реферат. Управление корпоративным контентом (англ. Enterprise content management, ecm) управление цифровыми документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в рамках организации1
 Скачать 71.02 Kb.
|
|
Управление корпоративным контентом (англ. Enterprise content management, ECM) — управление цифровыми документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в рамках организации[1]. Управляемая информация (контент) предполагает слабую структурированность: это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей. ECM-система — программное обеспечение для управления корпоративным контентом. Часто ECM-системы считаются особой разновидностью систем управления содержимым. На постсоветском пространстве понятие ECM-системы зачастую трактуется как сходное с понятием «системы электронного документооборота» (СЭД). Управление корпоративным информационным контентом — это управление различными документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в масштабах предприятия. ECM-системы автоматизируют и упрощают этот процесс. Системы электронного документооборота также относятся к ECM-системам. Любая ECM-система — это автоматизированная многопользовательская платформа, которая служит для сопровождения процесса управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. Иногда ECM-платформы называют системами электронного документооборота (СЭД), хотя понятие ECM несколько шире. Корпоративная информация обычно достаточно не имеет чёткой и единой для всех организаций структуры — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей, а также прочие материалы, которые используются в работе компании. Таким образом, перед ECM системами стоит задача управления и обеспечения доступности этой разнородной информации. Еще один важный аспект работы ECM — это разграничение доступа к информации, некоторые материалы могут быть конфиденциальны или содержать коммерчески значимую информацию, которая не должна попасть «не в те руки». Классический путь организации хранения информации и доступа к ней не позволяет в достаточной мере разграничить права — как правило, если разграничение доступа и присутствует, то на уровне достаточно больших групп пользователей. Как правило, ECM-системы решают следующие задачи: управление документами — экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и разграничение доступа; управление шаблонами документов — унификация документов, используемых в корпоративном документообороте; управление архивами — долгосрочное архивирование, включающее автоматизацию политик хранения в соответствии с бизнес-задачами, с законодательными и отраслевыми нормами; управление потоками работ (workflow) и потоками документов (docflow) — поддержка бизнес-процессов: передача контента по заданным маршрутам, визирование, назначение задач, смена состояний, протоколирование изменений и создание журналов; управление мультимедиаконтентом — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, элементами корпоративного стиля и рекламными материалами; управление знаниями (knowledge management) — поддержка систем для накопления, структурирования и доставки релевантной для бизнеса информации; документо-ориентированное взаимодействие и совместная работа (collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд. ля начала хотелось бы классифицировать всю существующую ныне цифровую информацию, выделив 2 основных типа данных. Каждый день мы имеем дело с различными письмами, документами, картинками, файлами, папками и т.д., — всё это цифровой контент. Таковым можно считать всю информацию, представленную в вашей локально-вычислительной сети, однако некоторые данные являются структурированными, другие же таким свойством не обладают. Итак, данные бывают: Структурированные Неструктурированные По каким критериям можно определить структурированы данные или нет? Структурированными данными, в контексте жизнедеятельности предприятия, можно назвать документы, файлы и таблицы определенной формы, различные записи, создающиеся и хранящиеся в каких-либо учетных системах (1С, Excel и т.д.). Главным условием представления данных в структурированном виде — наличие программного обеспечения, способного создавать и управлять такими данными. Одним словом, структурированными являются данные, которые вводятся в базы данных (СУБД) в определенной форме, с четкой структурой и оформлением. Как правило, с такой информацией проще работать, ее легко извлекать и анализировать. Неструктурированным контентом, соответственно, принято считать всю информацию, свободно хранящуюся на компьютере и не имеющую определенного порядка. Учет такой информации представляется крайне проблематичным, так как она не сформирована в единую базу данных, и ей сложно управлять. Примером неструктурированных данных могут выступить графические и мультимедийные файлы, папки, сообщения в ICQ, веб-страницы, файлы прикладных программ, и др. Львиную долю корпоративного контента на предприятии составляют неструктурированные данные, и системы класса ECM призваны организовать информационное пространство компании, дав возможность вести учет таких данных, и обеспечивать совместную работу с ними. Функции ЕСМ В отличие от СЭД, где в качестве управляемых данных выступают организационно-распорядительные документы и бизнес-процессы, ECM системы имеют более гибкий функционал и позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом. Среди основных функций, которыми должна обладать ECM система, можно выделить: Электронный документооборот (СЭД); Управление записями (RM) и файлами. Категоризация и упорядочение; Управление знаниями (knowledge management). Хранение и предоставление доступа к релевантной для предприятия информации; Управление потоками работ (Workflow), автоматизация бизнес-процессов (BPM); Управление web-контентом (WCM); В различных ECM системах, вдобавок к вышеописанному функционалу, реализованы дополнительные модули управления данными. Например, в системе «Ведок» реализован контроль сделок, организовано управление заданиями и поручениями. Отличие ЕСМ от СЭД ECM, также как и СЭД, отвечает за управление электронными документами. Но в отличие от СЭД, где возможности настройки бизнес-процессов ограничены логикой работы с «классическими» типами документов, ECM обладает более гибкими настройками маршрутов движения документов. Подстраиваясь под бизнес-логику компании, система позволяет автоматизировать нетипичные, уникальные для конкретной организации бизнес-процессы. И все же, в первую очередь, ECM выполняет роль защищенного хранилища данных организации в удобном, структурированном виде. Для каждого объекта создается регистрационная карточка, в которой заносятся все необходимые атрибуты. Это позволяет структурировать информацию и обеспечить быстрый поиск, доступ к данным и работу с ними. В этом и состоит фундаментальное отличие ECM от системы электронного документооборота. Подводя итог нашего сравнения ECM и СЭД, хочется отметить, что ECM система в организации решает более широкий круг задач, чем система электронного документооборота. Она объединяет в себе функции различных учетных систем (СЭД, BPM, WCM и др.), охватывает все бизнес-процессы компании в едином, структурированном информационном поле, именуемым корпоративным порталом. Приведём пример олной из ЕМС-систем. DIRECTUM – российская масштабируемая ECM-система с готовым межкорпоративным документооборотом и вовлечением всех сотрудников от топ-менеджера до конечного исполнителя. Позволяет организовать сквозные процессы внутри холдингов и межкорпоративный документооборот, стыкуя между собой учетные системы, СЭД и сервисы обмена. Единая точка входа исключает необходимость работы в нескольких системах и обеспечивает полностью безбумажное юридически значимое взаимодействие. Бизнес-решения DIRECTUM Закрывает широкий спектр бизнес-задач за пределами классического делопроизводства Управление документами Обеспечивает полный жизненный цикл работы с документами в электронном виде, упрощает их создание, хранение и поиск. Деловые процессы Полноценно решает задачи организаций, обеспечивает оперативную передачу информации между участниками процесса по заданным правилам. Обеспечивает эффективное взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов. Канцелярия Оптимизирует рутинные операции по обработке бумажных документов: ведение номенклатуры дел, работу с корреспонденцией, контроль исполнения поручений и резолюций, возврат документов, подготовку отчетов. Управление закупками Автоматизирует внутренние закупочные процессы : от планирования и проведения закупок до контроля соблюдения условий заключаемых договоров. Управление проектами Предоставляет инструменты управления полным жизненным циклом проекта и портфелем проектов, календарного и ресурсного планирования, статистики и анализа проектной работы. Управление договорами Закрывает все этапы договорной работы: подготовка и согласование документов, контроль возврата оригиналов и исполнения всех обязательств, оперативный поиск и формирование отчетности. Финансовый архив Обеспечивает подготовку к налоговым и аудиторским проверкам, поддержку внеофисного хранения бумажных оригиналов документов, сверки операций по первичным документам, ведение претензионной деятельности. Управление совещаниями Обеспечивает организацию совещаний и подготовку к ним, формирование повестки и протокола, исполнение принятых решений, создание аналитических отчетов. Управление претензиями Закрывает задачи управления взаимоотношениями с участниками претензионно-исковой работы, контроль сроков работы по претензиям и искам, согласование и автоматическую регистрация документов. Кадровые процессы Оптимизирует процесс подбора кадров, позволяет организовать прием, увольнение, перевод и назначение персонала, поддержку кадрового документооборота. Проектный документооборот Позволяет контролировать соблюдение процедур управления проектами, планировать и управлять рисками, оценивать качество и эффективность управления, вести архив проектной документации. Управление услугами Автоматизирует процессы оказания сервисных услуг, например, связанных с поддержкой ИТ-инфраструктуры или хозяйственным обеспечением. Включает управление каталогом услуг, сервисными договорами, обращениями потребителей услуг. Преимущества системы DIRECTUM Быстрый старт внешнего документооборота. DIRECTUM обеспечивает быстрый запуск и удобную работу по юридически значимому обмену с контрагентами: Готовая функциональность для встраивания обмена в процессы для пользователей всех уровней: сотрудники, руководители среднего звена, директора. Полный переход с бумажного на электронный документооборот – не нужно распечатывать документы для «живой» подписи директором, все документы согласуются в электронном виде с применением электронной подписи, в том числе в мобильных приложениях. Поддержка всех видов документов: электронные и бумажные, формализованные (счет-фактура, УПД, акт и т.д.) и неформализованные (договор, спецификация и т.д.); DIRECTUM поддерживает обмен через разных операторов: единая точка входа для работы с любым оператором возможность смены операторов настроенный роуминг с ключевыми операторами Предусмотрено надежное корпоративное локальное хранилище юридически значимых электронных документов и сканов бумажных. Производительность и масштабируемость Платформа DIRECTUM обеспечивает одновременную работу десятков тысяч пользователей и хранение более 20 000 000 документов на каждом сервере организации. Регулярные аудиты производительности распределенных систем позволяют оптимизировать загрузку и соблюсти требуемое время длительности пользовательских операций. Работа в территориально распределенной среде Система позволяет настроить сквозные процессы в холдингах и компаниях со сложной структурой. Службы взаимодействия систем предназначены для обмена данными между предприятиями холдинга, использующими разные версии системы. Интеграция с системами обмена служит для подключения контрагентов к обмену юридически значимыми электронными документами. Выделение как SQL-серверных, так и файловых хранилищ документов позволяет гибко управлять распределением нагрузки на сервера организации при доступе к документам. Импортонезависимость и импортоопережение Продукты DIRECTUM включены в единый реестр отечественного ПО при Минкомсвязи России. Система поддерживает 100% стандартов российского делопроизводства и соответствует всем требованиям безопасности в России. Разработка системы DIRECTUM 5 ведется отечественными специалистами на территории РФ. Интеграция с широким набором ПО DIRECTUM встраивается в ИТ-инфраструктуру предприятия и становится центральным элементом в работе с корпоративным контентом. Обеспечивается совместная работа ECM-системы c множеством классов корпоративных систем: Учетными системами (1С: Предприятие, SAP, Microsoft Dynamics AX и т.д.) Системами обмена документами (Synerdocs, Диадок) Офисными пакетами и приложениями (Microsoft Office, LibreOffice, Apache OpenOffice.org, МойОфис) Продуманная архитектура Система DIRECTUM построена на базе многоуровневой архитектуры. Её основными функциональными элементами являются СУБД, файловые хранилища, клиентские приложения (в т.ч. веб и мобильные), интеграционные и сервисные компоненты. Вместе они позволяют работать с неограниченными объемами данных и пользователей в распределенных структурах. Гибкие возможности адаптации В основе платформы DIRECTUM – собственный предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Он обеспечивает открытость ECM-системы для ИТ-специалистов заказчика. Многовариантность доступа Работа пользователей в DIRECTUM может осуществляться через десктоп, веб-клиент или нативные мобильные приложения. Десктоп-клиент – привычен для основной массы офисных работников. Его использование снижает порог вхождения и затраты на обучение. Веб-клиент – обеспечивает удобство удаленной работы и выполнение всех основных операций с контентом. Мобильные приложения – закрывают основные сценарии работы в ECM-системе вне офиса. Позволяют передавать данные в офлайн-режиме. Удобный быстрый ввод и обработка документов. Службы ввода обеспечивают простоту и скорость занесения документов из любых источников: со сканеров, МФУ, факсов, из файловой системы, электронной почты и т.д. Службы преобразования документов отвечают за гибкость и скорость обработки документов в форматы, принятые в качестве стандарта в компании и удобные для работы максимального количества пользователей (PDF, TIFF и т.д.), а также за извлечение из документов полезной информации (например, содержания для полнотекстового поиска). Надежное хранение документов В зависимости от объема контента и потребности в нем, используются разные типы хранилищ: Офисные документы небольшого объема, необходимые для оперативной работы, хранятся в СУБД. Медиаданные (видео), к которым необходим потоковый доступ, находятся в файловых хранилищах. Для организации долговременного архива документов используются файловые хранилища, настраивается автоматический перенос данных из оперативного SQL-хранилища в архивное. Комфорт и удобство работы Интерфейс системы DIRECTUM разработан в соответствии с рекомендациями ведущих производителей ПО и построен по принципам работы стандартных приложений. Сотрудникам проще осваивать систему благодаря привычному внешнему виду и продуманной системе обучения: доступна подробная документация, подсказки к объектам системы, обучающие видеоролики. Для наиболее частых и однотипных операций предусмотрена группировка заданий в единую управляемую папку. При развитии мобильных клиентов учитываются особенности работы пользователей с разными устройствами. Большинство компаний, независимо от размера и сферы деятельности, постоянно ищут точки повышения эффективности своих процессов. И это правильно, потому что всю деятельность необходимо организовать так, чтобы при минимальных затратах получался желаемый результат. Мало автоматизировать процессы, ими надо грамотно управлять. В первую очередь, в помощь себе компании присматривают систему управления бизнес-процессами (BPMS). Да, BPM – это концепция процессного управления, которая рассматривает бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям. Но стоит рассмотреть вопрос с другой стороны. Практически любой рабочий процесс сопровождается каким-то контентом: запись справочника, оформленное обращение, комментарий, документ и др. Потоком данных также нужно управлять, информация является неотъемлемой частью процесса. Недостаточно наладить передачу информации (workflow) между его участниками, надо принимать во внимание все составляющие бизнес-процесса. Информация является неотъемлемой частью процесса. Например, любой бизнес на рынке В2В строится на договорных отношениях. Скорость согласования договора внутри компании, своевременность оплаты услуг и контроль исполнения условий договора влияют на репутацию и качество отношений с партнерами. Оптимальный состав согласующих и четкая последовательность этапов не гарантируют оперативность выполнения задачи. Важно обеспечить доступ к сопровождающим материалам (договору, заказу, заявке на финансирование и т.д.), предоставить рецензентам удобные инструменты и интерфейс работы. Некоторые BPM-системы имеют дополнительные модули для управления контентом, в то время как для ECM и управление контентом, и управление процессами – типовая функциональность. Заказчики об этом часто забывают или вовсе не знают, потому что воспринимают ECM как синоним СЭД или подменяют понятия – используют простую аббревиатуру СУД (система управления документами). Часто ЕСМ путают с системами автоматизации учетных функций делопроизводителя и хранения электронных образов документов. ECM шире, чем просто система электронного документооборота, задача которой – работа с контентом. Список литературы: https://www.tadviser.ru/index.php/Статья_самые_популярные_СЭД/ЕМС-Системы https://www.doc-online.ru/tags/ecm/ https://ru.wikipedia.org/wiki/Управления_корпоративным_контентом Статья Ольги Орловой "ECM-система - это не только управление контентом, но и процессами" на портале Аналитика DIRECTUM Российский рынок СЭД: проблемы и перспективы развития. Мащенко И.С. Чернышева Н.В. |