов. Подсчитано, что каждые 2,7 секунды где-нибудь начинается вечер, организуемый этой компанией, и в день она продает более 2,5 млн. единиц товара. Как считают психологи, решающим фактором оказывается здесь не качество самого продукта, а возникающая социальная связь. Люди больше доверяют тем, кто им знаком и кто им нравится, поэтому они охотнее покупают у подруг, чем у незнакомого продавца. Интересно то, что сами покупатели ощущают оказываемое на них улыбчивой «подругой» давление, но не знают, как его избежать. Вот как описывает свою реакцию на такие презентации одна женщина: Дело дошло до того, что я начинаю выходить из себя, когда кто-нибудь приглашает меня на вечер, организуемый фирмой Tuppervare. У меня уже есть все контейнеры, которые мне требуются, и если мне потребуется еще какая-либо вещь, я смогу без труда купить ее в любом магазине, причем даже дешевле. Но когда меня приглашает подруга, я чувствую, что должна идти. И когда я прихожу на вечер, я чувствую, что должна что-то купить. Что я могу поделать? Ведь это я делаю для одной из моих подруг. Отличительной особенностью маленькой аудитории является то, что она не представляет собой единого монолита, чего-то целого. Здесь каждый остается личностью, имеет возможность проявить свою индивидуальность. В маленькой аудитории от презентатора ждут не длинного монолога, а живого, непосредственного диалога, умения вовлечь в разговор всех присутствующих. Количество времени, посвященного ответам на вопросы, в определенной мере является показателем успешной презентации. Очень важно во время презентации уметь создать неформальную, непринужденную, доверительную обстановку. Приватная презентация — неофициальная презентация, предназначенная для 1—2 человек. Чаще всего такая презентация осуществляется при продаже товара в магазине (продавец — покупатель), в учреждениях, организациях, на производстве, на улице (реализатор-распространитель — потенциальный покупатель, клиент) и т. п. Чтобы добиться желаемого успеха, презентатор должен быть хорошим психологом, уметь разбираться в людях, быть квалифицированным товароведом, досконально знать достоинства и недостатки распространяемого товара своей фирмы, а также аналогичных товаров конкурентов. Важной особенностью приватной презентации является ее диалогический и разговорный характер. Это позволяет достичь большей теплоты и доверительности в беседе с клиентом. Свободная структура разговора дает возможность оперативно реагировать на слова собеседника, адекватно отвечать на его реакции, своевременно разрешать его сомнения, корректировать собственную стратегию и тактику. Чтобы презентация была успешной, достигала желаемых результатов, необходимо, чтобы она отвечала ряду требований: должна быть интересной по содержанию, оригинальной по форме, яркой, запоминающейся, побуждающей к активным действиям. 5. РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ Этикет по происхождению французское слово. Первоначально оно обозначало товарную бирку, ярлык, а затем так стали называть придворный церемониал. Всё большее распространение в деловых кругах получает деловой этикет, отражающий опыт, нравственные представления и вкусы определённых социальных групп. Деловой этикет предусматривает соблюдение норм поведения и общения. Поскольку общение есть деятельность человека, процесс, в котором он участвует, то при общении в первую очередь учитываются особенности речевого этикета. Под речевым этикетом понимаются разработанные правила речевого поведения, система речевых формул общения. Речевой этикет строится с учётом особенностей партнёров, вступающих в деловые отношения, их социального статуса, профессии, национальности, вероисповедания, возраста, пола, характера. Речевой этикет определяется ситуацией, в которой происходит общение. Этикетные формулы знакомства, представления, приветствия и прощания Любой акт общения имеет начало, основную часть и заключительную. Если адресат незнаком субъекту речи, то общение начинается со знакомства. При этом оно может происходить непосредственно и опосредованно. По правилам хорошего тона не принято вступать в разговор с незнакомым человеком и самому представляться. Однако бывают случаи, когда это необходимо сделать. Этикет предписывает следующие формулы: — Разреши(те) с вами (с тобой) познакомиться. — Я хотел бы с вами (с тобой) познакомиться. — Позволь(те) с вами (с тобой) познакомиться. — Позволь(те) познакомиться. — Давай(те) познакомимся. — Будем знакомы. — Хорошо бы познакомиться. При посещении учреждения, офиса, конторы, когда предстоит разговор с чиновником и необходимо ему представиться, используются формулы: — Позвольте (разрешите) представиться. — Моя фамилия Колесников. — Я Павлов. — Мое имя Юрий Владимирович. — Николай Колесников. — Анастасия Игоревна. Если же посетитель не называет себя, тогда чиновник сам спрашивает: — Как ваша (твоя) фамилия? — Как ваше (твое) имя, отчество? — Как ваше (твое) имя? — Как вас (тебя) зовут? Во многих странах уже давно при знакомстве используются визитные карточки. Это стали практиковать и у нас. Визитная карточка подается во время представления. Тот, кому представляются, должен взять ее, прочитать вслух, а затем во время разговора, если он происходит в кабинете, держать визитку на столе перед собой, чтобы правильно называть собеседника. Посредник, определяя порядок представления и выбирая этикетную формулу, учитывает служебное положение, возраст, пол тех, кого он представляет, а также были ли они ранее знакомы или только один из них знает другого, слышал о нем раньше. Представление бывает двусторонним и односторонним. Последнее происходит чаще всего тогда, когда собравшиеся на заседание, совещание, на какое-то торжество, брифинг, встречу представляют организаторов этих встреч или тех участников, которые незнакомы всем или части собравшихся. Формула представления: — Познакомьтесь (пожалуйста). Анна Сергеевна Зубкова. Анатолий Евгеньевич Сорокин. — Я хочу (хотел бы) познакомить вас с... — Я хочу (хотел бы) представить вас... — Разрешите (позвольте) познакомить вас с ... Иногда после представления, особенно в неофициальной обстановке, знакомящиеся обмениваются репликами: — Очень приятно (рад)! — (Я) рад (счастлив) с вами познакомиться. — (Мне) очень приятно с вами познакомиться! Этикет определяет и норму поведения. Принято мужчину представлять женщине, младшего по возрасту — старшему, сотрудника — начальнику. Официальные и неофициальные встречи знакомых, а иногда и незнакомых людей начинаются с приветствия. В русском языке основное приветствие — здравствуйте. Оно восходит к старославянскому глаголу здравствовать, что означает «быть здравым», т. е. здоровым. Наряду с этой формой распространено приветствие, указывающее на время встречи: — Доброе утро! — Добрый вечер! Помимо общеупотребительных приветствий существуют приветствия, которые подчеркивают радость от встречи, уважительное отношение, желание общения: — (Очень) рад вас видеть (приветствовать)! — Разрешите (позвольте) вас приветствовать. — Добро пожаловать! — Мое почтение. Среди военнослужащих принято приветствовать словами: — Здравия желаю! По этому приветствию узнают военных в отставке. Приветствие часто сопровождается рукопожатием, которое может даже заменять вербально выраженное приветствие. Однако следует знать: если встречаются мужчина и женщина, то мужчина должен выждать, когда женщина протянет руку для пожатия, иначе он только делает легкий поклон. Невербальным эквивалентом приветствия, когда встречавшиеся отдалены друг от друга, служит поклон головой; покачивание сжатыми в ладонях руками, слегка приподнятыми и вытянутыми перед грудью вперед; для мужчин — чуть-чуть приподнятая над головой шляпа. Речевой этикет приветствий предусматривает и характер поведения, т. е. очередность приветствия. Первыми приветствуют: — мужчина — женщину, — младший (младшая) по возрасту — старшего (старшую), — младшая по возрасту женщина — мужчину, который значительно старше ее, — младший по должности — старшего, — член делегации — ее руководителя (независимо от того, своя делегация или зарубежная). Последнюю группу речевых формул этикета составляют формулы прощания. Они выражают: — пожелание: Всего вам доброго (хорошего)! До свидания! — надежду на новую встречу: До вечера (завтра, субботы). Надеюсь, мы расстаемся ненадолго. Надеюсь на скорую встречу. — сомнение в возможности еще раз встретиться; расставание будет надолго: Прощайте! Вряд ли удастся еще раз встретиться. Не поминайте лихом. . Формулы речевого этикета для торжественных, скорбных ситуаций После приветствия обычно завязывается деловой разговор. Речевой этикет предусматривает несколько зачинов, которые обусловлены ситуацией. Наиболее типичны три ситуации: 1) торжественная; 2) скорбная; 3) рабочая, деловая. К первой относятся государственные праздники, юбилеи предприятия и сотрудников; получение наград; открытие офиса, магазина; презентация; заключение договора, контракта и т. д. По любому торжественному поводу, знаменательному событию следуют приглашения и поздравления. В зависимости от обстановки (официальной, полуофициальной, неофициальной) пригласительные и поздравительные клише меняются. Приглашение — Позвольте (разрешите) пригласить вас... — Приходите на праздник (юбилей, встречу...), будем рады (встретить вас). — Приглашаю вас (тебя)... Если необходимо выразить неуверенность в уместности приглашения или неуверенность в принятии адресатом приглашения, тогда оно выражается вопросительным предложением: — Я могу (могу ли, не могу ли, можно ли, нельзя ли) пригласить вас... Поздравление — Разрешите (позвольте) поздравить вас с... — Примите мои (самые) сердечные (теплые, горячие, искренние) поздравления... — От имени (по поручению) ...поздравляем... — От (всей) души (всего сердца) поздравляю... — Сердечно (горячо) поздравляю... Скорбная ситуация связана со смертью, гибелью, убийством, стихийным бедствием, терактами, разорением, ограблением и другими событиями, приносящими несчастье, горе. В таком случае выражается соболезнование. Оно не должно быть сухим, казенным. Формулы соболезнования, как правило, стилистически приподняты, эмоционально окрашены: — Разрешите (позвольте) выразить (вам) мои глубокие (искренние) соболезнования. — Приношу (вам) мои (примите мои, прошу принять мои) глубокие (искренние) соболезнования. — Я вам искренне (глубоко, сердечно, от всей души) соболезную. — Скорблю вместе с вами. — Разделяю (понимаю) вашу печаль (ваше горе, несчастье). Этикетные формулы, используемые в деловой ситуации В повседневной деловой обстановке (деловая, рабочая ситуация) также используются формулы речевого этикета. Например, при подведении итогов работы, при определении результатов распродажи товаров или участия в выставках, при организации различных мероприятий, встреч возникает необходимость кого-то поблагодарить или, наоборот, вынести порицание, сделать замечание. На любой работе, в любой организации у кого-то может появиться необходимость дать совет, высказать предложение, обратиться с просьбой, выразить согласие, разрешить, запретить, отказать кому-то. Приведем речевые клише, которые используются в данных ситуациях: Выражение благодарности — Позвольте (разрешите) выразить (большую, огромную) благодарность Николаю Петровичу Быстрову за отлично (прекрасно) организованную выставку. — Фирма (дирекция, ректорат) выражает благодарность всем сотрудникам (преподавательскому составу) за... — Должен выразить начальнику отдела снабжению (свою) благодарность за... — Позвольте (разрешите) выразить большую (огромную) благодарность... За оказание какой-либо услуги, за помощь, важное сообщение, подарок принято благодарить словами: — Я благодарен вам за то, что... — (Большое, огромное) спасибо вам (тебе) за... — (Я) очень (так) благодарен вам! Эмоциональность, экспрессивность выражения благодарности усиливается, если сказать: — Нет слов, чтобы выразить вам (мою) благодарность! — Я до такой степени благодарен вам, что мне трудно найти слова! — Вы не можете себе представить, как я благодарен вам! — Моя благодарность не имеет (не знает) границ! Замечание, предупреждение — Фирма (дирекция, правление, редакция) вынуждена сделать (серьезное) предупреждение (замечание)... — К (большому) сожалению (огорчению) должен (вынужден) сделать замечание (вынести порицание)... Совет, предложение Нередко люди, особенно наделенные властью, считают необходимым высказывать свои предложения, советы в категорической форме: — Все (вы) обязаны (должны)... — Вам непременно следует поступить так... — Категорически (настойчиво) советую (предлагаю) сделать... Советы, предложения, высказанные в такой форме, похожи на приказание или распоряжение и не всегда рождают желание следовать им, особенно если разговор происходит между сослуживцами одного ранга. Побуждение к действию советом, предложением может быть выражено в деликатной, вежливой или нейтральной форме: — Разрешите (позвольте) дать вам совет (посоветовать вам)... — Разрешите предложить вам... — (Я) хочу (мне хотелось бы, мне хочется) посоветовать (предложить) вам... — Я посоветовал бы (предложил бы) вам... — Я советую (предлагаю) вам... Обращение с просьбой тоже должно быть деликатным, предельно вежливым, но без излишнего заискивания: — Сделайте одолжение, выполните (мою) просьбу... — Если вам не трудно (вас это не затруднит)... — Не сочтите за труд, пожалуйста, отнесите... — (Не) могу ли я попросить вас... — (Пожалуйста), (очень вас прошу) разрешите мне... Просьба может быть выражена с некоторой категоричностью: — Настоятельно (убедительно, очень) прошу вас (тебя)... Согласие, разрешение формулируется следующим образом: — (Сейчас, незамедлительно) будет сделано (выполнено). — Пожалуйста (разрешаю, не возражаю). — Согласен отпустить вас. — Согласен, поступайте (делайте) так, как вы считаете. При отказе используются выражения: .— (Я) не могу (не в силах, не в состоянии) помочь (разрешить, оказать содействие). — (Я) не могу (не в силах, не в состоянии) выполнить вашу просьбу. — В настоящее время это (сделать) невозможно. — Поймите, сейчас не время просить (обращаться с такой просьбой). — Простите, но мы (я) не можем (могу) выполнить вашу просьбу. — Я вынужден запретить (отказать, не разрешить). Среди деловых людей любого ранга принято решать особенно важные для них вопросы в полуофициальной обстановке. Для этого устраиваются охота, рыбалка, выезд на природу, следует приглашение на дачу, в ресторан, сауну. В соответствии с обстановкой меняется и речевой этикет, он становится менее официальным, приобретает непринужденный эмоционально-экспрессивный характер. Но и в такой обстановке соблюдается субординация, не допускается фамильярный тон выражений, речевая «распущенность». Немаловажным компонентом речевого этикета является комплимент. Тактично и вовремя сказанный, он поднимает настроение у адресата, настраивает его на положительное отношение к оппоненту. Комплимент говорится в начале разговора, при встрече, знакомстве или во время беседы, при расставании. Комплимент всегда приятен. Опасен только неискренний, чрезмерно восторженный комплимент, комплимент ради комплимента. Комплимент относится к внешнему виду адресата, свидетельствует о его отличных профессиональных способностях, высокой нравственности, дает общую положительную оценку: — Вы хорошо (отлично, прекрасно, превосходно, великолепно, молодо) выглядите. — Вы не меняетесь (не изменились, не стареете). — Время вас щадит (не берет), — Вы (так, очень) обаятельны (умны, сообразительны, находчивы, рассудительны, практичны). — Вы хороший (отличный, прекрасный, превосходный) специалист (экономист, менеджер, предприниматель, компаньон). — Вы хорошо (отлично, прекрасно, превосходно) ведете (свое) хозяйство (дело, торговлю, строительство). — Вы умеете хорошо (прекрасно) руководить (управлять) людьми, организовывать их. . Большую роль в установлении контактов играют внешний вид людей, их одежда, умение правильно вести себя в общественных местах, в различных ситуациях. Благоприятное впечатление производит человек вежливый, хорошо со вкусом одетый, умеющий держаться в любых обстоятельствах. Манера речи, умение управлять своими эмоциями, спокойно слушать говорящего – все это располагает едва ли не более самых продуманных слов. При этом чем легче тот или иной человек входит в первичный контакт со своим собеседником (или собеседниками), тем результативнее будет его разговор, беседа, консультация, а главное – переговоры. В заключение приведем некоторые советы специалистов: • Представляясь кому-либо впервые, четко произнесите свое имя и убедитесь, что оно было услышано. • Старайтесь правильно произносить даже самые трудные имена собственные. • Следите за дикцией: не шепчите и не кричите. • Запомните и широко используйте формулы: Будьте любезны,.., Будьте добры,... Позвольте помочь вам..,. Вас не затруднит.... Не могли бы вы... Простите, я не расслышал... и т.д. • Не говорите он или она о человеке, слова которого повторяете, даже если он отсутствует. • Не забывайте добавлять пожалуйста ко всем просьбам и распоряжениям, а спасибо – к выражению реакции на их выполнение. • Помните, что грубость, жаргон недопустимы не только в деловой, но и в бытовой речи. • Говорите комплименты только мотивированно и к месту. • Умейте выбрать тему для завязки любого, даже очень серьезного разговора. • Не замораживайте собеседника взглядом, но если ваша улыбка «дежурная», а не искренняя, лучше не улыбайтесь. |