Анализ и совершенствование бизнес-процессов организации закупок на примере предприятия ООО «Schaeffler RUS. Курсовая работа. Анализ и совершенствование бизнеспроцессов организации закупок на примере предприятия ооо schaeffler rus
 Скачать 2.93 Mb.
|
|
УЛЬЯНОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ Факультет экономики Кафедра цифровой экономики КУРСОВАЯ РАБОТА На тему: «Анализ и совершенствование бизнес-процессов организации закупок на примере предприятия ООО «Schaeffler RUS»» Направление/специальность: 38.03.05 «Бизнес-информатика» Направление (профиль/специализация): «Цифровая экономика» Студентка 4 курса Группы БИ-О-19/1 Старостина Ольга Максимовна ______________ Руководитель: Сковиков Анатолий Геннадьевич ______________ г. Ульяновск, 2022 Содержание Введение………………..……………………………………………………….…....3 Глава 1. Процессная организация деятельности предприятия…………………....5 Бизнес-процессы: сущность, характеристики и виды…......…..……………….5 Создание и формирование бизнес-процессов на предприятии……………….6 Описание и анализ бизнес-процессов на предприятии…………..……………8 Оптимизация и совершенствование бизнес-процессов предприятия….....…11 Глава 2. Анализ бизнес-процессов на предприятии ООО «Schaeffler RUS»…….16 2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия…………......16 2.2 Общая структура Schaeffler Group……………………………………………..17 2.3 Организационная структура ООО «Schaeffler RUS»…………..……………..19 2.4 SAP – программа для управления бизнес-процессами…………….……….…21 Глава 3. Анализ и совершенствование бизнес-процессов организации закупок на предприятии ООО «Schaeffler RUS»………………………………………………24 3.1 Особенности управления логистическими процессами в закупках………....24 3.2 Цикл бизнес-процессов закупок на предприятии ООО «Schaeffler RUS».….26 3.3 Оптимизационная модель закупок на предприятии ООО «Schaeffler RUS»...31 Заключение…………………………………………………………….……………36 Список использованной литературы…………………………………….………..38 Введение В современном мире деятельность компаний состоит из огромного количества повторяющихся бизнес-процессов, каждый из которых представляет собой последовательность действий и решений, направленных на достижение определенной цели. Например: прием заказа клиента, оформление входящего договора, согласование бюджета, доставка товара заказчику, начисление зарплаты сотрудникам и так далее. Вполне очевидно, что производительность компаний в значительной степени определяется эффективностью реализации бизнес-процессов, включая их моделирование, описание и совершенствование. В связи с этим возникает необходимость формализации этих процессов, а также разработки методов и алгоритмов, позволяющих оперативно проверять идеи по изменению их структуры. Актуальность темы работы обусловлена всевозрастающей ролью планирования и организации закупочной деятельности. Так как правильное и эффективное управление данными процессами является залогом получения максимальной прибыли при минимальных издержках. Целью данной работы является анализ и совершенствование ключевых процессов закупочной деятельности предприятия ООО «Schaeffler RUS», а также разработка рекомендаций по управлению ими. Исходя из цели, можно сформулировать задачи работы: Выявить теоретические аспекты процессной организации деятельности предприятия и проанализировать их. Познакомиться с понятиями совершенствования бизнес-процессов. Определить основные методы оптимизации бизнес-процессов. Выявить особенности управления логистическими процессами в закупочной деятельности организации. Провести анализ организационно-экономической характеристики предприятия ООО «Schaeffler RUS». Провести диагностику основных и вспомогательных бизнес-процессов закупок на предприятии ООО «Schaeffler RUS» для их совершенствования. Выработать практические рекомендации по применению новой оптимизационной модели закупочной деятельности на предприятии ООО «Schaeffler RUS». Сделать выводы. Объектом исследования является процессный подход к организации закупок, который рассматривает данную деятельность как набор бизнес-процессов. Предметом исследования является их моделирование, описание, анализ, совершенствование и регламентация. Курсовая работа состоит из введения, трех основных разделов, заключения и списка использованной литературы. Первый раздел включает в себя определение теоретических характеристик процессного подхода: создание и формирование бизнес-процессов, описание и анализ, а также их оптимизация и совершенствование. Во втором разделе описывается общая и организационная структура предприятия ООО «Schaeffler RUS», а также приводится анализ его основных бизнес-процессов. Третий раздел представляет собой практическую часть в виде разработки новой оптимизационной модели закупочной деятельности в программе SAP. Раздел также включает в себя итоговые результаты работы и их анализ. ГЛАВА 1. ПРОЦЕССНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ 1.1 Бизнес-процессы: сущность, характеристики и виды Формируя представление о предприятии как о бизнес-системе, прежде всего ориентируются на процессы его хозяйственной деятельности как на главные объекты управления. Такой переход от детализации функций к интеграции деятельности привел к формированию новой концепции управления – процессному управлению. Процессный подход к управлению – это делегирование полномочий и ответственности через бизнес-процессы, которые преобразуют ресурсы в результаты. То есть под данным подходом понимается ориентация деятельности предприятия на бизнес-процессы. При этом системы качества предприятия обеспечивают качество технологии выполнения бизнес-процессов в рамках существующей или перспективной организационной структуры. Бизнес-процесс – это комплекс мероприятий, совокупность разных видов деятельности, направленных на создание максимально ценного для потребителя продукта или услуги, а также на оптимизацию работы компании в целом. Бизнес-процессы часто представляют собой комбинацию ключевых, управляющих и поддерживающих процессов. Ключевые процессы, процессы создания стоимости, объединяют задания и работу для выполнения требований клиента с применением основных производственных компетенций. К ним относятся: обработка и выполнение заказа, проектирование и дизайн продукта, производство и монтаж. Управляющие процессы содержат в себе задачи и деятельность, направленные на долгосрочное развитие и реализацию целей компании. К ним относятся: долгосрочное или инвестиционное планирование, стратегическое развитие компании. Поддерживающие процессы включают в себя необходимые задания и работы для поддержания ключевых процессов, но не приводящие к непосредственной ценности для клиента. К ним относятся: техническое обслуживание, логистика, административные процессы. Каждый бизнес-процесс включает целый ряд характеристик: название и цель – чаще всего объединены – например, процесс закупок; владельцы или исполнители – лица, которые отвечают за результат – например, директор по закупкам; ресурсы – требуются на любом из этапов – например, оборотные средства предприятия; вход – ресурсы, которые после преобразуется во что-то новое – например, перечень необходимых для закупки товаров; выход – готовый продукт – например, полученные на склад товары. Кроме того, существуют четыре уровня бизнес-процессов: 1-й уровень – внешние процессы – например, процесс логистики поставок по предприятиям производственной сети; 2-й уровень – внутренние процессы – например, процесс закупок на предприятии; 3-й уровень – внутриструктурные процессы – например, разработка заказа в отделе закупок; 4-й уровень – процессы, сопровождающие выполнение задач конкретной организационной структуры – например, согласование сроков поставки заказа сотрудником. 1.2 Создание и формирование бизнес-процессов на предприятии Понимание процессов хозяйственной деятельности организации как главных объектов управления тесно связано с вопросом их идентификации, где определяющей является структура правил построения бизнес-процессов. В связи с этим выделяют несколько основных принципов формирования бизнес-процессов: принцип наличия входа или выхода бизнес-процесса – отсутствие их не позволяет говорить о процессе, поскольку не будет реализовываться его фундаментальная особенность – преобразование ресурсов; принцип наличия поставщика бизнес-процесса – наличие поставщика ресурсов, необходимых для осуществления процесса; принцип наличия клиента бизнес-процесса – отражает главную цель процесса – удовлетворение требований потребителей и клиентов; принцип наличия границ бизнес-процесса – существование точек, в которых процесс начинается, заканчивается или соприкасается с другими процессами; принцип взаимодействия и взаимосвязи бизнес-процессов – позволяет представить общую картину деятельности и допустить фрагментацию или интеграцию при управлении ими; принцип измеримости и управляемости бизнес-процесса – существование параметров, отражающих его функционирование, которые имеют качественные и количественные характеристики. А само создание бизнес-процессов предполагает структуризацию всего, что задействовано в ходе достижения определенной цели – ресурсов, технологий, сроков, информационной составляющей или пространства. Для этого нужно пройти 4 шага: Шаг 1. Проанализировать текущие бизнес-процессы и разработать для каждого из них описание. На первоначальном этапе важно провести оценку именно текущих процессов. Так становится возможным определить, где происходит дублирование одних и тех же действий разными структурными подразделениями, а также поставить определенные задачи и назначить оптимизационные меры. Шаг 2. Разработать модель в формате «как есть» (от английского «as is»), которая демонстрирует текущие бизнес-процессы, которые нужно изучить и описать. Она строится следующим образом: собрать команду специалистов, которые задействованы в конкретном бизнес-процессе; собрать все необходимое для входа – информацию о ресурсах, мощностях, требованиях к качеству, времени обработки и исполнения заказов, а также обозначить конечный результат; сформулировать этапы описания на основании собранных данных в ходе интервью с работниками; отобразить результаты в виде описания или графической нотации. Шаг 3. Построить модель в формате «как должно быть» (от английского «to be»), которая создается исходя из анализа предыдущей модели, если нынешние бизнес-процессы оказываются неэффективными и несовершенными, а также разработать обновленный бизнес-процесс. Шаг 4. Управлять бизнес-процессами, то есть осуществлять системный подход к проведению мероприятий по их оптимизации, повышению точности и скорости выполнения. Можно выделить 4 этапа управления ими: моделирование – предполагает выявление и описание бизнес-процессов с разграничением зон ответственности лиц, на которых возложено управление; исполнение – работники выполняют свои обязанности в соответствии с поставленными задачами; контроль – действия подчинённых строго контролируются, ежедневно отслеживается выполнение плана; улучшение – анализируется результат бизнес-процесса, выявляются слабые стороны и на базе этого проводится оптимизация для улучшения результатов в следующих циклах. 1.3 Описание и анализ бизнес-процессов на предприятии Грамотно проанализированные и описанные бизнес-процессы являются основой для их успешного функционирования и взаимодействия, а значит и для самого предприятия. Анализ бизнес-процессов предприятия – это совокупность методов и приёмов для систематического получения информации о текущем состоянии бизнес-процесса, выявлении его сильных и слабых сторон, а также поиск путей для его улучшения. То есть основная цель заключается в повышении эффективности деятельности компании путём поиска и усиления её слабых сторон и постоянного совершенствования работы бизнес-процессов. Описание бизнес-процессов предприятия – это объективное изложение определенных действий, которые должны выполнять сотрудники компании для выполнения поставленных задач. Учитывая различия в специфике компаний, особенностях производства и предоставления услуг, необходимо придерживаться ряду стандартных принципов, которым это описание должно соответствовать: принцип завершенности – должен быть определен конечный результат; принцип краткости – должна соблюдаться четкость структуры; принцип доступности потребителю – должно быть понятно любому; принцип использования типовых нотаций – должны быть применены общепринятые международные стандарты и обозначения. При этом необходимо соблюдать некоторый порядок действий. Сначала выполняется моделирование схем. Оно всегда отвечает уровням детализации: операции (мельчайшие единицы деятельности), действия (ряд операций), процедуры (ряд последовательных действий), бизнес-процессы базового уровня (цикл связанных друг с другом процедур) и направления деятельности (ряд групп бизнес процессов). Уже затем описываются сформированные на предприятии бизнес-процессы. Это позволяет решать сразу три задачи: упрощать сложности за счёт схематического пошагового изображения всех этапов бизнес-процессов; изучить работу изнутри благодаря графическому изображению бизнес-процессов компании в виде схем; наглядно демонстрировать все операции – если на схеме изображать все действия внутри компании, становится проще замечать недоработки ещё на этапе обсуждения и оперативно вносить изменения. Описание и анализ бизнес-процессов проходит в 11 шагов: Шаг 1. Определяем цель описания. На данном этапе необходимо понять и сформулировать, зачем нам описывать конкретный бизнес-процесс. Это может быть автоматизация приема заказов, оптимизация или снижение себестоимости. Шаг 2. Определяем цели бизнес-процесса. Здесь требуется четко прописать ожидаемый результат. Он бывает не один, в этом случае нужно обозначить каждый возможный итог. Шаг 3. Подключаем руководителей отделов. Когда задачи поставлены, необходимо обговорить особенности конкретного процесса бизнеса с руководителями отделов, а также с руководством компании. Шаг 4. Разговариваем с сотрудниками. Привлекаются лучшие сотрудники отделов, которые смогут выполнять работу наиболее эффективно. Во время общения с ними нужно сформировать максимально полную и ясную картину бизнес-процесса. Шаг 5. Выделяем приоритетные задачи. В процессе общения с компетентными специалистами и их руководителями необходимо четко сформулировать приоритетные задачи. Шаг 6. Фиксируем начало и конец бизнес-процесса. На основании полученной информации необходимо определить начало бизнес-процесса и его конец. В отличие от финалов, которых может быть несколько, отправная точка у бизнес-процесса всегда одна. Шаг 7. Определяем ключевые точки бизнес-процесса. Зная особенности работы сотрудников на каждом из этапов и представляя весь цикл, следует сформулировать и описать ключевые точки, действия при которых определяют результат. Шаг 8. Составляем предварительное описание. На этом этапе ведется плотная работа по описанию бизнес-процесса. Информация должна быть интуитивно понятна и наглядно представлена. Шаг 9. Согласуем детали с компетентными специалистами и руководителями. В ходе обсуждения предварительного варианта стоит обратить внимание на комментарии, замечания, дополнения со стороны сотрудников, задействованных в реализации бизнес-процесса, а также руководителей этих отделов. Шаг 10. Демонстрируем финальный вариант. После внесения всех корректировок важно согласовать конечный вариант описания. На этом этапе нужно получить утверждение от каждого заинтересованного лица. Шаг 11. Оформляем описание. Финальный этап – оформление готового документа. К текстовому описанию и графической нотации прилагаются модели, планы и другие документы. 1.4 Оптимизация и совершенствование бизнес-процессов предприятия Через некоторое время после создания и внедрения бизнес-процессов в компанию требуется их целенаправленная оптимизация, так как необходимо усовершенствовать алгоритм так, чтобы разные процессы в компании увязались друг с другом и выполнялись четко, слаженно, без обрывов и перерасхода любых ресурсов. Совершенствование – это закономерное, качественное изменение какого-либо объекта, направленное на улучшение его состояния и на придание ему новых свойств, необходимых для более полного соответствия целям его функционирования и окружающим условиям. Совершенствование бизнес-процессов – это специальная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования организации, повышение качества продукта организации и реализации ее конкурентных преимуществ на рынке за счет оптимизации управленческих процессов внутри организации и оптимизации выполнения трудовой функции каждым сотрудником. У оптимизации есть свои правила, выработанные годами практического опыта. Они помогают компании избежать ошибок и через набор конкретных процедур подсказывают, в каком направлении двигаться. Существуют четыре основных принципа: локализация проблем – необходимо прописать список основных операций, происходящих в компании, далее необходимо указать основные параметры (сроки выполнения, задействованный персонал и результаты), что поможет выделить существующие преимущества и недостатки и создать стратегию решения конкретных проблем; движение от общего к частному – необходимо начинать с небольших задач, последовательно изменяя каждую ступень, что поможет видеть улучшения в реальном времени, избежать недовольства работников и выявить неочевидные проблемы, прежде чем они окажут негативный эффект на производство; рассмотрение проблем комплексно – необходимо проанализировать, как новые мероприятия повлияют на остальные, прежде чем запускать их в одном секторе: если изменение значительно снизит продуктивность отдельного участка работ, лучше поискать другое решение; ориентироваться на цифры, а не мнения – в дальнейших действиях следует доверять цифрам, а не словам. Кроме этого, совершенствование бизнес-процессов – это методология, разработанная для проведения пошаговых усовершенствований административных и вспомогательных процессов при помощи различных подходов. Методов, с помощью которых проводится оптимизация, существует множество. Хотя решение проблем строго индивидуально, обычно выделяют 5 основных подходов для оптимизации предприятия: 1. Методика быстрого анализа решения – FAST. Внимание концентрируется на определенном процессе в ходе однодневного совещания группы совершенствования процесса для определения способов улучшения в течение последующих 90 дней. В основе лежат интуитивные методы принятия решения: коллективная экспертная оценка и коллективная генерация идей. Преимуществами данного метода является быстрота выработки решения, минимальные затраты для реализации методики, а также ориентация на заказчика. К важнейшему недостатку можно отнести относительную локальность исследования, которое проводится без учета взаимосвязи и взаимозависимости с другими бизнес-процессами организации. Данная методика имеет широкую область применения в разных организациях, даже в тех, которые не стремятся к радикальным изменениям общеорганизационного характера. 2. Бенчмаркинг процесса (от английского benchmark) – критерий, ориентир. Основан на сравнительном анализе хозяйственных процессов некоторой организации с «эталонными» процессами другой организации, выполняющей схожие процессы, но лучше работающие. Целью является определение причин лучшего функционирования бизнес-процессов и предотвращение нежелательных расхождений. Основными преимуществами этого метода можно считать незначительное время проведения и относительно небольшие затраты и усилия. К существенному недостатку можно отнести перенос проблем или ошибок, возникающих в процессе построения и функционирования бизнес-процессов «эталонной» организации. Бенчмаркинг применим для локальных и интеграционных процессов организации, но иногда требует большей степени радикальности в изменении организационной деятельности. 3. Перепроектирование процесса – концентрированное улучшение. Применяют к тем процессам, которые успешно работают и в настоящий момент, но требуют коррекции в связи с изменившимися требованиями и потребностями клиента или потребителя. Привлекательность данного метода обусловлена тем, что он позволяет уменьшать затраты, сокращать длительность цикла процесса и снижать количество ошибок на 40 процентов. Недостатки связаны с тем, что метод ориентирован на совершенствование бизнес-процессов, обеспечивающих те или иные функции управления, поэтому он укрепляет позиции традиционных функционально-иерархических структур, не изменяя их содержания. В практике управления перепроектирование процессов часто воспринимают как реинжиниринг, в результате которого в большинстве организаций не происходит радикальных изменений. 4. Инжиниринг процесса (от английского engineering) – проектировать, изобретать, придумывать. Его можно считать методом проектирования и совершенствования бизнес-процессов вновь создаваемых организаций или новых видов бизнеса в существующих с учетом опыта и принципа оптимальности. Потому что если инжиниринг процесса в рамках действующей компании создает процессы новых видов деятельности, то это, учитывая взаимосвязанность и взаимодействие всех процессов, в конечном счете может привести к различным изменениям в существующей бизнес-системе. Если изменения стимулируют результативность организации, то их можно считать направленными на совершенствование. С этой точки зрения инжиниринг процесса можно косвенно относить к методам совершенствования бизнес-процессов деятельности. 5. Реинжиниринг бизнес-процессов – Business Process Reengineering, BPR – наиболее радикальный из приведенных выше методов совершенствования бизнес-процессов, который обеспечивает свежий взгляд на сущность и содержание процесса и полностью игнорирует существующий процесс и структуру организации. Реализация реинжиниринга бизнеса предполагает несколько этапов: разработка образа будущей организации; анализ существующего бизнеса; разработка нового бизнеса; внедрение нового бизнеса. В случае правильного проведения реинжиниринга процесса снижаются затраты, длительность цикла сокращается на 75 процентов, а уровень ошибок на 45 процентов. |