история Дирс). 1 Основные исторические этапы возникновения делопроизводства в России
 Скачать 263 Kb.
|
|
1.3.Становление управления и делопроизводства в 1945-1990-х годах Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х годов. Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в 80-90-е годах, когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса». Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.15 В 1963 году Главным архивным управлением (ГАУ) изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности. На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 году «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х годах. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. 16 Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хозяйстве, а унифицированные системы документации не получили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались невостребованными. В 90-е гг. та же печальная участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция информатизации до настоящего времени окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов. В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения. К сожалению, с начала 1980-х годов ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов. 2. Значение деятельности подразделений делопроизводства и режима в повышении качества документационного обеспечения управления в правоохранительных органах (ОВД) 2.1. Понятие, структура и значение подразделений делопроизводства и режима правоохранительных органов (ОВД) в современной России Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.17 В структуре делопроизводства можно выделить следующие элементы: 1) документирование - это запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам, т. е. процесс создания документа. Однако само по себе документирование не является самоцелью, так как созданные документы всегда требуют дальнейшей обработки в ходе их использования, а также последующего хранения в справочных целях. 2) Организация работы с документами – это процедурная деятельность, включающая в себя документооборот, хранение и использование документов в текущей деятельности органа внутренних дел. Рассмотрим виды делопроизводства в правоохранительных органах (ОВД) в современной управленческой практике. Делопроизводство можно классифицировать по различным основаниям в зависимости от: 1) функций управления выделяют следующие виды делопроизводства: А) общее делопроизводство - это документирование общей управленческой деятельности и организация работы с соответствующими документами (по правилам общего делопроизводства создаются приказы, распоряжения, инструкции, директивы, письма и т. д.). Общее делопроизводство осуществляется в любой организации, в том числе в органах внутренних дел, по единым правилам. Б) Специальное делопроизводство - это специальные функции управления, которые отражают внешнюю деятельность организации. Например, оформление уголовно-процессуальных, административно-процессуальных документов и работа с ними осуществляются по правилам специального делопроизводства. 2) сведений, содержащихся в документах, выделяют следующие виды делопроизводства: А) секретное делопроизводство, которое осуществляется по специальным правилам, цель которых предотвратить случайную утрату документов и утечку сведений, составляющих государственную тайну; Б) несекретное делопроизводство, которое осуществляется по общим правилам, так как документирование сведений и работа с документами, не содержат государственной тайны. Субъектами делопроизводства в правоохранительных органах (ОВД) являются: - подразделения делопроизводства и режима Департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД России, управления (отделы, отделения, группы) делопроизводства; делопроизводства и режима; общие отделы, секретариаты и канцелярии органов внутренних дел; - руководители органов внутренних дел; - должностные лица органов внутренних дел. На подразделения делопроизводства и режима возложены (функции):18 - организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами; -методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел. Данные подразделения являются самостоятельными структурными подразделениями органов внутренних дел, подчиненными непосредственно руководителю органа внутренних дел. Задачи, функции, порядок работы подразделений делопроизводства и режима регламентируются положениями о них, утверждаемыми руководителями ОВД, а функциональные обязанности их сотрудников - должностными инструкциями. На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:19 - прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов; - передача документов на рассмотрение руководителю органа внутренних дел и непосредственно исполнителю после получения соответствующих указаний (резолюций); - контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов; - регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам; - контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству органа внутренних дел; - организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства; - разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов; - оформление и формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности; - выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом; - участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников органа внутренних дел; - информирование руководителя органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами; - определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающих объем документооборота и т.д. На руководителей органов внутренних дел возлагается ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников подразделений делопроизводства и режима. Должностные лица органов внутренних дел при работе с документами обязаны:20 - знать и точно выполнять требования инструкции по документационному обеспечению управления; - не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов; - требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний); - передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения; - передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответствующих журналах учета; - знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащиеся в документах, посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел; - немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов и т.д. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России. Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации. В зависимости от того, каким образом организована работа службы делопроизводства и режима, различают следующие системы делопроизводства: 21 1) централизованная - все делопроизводственные процессы сосредоточены в единой канцелярии органа внутренних дел; применяется в небольших и средних по объему переписки органам внутренних дел (например, районным органам внутренних дел); 2) децентрализованная - все делопроизводственные операции рассредоточены по отдельным канцеляриям структурных подразделений; применяется в крупных (например, в МВД России) или территориально разрозненных органах. 3) смешанная - присутствуют элементы и централизованной, и децентрализованной систем. Одна часть делопроизводственных операций централизована (прием, отправка, размножение документов и пр.) и осуществляется службой ДОУ, а другая - делопроизводственными службами структурных подразделений; применяется в ОВД со сложной структурой, большим документооборотом (например, в УВД субъекта Российской Федерации). Подразделение делопроизводства и режима - структурное подразделение внутренних дел, на которое возложено выполнение задач по ведению делопроизводства, а так же лица, ответственные за ведение делопроизводства в его структурных подразделениях. Отдел делопроизводства и режима (сокращенное наименование - ОДиР) является самостоятельным структурным подразделением, осуществляющим функции по организации и ведению делопроизводства, обеспечению режима секретности. В структуру Отдела входят: - группа работы со служебной корреспонденцией; - группа работы с организационно-распорядительными документами; - направление работы с обращениями граждан и организаций; - группа обеспечения режима секретности. Отдел имеет печать с изображением геральдического знака - эмблемы органов внутренних дел Российской Федерации, другие необходимые для осуществления своей деятельности печати (штампы) и бланки со своим полным и сокращенным наименованием. Отдел в установленном порядке может пользоваться печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.22 Основными задачами и функциями подразделений делопроизводства и режима в современной России является: - контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, - обеспечение установленного в органах внутренних дел Российской Федерации режима секретности; - ведение секретного делопроизводства; - ведение делопроизводства по жалобам обращениям граждан. Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависит организация хранения документов, то есть от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы, но и для последующего хранения и использования документов в архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, а так же является классификационным справочником. В процессе работы на протяжении года могут возникать новые документируемые участки и, соответственно, новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел. Документы с грифом «ДСП» - «для служебного пользования» и справочные картотеки, журналы учёта документов и изданий с грифом «ДСП» подлежат обязательному включению в номенклатуру дел, для них составляется самостоятельная номенклатура дел. Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год составляется в третьем-четвёртом кварталах текущего года. В конце текущего года проводиться корректировка, анализируют разделы номенклатуры дел, определяют правильность формулировок заголовков дел, проверяют соблюдение указанных сроков хранения дел, полноту отражения в номенклатуре всего комплекса документов.23 Разберемся, что же является основным критерием для повышения качества подготовки документов и обеспечения контроля за документационным обеспечением в правоохранительных органах (ОВД). Это, прежде всего, форма организации работы с документами. Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную. Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, приёмной, общего отдела). В этом подразделении (сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создаёт свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщён, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений). Смешанная форма организации работы с документами - самая распространённая. Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводиться для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других – децентрализовано (в структурных подразделениях). 24 В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. |