инструкция. ИНСТР. по ДЕЛОПР. СФУ от 03.09.2019. Инструкция по делопроизводству красноярск 2019 содержание 1 Общие положения
 Скачать 0.68 Mb.
|
|
Министерство науки и высшего образования РФ Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ Красноярск 2019 СОДЕРЖАНИЕ
УТВЕРЖДАЮ Врио ректора ФГАОУ ВО СФУ _____________ М. В. Румянцев «___» _____________ 2019 г. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 1 Общие положения 1.1 Инструкция по делопроизводству в Федеральном государственном автономном образовательном учреждении высшего образования «Сибирский федеральный университет» (СФУ) (далее – Инструкция) разработана на основе Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Минобразования РФ от 24.07.2000 г. № 2286 и Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. № 44. Инструкция разработана с целью рациональной организации делопроизводства и документооборота в СФУ при соблюдении действующих нормативных и методических документов в сфере обращения документов и информации. 1.2 Настоящая Инструкция устанавливает порядок ведения делопроизводства в СФУ. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения. Автоматизированные технологии обработки документов, используемые в СФУ, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. 1.3 Общее руководство, контроль состояния делопроизводства и оказание методической поддержки структурным подразделениям осуществляют сотрудники общего отдела и архива СФУ. 1.4 Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений (управлений, департаментов, центров, отделов, деканатов, кафедр). 1.5 Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за обеспечение учета и прохождения документов в установленные сроки, информирование руководителей о состоянии их исполнения, осуществление ознакомления сотрудников подразделений с нормативными и методическими документами по делопроизводству. 1.6 Сотрудники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов, подлежащих систематизации и оформлению в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений, немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в общий отдел или отдел документационного обеспечения. 1.7 При уходе сотрудника, ответственного за делопроизводство, в отпуск, убытии в командировку и др. по указанию руководителя структурного подразделения обязанности по ведению делопроизводства возлагаются на другого сотрудника. Передача дел и документов ответственным за делопроизводство другому лицу осуществляется с составлением приемо-сдаточного акта, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копии акта передаются в общий отдел и архив СФУ. 1.8 Порядок работы с секретными документами, документами с грифом «ДСП», письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями. 1.9 Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, определяется Инструкцией по конфиденциальному делопроизводству СФУ. 2 Документы университета 2.1 СФУ в процессе делопроизводства использует внешние и внутренние документы. К внешним документам относятся приказы, инструктивные письма Министерства науки и высшего образования РФ и государственных служб, приказы и Постановления Правительства РФ, нормативные и нормативно-методические документы надзорных организаций и органов управления высшим образованием, письмо, телеграмма, телефонограмма, факсы и др. К внутренним документам относятся: - организационные (штатное расписание, положения, инструкции); - распорядительные (приказ, распоряжение, решение); - нормативно-методические документы университета (положения и инструкции по видам деятельности, стандарты, регламенты); - информационно-справочные (протокол, акт, служебная записка, справка и др.); - документы по кадровому обеспечению (заявление, трудовой договор, личная карточка, приказ); - документы по оплате труда; - договоры; - документы по учету основных средств и материалов и др.; - служебные (докладные) записки. 2.1.1 Приказ – акт управления, официальное распоряжение ректора университета, издаваемое для решения основных и оперативных задач, стоящих перед СФУ, обязательное для исполнения всеми сотрудниками СФУ. Типовой приказ – это приказ, в котором формулировка и состав основных реквизитов имеет стандартную, ранее принятую форму. К типовым относятся организационные приказы (определяющие порядок проведения мероприятий), направленные на разработку и внедрение управленческих решений. Типовые приказы могут быть связаны с организацией учебного процесса, развитием университета, планированием и финансированием мероприятий, отчетностью структурных подразделений, хозяйственной деятельностью, кадровыми вопросами (увольнение, перевод сотрудников и т. д.). 2.1.2 Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый проректорами, руководителями структурных подразделений университета по вопросам управления деятельностью процессов и процедур университета. 2.1.3 Решение – документ коллегиального органа (совета, собрания и др.), определяющий вопросы организации отдельных процессов и мероприятий деятельности. 2.1.4 Протокол – это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов управления, организационных или отчетных мероприятиях различной направленности. 2.1.5 Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных событий, действий или фактов: акт сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда); ревизии; инвентаризации и др. Акты составляются комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом, коллегиально должностными лицами, функционально уполномоченными организационными документами. Цель составления акта – установление и правильное отражение фактического состояния дел. 2.1.6 Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат для обмена информацией между организациями и пересылаются по почте (обычной или электронной), с курьером, факсом и т. д. 2.1.7 Служебная записка (докладная, объяснительная, жалоба) – документ, адресованный ректору, проректору или руководителю структурного подразделения, информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, состоянии какого-либо вопроса деятельности, содержащий также выводы, предложения и запросы составителя. 2.1.8 Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов или событий, сведения биографического или служебного характера. 2.2 С целью унификации системы документооборота и делопроизводства в СФУ используются стандарты организации (далее – СТО), которые устанавливают единые правила оформления документов, обязательные для применения всеми структурными подразделениями университета: СТО 7.5-01-2018, СТО 7.5-03-2018, СТО 7.5-05-2018, СТО 7.5-06-2018, СТО 4.2–22–2009, настоящая Инструкция. 3 Правила подготовки и оформления документов 3.1 Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумажных или электронных носителях в соответствии с установленным порядком управленческих процессов. Результатом документирования является документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. С целью обеспечения эффективности документирования управленческой деятельности университета все структурные подразделения и должностные лица должны выполнять правила и соблюдать порядок подготовки и использования соответствующих документов. Порядок и правила подготовки документов распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление документов. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине или в правой нижнее части поля документа на расстоянии 1,0 см от нижнего края листа. Допускается создание документов на лицевой и оборотной стороне листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равными. Для оформления документов допускается использовать размер шрифтов № 12, 13, 14 Times New Roman. При составлении таблиц используется шрифт 12 или 11 размеров. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал. Текст документа печатается через один межстрочный интервал. Интервал между буквами и словами – обычный. Интервал между словами – один пробел. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см. 3.2 Бланки документов Организационно-распорядительные документы СФУ должны оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. В СФУ применяются следующие виды бланков документов: - приказа; - распоряжения; - протокола; - акта; - письма; - служебной записки. Образцы оформления документов на бланках и порядок расположения реквизитов в документах представлены в приложениях А, Б, В, Г, Д, Е. Документы оформляются на бланках на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм) или в электронном виде. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: - 25 мм – левое; - 15-20 мм – правое, верхнее и нижнее. Если подготовленный документ содержит более двух страниц, рекомендуется проводить их нумерацию. При этом первую страницу документа не нумеруют. В СФУ используются бланки документов с угловым и продольным расположением реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в левом верхнем углу, при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля. Ответственность за обеспечение структурных подразделений бланками или формами общеуниверситетских документов несет начальник общего отдела. 4 Оформление реквизитов документа 4.1 Реквизиты документа. Документы, используемые в СФУ, имеют постоянный состав реквизитов, их расположение и оформление. Настоящая Инструкция устанавливает следующий состав реквизитов документа: - эмблема университета; - наименование университета; - справочные данные об университета; - наименование вида документа; - дата документа; - регистрационный номер документа; - место составления или издания документа; - адресат; - гриф утверждения документа; - резолюция; - заголовок к тексту; - текст документа; - отметка о контроле; - отметка о наличии приложения; - подпись; - согласование документа; - оттиск печати; - отметка о заверении копии; - отметка об исполнителе; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; - отметка о поступлении документа в организацию. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. 4.2 Эмблема университета Эмблему СФУ помещают на бланках университета в верхнем левом углу после официального наименования университета. 4.3 Наименование университета Наименование университета должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием университета указывают полное наименование вышестоящей организации. 4.4 Справочные данные об университете В справочные данные об университете входят: почтовый адрес; номера телефонов, факсов, адрес электронной почты и др. 4.5 Наименование вида документа Наименование вида документа определено Уставом СФУ в соответствии с классификатором управленческой документации ОК011–93. Название документа должно соответствовать его содержанию. 4.6 Дата документа Датой документа является дата его подписания или утверждения, для документа, принимаемого коллегиальным органом – дата его принятия, для акта – дата события. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 08.09.2018 г. Допускается словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 10 февраля 2019 г. 4.7 Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, даты документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. 4.8 Место составления или издания документа Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. 4.9 Адресат Сведения об адресате включают наименования организаций или их структурных подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже). Например: Московский технологический институт Отдел аспирантуры или Министерство науки и высшего образования Российской Федерации Министерство науки и высшего образования Управление делами Главному специалисту Семкиной В. Г. или Ректору Московского государственного открытого университета Круглову Ю. Г. При адресации документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например: Ректорам образовательных учреждений высшего образования Красноярского края Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например: Редакция журнала «Вестник образования» Чистопрудный бульвар, 6, г. Москва, 101856 Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами. При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Надпись может быть расположена флаговым способом или отцентрована. Например:
или
4.10 Гриф утверждения документа Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа. Документы утверждаются ректором, проректорами СФУ, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Положения об институтах, центрах, факультетах, других структурных подразделениях, положения по видам деятельности и коллегиальным органам подлежат утверждению ректором университета и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения. При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее правило: - гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, располагается флаговым способом, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Ректор ______________ _________________ личная подпись инициалы, фамилия «____» ____________ 2019 г. - при утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и др.) гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО приказом от 30.09.2017 № 82 или УТВЕРЖДЕН решением ученого совета от 15.08.2018 № 14 Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. 4.11 Резолюция В состав резолюции входят фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым, который обязан ознакомить с документом всех других исполнителей и организовать в указанный срок его исполнение). 4.12 Заголовок к тексту Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? или чего (кого)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии или Должностная инструкция главного инженера 4.13 Текст документа Текст документа составляется на государственном (русском) языке и оформляется в виде таблицы, анкеты или связанного текста. Текст документа приводится: - в приказах – от первого лица множественного числа («ПРИКАЗЫВАЮ»); - в протоколах заседаний – от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»); - в деловых письмах, оформленных на бланках организации, – от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа («предприятие не возражает…», «институт считает возможным…»); - в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, – первого лица единственного числа («прошу…», «предлагаю…»); - в докладных и служебных записках, заявлениях – от первого лица единственного числа («Прошу Вас …», «Считаю необходимым…»); - в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «комиссия провела проверку… »). При подготовке документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения. Можно употреблять общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. В деловых (служебных) письмах используются: - вступительное обращение («Уважаемый господин …!», «Уважаемый Иван Петрович!», «Уважаемый господин (жа) …. !» и пр.) - заключительная этикетная фраза (« С уважением, …») 4.14 Отметка о контроле Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». 4.15 Отметка о наличии приложения Отметка о наличии приложения к документу оформляется по следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация. Если в тексте нет ссылки на приложения, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого: Приложения: 1. Штатное расписание… на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов… на 4 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается: Приложение: отчет о НИР в 2 экз. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.). Ссылка на приложение в тексте документа выполняется следующим образом: 1. Руководителю аттестационной комиссии предоставить график аттестации подразделений. 2. Утвердить регламент аттестации (Приложение 1). При наличии нескольких приложений к распорядительному документу в правом верхнем углу каждого приложения выполняется отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение 2 к приказу от 08.10.2008 № 623 Если приложением является обособленный электронный носитель указывается тип носителя и количество единиц носителя: Приложение: СD диск в 1 экз. При этом на конверте, в который помещается носитель, может указываться наименования документов, записанных на носителе, имена файлов, их объем в байтах. В распорядительных документах, договорах, правилах, инструкциях отметка о приложении оформляется: - в тексте документа – при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: (приложение) или (приложение 3, приложение № 3); - на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается номер приложения и, если это необходимо, ссылка на номер приказа, к которому относится приложение: Приложение № 2 к приказу от 15.08.2018 № 112 Строки реквизита выравниваются по левому краю. 4.16 Подпись Документы, направляемые СФУ в вышестоящие органы и управления, подписываются ректором, проректорами по поручению ректора. Документы, направляемые СФУ в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений университета. В состав подписи входят: наименование должности лица (аббревиатура должности), подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например: Проректор по образовательной деятельности _____________ __________________ подпись инициалы, фамилия или Проректор по ОД ________________ __________________ подпись инициалы, фамилия Подпись должностного лица оформляется без абзацного отступа и центруется. В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Документ должен подписываться либо лицом, инициалы и фамилия которого стоит на документе, либо временно исполняющим обязанности должностного лица сотрудником подразделения, уполномоченным на это приказом ректора/распоряжением проректора. Не допускается подписание документов с предлогом «за» (или другими) или с проставлением косой черты перед наименованием должности. 4.17 Согласование документа При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам выполняется согласование документа. Согласование может проводиться как внутри университета (подразделениями и должностными лицами), так и вне его. Внутреннее согласование оформляется визой на проекте документа. На странице документа с согласующими подписями или на отдельном листе согласования указываются должность визирующего, его инициалы и фамилия. Например: СОГЛАСОВАНО _________________ _______________ ______________ должность личная подпись инициалы, фамилия Подписи должностных лиц университета согласующих документ располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. Нормативный срок согласования распорядительных документов – один день, при необходимости дополнительной проработки содержания срок согласования может быть продлен до трех дней. Отказ от согласования документа оформляется в письменном виде – служебной запиской на имя ректора, которая прилагается к проекту документа. При согласовании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности. При согласовании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают в алфавитном порядке. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе. В грифе согласования запрещается делать пометки о наличии замечаний к документу. Замечания обязательно передаются разработчику документа. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования внешней стороны располагается на лицевой стороне документа на одном уровне с грифом утверждения/согласования документа должностным лицом университета. Гриф внешнего согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО _________________ должность _______________ ______________ личная подпись инициалы, фамилия «____» _____________ 2019 г. Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания _______________ наименование _________________________________ коллегиального органа от 10.10.2019 № 6 Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, то грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, и на документе выполняется отметка «Лист согласования прилагается». Внешнее согласование документа осуществляется в следующей последовательности: - с подведомственными университету и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы; - с общественными организациями – в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях; - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.); - с вышестоящими организациями – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций. 4.18 Оттиск печати Печать ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, конфиденциальной информацией и на других документах, на которых требуется заверение подписи. Если документ заверяется печатью, то печать ставится на свободном поле левее подписи поверх отметки М.П. или так, чтобы оттиск печати захватил часть слов наименования должности лица, подписывающего документ и начало личной подписи. 4.19 Отметка о заверении копии При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; инициалы и фамилию; дату заверения. 4.21 Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа и печатается шрифтом 11-12 размера. Данный реквизит включает имя, отчество и фамилию исполнителя (полностью), номер его телефона. Например: Грохотун Игнатий Фролович +7(391)249-77-56 Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул. 4.22 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает надпись «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. 4.23 Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в университет проставляется в виде штампа и содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. |