экзамен. 1. Документ и его функции
 Скачать 0.59 Mb.
|
|
Фиксация фактов. Предполагается, что фиксировать факты нужно при свидетелях. Нужно это для обеспечения достоверности, подтверждения, что факт действительно имел место быть. Принятие ключевых решений. Часто на базе актов принимаются различные решения. Эти решения иногда оспариваются через суд. Оспаривание может производиться на основании того, что акт был заключен без свидетелей. А потому документ обязательно нужно составлять в присутствии нескольких лиц. Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить. Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков. Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях: Прием-сдача ценностей и документов. Инвентаризация. Расследование ЧП. Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах. 28. Протокол. Протокол — это документ, который фиксирует деятельность коллегиальных органов комитета или министерства. Протоколы являются одними из главных управленческих документов. Они включены в состав единой унифицированной системы, которая отвечает за порядок ведения организационно-распорядительных бумаг на предприятии. Протокол — это документ, где фиксируются ответы на все вопросы, разбор которых проходил на конференции, заседании или собрании. Здесь записываются принятые решения. Важно помнить и знать, что на любом предприятии есть документация, которая называется протоколом, но она не попадает под стандартное определение. При сотрудничестве с посредниками и партнёрами оформляются протоколы, связанные с намерениями, разногласиями и согласованиями. Во время собрания акционеров и инвесторов также составляют документ с указанием счётной комиссии. Ход обсуждения и решения вопросов должен фиксироваться в определённой последовательности. В документации отражаются результаты после собрания, совещания, конференции или заседания коллегиальных органов. Протоколы бывают общественного порядка и договорного типа. Ко второму виду относятся согласования цен и разногласия. Бланк общественного порядка — это фиксации дорожно-транспортных происшествий, заключений санитарного инспектора и т. д. Протоколирование в обязательном порядке осуществляется при проведении: конференций коллегий; семинаров федеральных органов исполнительной власти; собраний трудового коллектива, акционеров; заседаний совета директоров. В процессе заседания на выбранный носитель делается запись собрания. Это могут быть стенограммы или диктофон. Нередко к заседаниям готовят тексты докладов, публичных выступлений, справки, проекты по решениям, важные вопросы. В протоколе нужно отобразить всю информацию, которая рассматривается участниками. Правила составления и порядок оформления документации проверяет секретарь. Он отвечает за подготовку и хранение протокола. На предприятиях могут назначать должностное лицо, которое берёт на себя все обязательства. Реквизиты документа: полное название организации; наименование документа; регистрационный номер и дата его выдачи; место издания и составления протокола; подробное описание хода заседания; подпись каждого участника. 29. Устав организации и основные требования к его содержанию и оформлению. Копия устава ООО подаётся хранится в регитсрирующем органе (ФНС). В данном случае обязательно исполнить все требования о содержании документа, установленные ГК РФ (ст. 52, 54, 65.3, 66.3, 89), ФЗ от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" (ст.5), Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 4, 12, 32). Устав должен включать в себя следующие сведения: Название. В обязательном порядке указывается полное название ООО. Словосочетание «Общество с ограниченной ответственностью» и сокращенное обозначение «ООО» указываются только на русском языке. При выборе названия запрещено прибегать к названиям политических партий и госорганов. Нельзя использовать торговые марки и наименования, прошедшие в установленном порядке регистрацию. Об избрании руководителя ООО (директора или управляющего). Величина уставного капитала. Он образован из номинальной стоимости долей учредителей, выражается лишь в рублях. Уставный капитал не может быть меньше 10 тыс. рублей, верхний предел не установлен. Сведения ооб адресе, где будет зарегистрировано юридическое лицо. Согласно п. 2 ст. 54 ГК РФ можно (а по нашему мнению даже нужно) указывать адрес вплоть до населенного пункта (т.е. без указания юлицы, дома и т.д.). В адльнейшем при смене адреса в перделах населённого пункта вы сможете не вносить изменения в Устав. Данные о единоличном исполнительном орагне или о коллегиальном исполнительном органе (совете директоров и т.д.) и вопросы, находящиеся в их ведении. Сведения об общем собрании учредителей, функции руководящего органа компании. Законом установлено, что именно общее собрание может решать основные вопросы общества: внесение поправок в Устав, величина капитала, разделение доходов компании за год, избрание ревизоров или ревизионной комиссии, изучение вопроса ликвидации или реорганизации. Информация о ревизоре или ревизионной комиссии общества. Создавать комиссию совсем не обязательно, если учредителей не более 15 человек. В данном случае функции комиссии могут выполнять аудиторы. Перечень прав учредителей (изучение официальных бумаг и деятельности, участие в распределении доходов и в управлении организацией, способ передачи долей участников, выход из ООО и получении доли имущества при ликвидации ООО, передача доли в качестве гарантии). Функции участников (сведения о сохранении в тайне конфиденциальной информации, об участии в обязательных собраниях, о действиях только лишь в интересах ООО и другие обязанности, которые предусмотрены законодательством). Выход из ООО участников, передача долей в уставном капитале. Вопросы относительно составления документов и о разглашении данных для иных лиц. В Уставе могут быть положения, запреты, на указание которых нет на уровне законодательства: об особом порядке распределения доходов, о способе внесения в уставной капитал доли. Можно добавить способ, подтверждающий принятие собранием решения и состав участников, которые находятся на нем. 30. Положение как организационный документ. Оформление Положения. Положение – это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами. В коммерческой организации могут действовать несколько видов положений: Положение об организации; положения о структурных подразделениях, например Положение о бухгалтерии или Положение об отделе кадров; положения, определяющие деятельность комиссии или группы, например Положение об экспертной архивной комиссии; положения, регламентирующие работу должностных лиц, например Положение о генеральном директоре; положения, регулирующие организационные отношения по какому-либо конкретному вопросу, например Положение об аттестации работников или положение о работе с заявлениями и претензиями физических лиц. Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя. Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях. Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно. Самый простой пример: отдел хочет сдать в архив неоформленные документы – в скоросшивателях или вовсе россыпью. Документы не отсортированы и неизвестно, к каким делам они относятся. Начальник отдела настаивает на том, что разбирать эти документы и формировать их в дела должен секретарь. Секретарь же, открыв Положение об архиве, обращает внимание начальника на то, что в архив принимаются документы, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это внутрикорпоративный закон, и с ним приходится считаться. 31. Штатное расписание и его оформление. Штатное расписание — внутренний нормативный документ, который применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит: перечень структурных подразделений; наименования должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации; сведения о количестве штатных единиц; размеры должностных окладов; размер ежемесячных надбавок; месячный фонд заработной платы. Разработать форму штатного расписания можно самостоятельно, но большинство предприятий использует унифицированную форму № Т-3 «Штатное расписание» (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; далее — Постановление № 1), так как она удобна в заполнении и содержит всю необходимую информацию. Согласно Постановлению № 1 и письму Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 «О требованиях к оформлению первичных документов» штатное расписание является формой первичной учетной документации. Следовательно, в случае неприменения унифицированной формы № Т-3 нужно обратиться к ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 18.07.2017) «О бухгалтерском учете». В пункте 1 этой статьи перечислены следующие обязательные реквизиты первичного учетного документа: наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. 32. Инструкция, её содержание и оформление. Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно – технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан. Инструкции бывают двух видов: • типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, (например «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»); • индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии, (например «Инструкция по делопроизводству ООО «КМ – ГРУПП»). Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также могут быть типовыми, отраслевыми и индивидуальными. Инструкция должна иметь наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подписи составителей, печать (при необходимости), визы. Датой инструкции является дата её утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок инструкции определяет круг вопросов и отвечает на вопрос «о чём?», например: «Инструкция о государственном регулировании…». Текст инструкции содержит формулировки: «должен», «не допускается», «запрещается». Инструкция может пройти согласование со специалистами, которое оформляется визами. Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к этому приказу. Должностная инструкция: Должностная инструкция это один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе на другую работу. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор используются: -при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником; -с целью разделения труда между персоналом; -для повышения ответственности за порученный участок работы. Должностная инструкция: • разрабатывается – руководителем структурного подразделения; • визируется – юрисконсультом предприятия и кадровой службой; • утверждается – руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом. Все существенные изменения в должностную инструкцию вводятся приказом руководителя предприятия. • Общие положения. Устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчинённость работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности. • Функции. Перечисляются основные направления деятельности работника. • Должностные обязанности. Должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником. • Права. Устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей. • Ответственность. Указывается, за что конкретно несёт ответственность данный работник. • Служебное взаимодействие. Устанавливается круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчётов, планов, других документов, периодичность предоставления отчётной информации. Должностная инструкция составляется в трёх экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй – у руководителя подразделения, третий – у работника. 33. Оформление договора (контракта). 1. Первое и главное требование к оформлению договора – это само наличие договора как письменного документа. Звучит довольно странно. Разве может быть договор без договора? Да, может, только называется это наличием договорных отношений в рамках внедоговорных сделок. Поясним на примере. Вступление сторон в договорные отношения без заключения договора называется принятием оферты. Оферта – это предложение вашего контрагента. По сути, таким предложением может быть любая реклама товара или услуг, адресованная неопределенному кругу лиц. Если вы согласились с офертой, то следующим шагом контрагента будет выписывание вам счета и предложение его оплатить. Чаще всего на этом этапе продавец не будет предлагать вам заключить договор. После оплаты товара он просто выпишет накладную и счет-фактуру. Тот факт, что вы оплатили выставленный счет, является согласием с офертой и называется акцептом. При этом вы не можете самостоятельно изменять условия оферты – например, заплатить не ту сумму, которая указана в счете. Регулируют исполнение оферты и акцепта статьи 435 - 443 ГК РФ. Конечно, в выставленном счете нет таких договорных условий как ответственность сторон, сроки исполнения обязательств, штрафные санкции и т.д., тем не менее, в таких внедоговорных сделках отношения сторон регулируются Гражданским кодексом так же, как и при заключении договора в письменной форме. Казалось бы, договорные отношения в виде принятия оферты достаточно удобны, не надо огород городить с заключением договора, но это не так. Статья 161 ГК РФ указывает, что сделки юридических лиц между собой и с гражданами, а также сделки граждан между собой на сумму более 10 тысяч рублей должны совершаться в письменной форме. Еще одно предупреждение можно найти в статье 162 Гражданского кодекса: некоторые виды сделок, например, внешнеэкономические, без соблюдения письменной формы, будут признаваться недействительными. Приведем еще неполный перечень сделок, которые обязательно должны быть заключены письменно. Это сделки залога, поручительства, продажи недвижимости, аренды зданий и сооружений, страхования, доверительного управления, коммерческой концессии, кредитный договор, договор банковского вклада и др. Но есть еще и налоговые последствия того факта, что договор, как письменный документ, отсутствует. Это дает возможность налоговым органам проявить свою инициативу в виде навязывания сторонам обязательств или лишения их каких-либо прав. Свято место пусто не бывает, и раз вы сами не озаботились подробным прописыванием прав и обязанностей сторон, то налоговики сделают это и вас, и за контрагента. Например, налоговые органы попытались обложить налогом все имущество, хранящееся на складе хранителя, т.к. с поклажедателями не были заключены письменные договоры. Возникают также проблемы с вычетом входного НДС, попытки переквалификации договора дарения в договор купли-продажи, и наоборот, признание возмездной сделки безвозмездной и т.д. В этом случае остается только судиться (кстати, с высокой вероятностью выигрыша), но ведь это значительные затраты как времени, так и денег. Наличие договора в письменной форме с четко прописанными условиями во многом обезопасит вас от споров, как с контрагентами, так и с надзорными органами. 2. Наименование договора в шапке желательно указывать, а не ограничиваться просто «Договор №__», хотя и без этого договор все равно будет иметь юридическую силу. В гражданском праве существует приоритет экономического содержания документа над его юридической формой. Например, если договор назван договором дарения, а из его текста следует, что это – договор аренды, то права и обязанности сторон будут соответствовать арендному договору. Договор без наименования тоже будет исполняться, исходя из его содержания. И все же давать наименование договору стоит, чтобы не провоцировать налоговые органы к переквалификации его юридической сути, да и самому не запутаться в своих документах. 3. Дата подписания - важный реквизит договора. Если в условиях договора не прописано, с какого момента он вступает в силу, то права и обязанности сторон возникают с даты подписания. Договор, подписанный контрагентами в разное время, считается заключенным с момента его подписания последней стороной. Не всегда партнеры начинают свои отношения с заключения договора. Иногда между сторонами осуществляются расчеты, подписываются накладные и акты о приеме товаров, работ, услуг без составления письменного договора. Налоговые органы часто обращают внимание на это и оспаривают законность подтверждения расходов по таким сделкам. Из этой ситуации есть простой выход, предусмотренный пунктом 2 ст. 425 ГК РФ: при подписании договора сделать в его тексте оговорку «Условия настоящего договора применяются также к отношениям сторон, возникшим до его заключения». Нежелательно подписывать договор датой, которая приходится на нерабочий день, или днем, когда лицо, подписавшее договор, по документам находилось в отпуске, командировке, на больничном и т.д. Это может вызвать налоговые споры о том, что договор подписан неустановленным лицом. 4. Если в договоре не указано его место заключения, то им будут считать место нахождения юридического лица (место жительства физического лица), которое направило оферту, то есть предложило заключить договор. Этот реквизит может быть особенно важным для внешнеэкономических сделок, когда в тексте нет оговорки о том, по законодательству какой страны будет исполняться договор. В этом случае будет выбрано право той страны (региона), где был заключен договор. 5. Номер договора обязателен только для сделок, которые подлежат государственной регистрации, но если номера нет, то это неудобно для самих сторон, особенно если договоров с одним контрагентом несколько. Обычно присваивает номер договору тот партнер, который инициировал его заключение и предложил свой вариант текста. Если возникают споры по поводу нумерации договора, то номер может быть двойным, через знак «/». В первой части указывают внутренний регистрационный номер одной стороны, а во второй части - другой. 6. Наименование стороны договора – это обязательный реквизит, ошибка в котором может поставить под сомнение юридическую значимость документа. Указывать наименование надо в полной форме, так, как оно внесено в государственные регистры. Если ошибка в наименовании стороны обнаружена на момент подписания договора, то ее легко исправить, просто заменив неправильный текст новым экземпляром. Но вот если по договору с неверным наименованием было оформлено платежное поручение, выписан счет, сдана отчетность, то надо составить дополнительное соглашение с указанием текста исправления. Иногда дело может дойти и до судебных разбирательств, в которых можно сослаться на преддоговорную переписку или на документы, где наименование стороны написано правильно. 7. Существенные условия договора – это такие условия, по которым стороны должны прийти к согласию, иначе договор будет считаться незаключенным. Согласно статье 432 ГК РФ существенными являются условия: о предмете договора; условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида; условия, которые должно быть согласованы по заявлению одной из сторон. Существенные условия могут быть указаны в нормах ГК, в законах и в других нормативных актах или в преддоговорной переписке. Если сторона настаивает на включение в текст определенных условий, то такие спорные положения надо обоюдно принять, изменить или отказаться от них. 8. Лучший способ подписания договора – при личной встрече представителей сторон, но на практике контрагенты часто просто обмениваются отсканированными копиями подписанных документов по Интернету. Если эти копии не подписаны электронной подписью, то договор может быть признан незаключенным. Чтобы этого избежать, надо прописать в тексте договора подобное условие: «Договор и прилагаемые к нему документы, переданные при помощи электронной связи, имеют юридическую силу до момента предоставления их оригиналов. Подписанные оригиналы документов должны быть переданы сторонами друг другу курьером или посредством почтовой связи в течение ___ дней с момента заключения договора». 34. Виды первичной учетной документации по личному составу. Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д. Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым Кодексом Российской Федерации. Все этапы трудового цикла – от приема на работу нового сотрудника до его увольнения – подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам). Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов: - по учету кадров; - по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций. Всю документацию в целом по личному составу, в том числе и первичную учетную, можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке – по этапам трудового цикла работника: - документация, связанная с комплектованием персонала организации; - документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации; - документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением. Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности - помещения, сейфы и шкафы отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера. 35. Оформление трудового договора. Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – Кодекс). Сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель. Трудовые договоры могут заключаться: на неопределенный срок; на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора (статья 64 Кодекса). Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. |