Электронный документооборот в казенном учреждении. ВКР (2). 1 Нормативноправовое регулирование электронного документооборота 7
 Скачать 0.82 Mb.
|
|
СОДЕРЖАНИЕ 1 Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота 7 1.1. Нормативно-правовые акты электронного документооборота 7 1.2. Регулирование процессом электронного документооборота 15 В соответствии с поставленными в работе задачами целесообразно выделить классификацию систем электронного документооборота с их характеристикой: 17 1.3. Цели, задачи и критерии качества СЭД 20 2 Реализация электронного документооборота в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» 27 2.1 Деятельность Казенного учреждения города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» 27 2.2 Электронный документооборот в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» 30 2.3 Недостатки электронного документооборота в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» 39 3 Разработка рекомендаций по совершенствованию электронного документооборота 46 3.1 Разработка рекомендаций по совершенствованию электронного документооборота на примере кадрового делопроизводства 46 3.2 Требования к электронной системе 53 Информация об отпусках 59 3.3 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий 61 Заключение 66 Список использованной литературы 70 Приложения 74 Введение Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т. е. наличию различных функций. В последние годы значительно возрос интерес к рациональной организации документационного обеспечения управленческой деятельности, использованию современных средств организационной и вычислительной техники, издано значительное число пособий, освещающих организацию делопроизводства не только в государственных, но и в коммерческих организациях. Эффективное управление невозможно без деятельности по документационному обеспечению управления администрация районов. Управление представляет собой определенное взаимодействие, которое осуществляется между элементами системы – объектом и субъектом. Данный процесс осуществляется с помощью документооборота. Существуют два пути для автоматизации документооборота – для крупных по численности организаций и для небольших организаций. Отличаются они, как правило, степенью автоматизации. Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это, прежде всего, введением электронных версий утверждённых общегосударственных унифицированных форм и созданием типовых документов (шаблонов) как на их основе, так и путём разработки шаблонов для других повторяющихся управленческих ситуаций. Неэффективный бумажный документооборот стал сегодня проблемой и для органов государственного управления, и для коммерческих организаций (особенно в финансовом секторе). Основные мотивы, которыми руководствуются компании, инициируя внедрение систем электронного документооборота (СЭД), — это повышение эффективности работы (39,34%); необходимость соответствия законодательным требованиям (18,01%) и оптимизация бизнес-процессов (14,69%). Задачи по улучшению обслуживания заказчиков путем повышения скорости реакции на запросы стояли на первом месте лишь у 7–8% компаний. А снижение затрат и рисков — у 5,92 и 2,37% соответственно. Эксперты отмечают, что количество внедрений СЭД российскими организациями за прошедший год снизилось. Но именно эти технологии все более востребованы сегодня — особенно в госсекторе, науке и образовании, финансовом секторе, что эксперты связывают с господдержкой и с осуществлением программ по оптимизации издержек в условиях кризиса. Основными же факторами, делающими проект внедрения СЭД привлекательным, являются небольшие сроки внедрения и быстрый ощутимый эффект. Современный руководитель уровня заместителя генерального директора может терять до 50% своего времени в день только в результате неэффективной организации документооборота и многочасового подписания документов. В целом, можно выделить три наиболее острых и часто встречающихся проблемы неэффективного документооборота, это: потеря финансовых и юридических документов; затягивание и срыв сроков согласования; высокий уровень временных затрат высшего руководства на подписание бумаг. Такие проблемы могут иметь негативное влияние на оперативное ведение дел, отношения с клиентами, поставщиками и финансовый результат предприятия в целом. В качестве иллюстрации одной из проблем неэффективного документооборота можно привести организацию, в которой финансовый директор тратит более 315 минут в неделю, то есть 5 часов 25 минут, на подписание различного рода документов. При этом проведенный анализ показал, что на 50% эти полномочия могут быть делегированы. Большинство проблем документооборота можно решить не только с помощью внедрения сложных ИТ-систем, но и с помощью организационных и операционных улучшений. Электронный документооборот является наилучшим решением большинства проблем, связанных с учетом, перемещением, контролем и временем, затрачиваемым на подписание документов, однако является наиболее затратным с точки зрения времени и финансовых ресурсов предприятия. Это определяет актуальность изучаемой проблемы. Объектом дипломной работы является казенное учреждение города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий». Предметом – электронный документооборот в организации. Целью дипломной работы является изучение теоретических основ и практики электронного обмена документами в системе государственного (муниципального) управления, а также разработка рекомендаций по совершенствованию электронного документооборота. Для достижения поставленной цели необходимо выполнить ряд задач: изучить нормативно-правовые акты электронного документооборота; изучить регулирование процессом электронного документооборота; рассмотреть Цели, задачи и критерии качества СЭД; провести системный анализ деятельности Казенного учреждения города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий»; провести оценку организации электронного документооборота в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий»; выделить недостатки электронного документооборота в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий»; разработать рекомендации по совершенствованию электронного документооборота; определить требования к электронной системе; провести оценку эффективности предлагаемых мероприятий. Источниками информации при написании работы послужили нормативные и правовые акты Российской Федерации, учебники и учебные пособия, статьи в научных периодических изданиях. Методологической базой дипломной работы являются: 1) общелогические методы и приёмы (сравнение, синтез, анализ, дедукция, индукция, абстрагирование и конретизация); 2) общенаучные методы (сравнительный, типологический и генетический). 1 Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота 1.1. Нормативно-правовые акты электронного документооборота Документооборот – это упорядоченное перемещение документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное хранение). Как известно, документооборот предприятия образуют входящие, исходящие и внутренние документы. В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование [35, с. 17]. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие: - централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ); - максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку); - маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов); - однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении); - организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя); - вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения; - исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам); - снижение уровня подписания документов. Целесообразно рассмотреть документопоток организации. Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.). Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации: - поступающие (входящие) документы; - отправляемые (исходящие) документы; - внутренние документы [26, с. 35]. В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов. Далее рассмотрим движение поступающих документов. При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации. Каким образом форма организации делопроизводства влияет на систему документооборота? Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.) [22, с. 19]. Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений). В целом движение исходящих документов включает следующие этапы. 1. Подготовка исполнителем проекта документа. 2. Согласование (визирование) проекта документа. 3. Доработка проекта документа по замечаниям. 4. Повторное визирование документа. 5. Подписание документа руководителем. 6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения). 7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения). 8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело [18, с. 74]. Отправка документа должна производиться с соблюдением определенных правил. Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день. Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов. Движение отдельных видов документов (документооборот) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов. О переходе к электронному документообороту говорится уже давно. Эти вопросы были заложены еще в Федеральной целевой программе «Электронная Россия» (2002-2010 гг.), утвержденной в январе 2002 года. Потом появились такие документы, как «Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года», утвержденная распоряжением Правительства РФ от 06.05.2008 № 632-р (в ред. от 10.03.2009), «Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации» (утв. Президентом РФ от 07.02.2008 № Пр-212), Государственная программа «Информационное общество (2011-2020 гг.)». В практической плоскости переход к электронному документообороту начал реализовываться с момента создания системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и появления распоряжения Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности». Постановлением Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» предусмотрен переход на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) между собой и с Правительством Российской Федерации. В соответствии с этими и другими нормативно-правовыми актами сегодня федеральные органы исполнительной власти активно решают вопросы внедрения, модернизации ведомственных СЭД и организации их взаимодействия между собой. При этом обмен документами может идти несколькими способами [38]. 1. Пересылка документов по защищенной системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Для передачи используются специальные выделенные каналы связи, специальные программно-аппаратные комплексы (ПАК). Это самый сложный, самый дорогой, но и самый надежный способ передачи. При этом к системе МЭДО подключен ограниченный круг участников - в основном федеральные и региональные органы исполнительной власти, а также некоторые другие государственные структуры. 2. Обмен документами по открытым каналам связи путем выгрузки документа и регистрационных данных из ведомственной СЭД и пересылки их в виде сообщения обычной электронной почты в другую организацию, где поступивший документ загружается в свою СЭД. Такой обмен документами возможен между любыми организациями любой формы собственности при условии, что используемая ими СЭД умеет отправлять и принимать документы в соответствии со стандартом ГОСТ Р 53898-2010. Национальный стандарт Российской Федерации «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» (утв. и введен в действие приказом Росстандарта от 26.10.2010 № 327-ст). 3. Отправка отсканированного образа документа по электронной почте. Самый распространенный на сегодня способ оперативного обмена документами, во многом заменивший передачу факсимильных сообщений. Так как в этом случае фактически передается копия документа, не имеющая юридической силы, то чаще всего этот вариант используется для переписки или оперативной передачи документов, оригиналы которых в дальнейшем отправляются обычной почтой. При организации электронного документооборота и особенно межведомственного электронного документооборота очень важным является правильная оценка уровня защиты, необходимого для той или иной категории документов. Понятно, что когда мы говорим о финансовых документах, передаваемых в системах типа «клиент-банк», то тут требуется максимальная защищенность, использование усиленной квалифицированной цифровой подписи в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 05.04.2013). Когда говорится о документах, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну, то такие документы, естественно, вообще не поступают в системы электронного документооборота. А вот когда говорится об обычных документах, которые составляют основную часть документооборота в большинстве организаций, то тут, по мнению автора, важно правильно оценить необходимость специальных требований к защите документов. Сегодня в нашей стране, как и за рубежом, огромное количество документов уже пересылается сотрудниками по обычной электронной почте. Пересылаются сканы (образы) документов, файлы офисных форматов. И хотя такие файлы формально не имеют юридической силы, они принимаются в работу, что обеспечивает оперативность решения управленческих задач. Если посмотреть на документы, поступающие и отправляемые большинством организаций, то это переписка по вопросам текущей деятельности, запрос и передача сведений о текущей деятельности, приглашения на совещания, информационные рассылки решений вышестоящих органов, проекты документов, направляемые на согласование, и т. п. Если говорить о государственных органах, то в рамках концепции открытого общества они сегодня должны публиковать в сети Интернет детальную информацию о своей деятельности, проекты готовящихся нормативно-правовых актов. Надо понимать, что в любом случае перехват сообщений электронной почты, передаваемых между почтовыми серверами двух организаций, в принципе возможен, но требует значительных усилий, в т. ч. и материальных затрат, которые несопоставимо выше, чем выгоды, которые может получить злоумышленник от перехвата, например, заявки подведомственной организации на закупку офисной мебели. Поэтому в большинстве случаев риск перехвата и тем более подмены сообщения пренебрежимо мал. Другое дело, когда мы говорим о работе с документами, содержащими информацию «для служебного пользования». Как только мы начинаем работать с документами такого рода, расходы на организацию электронного документооборота растут в десятки, если не в сотни раз. В этом случае необходимо обеспечить несколько уровней защиты системы: 1. Защита персонального компьютера (компьютеров), на которых хранится и обрабатывается информация ограниченного доступа. 2. Защита локальной вычислительной сети организации (ЛВС). 3. Защита каналов передачи данных и документов [38]. Соответственно, каждый компьютер оснащается программно-аппаратными средствами, обеспечивающими шифрование хранящейся на жестком диске компьютера информации и контроль доступа. Иными словами, пользователь для доступа к компьютеру должен не только знать свой пароль, но и вставлять в компьютер аппаратный ключ, без которого загрузка компьютера невозможна. При неправильном вводе пароля компьютер блокируется. Нужно обеспечить и строгий контроль за добавлением новых пользователей в систему. Это может делать только выделенный системный администратор. Все сведения о назначении пользователей, предоставлении доступа к сетевым ресурсам протоколируются системой. Хранение каких-либо документов на персональных компьютерах не допускается. Все документы хранятся только на серверах на жестких дисках с шифрованием. Теоретически утечка конфиденциальной информации возможна путем установки в ПК закладок, перехвата побочных электромагнитных излучений и наводок, возникающих при работе ПК. Однако такой перехват информации также требует значительных затрат, поэтому следует адекватно оценивать, насколько содержащаяся в ПК информация может представлять интерес для третьих лиц. Если число документов, содержащих конфиденциальную информацию или коммерческую тайну, невелико, зачастую проще установить в закрытом помещении отдельно взятый ПК, не подключенный к локальной сети организации, и использовать его для работы с конфиденциальными документами. Альтернативой может служить создание отдельной закрытой локальной сети (закрытого контура), не имеющего сопряжения с открытой сетью организации. Зачастую этот вариант обходится дешевле, чем комплексное использование сертифицированных средств защиты, сертификация и поддержание в сертифицированном состоянии всей локальной сети организации. 1.2. Регулирование процессом электронного документооборота Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) – автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению [16, с. 23]. Электронный документооборот (ЭДО) – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Машиночитаемый документ – документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации. Электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная подпись (ЭП) – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов [16, с. 31]. Далее перейдем к основным принципам электронного документооборота: Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов [17, с. 52]. |