Автоматизация учета продаж на предприятии ООО ТехноЛайт. Дипломная работа. 1. 1 Техникоэкономическая характеристика предметной области и предприятия 5
 Скачать 1.82 Mb.
|
|
Приведем макеты входных форм. На рис. 10 приведена форма для ввода клиентов. Около каждого поля дано его описание.  Рисунок 10 - Форма для ввода клиентов На рис. 11 приведена форма для ввода цен.  Рисунок 11 - Форма для цен На рис. 12 приведена форма для ввода товаров.  Рисунок 12 - Форма для товаров На рис. 13 приведена форма для того, чтобы можно было формировать список товаров по ценам.  Рисунок 13 - Форма для товаров по ценам На рис. 14 приведена форма для ввода договоров по ценам и для ввода сумм оплаты по договорам. Форма ввода по договорам содержит две подчиненные формы.  Рисунок 14 - Форма для договоров по ценам На рис. 15 приведена форма для ввода договоров по товарам и для ввода сумм оплаты по договорам. Форма ввода по договорам содержит две подчиненные формы.  Рисунок 15 - Форма для договоров по товарам 2.2.4 Характеристика результатной информации Выходная информация - это информация, поступающая из одной системы управления в другую. Одна и та же информация может являться входной для одного подразделения как ее потребителя, и выходной - для подразделения, ее вырабатывающего. При этом форма представления информации может быть текстовой (алфавитно-цифровой) и графической, а физическим носителем информации - бумага, магнитный диск, изображение на мониторе. Результатной информацией являются экранные формы и выходные документы для просмотра и для печати. Пользователями результатной информации могут быть бухгалтеры и руководящие сотрудники ООО «Технолайт», использующие выходную информацию для получения итогов работы и для определения стратегии управления предприятием. Выходными формами являются отчеты. На рис. 16 приведен макет отчета «Количество договоров по клиентам».  Рисунок 16 - Макет отчета «Количество договоров по клиентам» На рис. 17 приведен макет отчета «Количество товаров».  Рисунок 17 - Макет отчета «Количество товаров» На рис. 18 приведен макет отчета «Оплаты клиентов за период».  Рисунок 18 - Макет отчета «Оплаты клиентов за период» На рис. 19 приведен макет отчета «Суммы по клиентам».  Рисунок 19 - Макет отчета «Суммы по клиентам» На рис. 20 приведен макет отчета «Суммы по ценам».  Рисунок 20 - Макет отчета «Суммы по ценам» На рис. 21 приведен макет отчета «Товары, не пользующиеся спросом».  Рисунок 21 - Макет отчета «Товары, не пользующиеся спросом» На рис. 22 приведен макет отчета «Финансовые итоги по дням».  Рисунок 22 - Макет отчета «Финансовые итоги по дням» 2.2.5 Формализация расчётов показателей Информация о работе предприятия хранится в таблицах, и использовать ее можно, используя SQL-запросы. Запросы к таблицам могут иметь параметры, которыми являются даты начала и окончания временного интервала, интересующего пользователя. Запросы создаются пользователем для выборки необходимых ему данных из одной или нескольких связанных таблиц и представления выбранных данных также в виде таблицы. Запрос может формироваться двумя способами: - с помощью запросов по образцу — QBE (Query By Example); - с помощью инструкций языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language), т.е. специализированного языка, предназначенного для организации запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных. Практически все типы запросов в Access можно создать визуально. Исключение составляют сквозные запросы (SQL-pass-through), т.е. запросы из других приложений, запросы на изменение структуры данных и запросы объединения. Визуально можно построить запросы добавления, удаления, обновления и создания таблиц. Отметим также, что одной из наиболее сильных сторон Access являются фильтры, которые строятся с помощью запросов или посредством установки критериев. Для облегчения этой задачи используют параметрические запросы. В Access имеется несколько видов запросов: - запрос на выборку, т.е. выбирающий данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. В результате получают таблицу, существующую до закрытия запроса. Таблицу с результатами запроса можно использовать для работы с данными таблиц, на которых построен запрос; - запрос на создание таблицы, основанный на запросе на выборку, но в отличие от последнего результат этого запроса сохраняется в новой таблице; - запросы на обновление, добавление, удаление, являющиеся запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах. В таблице 8 приведено формализованное описание входных показателей. Таблица 8 - Описание входных показателей
В таблице 9 приведено формализованное описание результатных показателей. Таблица 9 - Описание результатных показателей
Продолжение таблицы 9
2.3 Программное обеспечение системы документооборота 2.3.1 Общие положения. Функции системы документооборота Access — это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов. Access — мощное приложение Windows для работы с базами данных — вероятно, лучший программный продукт для конечных пользователей и разработчиков, который когда-либо был написан. Microsoft Access органично сочетает производительность СУБД с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта — детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением Windows 98, Windows Me, Windows XP, Windows 2000 или Windows NT, Windows Vista, Windows 7, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и сохранить его как отчет. С помощью объектов OLE(Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) в Windows и компонентах Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint и Outlook) можно расширить возможности Access по включению доступных для просмотра объектов из этих продуктов Microsoft без необходимости копировать содержимое и затем вставлять его в Access. Данная возможность позволяет работать с реальными данными, уже включенными в эти продукты, без необходимости дублировать информацию. Используя OLE, можно фактически изменять информацию в объектах из других программ (Word, Excel и т.д.), лежащих в основе форм Access. При всем этом Access — не просто СУБД. Как система управления реляционными базами данных (СУРБД), Access позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных (даже связанных таблиц из других баз данных) для создания новой таблицы. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Рассмотрим возможности Access на всех уровнях иерархии. На нижнем уровне расположены объекты; они дают конечному пользователю возможность с легкостью создавать таблицы, запросы, формы и отчеты. С помощью выражений можно осуществлять простую обработку данных для проверки их правильного ввода, поддержки бизнес-правил или для отображения числа с символом денежной единицы. Макросы позволяют осуществлять автоматизацию, не прибегая к программированию, однако необходимо принять во внимание, что код VBA (Visual Basic for Applications) позволяет пользователю программировать более сложные процессы. И наконец, используя Windows API (Application Programming Interface — программный интерфейс приложения), с помощью которого осуществляются обращения к функциям или библиотекам динамических связей (DLL — Dynamic Link Libraries), написанных на других языках, таких как C, Java или Visual Basic, используя существующие функции, встроенные в Windows или другие приложения, программист может написать интерфейс для других программ и источников данных. Access представляет собой настоящую систему управления реляционными базами данных. Она позволяет построить систему, содержащую множество таблиц, хранящихся в едином контейнере. После создания таблиц их можно связать вместе для отображения информации из нескольких таблиц в едином общем виде. Упрощенно это означает, что при создании и хранении информации не требуется дублирование данных в каждой конкретной таблице. Access представляет собой настоящую СУРБД и поддерживает первичные и внешние ключи, что обеспечивает целостность данных на уровне ядра (это предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод, независимо от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе Текстовый (Text), Числовой (Number), Счетчик (AutoNumber), Денежный (Currency), Дата/время (Data/Time), Поле MEMO (Memo), Логический (Yes/No), Гиперссылка (Hyperlink) и Поле объекта OLE (OLE object). Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений. Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. Access поддерживает ODBC (Open Database Connectivity), что позволяет подключаться к базам данных множества различных форматов, таких как SQL Server, Oracle, Sybase и даже DB/2 фирмы IBM для больших ЭВМ. Система Access поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп. Таким образом, служебные функции, связанные с контролем правильности вводимой информации и допустимости формата данных возложены на СУБД и реализуются за счет связей между таблицами и индексов. Функции, непосредственно определяющие работу с данными, реализованы с помощью системы меню. В таблице 10 приведен сценарий диалога с пользователем. Таблица 10 - Сценарий диалога с пользователем
|