экзамен. 1. Документ и его функции
 Скачать 0.59 Mb.
|
|
О том, кто подписывает командировочные документы, если в командировку едет руководитель организации, см. Командировка руководителя организации Хранить приказы о направлении в служебные командировки нужно 5 лет, а при направлении в командировку работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50 или 75 лет в зависимости от того, когда по ним закончено делопроизводство - после или до 01.01.2003 (п. "г" ст. 434 Перечня, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). В соответствии с ч. 1 ст. 62 ТК РФ работник вправе обратиться за копией такого приказа в любое время, а работодатель должен выдать ее в течение трех рабочих дней. Невыполнение работодателем этой обязанности может расцениваться как нарушение ч. 1 ст. 62 ТК РФ и повлечь претензии со стороны проверяющих органов. Выдача работнику аванса при направлении в служебную командировку Работодатель обязан выдать командированному работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения о служебных командировках). На практике сумма аванса рассчитывается на основании сметы, составленной работником бухгалтерии. Форма сметы законодательством не установлена, поэтому организация может разработать ее самостоятельно. Кроме того, смета предполагаемых расходов может содержаться в письменном заявлении командированного работника. Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении работника в командировку (см. об издании приказа), стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы (см. о выплате суточных). Смета (расчет) подписывается главным бухгалтером и руководителем организации, после чего командированному работнику выдается аванс. При направлении работников в командировки по России выдача под отчет наличных денежных средств производится в соответствии с Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание). Отметим, Указанием определен порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (за исключением Банка России, кредитных организаций), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства (п. 1 Указания). Согласно абз. 1 п. 6.3 Указания деньги выдаются подотчетному лицу на основании расходного кассового ордера 0310002 - форма N КО-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). Расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительному документу работодателя (например, указанной выше смете (расчету)) либо письменному заявлению командированного работника, составленному в произвольной форме. Такое заявление должно содержать запись о сумме наличных денег, о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания). При направлении работников в командировки за пределы России оплата и (или) возмещение командировочных расходов в иностранной валюте (включая выплату аванса и погашение его неизрасходованной части) осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ (п. 16 Положения о служебных командировках). Этот Закон допускает в таких случаях проводить операции в иностранной валюте. Если работодатель - юрлицо, их можно осуществить и в наличной форме (п. 9 ч. 1 ст. 9, абз. 1, 10 ч. 2, абз. 1 ч. 3, п. 10 ч. 3 ст. 14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ). 38. Оформление отпуска. Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, проверьте, идет сотрудник отдыхать по графику отпусков или в другое время. Пошаговое оформление ежегодного отпуска Шаг 1. Составить график по организации на следующий календарный год, утвердить его с руководителем организации и профсоюзным комитетом. Сделать это необходимо за две недели до начала нового календарного года. Шаг 2. Уведомить сотрудников о предстоящем отпуске. Сделать это нужно за две недели до предстоящего отдыха, в уведомлении каждый работник должен поставить свою подпись. Шаг 3. Принять заявление от сотрудника. Важно учитывать, что при наличии графика заявление не считается обязательным документом. ТК РФ, другие нормативно-правовые акты не устанавливают требования о наличии заявления. Но при этом локальные нормативно-правовые акты компании могут устанавливать требования к составлению такого заявления. Это позволяет учесть интересы обеих сторон. Руководитель компании сможет оценить производственную обстановку и решить, может ли он на данный момент отпустить работника отдыхать или такая возможность отсутствует по производственной необходимости. Шаг 4. Издать приказ об отпуске. Сделать это нужно заблаговременно (в соответствии со ст. 136 ТК РФ). Тогда бухгалтерия успеет оплатить дни отдыха за три дня до их начала. 39. Перевод работника на другую работу. Перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника. По письменной просьбе работника или с его письменного согласия может быть осуществлен перевод работника на постоянную работу к другому работодателю. При этом трудовой договор по прежнему месту работы прекращается. Не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. Запрещается переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья. 40. Оформление поощрений и взысканий работникам. Поощрение — метод стимуляции работников за добросовестный и профессиональный труд. Вознаграждая сотрудника за хорошо выполненную работу, вы не только мотивируете его и дальше усердно трудится, но и стимулируете остальной коллектив. Порядок поощрения состоит из следующих этапов: Выполнение условий поощрения Основания назначения поощрения прописываются в одном из следующих документов: Представление к поощрению (ходатайство, служебная записка). Составляется непосредственным руководителем сотрудника. В нем указываются основания для поощрения работника и обоснованность его назначения. Подробнее о порядке составления этого документа можно узнать в статье «Представление к поощрению (образец)». Протокол общего собрания учредителей. Этим документом оформляется поощрение генеральному директору в компании, где несколько учредителей. Ведь самому себе назначить вознаграждение руководитель не вправе. Подробнее о составлении этого документа можно узнать в статье «Премия директору: образец протокола общего собрания учредителей». Решение единственного участника. Составляется для поощрения директора в компании с единственным участником. Если учредитель исполняет функции руководителя, он может поощрить сам себя. В остальных случаях самопоощрение (самопремирование) не допускается. Подробнее о составлении решения можно узнать статье «Решение единственного учредителя о премировании директора». Издание приказа о поощрении Приказ составляется в свободной форме или по унифицированному образцу. Типовые формы приказа о поощрении по форме Т-11 и Т-11а утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Унифицированная форма Т-11 используется при поощрении одного сотрудника, форма Т-11а — при поощрении нескольких работников. Внесение сведений о поощрении в кадровые документы Данные о вознаграждении вносятся в трудовую книжку сотрудника и личную карточку. 41. Документирование процесса увольнения. Увольнение — это прекращение трудовых отношений между работником и работодателем. Расторжение трудового договора возможно по инициативе одной из сторон либо по их соглашению. Процедура увольнения регламентирована Трудовым Кодексом РФ, Законом «О занятости населения РФ», актами, отражающими различные аспекты прекращения трудовых отношений. Процедура увольнения требует соблюдения всех требований во избежание взаимных претензий и проблем между нанимателем и работником. Законодательство устанавливает следующий алгоритм действий при расторжении договора: Работник пишет заявление с указанием причины и даты прекращения трудовых отношений. Работодатель принимает заявление и издает приказ об увольнении, который подписывает сотрудник. Рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск. Делается расчет за отработанные дни. Начисляются НДФЛ и страховые взносы с положенных работнику выплат. Вносится запись об освобождении от должности в личную карточку увольняемого. Производится окончательный расчет. Делается запись в трудовой книжке. В день увольнения работнику выдаются трудовая книжка, справка о зарплате за два года, справка-расчет о прекращении трудовых отношений, приказ об увольнении (посмотреть полный список справок при увольнении с работы можно здесь). По требованию сотрудника предоставляются заверенные копии других документов — приказ о приеме на работу, сведения об отпусках и т. д. (какие выдают документы выдают при увольнении?). При увольнении сотрудника по инициативе работодателя сразу издается приказ об увольнении, в котором должны быть указаны причина увольнения и соответствующий пункт ч. 1 ст. 81 ТК РФ. При увольнении по соглашению сторон работодатель и работник подписывают соответствующее соглашение, в нем определяется дата увольнения и ставится ссылка на ст. 78 ТК РФ. Работник предупреждает работодателя об уходе письменно. Заявление составляется в произвольной форме, с указанием: должности и ФИО руководителя; даты последнего дня работы; причины увольнения; даты написания; подписи сотрудника. Заявление может быть передано лично руководителю или отправлено по почте. Работодатель обязан принять документ, подписать его и зарегистрировать в отделе кадров. Согласно ст. 80 ТК РФ сотрудник имеет право отозвать заявление в любое время, вплоть до дня увольнения. 42. Организационная структура делопроизводственной службы. Под организационной структурой службы делопроизводства понимают состав ее подразделений, их соотношение и формы взаимодействия, которые могут иметь характер подчинения и соподчинения. В организационной структуре управления выделяются следующие элементы: — звенья (департаменты, управления, отделы); — уровни (ступени управления); — связи — горизонтальные и вертикальные. Все элементы организационной структуры управления взаимосвязаны между собой! Основные элементы организационной структуры службы делопроизводства: — служба; — департамент; — управление; — отдел; — бюро; — сектор; — группа. Службой чаще всего называют группу объединенных по функциональному признаку структурных единиц, имеющих родственные цели, задачи и функции. При этом управление или руководство этой группой осуществляется централизованно одним должностным лицом. Структура службы делопроизводства зависит от объема документооборота, а также технологии работы с документами (уровня автоматизации и механизации делопроизводственных процессов). Департаменты представляют собой подразделения, структурированные по отраслевому и функциональному признаку, которые, так же как и управления, обеспечивают реализацию отдельных направлений деятельности организации. Например, Департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Министерства внутренних дел Российской Федерации (ДДО МВД России), Департамент делопроизводства и архива Правительства РФ. Управления — это подразделения, образованные по отраслевому и функциональному признаку, обеспечивающие реализацию отдельных направлений деятельности организации и осуществляющие управление организацией. Например, Управление делами Президента РФ, Управление делопроизводства Правительства Ставропольского края. Под отделами понимаются функциональные структурные подразделения, отвечающие за конкретное направление деятельности организации или организационно-техническое обеспечение реализации одного или нескольких направлений деятельности организации. 43. Задачи и функции службы делопроизводства. Основная цель службы делопроизводства — организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Реализация этой цели предполагает решение следующих задач: • постоянное совершенствование форм и методов работы с документами; • обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно -методическими документами; • сокращение документооборота; • разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства. Функции современной службы делопроизводства в РФ обусловлены целями и задачами ее деятельности. К типовым функциям относятся следующие: разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; • разработка и проектирование бланков документов; • осуществление экспедиционной обработки входящих и исходящих документов; • регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, выполнение информационно-справочной работы по документам; • организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов; • контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству; • регулирование процесса исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; • организация компьютерного изготовления текстов документов, их копирования и оперативного тиражирования; • разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации; • организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан; • организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; • разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины; • контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации; • организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива; • повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства; • организация рабочих мест (в том числе автоматизированных), условий труда сотрудников службы делопроизводства 44. Табель форм документов, применяемых в организации. Табель форм документов — это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется. В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Применение табеля позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм, установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами, учесть количество видов и форм документов. Наряду с разработкой табеля форм документов организации целесообразно разработать альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации. 45. Регистрация документов. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (отдельно приказы о перемещении, о командировках, об отпусках, о поощрениях), постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации, распоряжения, поручения, договора и соглашения. |