Электронный документооборот в казенном учреждении. ВКР (2). 1 Нормативноправовое регулирование электронного документооборота 7
 Скачать 0.82 Mb.
|
В соответствии с поставленными в работе задачами целесообразно выделить классификацию систем электронного документооборота с их характеристикой:Универсальные «коробочные» СЭДО: стандартный набор функций; невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации; низкие временные затраты на приобретение и установку; относительно низкая стоимость; необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место. Индивидуально разрабатываемые СЭДО: максимально персонифицированная система; большие временные затраты; высокая стоимость разработки; сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения. Комбинированные СЭДО: базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули; полное соответствие нуждам предприятия; небольшие временные затраты на разработку и внедрение; стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа; передача заказчику прав на продукт; простота освоения и использования; полная локализация; удобный интерфейс; взаимодействие с существующими офисными приложениями. Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений [12, с. 75]. На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом: документы теряются; накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки; тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов; создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование документов тратиться немало средств; на подготовку и согласование документов тратится много времени. Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также: обеспечит слаженную работу всех подразделений; упростит работу с документами, повысит ее эффективность; повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысит оперативность доступа к информации; позволит разграничить права доступа сотрудников к информации. Вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Организацию СЭД нужно начинать прямо сейчас. В последнее время вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота на предприятии все чаще и чаще поднимаются в прессе, в материалах специализированных сайтов в интернете и книгах. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее количественно оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа в сочетании с факторным можно достаточно точно оценить экономический эффект, но мы не будет останавливаться на математических выкладках и попробуем выделить основные факторы, влияющие на экономический эффект. При рассмотрении вопросов о необходимости организации электронного документооборота на предприятии – мы выделили основные выгоды, которые получает предприятие от внедрения системы. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Сложные системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений. Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом - повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий. 1.3. Цели, задачи и критерии качества СЭД Безбумажный документооборот сокращает время на обработку бумажных документов – передачу их из подразделения в подразделение, согласование, хранение, поиск документов и, тем самым, снижает финансовые затраты компании. Те процессы, в которых юридически наличие бумажного документа не требуются, могу быть полностью переведены на электронный документооборот. В процессах, требующих наличия распечатанного и подписанного документа, возможно сохранение бумажных документов и перевод только некоторой их части в электронный вид. Целесообразно изучить статистику внедрения электронного документооборота в организациях. 34% компаний стремится исключить бумагу из максимально возможного количества процессов. 23% компаний рассматривают возможность изъять бумагу или сократить её использование в нескольких процессах. 21% компаний имеют несколько безбумажных бизнес-процессов и готовы к дальнейшей автоматизации. 11% компаний отказались от использования бумаги в нескольких базовых рабочих процессах. 10% компаний считают сокращение бумажных документов не актуальным [39]. Для перехода на безбумажный документооборот нужно: • выбрать систему электронного документооборота (СЭД); • расписать порядок обработки документов с её использованием; • определить сотрудников, участвующих в электронном документообороте; • перечислить их функции и обязанности; • издать распоряжение о вводе в опытную эксплуатацию (СЭД). Безбумажные технологии актуальны в учреждениях, имеющих проблемы с бумажными документами: • невозможность найти в короткие сроки нужный документ; • потеря и утрата документов; • большие (длительные) сроки согласования; • значительные финансовые расходы на печать, копирование, пересылку и хранение бумажных документов; • дублирование документов; • неисполнение документов (сложность контроля исполнения). Для начала перехода на безбумажный документооборот лучше выбрать процессы с различными внутренними заявками. Бумаг много, времени на их согласование тратиться не мало, эффект от внедрения безбумажного документооборота будет заметен сразу. Чтобы перенести процесс обработки документов в электронный вид потребуется создать: • электронную карточку документа; • электронный журнал для отображения списка карточек; • электронный маршрут обработки документа; • роли процесса (группы сотрудников, работающих с документами на различных этапах процесса); • форму поиска карточек документа. Нецелесообразно переходить на электронный документооборот, когда: • количество документов не велико; • учреждение работает с секретными документами; • не определён формат документа при обмене с другими организациями; • не установлен и не согласован порядок обмена документами; • требуются бумажные документы; • мало сотрудников компании и т.п. Таким образом, можно сделать ряд выводов. Организация электронного документооборота дает значительный экономический эффект предприятию, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения. Любое предприятие периодически нуждается в мерах по оптимизации его текущей деятельности с целью повышения доходности. На сегодняшний день внедрение систем автоматизации документооборота на предприятии является необходимым. Организация документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. Очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения. Стоимость системы определяется в первую очередь ее принадлежностью к определенному классу. Длительность процесса внедрения зависит от сложности системы и может составлять от одной недели до года и более. Стремление исключить или сократить использование бумаги из бизнес-процессов компании и перейти на электронный документооборот – одна из заметных и значимых тенденций современности. Цели, задачи и критерии качества СЭД Система электронного документооборота или сокращенно СЭД позволяет добиться следующих основных целей и решить следующие задачи: создать единое корпоративное хранилище корпоративной документации; создать структурированный реестр документации в соответствии с номенклатурой дел организации; существенно сократить сроки согласования документов; предотвратить потерю документов; повысить прозрачность и контролируемость работы с документами; повысить уровень исполнительской дисциплины и обеспечить контроль исполнительской дисциплины за счет специализированной отчетности; обеспечить возможность электронного ознакомления с документами под роспись; обеспечить возможность исполнения резолюций и поручений по документам; повысить эффективность корпоративного управления по всем вертикалям власти; повысить скорость поиска документов; сократить объемы копирования документов и обеспечить контроль их печати; повысить уровень информационной безопасности за счет механизмов ЭЦП и аудита системных событий; предоставить руководству гибкий аналитический инструмент для получения информации о качестве работы с документами; обеспечить распространение корпоративных стандартов и их неукоснительное соблюдение. Для оценки результатов (а значит и эффекта) внедрения СЭД, необходимо отталкиваться от целей и задач, ради достижения которых эта СЭД и была внедрена. При этом отталкиваться необходимо от бизнес-процессов, бизнес-задач, охватываемых СЭД, так как именно для их решения и внедряется система. В качестве примеров можно выделить такие задачи, как управление договорами, проектный документооборот, финансовый архив, классическое делопроизводство, управление совещаниями, управление тендерами и другие. Критерии для оценки эффекта необходимо группировать для каждой бизнес - задачи отдельно. При этом необходимо оценить выделенные критерии до начала внедрения СЭД и сравнить их с показателями, полученными после внедрения. Критерии для каждого бизнес-процесса можно выделить по схеме: Проблема -> Цели и задачи внедрения –> Достигнутые результаты внедрения -> Эффект -> Показатели -> Критерии. Если цели внедрения достигнуты, то эффект получим положительный и он будет соответствовать поставленным целям. Приведем в таблице 1 примеры (по разным бизнес-процессам). Далее подсчет показателей сводится к простым математическим подсчетам разницы значений критериев до и после внедрения. В приведенных примерах могут быть использованы такие критерии для расчета. Таблица 1 – Соответствие эффекта поставленным целям
Таблица 2 – Примерные критерии расчета для частного случая
В каждом конкретном случае критерии выделяются индивидуально и могут быть изменены, дополнены в зависимости от поставленных целей и решаемых задач в рамках внедрения СЭД. Для оценки выделенных критериев могут быть использованы непосредственно прямые замеры или экспертная оценка (например, путем проведения анкетирования). При этом критерии могут быть (как и сам эффект) качественные и количественные. Подводя итог, еще раз выделим главную мысль. При выборе критериев подсчета эффекта от внедрения СЭД необходимо отталкиваться от целей и задач, которые ставятся при автоматизации того или иного бизнес-процесса. Конечно, это нетривиальная задача, и чем точнее будут сформулированы цели, тем точнее можно будет определить критерии и оценить эффект от внедрения СЭД. 2 Реализация электронного документооборота в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» 2.1 Деятельность Казенного учреждения города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» Управление информационно-коммуникационных технологий (УИКТ) было создано в 2008 году в рамках реализации общегородской целевой программы «Электронный Омск». Эмблема учреждения представлена на рисунке 1.  Рисунок 1 – Эмблема КУ «Управление информационно-коммуникационных технологий» Главная цель деятельности управления – это реализация и координация на территории Омска единой политики в сфере информатизации деятельности органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений на основе применения современных телекоммуникационных технологий. Это позволяет муниципалитету более эффективно управлять социально-экономическим развитием города. За время действия программы «Электронный Омск» управлению удалось выполнить ряд мероприятий по улучшению информационной инфраструктуры города. Основной акцент был сделан на выполнение рекомендаций федерального законодательства. В 2009 году началось создание Единой автоматизированной информационной системы администрации города Омска. Её составляющие – система информационного взаимодействия с населением (официальный портал администрации города Омска) и система электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД). 17 февраля 2010 года был введен в промышленную эксплуатацию официальный портал администрации Омска, позволивший сделать деятельность городского муниципалитета максимально прозрачной и открытой. Большое количество новых сервисов портала и кардинальное обновление всех его материалов стало результатом следования мировым и российским тенденциям создания «электронного правительства». В 2010 году создана комиссия по информатизации при Мэре города Омска. В ее состав вошли руководители структурных подразделений администрации города и муниципальных учреждений, представители профильных вузов и предприятий. Комиссия в рамках своих полномочий оценивает состояние информатизации и информационной безопасности, обеспечивает научно-методическую поддержку информатизации в городе Омске, анализ и экспертизу проектов и программ информатизации, рассматривает предложения по совершенствованию деятельности структурных подразделений администрации города на основе использования информационных и коммуникационных технологий. При участии специалистов УИКТ для граждан была разработана актуальная система «Мой маршрут». В 2011 году она приобретает популярность у омичей, поскольку становится доступной и в мобильных версиях: для устройств с сенсорным экраном и обычных телефонов. На IV Международном форуме «Мегаполис: XXI век» Омск отмечен дипломом как лучший город СНГ и ЕврАзЭС в области эффективного применения информационных технологий. В 2012 году для горожан начала функционировать система «Мой дом», информирующая об отключениях света, газа, воды, тепла и т.д. Одно из направлений работы специалистов УИКТ получило высокую оценку экспертов Фонда свободы информации: официальный портал администрации города занял 14-ю строчку в рейтинге информационной открытости из 162 муниципалитетов-участников. Отдельное направление работы УИКТ – муниципальные услуги в электронном виде. Процесс перевода услуг в интернет-пространство начался в 2010 году. Первой стала запись на приём к врачу. Веб-сервис сразу приобрел популярность: единая система «Мединфо-город» информировала о графиках приёма специалистов на неделю вперёд, давала возможность забронировать талон через Интернет. После смены статуса учреждений здравоохранения электронная регистратура также перешла в функционал субъекта РФ. Сегодня востребованы и другие сервисы: с помощью Интернета омичи могут оперативно записать ребенка в детский сад, получить архивные и другие справки. В 2013 году разработана и утверждена новая перспективная муниципальная программа – «Информационное общество» на 2014–2018 годы. В рамках этой программы предусмотрено совершенствование системы муниципального управления на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий и обеспечения информационного взаимодействия власти и общества. В 2014 году в рамках портала администрации города создан и введён в опытную эксплуатацию новый сайт – «Бюджет для граждан», в котором подробно рассказывается о том, как город получает доходы, распределяет и контролирует бюджетные средства. Сегодня управление информационно-коммуникационных технологий координирует процессы информатизации в структурных подразделениях мэрии и подведомственных организациях: ведет подготовку технических заданий, конкурсной документации, осуществляет оперативный мониторинг выполнения мероприятий по информатизации, исполняет часть функций заказчика по закупке продукции и услуг для муниципальных нужд. Продолжается работа в рамках программы «Информационное общество». 2.2 Электронный документооборот в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» Внедрение электронного документооборота и делопроизводства – одна из важнейших задач, стоящих перед администрацией города Омска. СЭДД предназначена для автоматизации процессов использования, хранения документации, контроля исполнительской дисциплины и управления документами. Систему применяют не только в городском муниципалитете, но и в муниципальных учреждениях, подведомственных структурных подразделениях городской администрации. Функционирующая в настоящее время система полностью удовлетворяет государственным стандартам делопроизводства и документационного обеспечения. Одна из основ эффективности системы – интеграция с информационными системами Правительства Омской области. Обеспечен прием документов (обращений граждан, заявлений на предоставление услуг) с официального сайта администрации города Омска. С использованием СЭДД организовано предоставление 49 муниципальных услуг и документов в различных сферах. СЭДД позволяет создать ядро информационной инфраструктуры администрации Омска: сформировать единую технологию работы с документами, единое пространство хранения и обработки документации для всех структурных подразделений администрации Омска и муниципальных учреждений, а также повысить уровень исполнительской дисциплины и личной ответственности за результаты работ. Кроме того, СЭДД обеспечивает сокращение материальных и временных издержек граждан и сотрудников администрации города. Достигается прозрачность системы документооборота. На базе СЭДД в администрации города Омска функционирует система управления процессами размещения заказов на поставки товаров и оказание услуг для муниципальных нужд, а также учета заключаемых муниципальных контрактов. Размещение муниципального заказа в электронном виде позволяет оперативно управлять процессом. Информация о результатах торгов, веб-трансляция процесса оперативно публикуются на официальном портале администрации Омска. Система электронного документооборота и делопроизводства установлена во всех структурных подразделениях мэрии – около 1 400 рабочих мест. Операторами системы являются 27 структурных подразделений городской администрации и 9 казенных учреждений. Новая версия официального портала Администрации города Омска была создана в 2009–2010 годах в муниципальном учреждении «Управление информационно-коммуникационных технологий». Разработка новой версии портала велась с учетом последних требований российского законодательства, которое предусматривает внедрение разнообразных форм электронного взаимодействия власти и общества, а также делает акцент на прозрачности деятельности органов местного самоуправления. Портал отвечает современным информационным потребностям пользователей, обладает понятной структурой, удобной навигацией и средствами поиска. В его основе лежит мощная система управления содержанием Liferay, которая позволяет сотрудникам структурных подразделений коллективно работать над материалами портала. Ознакомиться с любыми страницами и файлами портала можно при помощи бесплатного программного обеспечения (рисунок 2).  Рисунок 2 – Фрагмент стартовой страницы портала на экране современного смартфона В рамках портала созданы и функционируют сайты департаментов и управлений мэрии, административных округов города. На страницах сайтов представлены как официальные сведения (структура и контакты, направления деятельности, графики приема граждан), так и имиджевые материалы (новости, фоторепортажи). Большое внимание уделяется медийному содержанию. Видеосюжеты, размещаемые на портале, отражают все стороны жизни Омска. В фотогалерее представлены разнообразные по содержанию тематические альбомы. Публикуются интерактивные карты масштабных городских праздников. История города разбита на 17 периодов, каждому из которых соответствует отдельная статья. В увлекательном повествовании о становлении и развитии сибирского мегаполиса использованы 200 фотографий и иллюстраций. Опубликована полная электронная версия прекрасно изданной Энциклопедии города Омска. Нормативно-правовые акты Администрации города Омска, ее структурных подразделений и Омского городского Совета оперативно публикуются в разделе «Законодательство». Механизм интеграции портала и СЭДД (системы электронного документооборота и делопроизводства) допускает возможность появления нормативно-правового акта на портале сразу же после его подписания уполномоченным должностным лицом в электронном виде. Муниципальные услуги доступны посетителям портала в режиме информирования. Всесторонне представлен единый центр по оформлению документов – служба одного окна. Поиск нужных услуг облегчает структурированный по социальным сферам реестр. Пользователи могут скачивать электронные бланки заявлений и образцы других документов, необходимых для обращения за услугой. Три услуги доступны в электронном виде: запись в детский сад, запрос архивных документов и запрос справок, выписок, дубликатов. Работает сервис проверки готовности документов Интерактивное взаимодействие мэрии с населением в настоящее время также возможно в рамках раздела «Обращения граждан». Текстовые сообщения пользователей, направляемые через портал, могут сопровождаться фотографиями или сканированными копиями документов для подтверждения излагаемых фактов. Регулярно публикуются официальные ответы должностных лиц на обращения, тематика которых волнует многих омичей (персональные данные обезличиваются). В рамках портала администрации города создан сайт «Бюджет для граждан». В разделах сайта доступно и максимально прозрачно отражены основные процессы бюджетной и налоговой политики городской администрации. Информация сайта актуализируется в соответствии с решениями Омского городского Совета о бюджете города, изменениями параметров муниципальных программ и содержанием правовых актов в сфере планирования и организации бюджетного процесса.  Рисунок 3 – Информационный киоск в здании администрации Центрального округа Портал имеет отдельную версию для сенсорных экранов: ее продуманный интерфейс позволяет находить нужную информацию за несколько касаний. На сегодняшний день в зданиях администраций округов установлено пять информационных киосков, с помощью которых можно оперативно получить справку о должностях, адресах и телефонах Администрации города Омска и подведомственных организаций, а также сведения о процедурах оказания муниципальных услуг. Версия портала для слабовидящих разработана с учетом требований ГОСТа, регламентирующего доступность интернет-ресурсов для инвалидов по зрению. Она содержит наиболее востребованные разделы и позволяет пользователю легко управлять формой и размером букв на экране, а также цветовыми схемами. Разработчиками портала взят курс на постоянное совершенствование его сервисов. В ближайших планах – развитие сайтов структурных подразделений администрации, увеличение числа информационных киосков, появление муниципальной сети веб-камер. Созданы версии портала на английском, немецком и китайском языках: они ориентированы как на потенциальных инвесторов, так и на туристов.  Рисунок 4 – Китайские студенты педуниверситета знакомятся с материалами об Омске на родном языке В 2013 году для индексации портала настроена бесплатная поисковая машина mnoGoSearch, которая каждый час индексирует порядка трехсот ссылок – не только веб-страницы, но и скачиваемые файлы. Портал тесно интегрирован с муниципальными информационными системами. Система «Мой дом» аккумулирует полезную информацию о многоквартирных домах Омска: от почтового индекса и года постройки до принадлежности поликлиникам и избирательным округам. Она также содержит сведения о состоянии систем жизнеобеспечения омских зданий. Если дом отключен от газа, света, тепла, горячей или холодной воды, на сайте системы указываются причина отключения и предполагаемые сроки устранения неполадок. Управляющие организации могут использовать систему для раскрытия информации о своей деятельности. Доступ к системе предоставляется безвозмездно. Система «Мой маршрут» оперирует данными о текущем местоположении муниципальных автобусов, троллейбусов и трамваев (более 1 200 единиц подвижного состава). Транспорт отображается на карте города в режиме реального времени. Важный модуль системы, выгодно отличающий ее от простых систем мониторинга, – это прогнозирование времени прибытия транспорта. В системе «Мой маршрут» по каждой остановке в любой момент времени можно получить предполагаемое время прибытия всех маршрутов, проходящих через эту остановку. Разработаны версии системы для мобильных устройств разных поколений, включая приложения под платформы iOS и Android. Ежемесячный рост числа посетителей портала и сайтов муниципальных информационных систем говорит о том, что в последнее время они становятся все более значимым средством взаимодействия мэрии с горожанами. Планомерное продолжение начатой работы будет направлено на расширение нашей аудитории и повышение ее лояльности к деятельности Администрации города Омска. Важным в работе КУ «Управление информационно-коммуникационных технологий» является работа с обращениями граждан. Технология работы с обращениями граждан состоит из следующих этапов: прием и первичная обработка письменных обращений; регистрация; направление на исполнение; уведомление заявителя о направлении обращения в другие организации; уведомление заявителя о длительном рассмотрении обращения; контроль за сроками исполнения и выполнением принятых по ним решениям; информационно-справочная работа; уведомление заявителя о вынесенном решении; группировка обращений в дела; текущее хранение; анализ поступивших обращений; опубликование в печати обращений, имеющих важное общественно-политическое значение; личный прием граждан. Порядок прохождения входящих документов отдела по работе с обращениями граждан КУ «Управление информационно-коммуникационных технологий» представлен в таблице 3. Таблица 3 – Оперограмма движения входящих документов   Движение документов поступившихна имя начальника  Движение документов реестрового учетаПредложенная оперограмма имеет ряд преимуществ, важнейшей из которых является то, что она имеет более рациональный путь прохождения документов, исключая повторные позиции. Данный порядок входящих документов способствует избеганию прохождения повторных инстанций, тем самым уменьшая сроки рассмотрения вопросов и увеличивая быстроту принятия управленческих решений. Тоже самое можно сказать и о порядке исходящих документов, включающая в следующие этапы обработка: сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание, франкирование оформление почтового отправления. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. А документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ. Порядок работы с исходящими документами приведен в таблице 4. Таблица 4 – Оперограмма движения исходящих документов  2.3 Недостатки электронного документооборота в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» Процессы информатизации Омска требуют пристального внимания руководителей органов власти и активного взаимодействия муниципалитета с федеральными и областными структурами. Создание многофункциональных центров, развитие системы межведомственного электронного документооборота, предоставление услуг в электронном виде невозможно без принятия согласованных решений на всех уровнях власти и стабильного финансирования. В последние годы была проведена большая работа по информатизации деятельности Администрации города Омска. Исполнение принятой в 2010 году долгосрочной целевой программы «Электронный Омск» позволило существенно сократить отставание по ключевым направлениям от крупных российских городов, которые первыми начали масштабное внедрение информационных технологий. Создана единая информационно-телекоммуникационная сеть, объединяющая все структурные подразделения Администрации города Омска, а также ряд муниципальных учреждений, Омский городской Совет. Сеть обеспечивает функционирование межведомственных информационных систем и ресурсов, таких как система электронного документооборота, информационно-справочные системы, доступ в Интернет, система телефонной связи Администрации города Омска. Благодаря использованию современных технологий телефонной связи обеспечена возможность подключения абонентов к внутренней телефонной сети Администрации города из любой точки единой информационно-телекоммуникационной сети. Абоненты внутренней телефонной сети имеют возможность выполнения вызовов в телефонные сети Омского городского Совета, Законодательного собрания Омской области, Правительства Омской области. Этот сервис позволяет исключить использование услуг сторонних операторов и снизить расходы на услуги связи. В настоящее время количество абонентов внутренней телефонной сети более 920. Использование цифровых технологий связи позволило ускорить процедуру соединения абонентов, улучшить качество телефонной связи, определять номера и предоставлять другие сервисы, снизить стоимость оплачиваемых услуг связи. Так в 2012 году за счет отказа от аренды 73 абонентских линий экономия составила 80 тыс.руб. С мая 2013 года управление делами планирует отказаться от аренды еще 61 абонентской линии. В департаменте городского хозяйства внедрена система автоматического телефонного оповещения граждан о нарушении правил размещения объявлений на объектах муниципальной собственности. Однако в развитии информационно-телекоммуникационной сети существуют проблемы. Проект здания ул. Гагарина дом 32, корпус 1, предполагает подключение 576 единиц вычислительной техники (96 единиц на этаж). В настоящее время подразделениями, размещенными в здании, подключено 565 единиц вычислительной техники. Таким образом, дальнейшее увеличение количества рабочих мест в здании пристройки невозможно. Управление делами вынуждено отказывать структурным подразделениям в предоставлении телефонов и подключении дополнительных компьютеров к информационной сети т.к. финансовые средства на ее расширение не предусмотрены бюджетом (потребность оценивается примерно в 150 рабочих мест). К сожалению, не удалось приступить к модернизации кабельных и электрических сетей в зданиях окружных администраций. Средства, выделенные округам в 2013 году в рамках ДЦП «Электронный Омск» (1 млн. руб. на округ) направлены на текущие нужды по обновлению вычислительной техники. В связи с сокращением объемов финансирования программы «Электронный Омск» в 2012 года 2,7 раза, в 2013 году в 3 раза ряд мероприятий Программы перенесен с 2013 года на последующие годы. Это развитие системы управления процессами размещения заказов, создание и развитие геоинформационной системы, внедрение информационных технологий в сфере образования, создание системы безопасности муниципальных объектов социальной сферы. В 2012 году прекращено оснащение муниципального транспорта оборудованием системы ГЛОНАСС. При этом системой ГЛОНАСС охвачен только пассажирский транспорт. Однако для контроля за перемещением и работой техники управлений благоустройства, необходимо их оснащение оборудованием ГЛОНАСС. Не развивается проект по созданию геоинформационной системы Администрации города Омска, которая обеспечила бы интеграцию муниципальных информационных систем, содержащих пространственные данные и позволила бы обеспечить доступ населения, органов государственной власти, местного самоуправления. Одной из наиболее интенсивно развивающихся информационных систем является система электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска. Порядок работы в СЭДД утвержден распоряжением Мэра города Омска в сентябре 2012 года. Сейчас ведется подготовка Инструкции по делопроизводству в Администрации города Омска с учетом особенностей СЭДД, В связи с переходом на безбумажный обмен документами с органами исполнительной власти Омской области проводятся организационно-технические мероприятия по внедрению в СЭДД усиленной электронной подписи. Ведется подготовка документов для получения электронной подписи для руководителей Администрации города Омска и руководителей структурных подразделений. Также готовится распоряжение Мэра, устанавливающее юридическую значимость электронной подписи. В мае планируется переход на безбумажный документооборот для некоторых типов документов в Администрации города Омска. Для повсеместного внедрения в документооборот механизмов электронной цифровой подписи планируется создание удостоверяющего центра на базе технологии «КриптоПро». Ориентировочные затраты на мероприятие – 2 млн. рублей. Протестированы и готовы к эксплуатации мобильные рабочие места руководителей на платформе IPAD. Следует отметить, что по поручению Мэра города Омска организовано ведение в электронном виде календарей руководителей структурных подразделений. С 2011 года в соответствии с Положением о муниципальных информационных системах в Администрации города Омска ведется работа по учету информационных систем (49 информационных систем). Реестр информационных систем опубликован на официальном портале Администрации города Омска. Продолжается работа по переходу на предоставление муниципальных услуг в электронном виде и развитию межведомственного электронного взаимодействия при предоставлении муниципальных услуг. На сегодняшний день: реализовано 7 муниципальных услуг, не требующих идентификации заявителя; на официальном портале Администрации города Омска размещены 3 сервиса, позволяющих подать заявку на получение муниципальной услуги; развернуты 10 рабочих мест региональной системы межведомственного электронного взаимодействия. Продолжается тестирование автоматизированной системы «Предоставление гражданам и юридическим лицам в электронной форме муниципальных услуг города Омка», обеспечивающей перевод 10 приоритетных муниципальных услуг в электронный вид. В декабре 2012 года был заключен договор с ОАО «Ростелеком» на оказание услуг по организации предоставления 6 муниципальных услуг в электронном виде. Сейчас структурными подразделениями совместно с Министерством экономики Омской области ведется работа по устранению замечаний к существующим типовым регламентам предоставления муниципальных услуг. Также ведется работа по созданию на официальном портале Администрации города Омска нового сервиса «Запрос справочной информации». Сервис предоставит возможность гражданам подать в электронном виде заявку на получение 11 справок в следующих сферах: архитектура и градостроительство, муниципальное имущество, жилищная политика. Официальный портал Администрации города Омска продолжает свое развитие как система информационного взаимодействия с населением и организациями города Омска и имеет ряд особенностей. Унифицирована форма представления информации о всех подразделениях Администрации города Омска. Портал интегрирован с СЭДД в части приема обращений граждан в Администрацию города Омска, направленных через Интернет-приемную. На портале размещены обзоры обращений граждан по наиболее острым и актуальные вопросам. Портал интегрирован с информационными системами «Мой дом» и «Мой маршрут». «Мой дом» аккумулирует актуальную и полную информацию обо всех службах и инфраструктурных объектах, имеющих отношение к каждому многоквартирному дому: жилищно-коммунальные службы, учреждения здравоохранения, службы общественной безопасности и т.д. Особенностью системы «Мой дом» является наличие инструмента, позволяющего управляющим компаниям использовать ее для раскрытия информации о своей деятельности в соответствии с требованиями действующего законодательства. Особенностью системы «Мой маршрут» является сервис прогнозирования времени прибытия транспорта на остановки на основе данных о его текущем местоположении; |