Электронный документооборот в казенном учреждении. ВКР (2). 1 Нормативноправовое регулирование электронного документооборота 7
 Скачать 0.82 Mb.
|
|
Раздел портала «История Омска» включает ленту исторических событий, электронную версию Энциклопедии города Омска. С целью обеспечения функционирования компьютерного оборудования и информационных систем Казенное учреждение города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» оказывает услуги по технической поддержке более чем 40 организациям, где имеется более 2100 единиц техники. Учреждение обслуживает всё оборудование и программное обеспечение центрального сегмента сети Администрации города Омска. Это – 17 аппаратных серверов и более 45 виртуальных, а так же сервера ряда подразделений. Постоянно ведется мониторинг опыта внедрения информационно-коммуникационных технологий в городах России (Москва, Пермь, Екатеринбург, Новосибирск, Красноярск, Иркутск и др.). Как правило, для решения одних и тех же задач в регионах используются различные программно-технологические платформы, поэтому изучение опыта действительно успешного внедрения конкретных решений крайне важно для выработки стратегии информатизации Омска. Обобщение результатов такого мониторинга позволяет выделить первоочередные для Омска сферы внедрения информационно-коммуникационных технологий. Важно помнить, что проектируемые системы будут функционировать не только для обеспечения деятельности мэрии, но и для населения, поэтому они должны быть простыми и удобными в ежедневном использовании. Задачей всех структурных подразделений Администрации города Омска является поддержание в актуальном состоянии создаваемых информационных систем. Слаженная совместная работа в этом направлении ускорит процессы информатизации в Омске и будет способствовать росту уровня информационной открытости муниципалитета. В ближайшей перспективе в службе одного окна будут оказываться следующие муниципальные услуги: Выдача разрешений на строительство объектов индивидуального жилищного строительства на территории города Омска. Выдача, продление срока действия, переоформление разрешений на право организации розничных рынков на территории города Омска. Выдача (отказ в выдаче) разрешения на проведение муниципальной лотереи, включение в реестр муниципальных лотерей города Омска информации о проведении стимулирующей лотереи с присвоением лотерее регистрационного номера либо принятие решения о запрете проведения стимулирующей лотереи на территории города Омска. Предоставление участка земли для создания семейного (родового) захоронения на общественных кладбищах, расположенных на территории города Омска. Что касается документооборота в самой организации в 2014 году в КУ «Управление информационно-коммуникационных технологий» возникла немаловажная задача – внедрение в организации передовых методов работы с документами отдела работы с обращениями граждан. Поэтому от руководителя была предложена инициатива использования системы электронного документооборота. Также следует отметить, что в организации возникает необходимость в отдельной информационной системе для кадрового делопроизводства. 3 Разработка рекомендаций по совершенствованию электронного документооборота 3.1 Разработка рекомендаций по совершенствованию электронного документооборота на примере кадрового делопроизводства В настоящее время в КУ «Управление информационно-коммуникационных технологий» для управления документооборотом используется программа «Дело». Однако возникает необходимость в отдельной информационной системе для кадрового делопроизводства. Кадровое делопроизводство и его ведение становится с каждым годом все сложнее и запутаннее, с одной стороны ужесточаются требования законодательства к кадровому делопроизводству, а с другой стороны растет история компании, расширяется ее персонал. Чем старше учреждение, тем сложение становится организовать эффективную систему кадрового делопроизводства, интегрировать кадровое делопроизводство во все внутренние процессы компании, при этом получить прозрачную систему отчетности. Наступают времена, когда необходимо переводить кадровое делопроизводство в электронный вид. Автоматизировать кадровое делопроизводство, сведя вероятность проявления человеческого фактора к нулю при этом увеличив рентабельность бизнеса за счет эффективного управления человеческими ресурсами. Все эти задачи решает автоматизированная система кадрового делопроизводства. В процедуре автоматизации кадрового делопроизводства можно выделить семь ключевых этапов. Реализация каждого из этапов может происходить параллельно, независимо друг от друга. - Определение целей, задач автоматизированной системы кадрового делопроизводства. Этот этап является основным, на нем закладываются критерии и требования к автоматизированной системе, соответственно и сама система и с чем она интегрируется. Параметры отчётности, правила работы с персональными данными, уровни доступа к персональным данным, бизнес процессы компании, которые задействованы в кадровом делопроизводстве. - Внедрение автоматизированной системы кадрового делопроизводства; Решение технических вопросов взаимодействия, тестирование автоматизированной системы. - Обучение задействованных сотрудников; Этот этап имеет гораздо большее значение, нежели получение знаний и практики работы в автоматизированной системе. На этом этапе преодолеваются страхи в работе с автоматизированной системой, нивелируется сопротивление сотрудников, которые будут в ней работать, определяются сотрудники, которые отвечают за перенос данных в систему, производится практическое обучение по всему функционалу автоматизированной системы. - Ввод минимальных данных в автоматизированную систему; Этот этап решает локальную задачу по переходу на автоматизированную систему. Вводятся первоначальные данные о сотрудниках, ключевых событиях по сотрудникам, создается минимум для дальнейшей полноценной работы в автоматизированной системе. - Выполнение функций кадрового делопроизводства в автоматизированной системе; Выполнение штатного функционала кадрового делопроизводителя, оформление отпусков, больничных, заявлений, но уже в автоматизированной системе - Расширенный ввод в автоматизированную систему; На этом этапе происходит восстановление всех событий в кадровом делопроизводстве с момента оформления первого штатного сотрудника. - Инжиниринг системы отчетности; Формирование системы отчетности в соответствии со срезами необходимыми менеджменту компании, конгруирование системы отчетности со всей компанией. Автоматизация кадрового делопроизводства сложная многоуровневая процедура, которая должна проводится профессионалами. С одной стороны есть ряд требований законодательства к ведению кадрового делопроизводства, а с другой стороны существуют внутренние системы отчетности – 1С, ERP и т.д., внутренние бизнес процессы компании и, в конце концов, ежедневная деятельность, которая не должна приостанавливается в процессе автоматизации. Автоматизации кадрового делопроизводства это уникальный проект, нет двух одинаковых компаний. Всегда будет необходимо дорабатывать существующие модули под предъявляемые требования, внутренние стандарты компании, а на это способны только профессиональные исполнители. Только в этом случае проект автоматизации не станет дублированным функционалом сотрудников. Среда бизнеса стремительно меняется. Вместе с ней меняются и представления о целях и задачах кадровых служб, их роли в системе управления бизнесом компании. Безвозвратно уходят в прошлое те времена, когда основу деятельности отдела кадров составляли функции учета, администрирования и делопроизводства. Сегодня отделы кадров преобразуются в современные службы управления персоналом с широким спектром задач привлечения, развития и мотивации кадрового потенциала компании. Более того, лидеры бизнеса, осознающие ценность человеческого фактора и рассматривающие его как стратегический ресурс, работающий на повышение экономической стоимости компании, уже нацелены на реализацию эффективного управления человеческим капиталом. Основным богатством компаний становится уровень знаний и экспертного опыта ее сотрудников. Эффективность деятельности HR-подразделений, стратегическими направлениями которой сегодня становятся поиск высококвалифицированного персонала, удержание и мотивация профессиональных, увлеченных работой сотрудников, формирование и развитие кадрового потенциала, решающим образом влияет на эффективность бизнеса компании в целом. В серии материалов, посвященных современным технологиям управления предприятием, компания SAP представляет эффективную технологию управления человеческими ресурсами, которая реализована в решении SAP «Управление персоналом». Это решение, обеспечивающее тесную интеграцию процессов управления персоналом со всеми бизнес-процессами компании, помогает эффективно решать ключевые задачи управления этой важной сферой деятельности, в значительной степени повышая успешность всего бизнеса компании. В современных условиях жесткой конкуренции для достижения успеха учреждениям необходимо сосредоточить все ресурсы для реализации корпоративной стратегии развития. В кадровой сфере это требует перехода от традиционных форм и методов управления персоналом к комплексным программам управления человеческим капиталом, позволяющим максимально увеличить ценность человеческих ресурсов и эффективность их использования. Превращение кадровых служб из административного, занятого рутинной деятельностью вспомогательного структурного подразделения в стратегического делового партнера внутри компании и за ее пределами представляет собой основное направление развития кадрового менеджмента сегодня. Преобразование традиционных кадровых функций в комплексную программу управления человеческим капиталом оказывает влияние на все аспекты деятельности предприятия. Подобная трансформация требует внедрения новых технологий управления персоналом. На данный момент более 13 тысяч компаний в мире и более сотни компаний в России успешно используют систему управления персоналом SAP HCM. При этом надо отметить, что самый распространенный вариант использования системы – автоматизация ведения основных процессов: администрирование персонала, расчет заработной платы, вознаграждений, оценка эффективности, подбор, обучение, развитие и т.п. Однако приобретение данной программы, установка и налаживание работы обойдется стоимостью более 800 тыс.руб. В настоящее время существует менее затратный вариант. С апреля 2014 года компания «Электронные Офисные Системы», разработчик решения, открывает доступ к системе «КАДРЫ» по модели СПО (свободно-распространяемое программное обеспечение). На сайте ЭОС размещены дистрибутив и исходные коды системы. Условием получения системы «КАДРЫ» по модели СПО является согласие с соответствующим лицензионным соглашением. Использование решения в качестве свободно-распространяемого предусматривает отсутствие каких-либо обязательств со стороны разработчика по обслуживанию и обеспечению технической поддержки. Сегодня все большее внимание со стороны руководителей и топ-менеджеров уделяется вопросам кадрового менеджмента. Другими словами появилась потребность в использовании современной системы управления персоналом. Кадровое делопроизводство, переведенное на аутсорсинг с передачей функций по кадровому учёту на обслуживание другой компании, имеет весомые выгоды: сокращение расходов на зарплату в связи с тем, что электронная система управления персоналом работает автономно; высокое качество результата; техподдержка и др. Целесообразно выбрать систему «Кадры» в виду ее дешевизны и достаточно положительных отзывов. Данную систему внедрили уже некоторые администрации соседних районов. Компания «Электронные Офисные Системы» разработала специальную систему «КАДРЫ». Она автоматизирует и оптимизирует кадровое делопроизводство: ведение штатного расписания; ведение личных карточек; оформление командировок; оформление отпуска; табельный учет рабочего времени; формирование и ведение приказов по личному составу и др. Система «КАДРЫ», обеспечивающая кадровое делопроизводство, успешно используется в ведомственных структурах с подчиненными и территориально распределенными организациями, позволяя обрабатывать кадровую информацию во всех этих организациях. «КАДРЫ» (система кадрового делопроизводства) отличается следующими преимуществами: реализована на базе новейших технологий; гибко настраивается; система успешно используется как в небольших организациях, так и в крупных компаниях (т.е. не зависит от количества кадров предприятия). Таким образом, система кадрового делопроизводства «КАДРЫ» создана специально для кадровиков. Кадровые службы предприятий, использующие систему, отмечают ее функциональность, эргономичность интерфейса и легкость освоения пользователями. Этот продукт, как правило, полностью удовлетворяет потребностям сотрудников кадровых служб и разработан для решения именно их задач. Система имеет ряд существенных преимуществ: Для руководителя: позволяет построить эффективную работу с кадровыми ресурсами организации; обеспечивает оперативный доступ к информации, необходимой для принятия решений; позволяет отслеживать и оптимизировать загрузку работников; позволяет более эффективно управлять временными и материальными ресурсами. Для менеджера по персоналу: обеспечивает ведение кадровой информации в соответствии с унифицированными формами и нормативными требованиями российского законодательства; позволяет автоматизировать кадровый учет в организациях, имеющих территориально распределенную структуру, при этом головной офис может получать и контролировать всю кадровую информацию филиалов; позволяет экспортировать данные в 1С; обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных данных сотрудников; позволяет существенно снизить трудозатраты за счет автоматизации рутинных операций; исключает возможность потери информации; обеспечивает возможность быстрого поиска необходимых данных; позволяет автоматически формировать разнообразные отчеты, справки и т.д. 3.2 Требования к электронной системе Представляемая система «Кадры» дает множество функциональных возможностей. - Ведение кадрового учёта в структуре взаимоподчинённых организаций. - Формирование организационно-штатной структуры предприятия. Для каждой организации в системе можно создавать сложные внутренние структуры подразделений (департаментов, отделов и проч.). - Формирование и ведение карточки должности штатного расписания. - Просмотр структуры штатного расписания организации на любую дату. - Печать штатного расписания на текущую дату в установленном формате. - Ведение (просмотр и редактирование) личных карточек (ЛК) работников. - Учёт трудовых договоров. Кроме ведения информации об основной работе система позволяет оформлять любую форму совместительства, предусмотренную российским законодательством. - Ведение информации об отпусках. - Расчет стажа работника. - Ведение истории изменения оклада работника. - Формирование документов по личному составу (Т2, справки-объективки и др.). - Отбор (поиск) по основным реквизитам личной карточки. Печать полученных данных. Ведение базы данных по командировкам. Ведение приказов по личному составу - Ведение приказов по личному составу: создание регистрационной карточки приказа, печать приказа в унифицированной форме. - Возможность автоматического (при «исполнении» приказа) переноса информации в личную карточку работника. Автоматическое формирование и вывод на печать различных отчётов: по штатному расписанию, по командировкам, общие справки, графики. Система позволяет подготовить утвержденные Росстатом формы для получения сведений о государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, а именно: 1-ГС, 2-ГС, 1-МС, 2-МС. - Поиск по личным карточкам работников и по командировкам. Поиск необходимой информации осуществляется более чем по 100 реквизитам. - Возможность просмотра и редактирования найденных карточек. - Группировка и печать результата поиска. Табель учета рабочего времени - Учет рабочего времени и типа отработанного времени как ежедневно, так и суммарно за месяц. - Автоматический перенос в табель информации из личных карточек работников, а именно: перемещения по службе, данных по отпускам, командировкам и больничным листам. Кадровый резерв - Учет кандидатов на замещение должностей штатного расписания. Учитывается как внутренний так и внешний резерв. Контроль правильности ввода данных - Формирование пользователем произвольных условий для проверки корректности данных, введенных в личные карточки работников. С помощью ряда реализованных в системе функций существенно упрощается процедура заполнения табеля для организаций, имеющих значительное число сотрудников. Также возможно: С помощью команды «Автозаполнение» легко и удобно осуществлять начальное заполнение табеля сведениями об отработанном времени. Автоматически осуществляется перенос сведений о перемещениях, командировках, отпусках или пропусках рабочих дней из личной карточки работника в табель учета рабочего времени. Для более удобного представления табеля предусмотрены два вида сортировки его элементов: ручная и автоматическая. В случае необходимости можно воспользоваться ручным вводом количества отработанных часов или специальных отметок в ячейки табеля. Состав отметок зависит от выбранной формы табеля и настроек. Возможность настроить форму табеля на один из трёх предлагаемых системой шаблонов. Процедура копирования облегчает создание нового табеля учета рабочего времени, при этом в процессе копирования списка работников автоматически выполняется проверка корректности перенесенных данных. Система кадрового делопроизводства «КАДРЫ» создана специально для кадровиков. Кадровые службы предприятий, использующие систему, отмечают ее функциональность, эргономичность интерфейса и легкость освоения пользователями. Этот продукт, как правило, полностью удовлетворяет потребностям сотрудников кадровых служб и разработан для решения именно их задач. Система имеет ряд существенных преимуществ: Для руководителя: позволяет построить эффективную работу с кадровыми ресурсами организации; обеспечивает оперативный доступ к информации, необходимой для принятия решений; позволяет отслеживать и оптимизировать загрузку работников; позволяет более эффективно управлять временными и материальными ресурсами. Для менеджера по персоналу: обеспечивает ведение кадровой информации в соответствии с унифицированными формами и нормативными требованиями российского законодательства; позволяет автоматизировать кадровый учет в организациях, имеющих территориально распределенную структуру, при этом головной офис может получать и контролировать всю кадровую информацию филиалов; позволяет экспортировать данные в 1С; обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных данных сотрудников; позволяет существенно снизить трудозатраты за счет автоматизации рутинных операций; исключает возможность потери информации; обеспечивает возможность быстрого поиска необходимых данных; позволяет автоматически формировать разнообразные отчеты, справки и т.д. Далее целесообразно выделить новизну в системе «Кадры» версии 4.0 по сравнению с 3.4. Разное: Система переведена на платформу CodeGear Delphi 2009. Включена многоязыковая поддержка (кодировка Unicode) для Microsoft SQL Server 2008. Теперь система «Кадры» может корректно работать в любой языковой версии операционной системы. Изменен интерфейс системы в части внешнего вида кнопок и иконок. При этом максимально сохранена преемственность изображений из версии 3.4. Пример панели инструментов задачи «Личные карточки»:  Рисунок 5 – Пример панели инструментов задачи «Личные карточки» Доработан фильтр для личных карточек и должностей.  Рисунок 6 – Пример фильтра в задаче «Личные карточки» для муниципальных органов  Рисунок 7 – Пример фильтра в задаче «Штатное расписание» В новой версии системы появилась возможность формировать приказы и отчетные формы с помощью генератора шаблонов печатных форм FastReport. Поэтому при обновлении системы будет установлена программа для просмотра файлов отчетов FastReport. Все файлы отчетов FastReport будут автоматически ассоциироваться с этой программой. Аналитические отчеты В ЛК работника добавлен персональный отчет «Сведения о неиспользованных отпусках». Разработана первая версия функции «Свободные отчеты».  Рисунок 8 – Версия функции «Свободные отчеты» Эта функция позволяет создавать шаблоны отчетов произвольной формы для последующего использования в системе. Пользователь должен быть знаком со структурой базы данных системы «Кадры» и владеть навыками работы в системе генератора шаблонов печатных форм FastReport. В качестве примеров в поставку включены два шаблона отчетных форм (на установочном диске папка «Client\Cadres v4.0\Примеры\Примеры свободных отчетов»). Для ознакомления с шаблонами необходимо их загрузить в БД (см. документацию). Менеджер учетных записей Для задач: «Личные карточки» «Штатное расписание» «Приказы» изменена настройка на фильтр ГС при нажатии на кнопку  . Рисунок 9 – Пример окна дополнительных параметров в 4.0 Добавлены доступы к новым задачам и функциям, в т.ч. к задаче «Конструктор приказов» и функции формирования свободных отчетов (Отчеты FastReport). |