инструкция. ИНСТР. по ДЕЛОПР. СФУ от 03.09.2019. Инструкция по делопроизводству красноярск 2019 содержание 1 Общие положения
 Скачать 0.68 Mb.
|
|
5 Особенности подготовки отдельных видов документов 5.1 Приказы Приказы разрабатываются по поручению ректора (лица, исполняющего обязанности ректора) или проректоров руководителями структурных подразделений. Основанием для разработки приказа являются служебные записки руководителей структурных подразделений, личные заявления сотрудников, устные или письменные распоряжения вышестоящего руководства, информационные и инструктивные письма вышестоящих организаций, нормативные документы и др. Приказы издаются по основным видам деятельности университета (учебный процесс, научно-исследовательская деятельность, финансирование, планирование, отчетность, хозяйственная деятельность и т. д.) и по личному составу (прием, увольнение, перевод сотрудников и т. д.). Приказ оформляется на специальном бланке (приложение А) и имеет следующие реквизиты: название, дату, номер, заголовок, текст, подпись, согласование. Печать на приказе не проставляется, так как он является внутренним распорядительным документом. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляют уполномоченные сотрудники общего отдела и секретариата университета. В соответствии со спецификой подготовки кадровых документов и требованиями Инструкции по конфиденциальному делопроизводству согласование приказов по личному составу осуществляется главным бухгалтером, руководителями департаментов экономики и финансов и кадрового регулирования и учёта работников. Передача приказов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства СФУ. Издание приказа осуществляется в следующем порядке: - изучение и обобщение необходимой информации по существу вопроса; - подготовка проекта приказа; - согласование проекта; - подписание приказа; - регистрация. Заголовок является обязательным реквизитом приказа. Он должен выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?», например: «Об утверждении…», «О регистрации…», «О создании…». Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи распорядительных действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. В качестве обоснования может выступать какой-либо нормативный правовой акт (внутренний или изданный вышестоящим органом). Например: В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и отбору их для передачи на хранение в архив СФУ и к уничтожению Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом приказываю, после которого ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на самостоятельные пункты, в которых содержатся поручения, указываются наименование должности, фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), конкретные действия и сроки исполнения поручения. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. Ответственность за доведение приказа до всех поименованных в нем структурных подразделений и сотрудников университета несет начальник общего отдела. В предпоследнем пункте распорядительной части приказа указывается «Начальнику общего отдела довести настоящий приказ до всех поименованных лиц (подразделений)». В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой». Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу, а в соответствующем пункте распорядительной части выполняется ссылка на приложение. Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. На документ, который является приложением к приказу (перечень, временный регламент, список, график и др.), должна быть ссылка в соответствующем пункте распорядительной части. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности СФУ хранятся в архиве университета, а затем передаются на постоянное хранение в государственный архив. 5.2 Распоряжения Распоряжения составляются по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, различных инструкций и т. д. Распоряжения издаются проректорами и руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции. Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Распоряжение оформляется на специальном бланке (приложение Б) и содержит такие же реквизиты как приказ. Текст распоряжения, как и текст приказа, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительную часть отделяют от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которую также, как в приказах, печатают прописными буквами и выносят на отдельную строку. Например: В целях исполнения приказа СФУ № 231 от 14 марта 2019 г. «Об утверждении норм бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств защиты» ОБЯЗЫВАЮ: Руководителей профильных структурных подразделений, в срок до 01 апреля 2019 г., предоставить в отдел надзора и контроля СОТ (по площадкам СФУ) заявку на приобретение спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты. … Допускается начинать распорядительную часть без констатирующей части и без вводного слова. Последний пункт распоряжения является контрольным: в нем указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением данного распоряжения. 5.3 Протоколы Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами. Протокол составляется на основании представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений). Протокол оформляется в течении одного – трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо. Реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата и место заседания, регистрационный номер протокола, текст, подписи. Протокол оформляется на бланке (приложение В), заголовок представляет собой название собрания, совещания, конференции, коллегиального органа, заседание которого состоялось. Заголовок формулируется в родительном падеже (чего?) и печатается полностью строчными буквами. Например: ПРОТОКОЛ заседания аттестационной комиссии или ПРОТОКОЛ заседания экспертной комиссии Если формой протокола предусмотрено его утверждение ректором университета или иным уполномоченным должностным лицом, то гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, располагается флаговым способом, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. В этом случае заголовок, название, дата и номер протокола помещается в левой верхней части документа (напротив грифа утверждения) и центруется. Например:
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указывают фамилии председателя и секретаря, фамилии участников заседания и приглашенных (если участников и приглашенных больше 15 человек, указывают их общее количество, список прилагают к протоколу и делают отметку «Список участников прилагается»). Фамилии всех присутствовавших записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием должности. Вводная часть заканчивается повесткой дня, которая содержит выносимые на обсуждение вопросы, сформулированные в именительном падеже с указанием фамилии и должности докладчика. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «слушали», «выступили», «постановили»/«решили». В первых двух разделах указывают фамилии докладчика и выступивших по каждому вопросу. Краткое содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью (по образцу распорядительной части приказа). В отчете о голосовании указывают количество голосов, поданных «за» и «против», число воздержавшихся и список лиц, не участвовавших в голосовании. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протокол датируют тем числом, когда происходило заседание. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания. До сотрудников университета принятые решения доносят в виде копии протокола или в виде выписки, содержащей раздел «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Допускаются два вида протоколов: - полные, в которых содержание доклада и выступлений, включая вопросы к докладчику, приводятся полностью; - краткие, в которых содержание доклада формулируется тезисно, а в разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются только фамилии выступивших. Протоколы имеют постоянный срок хранения и хранятся в государственном архиве. 5.4 Акты Акт оформляется на бланке университета (приложение Г) и имеет следующие реквизиты: название, дату и номер, заголовок, текст, отметку о наличии приложений, подписи, гриф утверждения. Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями. Если формой акта предусмотрено его утверждение ректором университета или иным уполномоченным должностным лицом, то гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, располагается флаговым способом, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Датой акта является дата его утверждения уполномоченным должностным лицом. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указывают основания его составления (договор, распорядительный или нормативный документ, какие-либо факты или события) и состав комиссии (в алфавитном порядке фамилии и инициалы). Составители акта перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилии и инициалы. Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке. Основная часть содержит установленные факты и описание проделанной работы (задачи, методы, сроки и результаты работы) и может быть разделена на пункты или представлена в виде таблицы. После текста и отметки о приложении указывают (при необходимости) сведения о количестве экземпляров акта. Акт считается принятым после его подписания всеми членами комиссии, лицами, составившими акт коллегиально, или лицами, функционально уполномоченными организационными документами. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации. После текста и отметки о приложении указывают (при необходимости) сведения о количестве экземпляров акта. 5.5 Служебные (деловые) письма Служебные (деловые) письма готовятся на бланке письма. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях – отметка о приложении. Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма». Служебное (деловое) письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить письмо по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны. В одном письме не должно быть более четырех адресатов. При этом основной адресат указывается первым, остальным адресатам письмо направляется для сведения. При составлении служебных (деловых) писем используется вступительное обращение и заключительная этикетная фраза. Текст письма излагается: - от первого лица множественного лица («просим…», «предлагаем…», «напоминаем…»); - от третьего лица единственного числа («… университет считает возможным…», «… СФУ не располагает возможностью…»); - от первого лица единственного числа («прошу…», «предлагаю…»), если письмо оформляется на должностном бланке. Если проект служебного (делового) письма направляется адресату по почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования – на стандартных листах бумаги. Служебное (деловое) письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными сторонами. Служебное (деловое) письмо подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им лицом. Подписанное служебное (деловое) письмо подлежит регистрации и отправке. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело. Для составления служебных (деловых) писем используются бланки форматов А4 (приложение Д). В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем: - гарантийное письмо; - информационное письмо; - сопроводительное письмо; - письмо-извещение; - письмо-приглашение; - письмо-подтверждение; - другие виды писем. Гарантийное письмо содержит обязательство или подтверждение и адресуется организации. Такое письмо может гарантировать оплату услуг, качество, сроки выполнения работ и т. д. Содержанием гарантийного письма является просьба в адрес корреспондента с использованием обязательного юридического стандарта: «Оплату (предоставление услуг и др.) гарантируем». При этом обязательно указываются банковские реквизиты. Гарантийное письмо подписывается ректором или уполномоченными им лицами и заверяется гербовой печатью СФУ. Информационное письмо содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовую структуру, могут состоять из одного абзаца или нескольких страниц с приложениями. Информационное письмо подписывает ректор, проректор или руководитель структурного подразделения. Сопроводительное письмо составляют в том случае, если необходимо пояснение о характере, сроках исполнения, рекомендациях или целях направления приложенного документа. Сопроводительное письмо начинается словами: «Направляю Вам…», «Высылаю Вам…», «Предоставляю Вам…». Отметка о наличии приложения является обязательным реквизитом такого письма. Письмо-извещение – письмо, целью которого является информирование о проведении таких мероприятий, как конференции, семинары, круглые столы, заседания и др., и приглашение к участию в этих мероприятиях. Такие письма содержат информацию о месте и времени проведения мероприятия, условиях участия, сведения организационного характера и рассылаются в соответствии со списком. Письмо-извещение может выполнять функции письма-приглашения. Письмо-извещение может быть ответом на запрос и начинаться словами: «Ставим Вас в известность…», «Сообщаем Вам о переносе сессии…». Письмо-извещение подписывает ректор, проректор или руководитель структурного подразделения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, товаров, ценностей и т. д.), подтверждение ранее достигнутой договоренности. В письме-подтверждении используются фразы: «подтверждаем получение…», «подтверждаю сроки выполнения…». 5.6 Служебная (докладная) записка Служебная (докладная) записка используется для оперативного обмена информацией между структурными подразделениями и высшим руководством университета. Рекомендуемый образец оформления служебной/докладной записки приведен в приложении Е. Обязательными реквизитами служебной (докладной) записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (служебная, докладная) дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись. При адресации служебных (докладных) записок указываются в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы. Например: Ректору СФУ __________________ инициалы, фамилия или Проректору по науке __________________ инициалы, фамилия Служебные (докладные) записки могут составляться, рассматриваться и храниться в течение установленного срока в форме электронного документа. При организации работы со служебными (докладными) записками в электронном виде используются электронные шаблоны докладной и служебной записок. Текст служебной (докладной) записки, в зависимости от причины предшествующих ее появлению событий/обстоятельств, может включать: - причины, послужившие поводом для подготовки документа; - анализ сложившейся ситуации; - конкретные запросы, просьбы, предложения по возможным вариантам решения возникшей проблемы и пр. Служебные/докладные записки на имя ректора регистрируются в общем отделе. При необходимости служебные (докладные) записки на проректоров/директоров институтов регистрируются помощниками проректоров/директоров институтов. 5.7 Телефонограмма Телефонограмма (приложение Ж) составляется сотрудниками Секретариата или помощником ректора по поручению ректора и передается по телефону. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается ректором. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована. 5.8 Факс Факс оформляется так же, как деловое письмо. Передача информации, касающейся основной деятельности СФУ, по факсимильной связи в другие организации осуществляется по указанию или с разрешения ректора, проректоров, руководителей структурных подразделений. Текст переданного факсимильного письма хранится в виде электронного документа программы, используемой общим отделом для его отправки. Запрещается передавать по факсу текст документов с пометкой «Для служебного пользования». 5.9 Электронное сообщение Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях. Отправитель электронного сообщения создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки и запускает программу отправки почты. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. 5.10Положения, правила, инструкции, регламенты Положения, правила, инструкции и регламенты являются организационными документами университета. Они определяют требования и порядок выполнения отдельных процессов, процедур и мероприятий, а также систему ответственности и полномочий подразделений и сотрудников университета за их реализацию. Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются ректором в грифе утверждения и/или путем издания распорядительного документа об утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находятся в ведении ректора. Порядок подготовки проектов положений и должностных инструкций сотрудников, их согласования и утверждения определяется СТО 7.5-05-2018 и СТО 7.5-06-2018. Каждому структурному подразделению СФУ присваиваются цифровые индексы (коды подразделений) согласно Кодификатору структурных подразделений СФУ. |