Автоматизация учета продаж на предприятии ООО ТехноЛайт. Дипломная работа. 1. 1 Техникоэкономическая характеристика предметной области и предприятия 5
 Скачать 1.82 Mb.
|
СодержаниеВведение 3 I Аналитическая часть 5 1.1 Технико–экономическая характеристика предметной области и предприятия 5 1.1.1. Технико–экономическая характеристика предметной области и предприятия. 5 1.1.2 Организационная структура управления предприятием 7 1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия 9 1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 14 1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов 14 1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач 17 1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации. 23 1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи. 23 1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи. 29 1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи. 31 1.4. Обоснование проектных решений. 33 1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению. 33 1.4.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению. 34 1.4.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению. 36 1.5. Выводы 38 II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 41 2.1 Разработка проекта автоматизации 41 2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации документооборота 41 2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 44 2.2 Информационное обеспечение задачи 46 2.2.1 Информационная модель и её описание 46 2.2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования 50 2.2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации 54 2.2.4 Характеристика результатной информации 58 2.2.5 Формализация расчётов показателей 62 2.3 Программное обеспечение системы документооборота 64 2.3.1 Общие положения. Функции системы документооборота 64 2.3.2 Характеристика базы данных 68 2.3.3 Структурная схема системы. Дерево вызова программных модулей 71 2.3.4 Описание программных модулей 73 2.4 Технологическое обеспечение задачи 74 2.4.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации 74 2.4.2 Схемы технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации 75 2.5 Контрольный пример реализации проекта и его описание 77 III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА 91 3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности 91 3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта 92 Заключение 107 Список литературы 109 Введение Современные информационные технологии внедряются сегодня во все сферы жизнедеятельности человека. Особенно тесно они переплетаются с различными системами управления, как на уровне отдельных организаций, так и на уровне целых ведомств и государственных структур. Анализ систем управления большими и сложными системами осуществляется, как правило, с позиций системного подхода. Системный подход позволяет упорядочить исходную информацию о сложной системе, дает возможность осуществить решение задач управления сложными по отношению к интеллектуальным возможностями человека объектами. Широкое внедрение ИС — объективная необходимость, обусловленная усложнением задач управления, повышением объемов информации, которые необходимо перерабатывать в системе управления. В силу специфики и сложности процесс создания ИС во многом пока не формализован и часто по одним и тем же вопросам имеются в литературе разные точки зрения. Создание ИС — это не только и не столько решение задач на ЭВМ, это внедрение принципиально нового подхода к совершенствованию системы управления предприятием. Трудности, если они возникают, должны решаться за счет усложнения работы ЭВМ. Главная цель ИС — улучшение качества управления предприятием для производства высококачественной продукции и услуг, пользующихся спросом на рынке сбыта, с целью получения максимальной прибыли в существующих на данный момент условиях рыночной экономики. Для выполнения цели работы необходимо выполнить следующие задачи: изучить предметную область, выбрать бизнес-процессы, подлежащие автоматизации, выбрать среду разработки и в конечном итоге разработать клиентское приложение, автоматизирующее выбранные задачи. Исключительно важным является этап предпроектного обследования предприятия, основной частью которого является диагностический анализ системы управления, при подготовке его к комплексной автоматизации. Совершенствование организационной структуры должно позволить использовать современные программно-целевые методы планирования и управления с расширением инициативы и самостоятельности отдельных подразделений предприятия. Для унификации механизмов поиска данных содержимое набора данных сохраняется в стандартной форме. Речь идет о табличной форме, причем каждая запись данных (блок данных) представляет собой отдельную строку таблицы. Итак, набор данных состоит из записей, а каждая запись данных – из отдельных полей. Структура всех записей базы одинакова: все они имеют одну и ту же последовательность полей, но содержимое полей у каждой записи своё. В настоящем дипломном проекте рассматриваются вопросы изучения и анализа системы управления компании ООО «Технолайт». I Аналитическая часть 1.1 Технико–экономическая характеристика предметной области и предприятия 1.1.1. Технико–экономическая характеристика предметной области и предприятия. Группа компаний «Технолайт» работает на рынке светотехники с 1993 года, является дистрибьютором крупнейшего европейского производителя – бельгийской компании MASSIVE и эксклюзивным дистрибьютором по России и странам СНГ австрийской компании GLOBO и итальянской компании ARTE LAMP. За эти годы компания стала профессиональной командой, работающей на рынке освещения и занимающей лидирующие позиции. Командой, способной на создание, профессиональную организацию, эффективное обслуживание и сервис любого серьёзного проекта в области продаж светильников. «Технолайт» обеспечивает клиентов организацией бизнеса под ключ. Всё это благодаря опыту, накопленному сотрудниками компании. Это профессионализм, знания, эффективность в работе и ответственность за результат. ООО «Технолайт» создана мощная структура продвижения продуктов (фабрик), представляемых на российском рынке, основой которой являются клиенты, находящиеся практически во всех городах России от Петропавловска–Камчатского до Калининграда, от Норильска до Владикавказа. ООО «Технолайт» присутствует во всех сегментах рынка от относительно нового и быстро растущего сетевого DIY до классического магазина света. Для расчета основных показателей финансовых результатов используются данные сводного баланса и отчета о прибылях и убытках (Приложение 1). Таблица 1 – Анализ финансовых результатов
Рентабельность продаж показывает прибыль на единицу реализованной продукции. Таким образом, на каждую единицу реализованной продукции на ООО «Технолайт» приходится на начало 2010 года 0,14 единиц прибыли и на конец года эта величина не изменяется. Прибыль от реализации на 1 руб. затрат по расчетам составляет на начало 2010 года – 19,95%, а на конец года данный показатель практически не меняется – 19,62%. Что свидетельствует о том, что с каждого рубля выручки ООО «Технолайт» получило 0,19 коп. прибыли. Рентабельность совокупного капитала показывает эффективность использования капитала. Рентабельности собственного в 2010 году снизилась на 4,1%, т.е снижается эффективность использования капитала организации. Доходность активов показывает отношение чистой прибыли к совокупным активам организации. На исследуемом предприятии в 2010 году она составляет 20,65%, что на 29,55% больше чем в 2010 году. Это объясняется большими перепадами прибыли предприятия, так как активы ООО «Технолайт» в исследуемом периоде меняются незначительно. Таким образом, при общей оценке состояния организации используются показатели финансовых результатов: выручка от реализации, балансовая прибыль, чистая прибыль. Они характеризуют абсолютную эффективность хозяйствования организации. Наряду с абсолютными показателями рассчитываются коэффициенты, показывающие относительную эффективность хозяйствования – показатели рентабельности. В общем случае показатели рентабельности представляют собой отношение прибыли к тем или иным средствам, участвующим в получении данной прибыли или к выручке от реализации. 1.1.2 Организационная структура управления предприятием Для анализа структуры любой сложной системы (а система «предприятие» является таковой) целесообразно использовать методологию системного анализа, которая предполагает производить декомпозицию системы, то есть разделение целого на части с сохранением признака подчиненности, принадлежности.  Рисунок 1 – Организационная структура ООО «ТехноЛайт» Основной задачей предприятия является получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов коллектива и собственников предприятия. В аппарат управления входят генеральный директор, его заместители, главный инженер и главный бухгалтер. Юридическая служба предприятия представлена ведущим специалистом и его помощником, в обязанности которых входит юридическая экспертиза всех заключаемых предприятием договоров, работа по претензиям, арбитражные споры, взыскание кредиторской задолженности, работа с налоговым законодательством и т.д. Бухгалтерская служба состоит из главного бухгалтера, его заместителя, 4 бухгалтеров и старшего кассира, в обязанности бухгалтерии входит организация и ведение бухгалтерского учета на предприятии, осуществление контроля за сохранностью денежных средств и другого имущества предприятия, правильное исчисление и своевременная уплата налогов, анализ основных показателей работы предприятия. Поступление товара и оптовую реализацию товаров обеспечивает и контролирует отдел материально–технического снабжения и отдел продаж, который состоит из 18 человек. Поступление товара, отпуск его оптовым покупателям осуществляется со склада предприятия, штат которого состоит из старшего кладовщика, штата кладовщиков работающих каждый в своем направлении, а также бригады грузчиков из 5 человек. Так же организация имеет свой парк автомашин, деятельностью которых занимается ремонтно–механический отдел численностью 5 штатных единиц. 1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия В таблице 2 представлены функциональные области программной и технической архитектуры ИС предприятия ООО «Технолайт», выделенные по вышеуказанным принципам организационной структуры, и процессы в них протекающие. Таблица 2 – Функциональные области и процессы, в них протекающие
Продолжение таблицы 2
Схема программной архитектуры представлена на рисунке 2.  Рисунок 2 – Схема программной архитектуры  Рисунок 3 - Схема аппаратной архитектуры В качестве антивирусного средства для защиты от вредоносных программ используется антивирусное ядро от «Лаборатории Касперского». Это единственное на рынке решение, позволяющее выполнять очистку почтового и Интернет-трафика на проводной скорости, в прозрачном для пользователя режиме. При этом eSafe крайне нетребователен к аппаратным ресурсам и легко масштабируется от уровня небольшого предприятия до ISP, обслуживающего сотни тысяч абонентов. Сканирование web и почтового трафика осуществляется при помощи следующих решений: Антиспам. Блокирование спама при помощи уникальной системы защиты – Dual Engine Protection; Проактивная защита от вирусов. Эффективная защита в режиме реального времени от всех видов вирусов; Защита от шпионских программ. Многоуровневая система защиты от всех видов шпионских программ; Фильтрация приложений. Адресное блокирование коммуникаций IM, P2P, неавторизованного туннелирования; URL-фильтрация. Предотвращение доступа к нежелательным сайтам или к сайтам с нежелательным контентом; Блокирование анонимных прокси. Проактивная блокировка анонимайзеров и анонимных прокси. 1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов Информационная система должна решать множество задач. Состав задач должен определяться таким образом, чтобы достигалась главная цель создания информационной системы. Состав задач считается полным, если, получив решение всех задач, составляющих информационной системы, мы автоматически достигаем цели. В данной задаче ведутся справочники абонентов, телефонов абонентов, услуг и т.д. Входами для данной задачи являются: данные, поступающие от сотрудников по результатам работы с клиентами. Выходными документами являются данные в бухгалтерию, экономический отдел, а также, экранные и печатные формы различного вида. В данной задаче используются следующие таблицы базы данных: таблицы нормативно–справочной информации: – Справочник юридических и физических лиц; – Справочник услуг; – Справочник тарифных планов. таблицы оперативной информации: – договоры с заказчиками; – бухгалтерские документы об оплате. Результаты работы данной задачи используются для решения и реализации всех остальных задач информационной системы, схема бизнес–процессов представлена на рис. 4.  Рисунок 4 – Схема бизнес – процессов Комплекс технических средств, связанных единым технологическим процессом преобразования информации в ИС, образует техническое обеспечение системы. Комплекс технических средств должен обеспечивать сбор, передачу, хранение, обработку и выдачу всей необходимой производимой информации для всех подразделений предприятия, охватываемых автоматизированной системой, по всему перечню решаемых системой задач управления предприятием; при этом должно быть обеспечено эффективное, в соответствии с определенными экономическими критериями, функционирование ИС. В комплекс технических средств состоит из взаимодействующих вычислительных средств локальных подсистем и АPМ. Комплекс технических средств ИС должен: – осуществлять распределенную обработку информации на разных уровнях управления за счет организации, иерархической многомашинной структуры; – обеспечивать эффективное использование автоматизированных рабочих мест специалистов, устройств сбора и передачи информации с целью сокращения затрат и повышения оперативности обработки информации; – обладать надежностью, достаточной для эффективного функционирования ИС с заданным регламентом и получения требуемой достоверности результатов решения задач. Организационная структура должна быть построена таким образом, чтобы обеспечивать: 1) Техническую, информационную и программную совместимость компонентов ИС. 2) Организационную совместимость, то есть обеспечивать взаимодействие между автоматизированной и неавтоматизированной частями. 3) Координацию взаимодействия функциональных подсистем. Группа проектирования и программирования должна обеспечивать выполнение следующих функций: проектирование ИС на всех этапах; поддержание ИС в работоспособном состоянии посредством своевременного добавления и обновления необходимых элементов в процессе функционирования. Основные задачи группы внедрения и эксплуатации: обеспечение внедрения в промышленную эксплуатацию функциональных подсистем и АРМ ИС; обеспечение бесперебойного функционирования ИС, то есть поддержка баз данных, ввод первичной информации и прохождения задач на ЭВМ; сбор для группы проектирования и программирования информации о процессе функционирования, то есть регистрация всех возникающих неординарных ситуаций и сбоев в процессе функционирования ИС. Группа технического обслуживания несет ответственность за исправность работы сложного многомашинного комплекса, обеспечивающего выполнение функциональных задач ИС. На рис. 5 показана диаграмма IDEF0, созданная с помощью пакета BPWin 2.5 и показывающая проходящие на предприятии процессы «как есть».  Рисунок 5 – Диаграмма «как есть» 1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач После ознакомления клиентов с прайс листом и выбора необходимых товаров клиент заключает договор на поставку товаров или договор купли продажи. После подписания договора заказчиком и директором фирмы клиент вносит в кассу или на расчетный счет предоплату или полностью оплачивает договор. Затем копию договора получает менеджер, который должен определить исполнителя заявок по договору. После получения заказа исполнитель должен договориться с заказчиком о времени выполнения заявки или (если возможно без посещения клиента) сообщить заказчику о ее выполнении. Затем исполнитель должен отчитаться в компании менеджеру о выполнении заявки или сообщить о возникших проблемах. Менеджер должен отметить в договоре его выполнение или назначить другого исполнителя или сообщить заказчику о невозможности выполнения заказа. Копия договора также поступает в бухгалтерию предприятия для внесения информации в бухгалтерскую отчетность. Менеджер предприятия после выполнения заявки по договорам также должен сообщить о выполнении заявки по договору исполнителем, который занимался работами по данному договору. Для выполнения цели проектирования необходимо провести декомпозицию решаемых на предприятии задач и выбрать те из них, которые необходимо автоматизировать. Автоматизации подлежит комплекс задач, связанных с заключением договоров, а именно: ввод данных о клиентах; ввод данных о товарах и услугах компании; ввод данных о ценах; ввод данных о формировании цены с учетом имеющихся услуг; ввод данных о договорах клиентов; ввод данных об оплатах по договорам; получение бухгалтерской и аналитической отчетности. Для решения комплекса задач будут разработаны таблицы и другие объекты базы данных. Итогом решения комплекса задач будет получение выходных экранных и печатных форм, которые должны повысить эффективность управленческих решений. Результатами автоматизации учета могут пользоваться: бухгалтерия предприятия, экономический отдел, отдел по работе с клиентами и административно–управленческий персонал. На рис. 6 показана диаграмма IDEF0, созданная с помощью пакета BPWin 2.5 и показывающая проходящие на предприятии процессы «как должно быть».  Рисунок 6 – Диаграмма «как должно быть» 2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи. Любая информационная система в зависимости от ее назначения имеет дело с той или иной частью реального мира, которую принято называть предметной областью системы. Исследование предметной области является необходимым начальным этапом разработки информационной системы. Именно на этом этапе определяются информационные потребности всей совокупности пользователей будущей системы, которые в свою очередь, предопределяют содержание ее базы данных. Предметная область (ПО) информационной системы – это некоторая совокупность реальных объектов, которые представляют интерес для пользователей. Каждый объект обладает определенным набором свойств (атрибутов). В процессе анализа предметной области решается следующая задача: выделение объектов или явлений предметной области. В нашем случае можно выделить следующие объекты предметной области рассматриваемой задачи: клиенты; товар, услуга; договор; оплата. Информационная база является внутримашинной частью информационного обеспечения, на основе которой достигается информационная интеграция задач, входящих в состав ИС. Информационное обеспечение строится таким образом, что обеспечивает: 1) Поддержание динамической информационной модели объекта, отражающей состояние объекта в любой момент времени. 2) Достоверность такой модели. 3) Организацию эффективной системы документооборота. 4) Одноразовую регистрацию и однократный ввод данных и их многократное и многоцелевое использование. 5) Ввод и накопление в информационной базе данных с минимальным дублированием. 6) Высокую эффективность методов и средств сбора, хранения, накопления, поиска и выдачи данных. 7) Простоту и удобство доступа к данным информационной базы. 8) Развитие информационного обеспечения путем наращивания данных и организации новых связей, проектирование новых методов и способов обработки информации. 9) Регламентацию доступа к данным с различным уровнем доступа. Результатом выполнения вышеуказанных требований является методическое единство информационной системы; совместимость элементов ИС; унификация и структуризация форм обмена информацией, включая унификацию и сокращение числа форм входных и выходных документов; интеграция обработки данных. Рассмотрим схему документооборота, которая на текущий момент имеется на предприятии ООО «ТехноЛайт» (рис. 7).  Рисунок 7 – Схема: «  » документооборота;«  » информационного потока.В таблице 3 приведены параметры документооборота. Таблица 3 – Параметры документооборота (движение одного договора с заказчиком)
Продолжение таблицы 3
В связи с тем, что договор повторно возвращается отделы, связанные с исполнением по нему заявок или после оплаты, то время его движения внутри предприятия составит порядка 7.5 часа. После автоматизации учета данное время сократится, так как внесение информации при помощи клиентского приложения позволит избежать ошибок, уменьшит время поиска нужного договора и сократит время для получения отчетности. 1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации. 1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи. На рынке представлено множество систем, автоматизирующих функции учета заявок. Например 1с, Metro C&C, Инфо–Бухгалтер, к сожалению эти программные комплексы или дорогостоящие, или в них находится много лишней информации. Анализ существующих разработок является важным этапом в процессе формирования и принятия решений. Чем точнее сформулированы и определены цели системы, тем легче выбрать средства их достижения. Под целью понимается информационный образ желаемого состояния или результата деятельности. Рассмотрим подробно наиболее подходящие по функциям программные продукты, которые могут автоматизировать учет продаж, в качестве которых выступают цены и товары. Одна из систем называется «Учет Заказов 1.0 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||