Автоматизация учета продаж на предприятии ООО ТехноЛайт. Дипломная работа. 1. 1 Техникоэкономическая характеристика предметной области и предприятия 5
 Скачать 1.82 Mb.
|
|
» и предназначена для выписывания заказов (заявок), сохранения истории заказов в базе данных, и печати транспортных накладных. Программа является сетевой – т.е. с одной базой заказов в локальной сети (LAN) может работать несколько менеджеров – имеет оригинальный интерфейс. Программа позволяет создавать несколько форм транспортных накладных – в зависимости от алгоритма работы организации – от простых (доставка пиццы) до сложных (доставка железнодорожным транспортом). Программа предназначена для небольших организаций, занимающихся: размещением и продажей рекламных и информационных услуг; прокатом автомобилей; адресной транспортной доставкой; автомобильной транспортировкой грузов; железнодорожной транспортировкой грузов и т.д. В базе данных могут храниться следующие сведения о каждой заявке: номер заявки; какому менеджеру принадлежит заявка; для какого клиента выполняется заявка; из каких товаров состоит заявка и дополнительно – по каждому товару (услуге): количество товара в данной заявке; цена для товара; скидка или наценка по данному товару; масса товара; сумма: полная стоимость заявки без учета скидки (наценки); сумма: полная стоимость заявки с учетом скидки (наценки); сумма: сколько клиент уже оплатил; сумма: сколько клиент еще должен по данной заявке; статус оплаты заявки (заявка полностью оплачена, заявка вообще не оплачена и т.п.); статус непосредственно заявки (заявка оформлена но не выполнена, заявка отменена клиентом и т.п.); масса в тоннах груза для заявки; какой транспорт участвует в заявке (автомобиль, вагон и т.п.); какой водитель или сопровождающее лицо участвует в заявке; дата: физической записи заявки в базу данных; дата: когда клиент должен полностью оплатить заявку; дата: оформление заявки менеджером; дата: когда необходимо исполнить заявку; дата: когда заявка была выполнена фактически; адрес, по которому должна быть исполнена заявка; любой комментарий к заявке. По каждой заявке хранится индивидуальная история оплат с указанием полученной от клиента суммы и даты получения денег. В базе данных для каждого товара или услуги хранится следующая информация: в какую группу товаров входит товар (или услуга); единица измерения товара (шт., литры и т.п.); вид упаковки товара (палета, коробка, ящик и т.п.); название товара или услуги; код товара или услуги; артикул товара или услуги; цена для данного товара за одну единицу измерения; комментарий к товару (услуге). В базе данных для каждого клиента хранится следующая информация: дата физического внесения клиента в базу данных; ОПФ клиента (организационно–правовая форма собственности – ООО, ЗАО, ИП и т.п.); наименование организации или ФИО частного лица; телефон; факс; E–Mail; ИНН; КПП; вид участия клиента в заявке (грузоотправитель, плательщик, станция погрузки и т.п.); любой комментарий к клиенту. В базе данных для каждого адреса хранится следующая информация: город; район в городе; улица; тип адреса (фактический, юридический, пункт погрузки, пункт разгрузки и т.п.); квартира или номер офиса; почтовый индекс; любой комментарий к адресу. В настоящее время продается версия 1.0.2.196 от 9 июня 2010 г., работающая на ПК с операционной системой Microsoft Windows XP Professional. Стоимость лицензии составляет 6300 рублей. Кроме того, необходимо заказать у разработчиков отчеты, указав список полей и их вид для вывода на принтер. Стоимость отчета – в среднем около 400 рублей (НДС не облагается) [11]. Рассмотрим еще один программный продукт. Учет заказов и заявок можно произвести в программе БухСофт: Предприятие. В программе предусмотрено ведение полноценного учета заказов и заявок с возможностью создавать отчеты по заказам, что позволяет оперативно отслеживать взаиморасчеты с клиентами и повысить эффективность планирования и исполнения заказов. Программа Бухсофт: Предприятие позволяет вести полноценный учет заказов (заявок). Возможность будет полезна тем, кто часто или постоянно исполняет заказы клиентов на товары или услуги. Программа может применяться в магазинах, заказывающих для клиентов отсутствующие товары; в организациях, оказывающих услуги на заказ, например: доставка товаров, выполнение каких–либо работ, частичная отгрузка продукции в рамках заказа по мере ее изготовления, для планирования производства (или закупок товаров) на основе поступивших заявок и т.д. Программа Бухсофт: Предприятие в целях учета заказов позволяет: вести учет клиентов; вести учет заказов; вести учет товаров или услуг, поставляемых на заказ; вести учет поставщиков; вести учет состояния заказов; вести учет исполнителей (работников, ответственных за исполнение заказа); делать планирование заказов. множество иных возможностей. Главным преимуществом программы учета заказов и заявок от БухСофт является то, что заказы учитываются непосредственно в бухгалтерской программе. То есть все данные, справочники и т.д. не придется вводить дважды или переносить из программы в программу. Вся оперативная и бухгалтерская информация находится в одной программе. Впрочем при необходимости можно вести только учет заказов не используя бухгалтерские возможности программы. Программа учета заказов и заявок БухСофт может быть установлена не только на рабочих местах менеджеров, работающих непосредственно с заказами, но и на рабочем месте предпринимателя (директора), владеющего магазином или компанией, принимающей заказы, что позволит ему владеть полной информацией о количестве и качестве заказов, а также об их состоянии. По мере накопления данных можно формировать и распечатывать различные отчеты за любой период: отчеты о состоянии заказов; отчеты по клиентам; отчеты по товарам и услугам и т.д. При поступлении заявки от клиента (например, по телефону) менеджер, работающий с заказами, открывает форму Учет продаж (с видом сделки «Учет заказов») и заносит туда следующую информацию: информация о клиенте, дата заказа, название заказываемого товара или услуги, сумму оплаты за заказ. При этом программа автоматически заполняет два справочника: справочник клиентов и справочник товаров/продукции, услуг. Учет заказов предусматривает формирование двух отчетов: «Отчет по заказам» и «Планирование заказов». Оплата одной программы предполагает ведение данных одной организации на неограниченном количестве компьютеров в течение финансового года. На приобретение действующим пользователем второй и более одноименных программ (новое приобретение для иной организации или обновление на следующий календарный год) – скидка 50%. Стоимость в рублях системы Бухсофт:Предприятие зависит от количества проводок в году и при более двенадцати тысяч проводок составляет 12000 рублей [12]. Рассмотрим еще одну систему. Система учета 24com – это crm–программа для учета клиентов и заявок. Ее основные функции: ведение базы клиентов; учет входящих заявок, сделок и продаж; управление отделом продаж, контроль менеджеров по продажам; анализ эффективности рекламы; проведение рассылок по базе клиентов; формирование документов: счетов, договоров и пр. Выгоды напрямую вырастают из функциональности CRM–программы: общая для всех менеджеров база клиентов, защищенная от взломов и кражи; повышение качества работы с клиентами; увеличение производительности работы менеджеров по продажам; организация процесса привлечения новых клиентов. Программа учета 24com не требует внедрения и установки на компьютер пользователя дополнительных программ. Для работы с ней достаточно иметь доступ к интернету. 24com – первая российская CRM–система такого рода, в то время как у похожей системы из США SalesForce уже более 300 000 клиентов. Издательство «Интелбук» пользуется CRM 24com для обслуживания клиентов своего интернет–магазина, «Квинто–консалтинг» наладил работу с ВИП–клиентами, транспортная компания «Инфинити» регулярно проводит корпоративные рассылки, а ритейлер «Галерея книги» упорядочил оптовую торговлю с поставщиками. Клиентами являются успешные компании из Архангельска, Екатеринбурга, Красноярска, Москвы, Санкт–Петербурга, Челябинска и других городов России. Сколько стоит система? 2 пользователя – 1000 руб. в месяц, 5 пользователей – 3000 руб. в месяц [13]. Описание рассмотренных программы «Учет Заказов 1.0» и «Бухсофт: Предприятие» не содержит технической информации, а именно нет сведений об используемой базе данных, среде разработки. Для использования системы 24com необходим постоянный доступ к Интернет. Данная система достаточно дорогостоящая и не предусматривает создание копий на ПК пользователей, что является существенным недостатком. Кроме того, рассмотренные программы не учитывают особенности деятельности предприятия, например, принципов работы по ценам и формирования тарифных планов по услугам. Если появится необходимость в доработке системы, то могут возникнуть проблемы, так как нет сведений о разработчике системы и не гарантируется ее поддержка после финансового года работы. Таким образом, использование рассмотренных систем не позволит в полной мере использовать их на предприятии ООО «ТехноЛайт». 1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи. Для разрешения путем автоматизации выбрана следующая проблема: «Низкое качество и несвоевременность предоставления отчетности и аналитической информации». При использовании традиционных (ручных) методов большая часть времени тратится не только на заполнение необходимых документов, но и на поиск необходимых данных. Очень актуальна и проблема уменьшения числа ошибок, возникающих при заполнении документов. Еще раз отметим, что выполнение вышеперечисленных задач традиционным методом имеет, прежде всего, тот недостаток, что занимает большое количество рабочего времени специалиста, не позволяет более полно реализовать его творческий потенциал. К существенным недостаткам традиционного метода относится также неудобство поиска необходимой информации из–за хранения ее на бумажных носителях. Поиск необходимых данных, используемых не ежедневно, сопряжен с большими потерями времени, особенно при неэффективной организации оформления и хранения документов. Решение данной проблемы возможно только при автоматизации процессов учета предоставленных клиентам услуг. В таблице 4 перечислены проблемные ситуации и способы их разрешения. Таблица 4 – Проблемные ситуации и способы их разрешения
Таким образом, решение данной проблемной ситуации позволит решить (хотя бы и отчасти) ряд других проблем: – повышение достоверности информации; – улучшение документооборота. Известны четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям и комплексная автоматизация. При кусочной (хаотичной) автоматизации предприятие приобретает без выработки конкретного стратегического плана отдельные фрагменты информационной системы, которые не всегда соответствуют потребностям предприятия. Дальнейшее развитие информационной системы предприятия связано с новыми затратами для приобретения других частей ИС или для изменения стратегии автоматизации. Преимуществом является незначительные единовременные денежные вложения. Стратегия автоматизации по участкам предполагает автоматизацию отдельных структурных участков, которые объединены по набору выполняемых функций. Этот способ автоматизации может быть выбран при условии, если существуют участки, где применение ИС дает существенный экономический эффект, например, за счет сокращения персонала или увеличения производительности труда. Стратегия автоматизации по направлениям предполагает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия. В этом случае на предприятии осуществляется полная автоматизация работы, например, кадровой службы, торгового отдела, бухгалтерии или склада. Такой подход к автоматизации вполне приемлем, и в дальнейшем интеграция уже автоматизированных направлений в рамках всего предприятия не будет связана с серьезными проблемами. Комплексная автоматизация достаточно трудоемка и связана со значительными финансовыми затратами. Комплексную автоматизацию желательно осуществлять при образовании нового предприятия. В качестве стратегии автоматизации ООО «ТехноЛайт» будет выбрана стратегия автоматизации по направлениям, а именно направлением будет являться работа с договорами заказчика как основным источником получения денежных средств. 1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи. В результате анализа структуры управления предприятием было установлено следующее: 1) четко просматривается три уровня управления: высший, средний, оперативный. Между этими уровнями соответствующим образом распределены функции управления; 2) сфера управления предприятием разделена на функциональные области, каждая из которых представляет собой совокупность процессов; 3) организационно–управленческая и функциональная структуры предприятия соответствуют друг другу. На основании вышеуказанного можно сделать вывод, что предприятие в основном удовлетворяет требованиям, предъявляемым при разработке ИС. Целесообразным изменением является расширение отдела автоматизации, чтобы ускорить решение вопросов разработки, внедрения и обслуживания автоматизированной системы. Существуют три способа приобретения ИС: покупка готового программного продукта; покупка готовой ИС с необходимой доработкой и разработка собственной ИС. Для покупки готового программного продукта требуются значительные денежные средства. Причем обычно кроме покупки готовой ИС нужны и лицензии для пользователей. Выбор готового продукта из числа имеющихся на рынке довольно сложен и возможно принятие неверного решения. В готовой ИС могут отсутствовать функции, которые необходимы пользователям. Также не исключено наличие функций, которые не нужны в компании. Если для готовой ИС возможна и предприятие желает внести изменения в имеющийся набор функций, то необходима доработка, то стоимость системы будет увеличена на сумму денежных средств, требуемых для ее доработки. Кроме того, приобретенная система не сможет быть использована сразу после покупки, и потребуется дополнительное время для ввода ее в эксплуатацию. Но при доработке системы ее использование будет более эффективным, так как будут учтены требования пользователей и специфика предприятия. Если руководство компании стремится к ее развитию, то разработка собственной ИС становится необходимым условием для компании. Разработка программного продукта позволит учесть специфику компании, требования пользователей и обеспечить их всей необходимой функциональностью. Также компания будет обладать исходным текстом системы, в который могут вноситься изменения. 1.4. Обоснование проектных решений. 1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению. Под техническим обеспечением ИС понимается комплекс технических средств, обеспечивающих эффективное функционирование ИС. Основной задачей разработки технического обеспечения является выбор соответствующей конфигурации технических средств, обеспечивающих не только эффективное функционирование ИС, но и его дальнейшее развитие. ИС должна обеспечивать хранение всей введенной информации и обеспечивать доступ к ней с ПК, включенных в локальную вычислительную сеть (ЛВС) предприятия. На ПК должна быть установлена операционная система WINDOWS XP, WINDOWS VISTA или WINDOWS 7. Для работы ИС необходима установка на ПК пакета Microsoft Access. Требования к компьютеру для разработки БД в среде Access аналогичны требованиям для установки пакета Microsoft Office. Минимальные требования перечислены в таблице 5. Таблица 5 – Требования к ПК
|