история Дирс). 1 Основные исторические этапы возникновения делопроизводства в России
 Скачать 263 Kb.
|
|
2.2. Инновационные технологии в сфере документационного обеспечения управления правоохранительными органами (ОВД) России Время не стоит на месте, использование новейших компьютерных технологий - факсимильных аппаратов, факс - модемных устройств, также позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль и информационно-справочную работу. Главной инновацией в сфере документационного обеспечения в органах внутренних дел (ОВД) является Система электронного документа (СЭД). СЭД разработан на основе результатов ОКР «Разработка программного обеспечения (сервиса) электронного документооборота» (Государственный контракт 113-2013/ИСОД от 17.10.2013 г., шифр «СЭД»). Целью создания СЭД является повышение эффективности организационно - управленческой (административной) деятельности органов внутренних дел, связанных с документационным обеспечением органов внутренних дел и представлением юридического значимого документооборота. Поставленная цель достигается за счёт выполнения следующих задач: - повышение полноты и уровня оперативности информационной поддержки принятия управленческих решений в системе МВД России; - повышение уровня информационной поддержки и эффективности организационно-управленческой (административной) деятельности подразделений делопроизводства и режима территориальных подразделений органов внутренних дел Российской Федерации; - повышение уровня информационного взаимодействия в части обмена юридически значимыми электронными документами; -создание единого информационного пространства документационного обеспечения в органах внутренних дел Российской Федерации; - оптимизация потоков документов между различными уровнями органов внутренних дел Российской Федерации; обеспечение единообразия работы с электронными документами в органах внутренних дел Российской Федерации с сохранением защищённости, управляемости и доступности документов; - обеспечение сквозного контроля прохождения документов и повышение уровня исполнительской дисциплины сотрудников; - обеспечение безопасного обмена документами в рамках Сервиса; -обеспечение безопасного хранения и разграничения доступа к информации, включая журналирование действий пользователей и электронную подпись.25 Задача делопроизводителя в системе электронного документооборота - это регистрация документов, поиск, просмотр, редактирование, отправка документа на исполнение, ознакомление, доклад. Поставка и снятие документа с контроля, формирование подшивки/описи, отчётов, ведение внутренних справочников. Разберемся в процессе работы системы электронного документооборота. При регистрации документов в СЭД все данные должны совпадать с журнальными учётными формами, т.е. установить одинаковые значения регистрационных номеров в СЭД и журнале. В настоящее время продолжается ведение делопроизводства с использованием бумажных журнальных учётных форм (за исключением обращений граждан). Запрещается внесение в чётные формы СЭД сведений, составляющих государственную и служебную тайны, а также сканирование документов, имеющих грифы секретности или пометку «Для служебного пользования». Регистрация осуществляется путем сканирования бумажных документов, либо через соответствующие разделы СЭД. Регистрация обращений граждан осуществляется через соответствующие разделы СЭД «Обращения граждан». Обращения, поступившие в подразделение на бумажном носителе, сканируются и прикрепляются в виде электронного образа к учётной форме. В учётной карточке пошагово заполняются все поля. После выполнения всех этапов, документу присваивается соответствующий номер со штрих - кодом. Обращение передаётся исполнителю с 30 дневным сроком исполнения, по окончании рассмотрения обращения заполняется статистическая информация, прикрепляются заключение и ответ заявителю26. Исполнитель обязан соответствующе оформить данный документ, а именно: -титульный лист; -опись документов, находящихся в материале по письменному обращению; -лист резолюции по письменному обращению; -письменное обращение, приложения к нему (при их наличии), конверт; -материалы проверки по письменному обращению (в случае её проведения), а также копии уведомлений гражданину и рапорт о продлении срока рассмотрения (при наличии); - заключение (докладная записка) по результатам рассмотрения жалобы.27 Таким образом, современное делопроизводство в системе управления правоохранительными органами (ОВД) России осуществляется специальными службами и подразделениями, призванными обеспечить качественную работу с документами, а также осуществлять контроль в сфере оборота секретных и несекретных документов в конкретном подразделении органа внутренних дел. Тем не менее, нельзя отрицать того факта, что история становления и развития служб делопроизводства в системе государственного управления России сыграла огромную роль для формирования основ документационного обеспечения управления на современном этапе развития нашего государства. Заключение С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми. Роль и значение документов велико. Они служат в различных областях человеческой деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначительно и является предметом изучения многих научных дисциплин. Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма. Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству. Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, так как в России наблюдается переход от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту. В заключении сформулируем следующие выводы по работе. 1) В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров. 2) При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов. 3) В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда. 4) В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов. 5) Систему делопроизводства в правоохранительных органах (ОВД) в современной России можно определить как целостное единство взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, а именно: - документирование деятельности органов внутренних дел; - организация работы с документами по всем направлениям деятельности органа внутренних дел; - кадровое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел; - правовое и методическое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел; - материально-техническое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел. 6) Специфика деятельности правоохранительных органов (ОВД) и требования соблюдения законности обусловливают необходимость подготовки качественных документов. Применительно к документам под качеством понимается "совокупность свойств и реквизитов, обеспечивающих выполнение документами их функций". Конкретное содержание качества, его характеристики непостоянны и зависят от выполняемых функций и условий функционирования конкретного организационного звена (подразделения). Высокое качество документов способствует реализации принципа законности в деятельности правоохранительных органов (ОВД) и повышению результативности и эффективности всей управленческой деятельности. 7) Организация работы с документами в делопроизводстве включает в себя организацию документооборота, информационно-поисковых систем по документам, образующимся в деятельности органов внутренних дел, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив. Существует тесная взаимосвязь между порядком документирования и организацией работы с документами. 8) Субъектами делопроизводства в правоохранительных органах (ОВД) являются: - подразделения делопроизводства и режима Департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД России, управления (отделы, отделения, группы) делопроизводства; делопроизводства и режима; общие отделы, секретариаты и канцелярии органов внутренних дел; - руководители органов внутренних дел; - должностные лица органов внутренних дел. 9) На подразделения делопроизводства и режима возложены следующие функции: - организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами; -методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел. Данные подразделения являются самостоятельными структурными подразделениями органов внутренних дел, подчиненными непосредственно руководителю органа внутренних дел. Задачи, функции, порядок работы подразделений делопроизводства и режима регламентируются положениями о них, утверждаемыми руководителями ОВД, а функциональные обязанности их сотрудников - должностными инструкциями. 10) На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач: - прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов; - передача документов на рассмотрение руководителю органа внутренних дел и непосредственно исполнителю после получения соответствующих указаний (резолюций); - контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов; -регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам; - контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству органа внутренних дел; - организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства и т.д. На руководителей органов внутренних дел возлагается ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников подразделений делопроизводства и режима. 11) В зависимости от того, каким образом организована работа службы делопроизводства и режима, различают следующие системы делопроизводства: - централизованная - все делопроизводственные процессы сосредоточены в единой канцелярии органа внутренних дел; применяется в небольших и средних по объему переписки органам внутренних дел; - децентрализованная - все делопроизводственные операции рассредоточены по отдельным канцеляриям структурных подразделений; применяется в крупных или территориально разрозненных органах; - смешанная - присутствуют элементы и централизованной, и децентрализованной систем. 12) Подразделение делопроизводства и режима - структурное подразделение внутренних дел, на которое возложено выполнение задач по ведению делопроизводства, а так же лица, ответственные за ведение делопроизводства в его структурных подразделениях. Отдел делопроизводства и режима (ОДиР) является самостоятельным структурным подразделением, осуществляющим функции по организации и ведению делопроизводства, обеспечению режима секретности. Отдел имеет печать с изображением геральдического знака - эмблемы органов внутренних дел Российской Федерации, другие необходимые для осуществления своей деятельности печати (штампы) и бланки со своим полным и сокращенным наименованием. 13) Основными задачами и функциями подразделений делопроизводства и режима в правоохранительных органах (ОВД) современной России являются: - контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, - обеспечение установленного в органах внутренних дел Российской Федерации режима секретности; - ведение секретного делопроизводства; - ведение делопроизводства по жалобам обращениям граждан. Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависит организация хранения документов, то есть от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы, но и для последующего хранения и использования документов в архивах. Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел. Список нормативных правовых актов и литературы 1. Конституция Российской Федерации от 12.12. 1993 г. (с изменениями и дополнениями на 21.07.2014 года). 2.Федеральный закон Российской Федерации «О полиции» от 07.02.2011 г. №3-ФЗ (действующая редакция с изменениями от 30.07.2016 г.). 3. Федеральный закон Российской Федерации от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" (в редакции от 05.10.2016 г. № 342-ФЗ) \\Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 49, ст. 7020; 2013, N 27, ст. 3477; 2015, № 30, ст. 1242. 4. Федеральный закон Российской Федерации от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» (в ред. от 28.11.2016 № 354-ФЗ) // Российская газета. - 2008. - № 266 (30 дек.). 5. Указ Президента РФ от 24.12.2009 № 1468 (ред. от 01.03.2016 года) «О мерах по совершенствованию деятельности органов внутренних дел» // Российская газета. - 2009. - 28 дек. (№ 251). 6. Указ Президента РФ от 01.03.2011 № 248 (ред. от 15.01.2016 года) «Вопросы Министерства внутренних дел Российской Федерации» (вместе с Положением о Министерстве внутренних дел Российской Федерации») // Российская газета. - 2011. - 2 марта (№ 43). 7. Распоряжение Правительства Российской Федерации № 1/2147 от 14.03.2014 года «О мероприятиях по переходу на электронный документооборот». 8. Распоряжение Правительства Российской Федерации № 1/8640 от 18.09.2014 года « О приёме обращений в форме электронного документа». 9. Приказ МВД РФ от 05.01.2007 № 5 «Об утверждении Основных направлений совершенствования правового обеспечения организации и деятельности системы Министерства внутренних дел Российской Федерации на 2007 - 2017 годы» [Электр. ресурс]. - (документ не опубликован). 10. Приказ МВД России от 12.09.2013 года № 707 «Об утверждении Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации» (действующая редакция). 11. Приказ МВД России от 20.06.2012 № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации» (действующая редакция). 12. Положение о координации деятельности правоохранительных органов по борьбе с преступностью, утвержденное Указом Президента РФ от 18 апреля 1996 года (в редакции от 21.07.2013 года). 13. Положение о Министерстве внутренних дел Российской Федерации, утвержденное Указом Президента РФ от 01.03.2011 № 248 (в редакции от 20.01.2015 года). 14. Андреева В.И. Делопроизводство/учебное пособие- М.: Юрайт, 2015.- 234 с. 15. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебник/ М.И. Басаков, О.И. Замыцкова.- Ростов н/Д: Феникс, 2014.- 432 с. 16. Бавсун И.Г. Основы управления и делопроизводства в органах внутренних дел: учебное пособие.- Омск: Омская академия МВД России, 2011- 193 с. 17. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие-М.,2014.- 267 с. 18. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений России. - М.: Высшая школа, 2016- 223 с. 19. Государственные учреждения России XVI-XVIII вв. - М., Изд-во МГУ, 1991.- 356 с. 20. История делопроизводства в СССР. Учебное пособие. - М.: Высшая школа, 1974.- 657 с. 21. Кудряев В.А. и др. История развития Российского делопроизводства. -М.: Юрайт.- 2015- 546 с. 22. Дралов В.В. Теоретические и организационно-методические вопросы совершенствования правового обеспечения управления органами внутренних дел. - М.: Норма, 2013. - 112 с. 23. Коробов, В.Б. Гражданский контроль деятельности органов внутренних дел: вопросы теории, методологии, практики / В.Б. Коробов // Труды Академии управления МВД России. - 2013. - № 12. - С. 13-17. 24. Малков В.Д., Веселый В.З. Понятие социального управления. Управление органами внутренних дел / В.Д. Малков, В.З. Веселый. - М.: Юнити-Дана, 2013. - 180 с. 25. Миронов А.Н. Правоохранительные органы: Учеб. пособие / А.Н. Миронов, Н.М. Павинский. - 3-e изд. - М.: Форум, 2013. - 304 с. 26. Параносенков П.М. Правовые основы деятельности полиции Российской Федерации / П.М. Параносенков // Административное право и процесс. - 2014. - № 5. - С. 68-70. 27. Случевская Ю.А. Правовой контроль: сущность и особенности в системе управления органами внутренних дел / Ю.А. Случевская // Общество и право. - 2013. - № 5. - С. 273-283. 28. Соколов В.Л. Нормативно-правовое обеспечение управления органами внутренних дел Российской Федерации: понятие и содержание / В.Л. Соколов // Актуальные проблемы российского права. - 2013. - № 2. - С. 225-231. 29. Теория управления в сфере правоохранительной деятельности. Учебник / Под ред. В.Д. Малкова. - 3-е изд. - М.: Норма, 2015. - 190 с. 30. Теория управления: Учебник / Под общ. ред. А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухина. - М.: Изд-во РАГС, 2015. - 280 с. 31. Гуценко К.Ф. Правоохранительные органы: учебник для юридических вузов и факультетов. – М., 2014.- 440 с. 32. Камышников А.П., Махинин В.И. Основы управления в правоохранительных органах. Учебник/ Отв. ред. Б.С. Тетерин. - М.: Изд-во Московского психолого-социального института; Воронеж: Издательство НПО «Модек», 2014. – 567 с. 33. Основы управления в органах внутренних дел /Под ред. А.П. Коренева. М.: 2014.-234 с. 34. Основы социального управления /Под ред. В.Н. Иванова.- М.: 2014.- 390 с. 35. Теория управления в сфере правоохранительной деятельности / Под ред. В.Д. Малкова.- М.: 2014.- 324 с. 36. Управленческие процедуры /Отв. ред. Б.М. Лазарев.- М.: «Юрайт»- 2015.- 160 с. 37. Четвериков, В.С., Четвериков, В.В. Основы управления в органах внутренних дел/ В.С. Четвериков, В.В. Четвериков. - М.: Новый Юрист, 2014.-342 с. 38. Черникова О.А. Правоохранительные органы. Основы управления.- Издательство «Ламберт Академик».- 2017.- 266 с. 39. Развитие советского документоведения (1917—1981 гг.). Сборник научных трудов. - М.: Главархив, ВНИИДАД, 1983.- 765 с. 40. Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917- 1970). - М., 1973.- 867 с. 2.2 |