инструкция. ИНСТР. по ДЕЛОПР. СФУ от 03.09.2019. Инструкция по делопроизводству красноярск 2019 содержание 1 Общие положения
 Скачать 0.68 Mb.
|
|
6 Регистрация и индексация документов 6.1 Регистрация поступающих документов в университете осуществляется в общем отделе децентрализовано. В общем отделе регистрируются: входящая корреспонденция, адресованная на имя ректора, проректоров, документы, адресованные в СФУ без указания конкретного адресата, исходящие от имени руководства университета документы, приказы, распоряжения, протоколы, документы к заседанию ученого совета. Журналы учета и регистрации корреспонденции на бумажных или электронных носителях (с использованием автоматизированной системы учета документов), строятся по корреспондентскому признаку и заполняются по каждому виду документов. Исходящие документы, разработанные структурными подразделениями, регистрируются соответствующими службами этих подразделений. Письма, подготовленные структурными подразделениями во внешние и вышестоящие организации, регистрируются в общем отделе, затем отправляются адресату. Копии исходящих писем хранятся в деле в структурном подразделении. Протоколы совещаний регистрируются и хранятся в делопроизводстве структурных подразделений. Ответственность за подготовку, регистрацию и отправку служебных писем несет лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении или лицо, назначенное соответствующим распоряжением. 6.2 Входящие документы регистрируются в общем отделе в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания. 6.3 Исходящий номер отправляемого документа содержит порядковый номер и дату регистрации. 7Обработка входящих, подготовка и отправка исходящих документов 7.1 Обработка входящих документов 7.1.1 Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем). Целью организации документооборота является обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Прием документов в университете осуществляется общим отделом. Документы, полученные сотрудниками университета от других организаций должны передаться в общий отдел для регистрации и/или учета. 7.1.2 Вся корреспонденция, поступающая в университет, принимается и регистрируется в день ее поступления сотрудниками общего отдела. Поступающие в университет документы подлежат первичной обработке, включающей: - проверку правильности доставки документов; - проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов); - вскрытие упаковки, за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и грифами ограничение доступа к документу; - проверку целостности входящих документов, включая приложения; - уничтожение конвертов (при необходимости), пакетов или упаковки; - проставление отметки о поступлении документа в организацию. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю сотрудниками общего отдела. 7.1.3 Поступающая в университет корреспонденция (кроме адресованной лично) должна докладываться ректору (проректорам) в день ее поступления. Документы, не требующие доклада руководству университета, направляются общим отделом для исполнения в структурные подразделения. 7.1.4 При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресации. Заявки на участие в процедурах размещения заказов для нужд университета принимаются уполномоченным структурным подразделением. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (приложение И). При вскрытии конверта (упаковки) определяется конкретный адресат, а также наличие вложенных (согласно перечню) документов. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, при отсутствии в конверте документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый двумя работниками общего отдела. Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю. 7.1.5 Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях: - если только по ним можно установить отправителя или дату отправления; - если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия; - при большом расхождении между датами подписания и получения документов. 7.1.6 На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Корреспонденция, получаемая под расписку (с курьером, заказная и т. п.), регистрируется в журнале. 7.1.7 Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются: - с отметкой «Лично» – непосредственно адресату; - с грифами ограничения доступа – уполномоченному сотруднику общего отдела, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера. 7.1.8 Получив корреспонденцию из общего отдела, сотрудник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, должен немедленно ознакомиться с ее содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения и довести их до руководителя подразделения. Если сотрудник, которому была вручена корреспонденция установил, что она ему не предназначена, то он должен вернуть данные документы в общий отдел. 7.1.9 Входящие электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте, посредством системы электронного документооборота принимаются общим отделом. Первичная обработка электронных документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи от других организаций и граждан, должна соответствовать технологии работы с входящими документами. 7.2 Контроль исполнения входящих документов 7.2.1 Все поступающие на имя ректора и в адрес СФУ документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения и может осуществляться в автоматизированном режиме с помощью системы электронного документооборота. Лицо, отвечающее за исполнение документа, оговаривается отдельным приказом, распоряжением или резолюцией ректора или руководителя направления деятельности (проректора). Ответственность за предоставление информации об исполнении документов, поставленных на контроль, несут руководители подразделений, которым документ был передан на исполнение. 7.2.2 Информация об исполнении документа должна фиксироваться в виде записи в журнале регистрации общего отдела на бумажном или электронном носителе и предоставляться ректору или проректорам по их запросам или периодически, в установленные сроки. В случае невыполнения приказа, распоряжения (пункта приказа, распоряжения) или резолюции руководитель подразделения должен потребовать с уполномоченного сотрудника подразделения объяснения по существу вопроса (в письменном виде) и предпринять действия по устранению причин не исполнения. 7.2.3 Документ считается исполненным, когда полностью решены все поставленные в нем вопросы. Частичное исполнение не является основанием для признания документа исполненным. При подготовке документа должны соблюдаться следующие сроки исполнения: - если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок; - документы без указания срока исполнения – в месячный срок; - если в документе имеется пометка «срочно», – то в трехдневный срок. Срок исчисляется в календарных днях со дня вручения поступившего документа исполнителю. 7.3 Подготовка и отправка исходящих документов 7.3.1 Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по подготовке проекта документа, его согласованию, подписанию (утверждению) и отправке документа. Руководители структурных подразделений обязаны оперативно рассматривать документы, передавать их исполнителям в день поступления, а также осуществлять контроль за качественным исполнением документов. Исполнитель несет персональную ответственность за соблюдение сроков исполнения документов, достоверность информации, представленной в документе и его соответствие требованиям нормативных документов к оформлению. Для получения необходимой информации исполнитель имеет право пользоваться системой электронного документооборота, электронной почтой и локальной сетью, справочно-информационными фондами, а также получать (в установленном порядке) всю необходимую информацию в подразделениях университета. Копии документов (организационных, учредительных, касающихся учебной деятельности, по личному составу) выдаются исполнителю в установленном порядке, с разрешения руководителей структурных подразделений СФУ. При выдаче копии по запросу исполнителя документ воспроизводится полностью или частично, при необходимости в правом верхнем углу копии пишется (или ставится печать) «Копия». При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется (или ставится печать) «Верно», указывается должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения. Если копию документа предстоит передать в другую организацию, необходимо сделать ссылку на подлинник. На копии нужно написать в какой организации подлинник находится и в каком деле хранится. Обязательный реквизит – печать СФУ. Снятие копий с документов с грифом «Для служебного пользования» производится с разрешения первого отдела с выполнением соответствующих записей в журнале учета. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. 7.3.2 Официальная переписка между структурными подразделениями университета через почтовую службу запрещается. Передача информации между структурными подразделениями университета должна осуществляться с помощью служебных записок, запросов, справок, электронных сообщений и др. 7.3.3 Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректорами (по поручению ректора). Ведение переписки от имени университета с иными адресатами осуществляется ректором, проректорами или руководителями структурных подразделений в пределах своей компетенции. Ответственность за подготовку, регистрацию и передачу служебных писем в общий отдел для отправки несет лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении или лицо, назначенное соответствующим распоряжением. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и подшить его в дело в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. 7.3.4 Документы, подписанные ректором, проректорами и руководителями структурных подразделений, регистрируются в общем отделе и отправляются по почте или курьером. Внутренние документы (служебные записки, справки, сводки и др.) используются в пределах университета и рассматриваются теми должностными лицами, кому они адресованы. При необходимости регистрации передача внутренних документов осуществляется через общий отдел. Документы для отправки в другие организации должны передаваться в общий отдел сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, или лицами, уполномоченными соответствующими распоряжениями. 8 Учет и хранение печатей, штампов и бланков строгой отчетности 8.1 Обязательному учету подлежат все виды печатей, штампов и бланков строгой отчетности (дипломов, удостоверений личности, трудовых книжек). 8.2 Учет всех печатей, штампов и бланков, имеющихся в СФУ (кроме печатей и штампов специального отдела), ведется в специальных журналах. 8.3 Изготовление печатей и штампов производится централизовано через общий отдел. Выдача печатей и штампов производится руководителям структурных подразделений под расписку и регистрируется в журналах учета. 8.4 Печати, штампы и бланки должны храниться в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков несут руководители структурных подразделений и служб университета. 8.5 Уничтожение бланков строгой отчетности производится по акту с отметкой в соответствующих журналах учета. 8.6 Печати и штампы уничтожаются по акту. 8.7 Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства. Результаты проведенных проверок оформляются актами. Ответственность за формирование состава и плана работы комиссии несет начальник общего отдела. 8.8 Хранение и использование печатей и бланков осуществляется следующим образом:
Примечание - *- при наличии печати 9 Составление номенклатуры дел 9.1 Номенклатура дел СФУ – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения (приложение К). Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 9.2 Номенклатура дел СФУ составляется специалистами архива под руководством директора архива на основе номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел СФУ согласовывается с экспертной комиссией университета, с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) Архивного агентства Красноярского края и утверждается ректором. 9.3 При составлении номенклатуры дел СФУ следует руководствоваться Уставом СФУ, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием университета, планами и отчетами о работе, примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения. 9.4 В номенклатуру дел СФУ включаются заголовки дел, отражающие все документируемые виды работы структурных подразделений университета, не включаются периодические издания. 9.5 Названиями разделов номенклатуры дел СФУ являются названия структурных подразделений. Разделы номенклатуры располагаются в соответствии с утвержденной структурой университета. 9.6 Графы номенклатуры дел СФУ, его структурных подразделений (приложение К, Л) заполняются следующим образом: 1) В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в «Кодификаторе структурных подразделений СФУ» цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, для переходящих дел индекс сохраняется. 2) В графе 2 проставляются заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т. д. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок: «разные материалы», «общая переписка» и т. п. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. 3) Графа 3 заполняется по окончании учебного (или календарного) года. 4) В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Примерной номенклатуре дел высшего учебного заведения в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. 5) В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 10 Формирование дел 10.1 Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри каждого дела. Дела в университете формируются децентрализовано, т. е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в университете осуществляет архив СФУ. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство. 10.2 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: - помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; - группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют: переходящие дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в университете; документы университета, которые формируются за учебный год; - раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; - в дело включается по одному экземпляру каждого документа; - факсограммы, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях; - в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); - дело не должно содержать более 250 листов, при толщине не более четырех сантиметров (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т.1», «Т.2». 10.3 В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела в соответствии с подразделом 7.3 СТО 4.2–22–2009 предусматривает: - оформление обложки (приложения М, Н); - составление листа-заверителя (приложение П); - составление внутренней описи документов дела (приложение Р); - подшивку или переплет дела; - нумерацию листов в деле; - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (названия, индекса и заголовка дела, даты дела и др.). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документа в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. 10.4 Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложения Л, М). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения. Для этого проверяется соответствие заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов, а в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т. п.). 10.5 Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка «В дело № …», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. 10.6 Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам, в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. 10.7 Документы в личных делах кадровых подразделений университета располагаются по мере их поступления. Личные карточки сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам. Предложения, заявления и жалобы сотрудников по вопросам деятельности университета и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам. 10.8 Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 10.9 Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел СФУ в той информационной системе, в которой они были созданы или в которую были включены. 10.10 Сформированные дела размещаются в рабочих или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах и на стеллажах, таким образом, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов. Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел и его название (при необходимости – номер тома, дата дела). Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится экспертной комиссией университета, назначенной приказом ректора, не реже одного раза в 10 лет (электронных документов – не реже одного раза в пять лет). 11 Экспертиза ценности документов 11.1 Экспертиза ценности документов в СФУ проводится при составлении номенклатур дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению, уничтожению или отбору дел на государственное хранение. 11.2 Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК) СФУ. Функции и права ЭК СФУ, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается ректором и согласовывается с КГКУ «Государственный архив Красноярского края (далее - КГКУ «ГАКК»). Функции и права ЭК СФУ, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается ректором. Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях с участием членов ЭК СФУ. Ответственность за организацию и проведение экспертизы ценности документов несет руководитель структурного подразделения. Окончательное решение принимает ЭК СФУ. 11.3 Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел СФУ, «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» путем постраничного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел «До минования надобности» и т.п. По результатам экспертизы ценности документов составляются акты о выделении дел к уничтожению (приложения С, Т), описи дел постоянного/ временного (свыше 10 лет) хранения (приложения У) и описи дел по личному составу (приложения Ф). 12 Составление описей дел 12.1 Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В каждом структурном подразделении СФУ при методическом руководстве отдела документационного обеспечения ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения. По этим описям документы сдаются в архив СФУ. На основании описей, подготовленных структурными подразделениями университета, отдел документационного обеспечения готовит сводную опись СФУ, по которой сдает дела на хранение в государственный архив (приложения Р, С). Сводная опись дел постоянного хранения утверждается начальником управления обеспечения экономической безопасности и представляется на утверждение ЭПК архивного агентства Красноярского края. 12.2 При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: - заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); - порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; - порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); - для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, выполняются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); - графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 12.3 При составлении описи электронных дел в опись включают: - порядковый номер электронного дела по описи; - индекс электронного дела; - заголовок дела; - дата дела; - срок хранения дела; - объем электронного дела в Мб; - примечания. В составе описи электронных дел в СЭД формируется реестр электронных документов, в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело. 12.4 Описи дел структурного подразделения подписываются руководителем подразделения и специалистом архива. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления. Описи дел структурного подразделения СФУ составляются в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив СФУ, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив организации также передается по экземпляру описей дел в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов. 12.5 Специалист архива, заведующий сектором комплектования фондов СФУ, проверяет правильность оформления и формирования дел, правильность составления описей дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить в двухнедельный срок. 12.6 Прием каждого дела в архив СФУ производится в присутствии делопроизводителя структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в него, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего дела на бумажном носителе и электронные дела. 13 Оперативное хранение документов и дел, передача дел в архив университета 13.1 С момента заведения и до передачи в архив СФУ дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. 13.2 Для обеспечения сохранности документов и дел создается архив университета. В своей деятельности архив СФУ руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, положением об архиве СФУ. 13.3 В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. 13.4 Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив университета не передаются, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 13.5 Передача дел в архив СФУ осуществляется ответственными за делопроизводство структурных подразделений по графику, составленному директором архива и утвержденному проректором по безопасности и кадрам. Прием каждого дела производится специалистом архива в присутствии сотрудника структурного подразделения, отвечающего за делопроизводство. Дела, увязанные в связки или оформленные в тома, доставляются в архив СФУ сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство. 13.6 Выдача дел во временное пользование другим подразделениям или организациям, временное изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения проректора по безопасности и кадрам. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Изъятие документов из дел производится с обязательным помещением в дело заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Сторонним организациям дела выдаются по актам. РАЗРАБОТЧИКИ Директор архива С. И. Заббарова Директор ЦМСМК Е. Н. Осокин Начальник общего отдела Т. В. Чиргалан СОГЛАСОВАНО Руководитель ДДПиНН - врио проректора по ОД А. В. Лученков Проректор по науке Р. А. Барышев Директор ДЭиФ - врио первого проректора по ЭиР И. Н. Довженко Руководитель ДРиБЖД - врио проректора по БиК Ю. П. Сухов Проректор по ХР М. Н. Мамошин Проректор по МП Р. В. Богданов Руководитель секретариата М. Ю. Шалунин Нормоконтролер: инженер ОМК А. Р. Ибрагимова ПРИЛОЖЕНИЕ А (обязательное) Форма приказа университета  Министерство науки и высшего образования РФ Федеральное государственное автономное образовательное учреждение |