Практическое занятие 6, Медведева. Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 3
 Скачать 284.11 Kb.
|
|
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж" Программа среднего профессионального образования 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина: Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 3 Выполнил: Обучающийся Медведева Людмила Александровна Преподаватель: Хомякова Наталья Викторовна Практическое занятие № 3 (2 часа). Тема: Обеспечение сохранности документов в архиве. Цель занятия: закрепление знаний, приобретение умений и практических навыков в сфере проверки наличия и состояния документов архива и формирования и систематизации архивных фондов. Задание 1. (максимальное количество баллов – 4 балла). Классификация видов угроз, которым может подвергаться архив. Изучите статью: Егоров С.Е. Современные угрозы архивным документам. // Отечественные архивы. 2009. № 6. С. 19-28 (файл со статьей прилагается или по ссылке https://polit.ru/article/2010/01/22/egorov/ ) (скопируйте ссылку и вставьте в поисковую или командную строку браузера) Перечислите основные виды угроз, которым может подвергаться архив. Опишите кратко меры по противодействию данным угрозам. Оформите ответ в таблице.
Задание 2. (максимальное количество баллов – 3 балла). Разработка алгоритма действий по предотвращению угрозы хищения документов из архива. Разработайте алгоритм действий по предотвращению угрозы хищения документов из архива на всех стадиях работы с ними. Оформите алгоритм в виде схемы или памятки. Технические меры защиты документов от хищений в зонах повышенного риска включаются в единую систему безопасности наружного и внутреннего пространства архива с учетом его архитектурно-планировочных особенностей. Эти средства можно условно разделить на три группы. Первая группа технических средств защиты позволяет зафиксировать кражу документа до момента его выноса за пределы охраняемого пространства. Это системы видеонаблюдения, устанавливаемые в читальных залах, хранилищах, других помещениях, где нет интенсивного потока людей. Они способствуют эффективному контролю за работой с документами, в частности с их помощью, при наличии достаточного масштаба изображения на мониторе, возможно, обнаружить калькирование, наложение листов, записи на документах и др. Наиболее популярны средства наружного и внутреннего наблюдения за выносом материалов из здания. Кроме них в архивах с успехом могут применяться разнообразные электронные детекторы, фиксирующие вибрации от повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон), разрушения (взлома) перекрытий (полов, потолков) и включающие сигнал тревоги, а также магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверью и рамой двери при открывании. Не столь распространены, но не менее эффективны следящие системы инфракрасного луча, реагирующие на его пересечение какими-либо предметами и осуществляющие контроль по периметру здания, в коридорах и других помещениях; ультразвуковые передатчики, генерирующие волны измененной частоты при наличии в зоне постороннего; микроволновые приборы ультразвукового пеленгования, совмещенные с детекторами сверхвысокой частоты для уменьшения вероятности ложных сигналов тревоги из-за турбулентности воздуха; пассивные датчики-контролеры инфракрасного излучения, реагирующие на повышенную температуру в месте нахождения злоумышленника (в том числе спрятавшегося до закрытия здания); средства защиты документов в выставочных залах, ориентированные на охрану витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия; сигнализирующие устройства (датчики), прикрепляемые к объекту защиты - делу (документу, обложке), и специальное оборудование, реагирующее на сигнал датчика (при проносе мимо турникетов документа, оснащенного сигнализирующим устройством, включается сигнализация). Для обнаружения и предотвращения хищения документов используются различные пломбы, позволяющие обнаружить факты вскрытия контейнеров с документами. Такой способ защиты предполагает ежедневные проверки целостности пломб сотрудниками архива. Вторая группа технических средств защиты предохраняет документы от подмены. К ней относятся средства скрытой маркировки документов, позволяющие точно определить принадлежность того или иного документа определенному архиву и его подлинность. Среди них нанесенные маркером бесцветные ультрафиолетовые метки; они не видны невооруженным глазом и проявляются только в ультрафиолетовых лучах, а отмеченные таким маркером объекты невозможно спутать и сложно подменить. Изотопная смесь может быть добавлена к чернилам принтера, наносящего штрих-код, к упаковке, к бумаге самоклеющейся этикетки и т.д. Это изотопное штрих-кодирование - способ, существенно повышающий степень защиты документов, поскольку подделать такой штрих-код практически невозможно. Для скрытой маркировки также используются водяные знаки, вкрапления, микронити, планшеты, цветные сетки, магнитные краски, голограммы. Средства защиты устанавливаются не только на дела и документы, но и в местах их хранения (стеллажах, упаковочных коробах и др.). Наличие знака или следов его намеренного уничтожения - важное доказательство принадлежности документа архиву, свидетельство против похитителя в суде. Маркировка сама по себе не защищает документ от хищения. Хотя техника нанесения на документ невидимых скрытых знаков довольно проста, многие архивы по-прежнему неохотно идут на эту меру, считая метку искажением оригинала документа, а затраты времени и денег - чрезмерными. Применение скрытой маркировки в большинстве случаев целесообразно лишь для особо ценных документов. Третья группа средств защиты помогает изобличить преступника, если ему удалось выкрасть документ. К ним относятся метки, следы красящего химического вещества, которые остаются на руках или одежде злоумышленника, могут служить основанием для его задержания и доказательством вины в суде (такая маркировка предназначена для обнаружения лица, совершившего противоправные действия - кражу, несанкционированное проникновение в помещение). На ряде закрытых объектов применяются химические ловушки с выбросом красящей компоненты с помощью миниатюрного пиротехнического заряда, приводимого в действие спусковым механизмом электрического или терочного действия. Некоторые ловушки дополнительно укомплектованы сиренами и дымовыми патронами, повышающими эффективность останавливающего воздействия на нарушителя. Однако использование этих специфических средств в архивах весьма проблематично и требует дополнительного изучения. В ряде случаев действенны средства контроля доступа, т.е. установка турникетов со считывающими устройствами на входах/выходах из зон безопасности и выдача специальных карточек-пропусков сотрудникам. Внедрение организационных средств защиты - непременное условие и один из эффективных путей создания на пути преступника многочисленных препятствий, затрудняющих хищение, делающих его крайне трудновыполнимым как для сторонних лиц, так и для персонала архива. Задание 3. (максимальное количество баллов – 3 балла). Составление инструкции по обеспечению сохранности архивных документов при угрозе террористического акта. Составьте инструкцию по обеспечению сохранности архивных документов при угрозе террористического акта. ИНСТРУКЦИЯ по действиям при угрозе или совершении террористического акта на территории учреждения А. При обнаружении предмета, похожего на взрывное устройство а) Предупредительные меры (меры профилактики): ужесточить режим пропуска на территорию учреждения (в том числе путем установки систем аудио – видео наблюдения и сигнализации); ежедневно осуществлять обход и осмотр территории и помещений с целью обнаружения подозрительных предметов; тщательно проверять поступающее имущество, товары, оборудование по количеству предметов, состоянию упаковки и т. д.; проводить тщательный подбор сотрудников, особенно в подразделения охраны и безопасности, обслуживающего персонала (дежурных, ремонтников, уборщиков и др.); разработать план эвакуации персонала и пострадавших; подготовить средства оповещения; определить (уточнить) задачи местной охраны и службы безопасности учреждения при эвакуации; четко определить функции администрации при сдаче помещений (территории) в аренду другим организациям на проверку состояния сдаваемых помещений и номенклатуры складируемых товаров по усмотрению администрации учреждения; организовать подготовку сотрудников учреждений совместно с правоохранительными органами, путем практических занятий по действиям в условиях проявления терроризма; организовать места парковки автомобилей не ближе 50 м от мест скопления людей; подготовить необходимое количество планов осмотра объекта, в которых указать пожароопасные места, порядок и сроки контрольных проверок мест временного складирования, контейнеров-мусоросборников, урн и т.п.; освободить от лишних предметов служебные помещения, где расположены технические установки; обеспечить регулярное удаление из здания отходов, освободить территорию от строительных лесов и металлического мусора, контейнеры-мусоросборники по возможности установить за пределами зданий объекта; довести до всего персонала учреждения номера телефонов, по которым необходимо поставить в известность определенные органы при обнаружении подозрительных предметов или признаков угрозы проведения террористического акта. б) Действия при обнаружении предмета, похожего на взрывное устройство (ВУ): Признаки, которые могут указывать на наличие ВУ: наличие на обнаруженном предмете проводов, веревок, изоленты; подозрительные звуки, щелчки, тиканье часов, издаваемые предметом; от предмета исходит характерный запах миндаля или другой необычный запах. Причины, служащие поводом для опасения: нахождение подозрительных лиц до обнаружения этого предмета; угрозы лично, по телефону или в почтовых отправлениях. Действия: Не трогать, не подходить, не передвигать обнаруженный подозрительный предмет! Не курить, воздержаться от использования средств радио связи, в том числе и мобильных, вблизи данного предмета. Немедленно сообщить об обнаружении подозрительно предмета в правоохранительные органы по указанным телефонам. Зафиксировать время и место обнаружения. Освободить от людей опасную зону в радиусе не менее 100 м. По возможности обеспечить охрану подозрительного предмета и опасной зоны. Необходимо обеспечить (помочь обеспечить) организованную эвакуацию людей с территории, прилегающей к опасной зоне. Дождаться прибытия представителей правоохранительных органов, указать место расположения подозрительного предмета, время и обстоятельства обнаружения. Далее действовать по указанию представителей правоохранительных органов. Не сообщать об угрозе взрыва никому, кроме тех, кому необходимо знать о случившемся, чтобы не создавать панику. Выделить необходимое количество персонала для осуществления осмотра учреждения и проинструктировать его о правилах поведения (на что обращать внимание и как действовать при обнаружении опасных предметов или опасностей). Проинструктировать персонал учреждения о том, что разрешается принимать на хранение от посторонних лиц какие – либо предметы и вещи. Быть готовым описать внешний вид предмета, похожего на взрывное устройство. Предмет может иметь любой вид: сумка, сверток, пакет и т.п., находящиеся бесхозно в месте возможного присутствия большого количества людей, вблизи взрыво- и пожароопасных мест, расположения различного рода коммуникаций. Также по своему внешнему виду он может быть похож на взрывное устройство (граната, мину, снаряд и т. п.); могут торчать проводки, веревочки, изоляционная лента скотч; возможно тиканье часового механизма, механическое жужжание, другие звуки; иметь запах миндаля или другой незнакомый запах. При охране подозрительного предмета находиться, по возможности, за предметами, обеспечивающими защиту (угол здания, колонна, толстое дерево, автомашина и т. д.), и вести наблюдение. Б. При поступлении угрозы террористического акта по телефону а) Предупредительные меры (меры профилактики): инструктировать персонал о порядке приема телефонных сообщений с угрозами террористического акта. После сообщения по телефону об угрозе взрыва, о наличии взрывного устройства не вдаваться в панику. Быть выдержанными и вежливыми, не прерывать говорящего абонента. При наличии магнитофона надо поднести его к телефону, записать разговор, Постараться сразу дать знать об этой угрозе своему коллеге, по возможности одновременно с разговором он должен по другому аппарату сообщить оперативному дежурному милиции и дежурному по отделу ФСБ о поступившей угрозе и номер телефона, по которому позвонил предполагаемый террорист. При поступлении угрозы по телефону необходимо действовать в соответствии с «Порядком приема телефонного сообщения с угрозами террористического характера» (приложение 2); своевременно оснащать телефоны организации устройствами АОН и звукозаписью телефонного сообщения. б) Действия при получении телефонного сообщения: реагировать на каждый поступивший телефонный звонок; сообщить в правоохранительные органы о поступившем телефонном звонке; при необходимости эвакуировать посетителей и работников согласно плану эвакуации; обеспечить беспрепятственную работу оперативно – следственной группы, кинологов и т. д.; обеспечить немедленную передачу полученной по телефону информации в правоохранительные органы и руководителю организации. Примерная форма действий при принятии сообщения об угрозе взрыва Будьте спокойны, вежливы, не прерывайте говорящего абонента. Включите магнитофон (если он подключен к телефону). Сошлитесь на некачественную работу аппарата, чтобы полностью записать разговор. Не вешайте телефонную трубку по окончании разговора. Примерные вопросы: Когда может быть проведен взрыв? Где заложено взрывное устройство? Что оно из себя представляет? Как оно выглядит внешне? Есть ли еще где-нибудь взрывное устройство? Для чего заложено взрывное устройство? Каковы ваши требования? Вы один или с вами есть еще кто-либо? В. При поступлении угрозы террористического акта в письменном виде Угрозы в письменной форме могут поступить в учреждение, как по почтовому каналу, так и в результате обнаружения различного рода анонимных материалов (записки, надписи, информация, записанная на дискете, и др.). При этом необходимо четко соблюдение персоналом учреждения правил обращения с анонимными материалами, изложенными в приложении3. а) Предупредительные меры (меры профилактики): тщательный просмотр в экспедиции и секретариате (секретарями) всей поступающей письменной продукции, прослушивание магнитных лент, просмотр дискет; особое внимание необходимо обращать на бандероли, посылки, крупные упаковки, футляры-упаковки и т. п., в том числе и рекламные проспекты. Цель проверки – не пропустить возможное сообщение об угрозе террористического акта. Г. При захвате террористами заложников а) Предупредительные меры (меры профилактики): Данные меры носят общий характер и направлены на повышение бдительности строгий режим пропуска, установление систем наблюдения и сигнализации различного назначения. Кроме этого, персонал учреждения должен быть проинструктирован и обучен действиям в подобных ситуациях. Все это поможет, в какой то степени снизить вероятность захвата заложников на территории и в расположении учреждения. Задание 4. (максимальное количество баллов – 3 балла). Определение нормативных режимов режима хранения документов в архиве. Определите нормативные режимы хранения документов в архиве. Чем обеспечиваются оптимальные условия хранения документов? Письменно ответьте на поставленный вопрос. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Под технологией хранения документов понимают комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. К числу этих мероприятий относят физико-химическую обработку документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий. Документы хранятся в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Согласно Приказу Минкультуры РФ от 18.01.2007г. №19 3 существует несколько режимов хранения документов: 1. Световой; 2. Температурно-влажностный; 3. Санитарно-гигиенический; 4. Противопожарный; 5. Охранный. Световой режим Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Бумага под действием света буреет и теряет механическую прочность, так как в ней протекаю значительные изменения. Выцветают от света и многие тексты. Для материалов опасен как естественный, так и искусственный свет. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. На столах читателей должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения по возможности должен соблюдаться световой режим, как в хранилищах. Температурно-влажностный режим Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Температурно-влажностный режим определяет микроклимат данного помещения. Микроклимат зависит от климатических особенностей района расположения здания и характеристик здания. Для микроклимата помещений типичны погодно-климатические изменения и инерционность их проявления. Микроклимат документов – условный термин, характеризующий температурно-влажностное состояние документов в условиях их хранения, использования, транспортировки. Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. В этих условиях: 1. Появляются оптимальные физико-механические свойства бумаги, как носителя информации (максимальная прочность, хорошая гибкость, стабильность размеров, наименьшая деформация); 2. Наблюдается стабильность бумаги как гигроскопичного материала (слабая ответная реакция на резкие изменения комнатного климата); 3. Исключается возможность поражения бумаги плесневыми грибами; 4. Обеспечивается оптимальная скорость химического старения бумаги и текста Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем 4 и их показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, в которых также отражается проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения. Самый верный способ установления в хранилище фиксированного оптимального температурно-влажностного режима – оборудование хранилища системами кондиционирования воздуха, то есть использование кондиционеров. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационального проветривания и отопления хранилищ. Санитарно-гигиенический режим Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.5 Для этого в хранилище следует неукоснительно соблюдать следующие требования: 1. Постоянная циркуляция воздуха, исключение непроветриваемых зон. 2. Защита окон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. 3. В хранилище нельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви. 4. Недопустимо хранение и использование продуктов питания. 5. Систематически проводить влажную уборку – при этом вода не должна попадать на документы. Однако влажная уборка в хранилищах с небольшой кубатурой может существенно влиять на влажность воздуха. Поэтому, приступая к такой уборке, необходимо знать влажность воздуха в хранилище. При влажности ниже нормы влажную уборку можно производить ежедневно. При высокой влажности уборка пола насухо отжатой тряпкой допускается не чаще одного раза в неделю. Не реже одного раза в год проводить обеспылевание стеллажей, шкафов, средств хранения. 6. Не реже одного раза в год обрабатывать растворами антисептиков полы, подоконники, плинтусы, цокольные части стеллажей – при этом растворы не должны попадать на документы. 7. Два раза в год документы выборочно подвергать обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков. Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Можно выделить две основные причины образования пыли в хранилище: внутреннюю (естественная эрозия стен, пола, бетонных перекрытий, упаковочных материалов) и внешнюю (проникновение пыли из вне). Соответственно этому для предотвращения ее появления следует применять различные средства защиты. Для устранения внутренней причины образования пыли стены, потолок, перегородки и стеллажи необходимо покрывать особо прочным, огнеустойчивым, не распыляющимся с течением времени материалом. Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах. Он является основным источником пыли, возникающей при трении о его поверхность различных средств транспортировки документов и других предметов. Рекомендуется укладывать в хранилище ровные гладкие полы, так как гранулированные (дробленые, зернистые) покрытия способствуют большому истиранию при трении о них различных предметов и быстро покрываются пылью. Для общей уборки помещений хранилищ и регулярного удаления пыли с документов на стеллажах в большинстве архивов чаще всего применяют обычные типовые электропылесосы. Иногда для удобства к обычным пылесосам разрабатываются специальные устройства. Например, в Государственной библиотеке им. Ленина6 установлена конструкция пылевой камеры, применяемая для обеспылевания книг. Охранный режим. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений 7 и предполагает: 1. Организацию системы охраны, пропускного режима, охранной сигнализации всех помещений архива. 2. Закрытие хранилища в рабочее время на ключ, а в нерабочее – опечатывание и опломбирование. 3. Разрешение доступа в хранилище только сотрудникам архива или, в экстренных случаях, другим сотрудникам организации в их сопровождении. 4. Наличие на наружных дверях архива металлической облицовки, а на окнах запираемых металлических решеток, запашных наружу. 5. Вынос документов из архива только по специальным пропускам. Технические меры защиты документов от хищений логически увязываются с архитектурно-планировочными и административными решениями в единую систему безопасности. К техническим мерам относятся: 1. Средства наружного наблюдения: электронные детекторы повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон); детекторы вибрации, сигнализирующие о попытках разрушения (взлома) перекрытий (полов, потолков); магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверью и рамой двери при ее открывании; следящая система инфракрасного луча, реагирующая на пересечение луча какими-либо предметами и осуществляющая контроль по периметру здания, в коридорах, залах и т.п. 2. Средства внутреннего наблюдения, используемые в нерабочее время для обнаружения лиц, незаконно присутствующих в помещении здания. 3. Средства внутреннего наблюдения в рабочее время, к которым относятся системы телевизионного контроля и системы автоматической видеозаписи в читальных залах, а так же системы дифференцированного допуска в помещения разного назначения по личным магнитным карточкам; средства защиты документов в выставочных залах, ориентирование на охрану витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия. Охранный режим распространяется не только на хранилище, но и на всё помещение архива. Противопожарный режим Противопожарный режим — это правила поведения людей, порядок организации производства и (или) содержания помещений (территорий), обеспечивающие предупреждение нарушений требований пожарной безопасности и тушение пожаров.8 Пожарная безопасность архива должна обеспечиваться системами предотвращения пожара и противопожарной защиты, в т.ч. организационнотехническими мероприятиями. Во всех помещениях категорически запрещается курение. Помещения должны оборудоваться автоматической пожарной сигнализацией и автоматическими средствами пожаротушения. В хранилищах бумажных и пленочных документов рекомендуется устанавливать газовые и дымовые датчики, особенно ионизационного типа; в читальных залах, реставрационных лабораториях, помещениях электронно-вычислительной техники – дымовые; в помещениях обеспыливания документов – тепловые Запрещается применение огня, электронагревательных приборов, в системах пожаротушения применяются относительно безопасные для документов вещества (фреон, углекислота и др.) Задание 5. (максимальное количество баллов – 4 балла). Выполнение кейс-задания о подготовке к списанию архивных документов, по которым истек срок хранения. Выполните кейс-задание. Вас приняли на работу архивистом в ООО "ХХХ" и поручили подготовить к списанию архивные документы, по которым истек срок хранения. Составьте пошаговый алгоритм своих действий с учетом использования типового перечня (указать какого). Списание документов — необходимый этап в работе Далеко не в каждой организации имеется штатный архивариус, который бы мог провести всю работу по документации, подготовить акт списания документов, реализовать работу по их уничтожению. Отслеживание сроков хранения документов Именно по этой причине следить за сроками хранения документации приходится другим сотрудникам компании. Эта обязанность нередко ложится на плечи бухгалтеров, руководителей отделов и т.д., то есть тех сотрудников, которые занимаются профильной работой и, конечно, не в состоянии обеспечивать порядок в архиве — на это просто не хватает времени. Именно по этой причине компания «Архив Гарант» решила предложить своим клиентам услуги списания документов с истекшими сроками хранения. Вовремя списывать документов крайне важно! Офисная площадь не будет заниматься масштабными архивами, если вовремя «наводить порядок» в документации. С годами количество документов не будет возрастать, если будет соблюдаться порядок списания документов. Документы после списания в обязательном порядке будут уничтожаться — вы сможете избежать риска «утечки» информации. Мы проверим ценность документации с истекшими сроками При проведении экспертизы ценности документации — обязательного этапа в процессе списания документов, формируется список документов, срок хранения которых истек и которые подлежат уничтожению, составляется акт списания документов и т.д. Кроме того, создается отдельный архив для тех документов, которые должны храниться на протяжении длительного времени. Состав акта списания документов с истекшими сроками В акт списания документов с истекшими сроками, как правило, включаются документы первичной бухгалтерии (они хранятся в архиве на протяжении 5 лет). Вся бухгалтерская документация списывается перед шредированием. Списание документов как метод оптимизации работы архива Списание документов — это один из наиболее простых и действенных методов оптимизации работы архива, работы компании в целом, снижения расходов на хранение документов, которые перестают быть важными и нужными. Как мы работаем? Специалисты компании «Архив Гарант» обязательно проверят документы на предмет их ценности, выделят документацию, которая не должна храниться в архиве. Как только эта работа будет проверена, мы составим специальный акт списания документов. Именно они будут отправлены на уничтожение. Процедура уничтожения Документы, направленные на уничтожение, мы забираем на наш собственный участок для утилизации. Все подлежащие уничтожению документы будут упакованы для удобства транспортировки, погружены и вывезены. Сама процедура происходит под строгим наблюдением сотрудника «Архив Гарант», ответственного за сохранность документации нашего клиента. На уничтожение документы передаются по накладной, где четко указаны список документации и дата их передачи. Все документы будут списаны в строгом соответствии с нормами действующего законодательства Российской Федерации. Задание 6. (максимальное количество баллов – 4 балла). Установление сроков хранения документов по Перечню. Заполните таблицу примерами документов с указанными сроками хранения (по 2-3 примера на каждый пункт) с указанием соответствующей статьи типового перечня. Для выполнения задания используйте Приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» URL: https://docs.cntd.ru/document/564112333 (скопируйте ссылку и вставьте в поисковую или командную строку браузера)
Задание 7. (максимальное количество баллов – 4 балла). Разработка должностной инструкции. Разработайте должностную инструкцию заведующего архивом, раздел «Ответственность».
Должностная инструкция заведующего архивом Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации. 1. Общие положения 1.1. Заведующий архивом относится к категории руководителей. 1.2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет. 1.3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [вписать нужное]. 1.4. Заведующий архивом должен знать: - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива; - Единую государственную систему делопроизводства; - порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; - структуру предприятия; - правила хранения бланков строгой отчетности; - основы организации производства, труда и управления; - законодательство о труде; - правила внутреннего трудового распорядка; - правила и нормы охраны труда; 1.5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется: - положением об архиве предприятия; - настоящей должностной инструкцией; 1.6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно 1.7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива. 1.8. На время отсутствия заведующего архивом (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового - к лицу, назначенному приказом руководителя предприятия. 2. Должностные обязанности Заведующий архивом: 2.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии. 2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. 2.3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов). 2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. 2.5. Инструктирует работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив. 2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. 2.7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов и дела постоянного и временного хранения. 2.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. 2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. 2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. 2.11. Составляет установленную отчетность. 2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. 2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. 2.14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей. 2.15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности. 2.16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств. 3. Права Заведующий архивом вправе: 3.1. Вносить на рассмотрение руководства предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива. 3.2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия у руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые информацию и документы. 3.3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников. 3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. 3.5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения: - о наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности; - о применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников. 3.6. Требовать от руководителя предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. 3.7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива. 4. Ответственность Заведующий архивом несет ответственность: 4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. Пермь - 2022 |